Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025

Nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa các loại hóa đơn điện tử và chưa biết khi nào dùng hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hay hóa đơn đặc thù. Từ 1/6/2025, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025 đã làm rõ quy định về phân loại và sử dụng hóa đơn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu trọn vẹn các loại hóa đơn điện tử từ đó tránh sai sót khi xuất hóa đơn và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

1. Hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là phiên bản điện tử của hóa đơn giấy truyền thống, được lập, phát hành, truyền nhận và lưu trữ hoàn toàn dưới dạng điện tử, thay vì in ra giấy. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy khi đáp ứng đầy đủ các thông tin bắt buộc và được cơ quan thuế quản lý.

Hoá đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ
• Dễ dàng quản lý, tra cứu và đối chiếu với cơ quan thuế.
• Giảm rủi ro sai sót so với hóa đơn giấy nhờ tự động tính toán số liệu trên phần mềm.
• Hỗ trợ kê khai thuế điện tử trực tiếp, nhanh chóng và minh bạch.

Hóa đơn điện tử được áp dụng cho tất cả các loại hình kinh doanh, từ doanh nghiệp, hộ kinh doanh đến cá nhân kinh doanh, và bao gồm các loại: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia và các chứng từ điện tử khác được quản lý như hóa đơn.

2. Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025

2.1. Hóa đơn điện tử Giá trị gia tăng (HĐGTGT)

Hóa đơn điện tử Giá trị gia tăng (HĐGTGT) (mẫu số 1 theo Thông tư 32/2025) là hóa đơn dành cho doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ chịu thuế GTGT. Loại hóa đơn này áp dụng khi bên bán cần kê khai khấu trừ thuế GTGT với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử Giá trị gia tăng giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhận đầy đủ thông tin bên bán và bên mua, gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
• Liệt kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền trước thuế.
• Thể hiện thuế suất GTGT, tiền thuế và tổng thanh toán.
• Sử dụng mẫu số hóa đơn do Bộ Tài chính quy định, có hoặc không có mã cơ quan thuế.

Việc sử dụng HĐGTGT điện tử giúp doanh nghiệp minh bạch hóa đơn, dễ tra cứu và hạn chế rủi ro kê khai sai, đồng thời dễ quản lý nội bộ và đối chiếu chứng từ trong quá trình doanh nghiệp của bạn tiến hành rà soát lại các hóa đơn.

Để xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn theo Nghị định 70/2025, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn của Tổng cục Thuế. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh - chuẩn - kết nối trực tiếp với CQT.

2.2. Hóa đơn điện tử Bán hàng

Hóa đơn Bán hàng điện tử (mẫu số 2) áp dụng cho hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh nộp thuế khoán hoặc thuế trực tiếp. Loại hóa đơn này dùng khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ không chịu thuế GTGT.

Thông tin bắt buộc:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của bên bán và bên mua.
  Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng thanh toán.
• Không cần ghi thuế suất hoặc tiền thuế.
• Mẫu số và ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 32/2025.

Hóa đơn này không cần ghi thuế suất hoặc tiền thuế, giúp tiết kiệm chi phí, dễ lập trên phần mềm điện tử và tuân thủ quy định lưu trữ, kê khai.

Tham khảo: Xuất hóa đơn điện tử tự động cho công ty/hộ kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT

2.3. Hóa đơn điện tử Bán tài sản công

Hóa đơn Bán tài sản công (mẫu số 3) dành cho cơ quan nhà nước hoặc đơn vị quản lý tài sản công khi bán, thanh lý hoặc chuyển nhượng tài sản công. Loại hóa đơn này đảm bảo minh bạch giao dịch và thuận tiện cho cơ quan quản lý và cơ quan thuế tra cứu.

Thông tin bắt buộc:

• Tên, địa chỉ của bên bán và bên mua.
• Thông tin nguồn gốc và giá trị tài sản công.
• Số quyết định xử lý, thu hồi hoặc đấu giá (nếu có).
• Mã số thuế bên mua (nếu là tổ chức).

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan quản lý tài sản công kiểm soát quá trình bán tài sản một cách hiệu quả.

2.4. Hóa đơn điện tử Bán hàng dự trữ quốc gia

Hóa đơn Bán hàng dự trữ quốc gia (mẫu số 4) được sử dụng khi xuất hàng từ kho dự trữ quốc gia, như lương thực, thực phẩm, vật tư cứu trợ hoặc hàng bình ổn thị trường.

Thông tin cần có:

• Thông tin lô hàng dự trữ: mã, loại, số lượng.
• Tên đơn vị xuất kho và đơn vị nhận hàng.
• Lý do xuất hàng: cứu trợ, bình ổn thị trường, an ninh quốc phòng.
• Giá bán theo quy định.

Việc sử dụng mẫu số riêng giúp minh bạch các giao dịch liên quan đến hàng dự trữ, dễ tra cứu và quản lý.

2.5. Các loại hóa đơn điện tử khác

Ngoài các loại trên, Thông tư 32/2025 còn quy định một số loại hóa đơn điện tử đặc thù khác.

• Hóa đơn thương mại điện tử: bán hàng qua sàn TMĐT, dịch vụ xuyên biên giới, xuất khẩu. Trích Thông tư 32/2025: “Hóa đơn thương mại điện tử được sử dụng trong hoạt động xuất khẩu, phù hợp với yêu cầu về chứng từ trong thủ tục hải quan.”
• Hóa đơn do bên thứ ba lập: ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh không muốn đầu tư phần mềm riêng.
• Các chứng từ điện tử khác: phiếu thu, vé, thẻ, chứng từ dịch vụ hoặc vận tải, nếu chứa đầy đủ thông tin theo quy định, sẽ được quản lý như hóa đơn.

Những loại hóa đơn này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạn chế sai sót và tuân thủ lưu trữ điện tử. 

Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh: những điều bạn cần biết

2.6. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn

Một số chứng từ tuy không bắt buộc là hóa đơn nhưng vẫn cần quản lý thu chi, theo Thông tư 32/2025 (mẫu số 6).

Các chứng từ này bao gồm phiếu xuất kho, biên lai, vé, thẻ dịch vụ. Nếu lập, phát hành và lưu trữ dưới dạng điện tử, đồng thời chứa đủ thông tin theo quy định, chúng sẽ được quản lý như hóa đơn. Việc quản lý các chứng từ này giúp doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị dịch vụ, logistics hay vận tải, minh bạch tài chính và dễ đối chiếu với cơ quan thuế.

Dưới đây là ký hiệu các loại hóa đơn giúp bạn dễ dàng theo dõi và sử dụng: 

Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:

* Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

- Số 7: Phản ánh hóa đơn thương mại điện tử;

- Số 8: Phản ánh hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí;

- Số 9: Phản ánh hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

3. Cách phân biệt các loại hóa đơn điện tử

Để bạn dễ phân biệt và chọn đúng loại khi xuất hóa đơn, theo tôi bạn nên nhìn vào các tiêu chí sau:

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu đầy đủ và dễ dàng phân biệt các loại hóa đơn điện tử theo quy định mới. Việc sử dụng đúng loại hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế rủi ro khi kê khai thuế. Nếu bạn cần tư vấn chọn loại hóa đơn phù hợp hoặc muốn được hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử nhanh chóng. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết về các loại hóa đơn.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.