Mẫu kế hoạch làm việc tháng và tuần chuẩn cho dân văn phòng

Trong môi trường công sở, việc quản lý thời gian và công việc hiệu quả được cho là một thách thức lớn. Thế nhưng, việc lập một kế hoạch làm việc có thể giúp cho những nhà kinh doanh, nhân viên tránh khỏi việc bị ‘trễ hẹn’ công việc, giúp người làm việc đo lường tiến độ, đánh giá năng suất và tối ưu từng giờ làm việc. Vì vậy trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cách xây dựng mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân chuẩn, có thể áp dụng ngay để thay đổi cách bạn làm việc mỗi ngày.

1. Mục đích của việc lập kế hoạch làm việc

Mỗi ngày trôi qua có hàng chục đầu việc lớn nhỏ cần xử lý: Báo cáo, họp nhóm, phản hồi khách hàng, theo dõi tiến độ dự án, cập nhật dữ liệu bán hàng… Nếu không có một bảng kế hoạch công việc rõ ràng, bạn sẽ rất dễ rơi vào tình trạng “chạy việc cả ngày mà chẳng biết mình đã làm được gì”.

Vì vậy, mục đích của việc lập kế hoạch làm việc không chỉ dừng ở việc liệt kê công việc cần làm, mà là xây dựng một lộ trình cụ thể để tối ưu năng suất, kiểm soát thời gian và đảm bảo mọi mục tiêu đều đạt được đúng hạn.

1.1. Giúp định hướng mục tiêu rõ ràng

Một kế hoạch làm việc giống như “bản đồ” chỉ đường cho cả tháng hoặc cả tuần. Nó giúp bạn biết mình cần làm gì - khi nào - với ai. 

Chẳng hạn, khi lập bảng kế hoạch công việc theo tháng, bạn có thể dễ dàng xác định:

• Những mục tiêu quan trọng cần đạt (chẳng hạn: hoàn thành dự án marketing, chốt hợp đồng mới, tăng doanh số 20%),
• Các đầu việc cụ thể để đạt được mục tiêu đó,
• Thời gian và nguồn lực cần thiết.

Nhờ vậy, bạn không bị cuốn theo những việc phát sinh mà luôn giữ được sự tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi.

1.2. Tối ưu thời gian và giảm sai sót

Không ai có thể nhớ hết tất cả các đầu việc trong tuần, đặc biệt khi khối lượng công việc dày đặc. Một bảng kế hoạch làm việc trong tuần giúp bạn sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên (A - B - C), tránh chồng chéo, trễ deadline hay bỏ sót việc quan trọng.

Việc lập kế hoạch làm việc trong tháng cũng giúp đánh giá được tiến độ dài hạn: Tuần này chưa xong có thể bù vào tuần sau từ đó cân đối công việc thông minh hơn. Các nhà quản lý chuyên nghiệp luôn xem kế hoạch như một công cụ giảm rủi ro và tăng tính chủ động, chứ không phải gánh nặng hành chính.

1.3. Tăng hiệu quả phối hợp nhóm

Trong các phòng ban - đặc biệt là đội kinh doanh, marketing hay chăm sóc khách hàng, mỗi người đều có mục tiêu riêng nhưng lại liên kết chặt chẽ với nhau. Một mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân nếu được chia sẻ công khai trong nhóm, sẽ giúp:

• Mọi người dễ dàng nắm bắt tiến độ của nhau,
• Phân công công việc hợp lý,
• Hạn chế xung đột và trùng lặp,
• Dễ dàng báo cáo hoặc bàn giao khi có thay đổi nhân sự.

Các doanh nghiệp nên dùng Google Sheet hoặc các phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ lập kế hoạch công việc để kết nối dữ liệu kế hoạch giữa các bộ phận như là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc lập kế hoạch kinh doanh. 

