Cách báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng quy định mới nhất

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp, nhưng không phải ai cũng nắm rõ quy định mới nhất. Qua bài viết này tôi sẽ hướng dẫn chi tiết những trường hợp phải nộp báo cáo, biểu mẫu mới nhất, thủ tục thực hiện, thời hạn nộp và mức phạt khi chậm. Khi bạn áp dụng đúng sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu quản lý hóa đơn. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Trường hợp nào cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

Thủ tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn từ ngày 01/6/2025 sẽ được thực hiện theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Năm 2025, doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, ngoại trừ hai trường hợp đặc thù như sau:

• Trường hợp 1: Áp dụng với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in đã mua từ cơ quan thuế; những đối tượng này vẫn phải lập báo cáo để cơ quan thuế theo dõi và quản lý. 
• Trường hợp 2: Áp dụng với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng chỉ khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố và chưa được khắc phục. Trong giai đoạn xảy ra sự cố, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với hóa đơn đặt in được cơ quan thuế cung cấp tạm thời. 

Như vậy, với quy định này vừa đảm bảo tính linh hoạt trong quản lý hóa đơn điện tử, vừa giữ nguyên nghĩa vụ báo cáo khi có phát sinh ngoại lệ.

Tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử [Cập nhật mới nhất]

2. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định mới nhất 

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định mới nhất giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện đúng nghĩa vụ với cơ quan thuế, đảm bảo quản lý hóa đơn hiệu quả và tránh sai phạm pháp luật.

Căn cứ Khoản 1 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: 

“Điều 29. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ

1. Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
   Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
   Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử
   dụng trong kỳ. Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.”

…

Căn cứ khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: 

“Điều 20. Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

……

2. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên. Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.

Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.”

Theo quy định hiện hành, đối với các trường hợp bắt buộc phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh cần nộp Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cho cơ quan thuế. Mẫu này được sử dụng để kê khai chi tiết tình hình phát hành và sử dụng hóa đơn trong kỳ, giúp cơ quan thuế quản lý đầy đủ, minh bạch và tránh rủi ro vi phạm pháp luật.

Tải về mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất 2025 là mẫu BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại đây.

Để đảm bảo báo cáo hóa đơn đúng quy định, đúng hạn và tránh rủi ro bị xử phạt, Hóa đơn điện tử tự động Nhanh.vn hỗ trợ doanh nghiệp bạn:

• Tự động lấy đơn hàng từ kênh bán hàng online/offline để phát hành hóa đơn.
• Tự động đẩy dữ liệu qua phần mềm kế toán
• Giảm thiểu các công việc thủ công, chênh lệch số liệu

3. Thủ tục khi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định mới nhất

Thủ tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định mới nhất yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai đầy đủ số lượng, loại hóa đơn sử dụng trong kỳ và nộp đúng mẫu, được thực hiện theo từng trường hợp khác nhau.

3.1 Trường hợp sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế

Căn cứ Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hàng quý, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in từ cơ quan thuế bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn đã dùng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, cụ thể như sau:

Hồ sơ cần chuẩn bị: 

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ, riêng đối với:
  • Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn cơ quan thuế quản lý: sử dụng Bảng kê hóa đơn theo Mẫu BK02/CĐĐ-HĐG bảng kê hóa đơn chưa sử dụng của tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn cơ quan thuế quản lý (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
  • Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước: sử dụng Bảng kê chi tiết hóa đơn thời điểm quyết toán hóa đơn theo Mẫu BK02/QT-HĐG bảng kê chi tiết hóa đơn của tổ chức, cá nhân đến thời điểm quyết toán hóa đơn (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Đọc ngay: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Từ 1/6 có giá trị pháp lý không?

3.2 Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thông thường không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, nếu hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố và chưa được khắc phục, cơ quan thuế sẽ tạm thời cung cấp hóa đơn đặt in cho một số doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. 

Trong giai đoạn này, các đối tượng sử dụng hóa đơn đặt in do cơ quan thuế phát hành bắt buộc phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định.

• Hồ sơ cần chuẩn bị: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là (Mẫu số BC26/HĐG) ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Như vậy, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử chỉ phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi được cơ quan thuế tạm cấp hóa đơn đặt in do hệ thống cấp mã gặp sự cố. Việc chuẩn bị đúng Mẫu BC26/HĐG và nộp tại cơ quan thuế quản lý là yêu cầu bắt buộc để tránh vi phạm và đảm bảo tính minh bạch trong sử dụng hóa đơn.

4. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

4.1 Trường hợp sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế

Căn cứ Khoản 1 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in do cơ quan thuế phát hành, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phải được nộp theo kỳ Quý. Cụ thể thời hạn như sau: 

• Quý 1: Ngày 30/4,
• Quý 2: Ngày 31/7.
• Quý 3: Ngày 31/10.
• Quý 4: Ngày 31/1 năm sau

Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh: những điều bạn cần biết

4.2 Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ Khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được quy định là chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hệ thống cấp mã đã được khắc phục. 

5. Mức phạt khi nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn 

Căn cứ theo Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được quy định chi tiết như sau:

Như vậy, mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được phân theo số ngày vi phạm và có thể lên đến 15.000.000 đồng, do đó doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn nộp để tránh rủi ro pháp lý. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp hạn chế xử phạt mà còn bảo đảm tính minh bạch và an toàn trong quản lý hóa đơn.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng quy định mới nhất đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ các trường hợp phải lập báo cáo, sử dụng đúng mẫu biểu theo quy định, thực hiện đúng thủ tục và tuân thủ chặt chẽ thời hạn nộp để tránh bị xử phạt. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ thực hiện báo cáo đúng quy định, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn nhanh nhất.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.