Flowchart là gì? Cách vẽ lưu đồ quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp

Một quy trình chỉ thật sự hiệu quả khi mọi bước được định hình rõ ràng và logic. Flowchart giúp nhà quản lý nhìn thấy toàn cảnh hoạt động, kết nối giữa các bộ phận và loại bỏ sự lãng phí. Tìm hiểu Flowchart là gì sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ vận hành cảm tính sang quản trị bằng dữ liệu và cấu trúc.

1. Flowchart là gì?

Flowchart ( hay thường được gọi là lưu đồ - sơ đồ quy trình) là biểu đồ mô tả trình tự thực hiện của một quy trình, công việc hoặc hệ thống thông qua các hình khối (như elip, hình chữ nhật, hình thoi...) và mũi tên thể hiện mối quan hệ, hướng đi giữa các bước. Nói cách khác, đây là sơ đồ trực quan giúp người xem có thể nhìn thấy quy trình vận hành từ đầu đến cuối chỉ trong một trang giấy.

Một Flowchart chuẩn giúp biến chuỗi nhiệm vụ phức tạp thành hình ảnh đơn giản, rõ ràng và dễ theo dõi. Thay vì phải đọc hàng trang hướng dẫn, chỉ với một trang lưu đồ, bạn có thể nắm bắt toàn bộ cách vận hành của một hệ thống.

Flowchart như công cụ phản chiếu quy trình của doanh nghiệp. Thông qua lưu đồ, người quản lý có thể dễ dàng nhận ra những bước dư thừa, điểm tắc nghẽn hoặc phần chưa hợp lý trong quá trình vận hành.

• Nếu mũi tên vòng lặp quá nhiều, quy trình có thể đang thiếu sự tối ưu
• Nếu một bước có nhiều ngã rẽ, đó có thể là dấu hiệu cho thấy quy trình chưa được chuẩn hóa

Flowchart không đơn thuần chỉ giúp mô tả quy trình mà còn là đóng vai trò như một công cụ cải tiến giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và hỗ trợ hiệu quả trong công tác đào tạo nhân sự.

Xem thêm: Top 7 phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức làm việc hiệu quả, hữu ích nhất 2025

2. Lợi ích khi sử dụng lưu đồ cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp phát triển, quy trình làm việc trở nên ngày càng phức tạp. Việc chỉ truyền đạt bằng lời hoặc văn bản khiến nhiều người hiểu sai, làm sai hoặc bỏ sót bước. 

• Nắm rõ quy trình làm việc một cách toàn diện: Flowchart giúp mọi người trong tổ chức hiểu được toàn bộ luồng công việc từ đầu đến cuối. Khi mỗi bước được thể hiện bằng hình khối và mũi tên, mọi thành viên đều có thể dễ dàng nhận biết quy trình vận hành diễn ra như thế nào, vai trò của họ ở đâu trong chuỗi công việc đó.
• Phát hiện và khắc phục điểm nghẽn trong quy trình: Flowchart hỗ trợ nhìn thấy điểm nghẽn. Khi tất cả các bước được sắp xếp trực quan, những công đoạn thừa, vòng lặp không cần thiết hay khâu phê duyệt rườm rà sẽ lộ rõ ngay trên sơ đồ.
• Tối ưu hóa hiệu suất và giảm lãng phí nguồn lực: Khi quy trình được thể hiện rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng xác định đâu là bước có thể tự động hóa, rút gọn hoặc loại bỏ giúp giảm đáng kể thời gian xử lý công việc, hạn chế sai sót và tối ưu chi phí nhân sự.
• Hỗ trợ hiệu quả trong đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới: Đào tạo nhân sự mới là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp có quy mô mở rộng. Thay vì mất hàng tuần để giải thích từng bước, chỉ cần đưa cho nhân viên một Flowchart quy trình làm việc, họ có thể hiểu ngay cách vận hành công việc.
• Tăng cường giao tiếp và hợp tác giữa các phòng ban: Một quy trình thường có sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau, và khi mỗi bên hiểu theo cách riêng, công việc dễ bị gián đoạn. Flowchart giúp tất cả cùng chia sẻ một cách nhìn trực quan về quy trình, qua đó tăng tính thống nhất và khả năng phối hợp giữa các bên.
• Dễ dàng điều chỉnh và cập nhật khi có thay đổi: Kinh doanh và quy trình luôn biến động. Lưu đồ giúp doanh nghiệp dễ dàng cập nhật khi có sự thay đổi về chính sách, công nghệ hay cơ cấu tổ chức.