1.4. Tạo động lực và kỷ luật cá nhân

Một kế hoạch làm việc rõ ràng giúp nhân viên dễ dàng theo dõi tiến trình và cảm nhận thành quả sau mỗi tuần, mỗi tháng. Khi bạn tick được từng ô trong bảng kế hoạch công việc, cảm giác hoàn thành đó chính là nguồn năng lượng tích cực thúc đẩy bạn tiến bước.

Về mặt tâm lý, kế hoạch cũng giúp hình thành kỷ luật làm việc chuyên nghiệp, điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đánh giá cao ở nhân sự. Người có thói quen lập kế hoạch làm việc trong tháng thường kiểm soát công việc tốt hơn, biết cách ưu tiên và ít bị stress hơn những người chỉ “làm tới đâu tính tới đó”.

1.5. Là nền tảng cho báo cáo và cải tiến liên tục

Khi đã có một bảng kế hoạch công việc chuẩn, bạn sẽ dễ dàng đánh giá hiệu quả từng giai đoạn:

• Việc nào hoàn thành đúng hạn?
• Việc nào bị trì hoãn và vì sao?
• Có thể tối ưu ở bước nào để tăng hiệu suất?

Qua đó, bạn không chỉ hoàn thiện kỹ năng cá nhân mà còn cải thiện toàn bộ quy trình của đội nhóm. Đây chính là tinh thần của cải tiến liên tục, vốn là tiêu chuẩn được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong quản trị hiện đại.

Muốn có kế hoạch công việc chuẩn, doanh nghiệp cần bắt đầu từ kế hoạch kinh doanh tổng thể để đảm bảo mọi đầu việc đều hướng đến cùng một mục tiêu.

2. Cấu trúc của một mẫu kế hoạch làm việc chuẩn

Một bảng kế hoạch công việc chuẩn không chỉ đơn thuần là danh sách những việc cần làm mà là công cụ giúp nhân viên văn phòng kiểm soát mục tiêu, sắp xếp thời gian và theo dõi hiệu suất làm việc một cách hệ thống.

Để xây dựng một mẫu kế hoạch làm việc hiệu quả, cần đảm bảo đầy đủ sáu thành phần quan trọng sau đây. Cấu trúc này có thể áp dụng cho bảng kế hoạch công việc theo tháng, bảng kế hoạch làm việc trong tuần hoặc mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân.

2.1. Mục tiêu tổng thể 

Mục tiêu là “điểm đến” giúp bạn biết mình đang nỗ lực vì điều gì. Không có mục tiêu thì sẽ dễ trì hoãn. Một kế hoạch làm việc trong tháng, trong tuần, cá nhân chỉ hiệu quả khi bạn xác định được đâu là mục tiêu chính. Chẳng hạn “Tăng 15% doanh thu từ kênh online” hoặc “Hoàn thành 100% báo cáo bán hàng tuần đúng hạn.”

Để đạt được mục tiêu nên sử dụng nguyên tắc SMART (Cụ thể - Đo lường được - Khả thi - Liên quan - Có thời hạn). Khi có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng chia nhỏ công việc, phân bổ thời gian hợp lý và biết được đâu là ưu tiên trong tuần.

Để lập được mục tiêu cho kế hoạch làm việc hiệu quả, bạn cần xác định rõ mục tiêu theo quy tắc SMART trong kinh doanh - phương pháp giúp mục tiêu rõ ràng và dễ đo lường.

2.2. Danh sách công việc

Sau khi đã xác định mục tiêu, bạn cần lập danh sách công việc cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Mỗi nhiệm vụ nên bắt đầu bằng động từ hành động, chẳng hạn: “Gửi báo giá cho khách hàng A”, “Hoàn thiện bài viết blog tháng 10”. Quan trọng là mỗi công việc phải đo lường được, có kết quả rõ ràng và thời hạn cụ thể.

Thay vì ghi “chăm sóc khách hàng”, tôi yêu cầu ghi rõ “Gọi điện cho 10 khách hàng cũ để giới thiệu sản phẩm mới”. Cách viết này giúp việc đo lường tiến độ và đánh giá năng suất trở nên dễ dàng hơn.

