File XML hóa đơn điện tử: Cách đọc, tải về và lưu trữ chi tiết

Hiện nay, file XML hóa đơn điện tử là định dạng bắt buộc của mọi hóa đơn điện tử. Việc hiểu rõ cách đọc, tải về và lưu trữ file XML sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn dễ dàng, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro khi kiểm tra thuế. Trong bài viết dưới đây, tôi sẽ chia sẻ chi tiết cách đọc, tải về và lưu trữ khoa học, chuẩn quy định.

1. Có quy định liên quan đến định dạng hóa đơn điện tử không?

Căn cứ theo khoản 1, điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu. Chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (tên tiếng anh là “eXtensible Markup Language”, được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

Định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm hai phần:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
•  Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. 

Đối với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế. Khi thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử, bạn cần phải tiến hành lưu đồng thời cả hai định dạng file PDF và XML. Cụ thể như sau:

• File XML: Chứa toàn bộ thông tin của hóa đơn điện tử và có giá trị pháp lý nếu chưa bị chỉnh sửa.
• File PDF: Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn, tương tự hóa đơn giấy. Tuy nhiên, file PDF chỉ là bản hiển thị từ file XML nên không có giá trị về mặt pháp lý.

Căn cứ khoản 1 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về định dạng hóa đơn điện tử như sau:

Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

…

Xem thêm: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Từ 1/6 có giá trị pháp lý không?

2. Cách đọc file XML hóa đơn điện tử

Khi nhận hóa đơn điện tử, chủ doanh nghiệp, kế toán có thể đọc file XML hóa đơn điện tử theo các cách sau:

2.1. Mở file XML hóa đơn điện tử trực tiếp trên máy tính

Để đọc file XML hóa đơn điện tử trực tiếp trên máy tính, bạn thực hiện theo hai bước sau:

Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử định dạng XML về máy tính.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào file XML vừa tải => Chọn Open with và chọn trình duyệt như Internet Explorer hoặc Microsoft Edge.

Để đảm bảo file XML đúng định dạng theo quy chuẩn cơ quan thuế, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử đạt chuẩn. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ xuất file XML đúng cấu trúc, tự động gửi lên Tổng cục Thuế và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

2.2. Tra cứu file XML hóa đơn điện tử trên Tổng cục Thuế

Bạn có thể xem và kiểm tra hóa đơn điện tử trực tiếp trên cổng thông tin của cơ quan thuế theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Chọn mục Đọc hóa đơn XML và nhấn vào Duyệt file

Bước 3: Chọn file XML hóa đơn đã lưu trên máy tính và nhấn Open.

Bước 4: Thông tin chi tiết của hóa đơn sẽ hiển thị, xác nhận file XML đã được đọc thành công trên hệ thống của Tổng cục Thuế.

Xem ngay: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC 

2.3. Mở file XML bằng phần mềm iTaxviewer

iTaxViewer là phần mềm miễn phí do Tổng cục Thuế phát hành, chuyên dùng để đọc file XML hóa đơn điện tử và các báo cáo thuế. Thiết kế giao diện phần mềm đơn giản và dễ sử dụng, phù hợp cho kế toán và các doanh nghiệp. Bạn có thể đọc file XML hóa đơn điện tử online trên phần mềm theo các bước sau:

Bước 1: Tải phần mềm iTaxViewer về máy và giải nén thư mục

Bước 2: Mở file setup. Khi giao diện cài đặt xuất hiện, chọn nơi lưu phần mềm rồi bấm Browse và tiếp tục Next.

Bước 3: Tiếp theo, bạn chỉ cần nhấn Next để chuyển sang bước cài đặt kế tiếp.

Bước 4: Đánh dấu vào lựa chọn Create a desktop shortcut để tạo lối tắt ngoài màn hình giúp mở phần mềm nhanh hơn, sau đó bấm Next.

Bước 5: Nhấn Install để hệ thống bắt đầu cài đặt.