Một Flowchart được thiết kế bài bản giúp trình bày quy trình rõ ràng và đóng vai trò như hướng dẫn vận hành giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu suất. Khi được kết hợp với phần mềm quản lý hoặc hệ thống đo lường hiệu quả, lưu đồ trở thành nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, hiệu quả và dễ dàng mở rộng.

Flowchart giúp doanh nghiệp minh bạch quy trình, nhưng để mọi quy trình được thực thi hiệu quả, bạn cần một công cụ quản lý nhân sự và vận hành đồng bộ. iPOS HRM giúp doanh nghiệp:

• Tự động hóa chấm công - tính lương - phân ca nhân viên
• Theo dõi hiệu suất và thời gian làm việc minh bạch
• Giảm sai sót vận hành, tối ưu chi phí nhân sự

3. Các quy tắc ký hiệu phổ biến trong Flowchart

3.1. Các ký hiệu cơ bản

Vào những năm 1960, Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) đã xây dựng bộ quy chuẩn thống nhất cho việc vẽ lưu đồ nhằm giúp mọi người, dù ở bất kỳ đâu, có thể hiểu và sử dụng chúng một cách nhất quán. Đến năm 1970, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) đã chính thức cập nhật và ban hành các tiêu chuẩn này trên phạm vi toàn cầu. Vì vậy, khi thiết kế hoặc đọc hiểu Flowchart, bạn nên tuân thủ những quy chuẩn này để đảm bảo tính rõ ràng và thống nhất.

Các hình dạng cơ bản trong 1 lưu đồ: 

• Hình elip (Oval) - Bắt đầu hoặc Kết thúc quy trình
• Hình chữ nhật (Process) - Bước hành động hoặc công việc
• Hình thoi (Diamond) - Điểm ra quyết định (Decision Point)
• Hình bình hành (Parallelogram) - Nhập liệu hoặc Xuất dữ liệu
• Hình tròn hoặc Hình nối (Connector) - Liên kết giữa các phần của lưu đồ
• Hình tam giác hoặc Hình lưu trữ (Storage / Database Symbol) - Lưu trữ thông tin hoặc tài liệu
• Mũi tên (Arrow) - Biểu thị hướng luồng xử lý
• Đường thẳng - Biểu thị sự kết nối giữa các hình với nhau.
• Màu sắc và chú thích - Tăng tính trực quan nhưng cần tiết chế

Tham khảo: 10+ mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc giúp quản lý nhóm hiệu quả

3.2. Một số quy tắc vẽ Flowchart 

Để vẽ Flowchart (lưu đồ) đúng chuẩn và dễ hiểu, người thực hiện cần nắm vững các ký hiệu cơ bản, đồng thời tuân thủ những nguyên tắc trình bày và kết nối quy trình. Một lưu đồ tốt phải thể hiện chính xác luồng công việc, giúp cả những người không trực tiếp tham gia cũng có thể dễ dàng đọc hiểu và áp dụng.

• Xác định luồng quy trình theo hướng từ trên xuống dưới, từ trái sang phải
• Giữ cho các đường kết nối rõ ràng, hạn chế giao nhau: Để tránh rối mắt, hãy sắp xếp các khối hợp lý và sử dụng đường nối thẳng, tránh uốn lượn hoặc giao nhau.
• Duy trì khoảng cách đồng đều và căn hàng giữa các bước
• Sử dụng ký hiệu thống nhất và tuân thủ quy ước chung: Mỗi hình trong Flowchart đều có ý nghĩa riêng:
  • Hình elip (oval): Bắt đầu hoặc kết thúc quy trình
  • Hình chữ nhật: Thể hiện một hành động hoặc công việc cụ thể
  • Hình thoi (diamond): Điểm ra quyết định, có hai hoặc nhiều hướng đi
  • Hình bình hành (parallelogram): Nhập hoặc xuất dữ liệu
  • Mũi tên: Chỉ hướng luồng xử lý

Tuân thủ đúng chuẩn ký hiệu ANSI hoặc ISO sẽ giúp mọi người đọc hiểu thống nhất, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đối tác nước ngoài.