2.3. Thời gian thực hiện 

Một bảng kế hoạch làm việc trong tuần hiệu quả luôn có thời gian thực hiện cụ thể. Bạn nên xác định ưu tiên công việc (A - quan trọng, B - cần làm, C - không quan trọng) và gắn kèm deadline rõ ràng.

Bạn có thể lập kế hoạch bằng phương pháp Time blocking - chia khung giờ trong ngày để tập trung cho từng nhóm công việc. Chẳng hạn: Sáng làm việc quan trọng, chiều xử lý email, cuối ngày tổng hợp báo cáo. Nhờ đó, công việc diễn ra đều đặn và hạn chế tình trạng “cháy deadline”.

2.4. Người phụ trách / Phối hợp 

Một kế hoạch chỉ có ý nghĩa khi mọi người biết rõ ai làm gì, ai chịu trách nhiệm. Trong môi trường bán hàng, điều này đặc biệt quan trọng. Nếu một khách hàng không được chăm sóc kịp thời, doanh thu có thể bị ảnh hưởng ngay lập tức.

Vì vậy, hãy ghi rõ người phụ trách từng công việc, ai hỗ trợ, ai theo dõi. Khi mọi người hiểu rõ vai trò của mình, việc phối hợp trở nên trơn tru và tránh trùng lặp.

2.5. Trạng thái và kết quả

Phần này giúp bạn theo dõi tiến độ thực tế. Mỗi công việc nên có trạng thái cụ thể: Đang thực hiện, Hoàn thành, Tạm hoãn, Cần hỗ trợ… Đồng thời, bạn nên ghi chú lại kết quả đạt được để dễ dàng tổng hợp cuối tuần hoặc cuối tháng. Chẳng hạn, nếu mục tiêu là “Chốt 20 đơn hàng mới”, bạn cần ghi rõ: “Tuần 1: 8 đơn, Tuần 2: 12 đơn – đạt 100% mục tiêu.”

Một kế hoạch có phần theo dõi chi tiết như vậy giúp bạn nhìn rõ hiệu suất cá nhân và điều chỉnh kịp thời khi cần.

2.6. Đánh giá - Rút kinh nghiệm 

Đây là phần nhiều người bỏ qua nhưng lại cực kỳ quan trọng. Sau mỗi tuần hoặc tháng, bạn nên dành thời gian để đánh giá lại kết quả:

• Việc nào đã làm tốt?
• Việc nào chưa đạt kỳ vọng?
• Nguyên nhân vì sao và cần cải thiện thế nào?

Bạn hãy ghi chú lại 3 điều làm tốt và 3 điều cần cải thiện sau mỗi tháng và cùng họp bàn để giải quyết vấn đề trong đội nhóm. Đây là bước giúp đội nhóm phát triển liên tục và tránh lặp lại sai lầm.

Sau khi hoàn thành việc tạo bảng kế hoạch công việc, đừng quên đo lường bằng quy trình đánh giá hiệu quả công việc để cải tiến cho các chu kỳ sau.

3. Mẫu bảng kế hoạch làm việc tham khảo (Excel/Google Sheet)

Nếu bạn chưa biết lập bảng kế hoạch làm việc cần những thông tin nào để quản lý hiệu quả. Hãy tham khảo các mẫu bảng kế hoạch làm việc sau đây:

3.1. Mẫu kế hoạch làm việc theo tháng

Bảng kế hoạch công việc theo tháng là công cụ giúp doanh nghiệp và các phòng ban xác định rõ mục tiêu, KPI và tiến độ thực hiện trong suốt một chu kỳ làm việc. Bảng kế hoạch này được xây dựng với cấu trúc 4 phần: Mục tiêu - nhiệm vụ - ngân sách - đánh giá kết quả, giúp đội ngũ dễ dàng theo dõi, đo lường và tối ưu hiệu suất.