Sau đó, chọn “Finish” để kết thúc quá trình cài đặt

Bước 6: Sau khi cài xong, mở iTaxViewer, vào mục Tệp hồ sơ => Mở tệp hồ sơ, rồi tìm đến file XML bạn muốn xem để mở lên.

Lưu ý: Phần mềm iTaxViewer chỉ hoạt động trên hệ điều hành Windows. Nếu bạn dùng Mac hoặc Linux, hãy sử dụng cách 1 và 2 để đọc file XML hóa đơn điện tử.

3. Cách lưu trữ file XML hóa đơn điện tử khoa học, tiện lợi

Nếu hóa đơn giấy chỉ có 1 bản thể hiện là bản giấy thì hóa đơn điện tử có 2 file luôn đi cùng nhau là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn. Bao gồm (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (file XML). Trong đó, chỉ có file XML có giá trị pháp lý (khi chưa bị sửa đổi) còn file PDF chỉ là bản thể hiện giúp người dùng xem và in ra bản giấy trong trường hợp cần.

Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm, đảm bảo an toàn, bảo mật, và toàn vẹn dữ liệu. Vì thế, bạn cần lưu cả 2 file PDF và XML vào các thiết bị ngoài như USB, đĩa CD…phòng trường hợp máy tính gặp sự cố, để máy tính không bị mất dữ liệu.

3.1. Đối với hóa đơn điện tử mua vào

• Tạo một email riêng để lưu trữ hóa đơn điện tử và thông báo email này đến tất cả bên bán. Đặc biệt, email này cũng sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email của cấp quản lý.
• Lập một thư mục Google Drive với chính email tạo riêng để lưu và nhận hóa đơn đó.
•  Khi nhận được hóa đơn điện tử qua email, kế toán tải xuống và lưu vào thư mục trên máy tính, đồng thời đổi tên file theo mã số thuế, tên người bán và số hóa đơn cho dễ quản lý.
• Mở file hóa đơn để kiểm tra nhanh các thông tin, sau đó cập nhật vào một file Excel các dữ liệu quan trọng như mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và thêm liên kết đến file hóa đơn để tiện tra cứu khi cần.
• Tiến hành đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive để đảm bảo hóa đơn được sao lưu và lưu trữ.

3.2. Đối với hóa đơn điện tử bán ra

• Trước khi ký hóa đơn, bạn hãy bật chế độ xem trước để kiểm tra đầy đủ thông tin như tên khách hàng, các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, và số tiền bằng chữ.
• Sau khi ký xong hóa đơn, cần rà soát lại hóa đơn một lần nữa trước khi gửi cho khách hàng để đảm bảo không có sai sót.
• Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục riêng trên máy tính: Cập nhật nội dung trên hóa đơn điện tử vào 1 file excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước VAT, sau VAT, mã tra cứu. Bên cạnh đó, kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần.
• Tiến hành đồng bộ thư mục chứa file excel với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu, tránh bị mất khi máy tính gặp sự cố về kỹ thuật.

Lưu ý: Không được chỉnh sửa nội dung trên file XML sau khi đã ký số để đảm bảo tính minh bạch và an toàn cho hóa đơn.

3.3. Lưu trữ file XML hóa đơn điện tử trên nền tảng số

Thay vì lưu trữ hóa đơn rời rạc trên máy tính hoặc thiết bị cá nhân, doanh nghiệp nên tập trưng lưu trữ trên nền tảng số như sử dụng sử phần mềm quản lý hóa đơn riêng. 

Ngoài ra, bạn có thể thiết lập hệ thống lưu trữ đám mây hoặc lưu trữ nội bộ có phân quyền truy cập riêng cho từng nhân sự. Đặc biệt, cần thực hiện sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu do lỗi kỹ thuật.

File XML hóa đơn điện tử là tài liệu quan trọng để kê khai thuế, quản lý tài chính và đối chiếu với cơ quan thuế. Khi bạn biết cách đọc file XML hóa đơn điện tử, tải file XML hóa đơn điện tử và lưu trữ khoa học, việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để chuẩn hóa quy trình quản lý hóa đơn điện tử và bảo đảm tuân thủ pháp luật nhé!

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.