• Giữ cho Flowchart nằm gọn trong một trang (nếu có thể): Một lưu đồ lý tưởng nên hiển thị trọn vẹn trên một trang giấy hoặc một khung màn hình. Nếu quy trình quá dài, hãy chia nhỏ thành các Flowchart con và liên kết chúng bằng ký hiệu hoặc đường dẫn.
• Dùng màu sắc có chủ đích, không lạm dụng: Màu sắc trong Flowchart giúp làm nổi bật các phần quan trọng. Tuy nhiên, chỉ nên dùng tối đa 3 - 4 màu chính, tránh khiến biểu đồ trở nên sặc sỡ, gây rối mắt.
• Kiểm tra và thử nghiệm với người dùng thực tế: Sau khi vẽ xong, hãy kiểm tra lại Flowchart với chính những người thực hiện quy trình. Họ sẽ chỉ ra những chỗ chưa hợp lý hoặc các nhánh rẽ thiếu thực tế.

Tuân thủ những quy tắc vẽ Flowchart không đơn thuần chỉ giúp doanh nghiệp có một sơ đồ dễ hiểu, mà còn tạo nền tảng cho việc sử dụng ký hiệu và ngôn ngữ thống nhất trong toàn tổ chức. 

Đọc ngay: Quy trình quản lý công việc để đạt kết quả tốt nhất

4. Khi nào nên sử dụng Flowchart

Không phải mọi doanh nghiệp đều cần sử dụng Flowchart (lưu đồ quy trình) trong mọi tình huống. Tuy nhiên, khi quy trình vận hành bắt đầu trở nên phức tạp, thiếu rõ ràng hoặc có sự tham gia của nhiều bộ phận, Flowchart sẽ trở thành công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp hình dung tổng thể quy trình, kiểm soát tốt hơn và truyền đạt thông tin một cách thống nhất.

• Khi cần hiểu hoặc mô tả lại một quy trình hiện có: Khi doanh nghiệp đã có quy trình vận hành nhưng mọi người chỉ nắm một phần, thì việc vẽ lưu đồ sẽ giúp hệ thống hóa toàn bộ luồng công việc, thể hiện rõ thứ tự, người phụ trách, và mối quan hệ giữa các bước.
• Khi cần xác định và cải thiện điểm nghẽn trong quy trình: Dù được tối ưu đến mấy, theo thời gian, bất kỳ quy trình nào cũng có thể xuất hiện điểm nghẽn (bottleneck) khiến tiến độ bị chậm lại. Flowchart giúp doanh nghiệp quan sát toàn cảnh chuỗi hoạt động, từ đó nhanh chóng xác định và khoanh vùng chính xác vị trí gây tắc trong quy trình.
• Khi cần đào tạo hoặc hướng dẫn nhân viên mới: Với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc nhiều chi nhánh, việc đào tạo nhân viên mới là một trong những khâu tốn nhiều thời gian nhất. Flowchart giúp rút ngắn quá trình này bằng cách trực quan hóa kiến thức.
• Khi cần thống nhất cách hiểu giữa các bộ phận
• Khi cần ban hành quy trình chính thức hoặc chuyển đổi số: Trước khi một quy trình được ban hành nội bộ hoặc tích hợp vào phần mềm quản lý, việc có một Flowchart hoàn chỉnh là bắt buộc giúp nhà quản lý và bộ phận kỹ thuật hiểu rõ luồng xử lý, từ đó mô phỏng chính xác trong hệ thống (ERP, CRM, phần mềm bán hàng, v.v.).
• Khi cần đánh giá hiệu quả hoặc đo lường quy trình: Khi muốn cải tiến liên tục, doanh nghiệp cần biết bước nào tốn thời gian, bước nào tạo giá trị cao nhất. Flowchart giúp bạn dễ dàng đối chiếu thời gian thực hiện từng bước, từ đó tính toán năng suất và hiệu quả.

Sử dụng Flowchart đúng thời điểm giúp doanh nghiệp không chỉ hiểu rõ cách mình đang vận hành, mà còn chủ động kiểm soát và tối ưu từng mắt xích. Tuy nhiên, để vẽ được một lưu đồ logic và có tính ứng dụng cao, nhà quản lý cần nắm rõ các bước triển khai cụ thể từ xác định mục tiêu, phạm vi đến cách phân loại bước và kiểm tra lại sau khi hoàn thành.

Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý công việc hàng ngày tốt nhất 2025

5. 5 bước để vẽ Flowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi của quy trình

Trước khi bắt tay vào vẽ, hãy tự hỏi:

• Quy trình này để làm gì?
• Giải quyết vấn đề gì cho doanh nghiệp?
• Ai là người sử dụng Flowchart này?