Cụ thể, kế hoạch được chia theo từng nội dung

• Phần 1 - Mục tiêu chính và KPI: Là “kim chỉ nam” cho toàn bộ tháng, thể hiện các chỉ tiêu doanh số, hiệu quả quảng cáo và mức độ cải thiện quy trình vận hành.
• Phần 2 - Tiến độ theo tuần: Giúp đội nhóm biết được công việc phải hoàn thành theo tuần và bám sát tiến trình từ khâu chuẩn bị - thực thi - đánh giá - cải tiến, đảm bảo mọi hoạt động đều có người phụ trách và deadline rõ ràng.
• Phần 3 - Phân bổ nhân sự và ngân sách: Gắn trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, đồng thời kiểm soát chi phí đầu tư cho quảng cáo, thiết kế nội dung, chăm sóc khách hàng,… để tối ưu nguồn lực.
• Phần 4 - Mốc đánh giá và tổng kết: Giúp ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan đánh giá giữa kỳ, rút kinh nghiệm cuối kỳ và điều chỉnh kế hoạch tháng sau hiệu quả hơn.

Tải mẫu kế hoạch làm việc theo tháng tại đây: TẢI VỀ

3.2. Mẫu kế hoạch làm việc theo tuần

Bảng kế hoạch công việc theo tuần là công cụ giúp đội ngũ nắm rõ lịch trình, khối lượng công việc và tiến độ thực hiện của từng thành viên trong ngắn hạn. Khác với bảng kế hoạch tháng mang tính chiến lược, bảng tuần tập trung vào tác vụ cụ thể - thời gian chi tiết - người phụ trách rõ ràng, đảm bảo công việc được triển khai trơn tru, đúng hạn và có thể theo dõi hiệu quả hằng ngày.

Bảng được xây dựng theo cấu trúc 7 cột chính:

• Ngày / Thứ: Giúp người xem dễ dàng xác định khung thời gian thực hiện từng nhiệm vụ.
• Công việc: Liệt kê cụ thể các đầu việc cần triển khai trong tuần, từ họp, biên tập nội dung, chạy quảng cáo đến tổng kết.
• Mục tiêu / Kết quả: Là đích đến cho mỗi công việc, đảm bảo mọi nhiệm vụ đều gắn với KPI cụ thể như hoàn thành bài viết SEO, chốt mục tiêu tháng mới, hoặc kiểm tra dữ liệu GA4.
• Thời gian dự kiến: Giúp phân bổ hợp lý quỹ thời gian trong ngày, tránh chồng chéo giữa các đầu việc.
• Người thực hiện: Xác định rõ trách nhiệm, giúp tăng tính chủ động và phối hợp giữa các bộ phận.
• Mức độ ưu tiên & Tiến độ (%): Cung cấp cái nhìn nhanh về mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ, hỗ trợ người quản lý điều phối nguồn lực hợp lý.
• Ghi chú: Ghi lại các yêu cầu cụ thể, mốc chuẩn bị hoặc lưu ý cần thiết cho từng đầu việc.

Với cấu trúc này, bảng kế hoạch công việc theo tuần giúp cá nhân quản lý thời gian và nhiệm vụ hiệu quả hơn, hơn nữa còn hỗ trợ nhà quản lý theo dõi tiến độ tổng thể, phát hiện sớm vấn đề và điều chỉnh kịp thời.

Tải mẫu kế hoạch làm việc theo tuần tại đây: TẢI VỀ

3.3. Mẫu kế hoạch làm việc theo ngày

Bảng kế hoạch công việc theo ngày là công cụ giúp cá nhân hoặc nhóm làm việc quản lý thời gian chi tiết từng ngày, đảm bảo mọi đầu việc đều được theo dõi sát sao, thực hiện đúng hạn và đạt hiệu quả cao nhất. Nếu bảng kế hoạch theo tháng và theo tuần giúp định hướng chiến lược thì bảng ngày chính là “bản đồ tác nghiệp” thể hiện rõ từng nhiệm vụ, tiến độ và trách nhiệm cá nhân.

Bảng bao gồm các cột nội dung quan trọng như:

• STT & Tên công việc: Giúp liệt kê và sắp xếp các nhiệm vụ trong ngày theo thứ tự ưu tiên.
• Mục tiêu: Là kết quả mong muốn khi hoàn thành công việc, giúp người thực hiện hiểu rõ mục đích của từng nhiệm vụ.
• Người phụ trách: Xác định rõ ai chịu trách nhiệm chính, tránh chồng chéo và giúp quản lý dễ dàng theo dõi.
• Độ ưu tiên: Phân loại công việc theo mức độ quan trọng (Cao – Trung bình – Thấp), giúp tập trung vào các đầu việc cấp thiết trước.
• Ngày bắt đầu - Hạn hoàn thành: Là căn cứ để kiểm soát tiến độ, tránh tình trạng trì hoãn hoặc trễ deadline.
• Trạng thái & Tiến độ (%): Cho biết mức độ hoàn thành thực tế của từng nhiệm vụ, từ đó hỗ trợ điều chỉnh kế hoạch khi cần.
• Ghi chú: Ghi lại các lưu ý hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

Bảng này đặc biệt phù hợp cho những người cần quản lý khối lượng công việc lớn, làm việc nhóm, hoặc phải báo cáo tiến độ hằng ngày. Khi được cập nhật thường xuyên, bảng kế hoạch công việc theo ngày giúp bạn:

• Chủ động sắp xếp thời gian khoa học
• Nâng cao hiệu suất và giảm quên sót nhiệm vụ
• Tăng tính minh bạch trong quản lý và đánh giá kết quả công việc

Ngoài lập bảng kế hoạch công việc bằng Excel, việc sử dụng  phần mềm quản lý nhân sự cũng sẽ giúp theo dõi tiến độ và phân công công việc của bạn khoa học hơn.

4. Cách nâng cao hiệu quả khi áp dụng kế hoạch làm việc

Một bảng kế hoạch công việc dù được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ mất tác dụng nếu không được triển khai đúng cách. Thực tế, nhiều nhân viên văn phòng vẫn lập kế hoạch đầy đủ nhưng hiệu suất không cải thiện đáng kể, nguyên nhân là vì họ chưa biết cách triển khai kế hoạch một cách linh hoạt, khoa học và gắn liền với thói quen làm việc hằng ngày. Tuy nhiên, sẽ có những cách để bạn có thể lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả. 

4.1. Sử dụng phần mềm để giao việc, đánh giá hiệu suất của nhân viên

Có một nhược điểm khi sử dụng Excel quản lý công việc đó là mọi công việc đều phải được nhập và cập nhật bằng tay. Khi muốn giao việc cho nhân viên, bạn cần tự tạo cột, gắn tên, rồi gửi file qua email hoặc Zalo. Việc nhắc nhở, theo dõi tiến độ hay tổng hợp báo cáo đều phải làm thủ công.

Kết quả là, nếu nhân viên quên công việc hoặc nộp muộn, người quản lý không cập nhật được thông tin khiến kế hoạch dễ trễ tiến độ.

Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay có những phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ giao việc cho nhân viên và giúp cho chủ shop đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dễ dàng hơn.

Các phần mềm như phần mềm iPOS HRM cho phép bạn khai báo sẵn danh sách công việc cố định cho từng ca hoặc từng nhân viên. Mỗi nhiệm vụ đều có thể gắn cấp độ ưu tiên (thường, gấp, khẩn cấp) giúp nhân viên dễ phân bổ thời gian.

Điểm khác biệt lớn nhất của phần mềm chính là tính năng nhắc việc tự động:

• Nếu giao việc theo nhân viên, hệ thống nhắc 5 tiếng một lần vào các mốc 10:00, 15:00, 20:00.
• Nếu giao việc theo ca làm việc, phần mềm sẽ gửi thông báo trước khi ca kết thúc 10 phút.
• Nếu công việc có deadline cố định, hệ thống tự động nhắc trước hạn 10 phút để nhân viên hoàn thành đúng giờ.