Một Flowchart hiệu quả không đơn giản chỉ đẹp mà phải phục vụ đúng mục tiêu có thể là tối ưu quy trình sản xuất, cải thiện trải nghiệm khách hàng, hay đơn giản là giúp nhân viên mới nắm rõ công việc.

Bước 2: Liệt kê đầu vào, đầu ra của quy trình và các công việc cần thực hiện

Khi đã có mục tiêu, bạn cần thu thập thông tin thực tế về quy trình. Hãy bắt đầu bằng việc xác định:

• Đầu vào (Input): điều kiện hoặc dữ liệu khởi đầu (ví dụ: đơn đặt hàng, yêu cầu khách hàng, đề xuất nội bộ)
• Đầu ra (Output): kết quả mong muốn (ví dụ: hợp đồng được ký, sản phẩm được giao, báo cáo hoàn tất)
• Các bước trung gian: hành động, quyết định, hoặc luồng thông tin giữa hai điểm trên

Cách hiệu quả nhất là phỏng vấn trực tiếp những người đang thực hiện quy trình, hoặc nếu có thể, hãy tự mình trải nghiệm.

Sau khi liệt kê đầy đủ, bạn có thể mô tả tóm tắt bằng văn bản trước, chẳng hạn như:

• Nhận yêu cầu khách hàng
• Kiểm tra thông tin
• Gửi báo giá
• Duyệt đơn
• Triển khai dịch vụ
• Kết thúc quy trình

Bước 3: Xác định những đối tượng tham gia vào quy trình

Mỗi quy trình thường có nhiều bên tham gia: nhân viên, bộ phận quản lý, khách hàng, hoặc đối tác bên ngoài. Việc xác định rõ ai làm gì, ở bước nào giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh nhầm lẫn trong quá trình phối hợp.

Có hai nhóm đối tượng chính cần xác định:

• Nhóm bên ngoài: Khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, cơ quan chức năng
• Nhóm nội bộ: Nhân viên, trưởng nhóm, giám đốc, hoặc bộ phận chuyên môn

Bước 4: Phân loại các bước theo kí hiệu được quy định & Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình

Khi đã có danh sách các bước và đối tượng, đây là lúc chuyển thông tin thành hình ảnh trực quan bằng các ký hiệu chuẩn

• Hình elip → Bắt đầu / Kết thúc
• Hình chữ nhật → Bước hành động
• Hình thoi → Quyết định có/không
• Mũi tên → Luồng xử lý
• Hình bình hành → Nhập / Xuất dữ liệu

Hãy sắp xếp chúng theo trình tự logic: từ trên xuống dưới, trái sang phải. Giữ khoảng cách đều, tránh các đường nối chồng chéo.

Bước 5: Kiểm tra và chuốt lại lưu đồ quy trình

Một Flowchart chỉ thật sự hoạt động khi nó được kiểm chứng bởi chính những người sử dụng hàng ngày.

Hãy để các nhân viên, quản lý và người liên quan cùng xem xét bản vẽ. Đặt câu hỏi:

• Các bước đã đúng với thực tế chưa?
• Có bước nào dư thừa hoặc bị thiếu không?
• Có nhánh rẽ nào chưa phản ánh đúng tình huống thực tế?

Sau khi thu thập ý kiến, chỉnh sửa lại để lưu đồ vừa chính xác vừa tối ưu nhất. Cuối cùng, ban hành chính thức kèm hướng dẫn sử dụng, và nếu có thể, tích hợp vào phần mềm quản lý nội bộ để triển khai thống nhất toàn công ty.

Flowchart nền tảng để doanh nghiệp nhìn lại cách mình vận hành. Khi được triển khai đúng cách, Flowchart không đơn thuần chỉ là công cụ minh họa mà là cánh tay phải của nhà quản lý giúp chuẩn hóa, kiểm soát và cải tiến liên tục.

Tôi luôn tin rằng, một doanh nghiệp vận hành tốt không đơn giản chỉ dựa vào con người, mà còn ở khả năng nhìn thấy toàn cảnh quy trình. Flowchart chính là sơ đồ tư duy giúp nhà quản lý phát hiện điểm nghẽn và ra quyết định chính xác hơn. Khi hiểu đúng và ứng dụng hiệu quả, Flowchart sẽ trở thành nền tảng của sự chuyên nghiệp và tăng trưởng bền vững.