Nhờ cơ chế này, cả quản lý và nhân viên đều không cần phải theo dõi thủ công hay sợ quên việc, phần mềm luôn nhắc đúng thời điểm cần thiết.

Nếu bạn vẫn chưa hình dung hết sự tiện lợi của tính năng giao việc và đánh giá hiệu suất trên phần mềm iPOS, hãy trải nghiệm ngay thực tế để thấy rõ sự khác biệt.

👉 Đăng ký dùng thử và nhận ưu đãi lên đến 800.000đ!

4.2. Ưu tiên những việc quan trọng - Nguyên tắc 80/20 

Theo nguyên tắc 80/20, 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực quan trọng nhất. Vì vậy, khi lập kế hoạch, bạn cần xác định đâu là nhóm công việc có tác động lớn nhất đến hiệu suất hoặc doanh thu, và dành phần lớn thời gian cho chúng.

Chẳng hạn:

• Với nhân viên bán hàng, 20% hoạt động quan trọng là gọi điện, tư vấn và chốt đơn hàng.
• Với nhân viên văn phòng, đó có thể là lên kế hoạch dự án, xử lý báo cáo và trao đổi trực tiếp với khách hàng nội bộ.

Trong bảng kế hoạch làm việc trong tuần, bạn nên gắn nhãn ưu tiên cho từng đầu việc (A - Quan trọng, B - Trung bình, C - Thấp) để đảm bảo sự tập trung. Hãy xử lý nhóm A vào đầu ngày khi tinh thần còn minh mẫn, hiệu quả sẽ cao gấp đôi.

4.3. Luôn đánh giá và điều chỉnh kế hoạch định kỳ

Không có kế hoạch nào hoàn hảo ngay từ đầu. Môi trường làm việc thay đổi liên tục: Dự án mới, yêu cầu mới, khách hàng thay đổi khiến kế hoạch phải được điều chỉnh linh hoạt.

• Hãy đặt lịch đánh giá giữa kỳ (mid-review) cho cả kế hoạch tháng và tuần:
• Xem lại tiến độ đạt được, tỉ lệ hoàn thành, những việc đang chậm tiến độ.
• Phân tích nguyên nhân: Thiếu thời gian, thiếu nhân sự hay chưa ưu tiên đúng việc.
• Cập nhật lại kế hoạch để phù hợp với tình hình thực tế.

Một bảng kế hoạch công việc theo tháng chỉ thực sự hiệu quả khi nó “sống”, nghĩa là được cập nhật và phản ánh đúng thực tế mỗi ngày chứ không phải chỉ nằm yên trên file Excel.

4.4. Đặt ranh giới thời gian - Tránh “đa nhiệm” kém hiệu quả

Một sai lầm phổ biến của dân văn phòng là cố gắng làm nhiều việc cùng lúc. Nghiên cứu của American Psychological Association chỉ ra rằng, khi con người chuyển đổi giữa các tác vụ, họ mất trung bình 20-25% năng suất làm việc.

Thay vì “đa nhiệm”, hãy tập trung theo nguyên tắc “Time Blocking” - chia thời gian theo khối công việc, chẳng hạn như:

• 9h - 11h: Hoàn thành nhiệm vụ ưu tiên cao nhất.
• 13h - 15h: Họp hoặc trao đổi nhóm.
• 15h - 17h: Cập nhật báo cáo, xử lý công việc nhỏ.

Trong hành trình bán hàng và quản lý, tôi từng thấy nhiều người làm việc chăm chỉ nhưng không hiệu quả chỉ vì thiếu một bảng kế hoạch công việc cụ thể. Kế hoạch không khiến công việc nặng nề hơn mà giúp mọi thứ trở nên dễ dàng và rõ ràng hơn. Hãy dành thời gian thiết lập kế hoạch và bạn sẽ thấy năng suất tăng lên từng ngày.