[Mới Nhất] Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế cấp

Việc triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là yêu cầu bắt buộc trong giai đoạn hiện nay, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng về khái niệm, đối tượng áp dụng và các quy định vận hành theo pháp luật mới nhất. Qua bài viết này tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn có mã là gì, ai phải sử dụng và những điểm cần tuân thủ khi phát hành, sử dụng nhằm tránh vi phạm. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là loại hóa đơn được hệ thống của cơ quan Thuế cấp mã xác thực trước khi người bán gửi cho người mua, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và chống gian lận.

Căn cứ điểm a Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

…..

1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
2. a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”

Như vậy, theo quy định trên hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp (hay hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) là loại hóa đơn mà trước khi được người bán gửi cho người mua, cơ quan thuế sẽ thực hiện cấp mã xác thực. 

Đồng thời hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp là loại hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử bởi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn này ghi nhận đầy đủ thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế. 

Mã của cơ quan thuế gắn trên hóa đơn gồm một số giao dịch duy nhất do hệ thống thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được mã hóa từ các thông tin do người bán lập, nhằm đảm bảo tính xác thực và minh bạch của hóa đơn.

Xem thêm: Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế chủ yếu là các tổ chức, cá nhân kinh doanh thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử và đáp ứng điều kiện được cơ quan Thuế cấp mã trước khi phát hành.

Căn cứ Điều 91 Luật quản lý thuế 2019 các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau: 

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin….

Lưu ý: Các Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin….… khi được xác định là có rủi ro cao về thuế và nhận yêu cầu từ cơ quan Thuế thì bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Lưu ý: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp.

Như vậy, hầu hết các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh hiện nay đều bắt buộc hoặc lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan Thuế cấp, giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật, minh bạch trong quản lý thuế và giảm thiểu rủi ro vi phạm.

Để phát hành hóa đơn điện tử có mã CQT đúng chuẩn, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm đạt chuẩn kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ tạo- ký - gửi yêu cầu cấp mã chỉ trong vài giây.

3. Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là loại hóa đơn được hệ thống cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lệ và cấp mã xác thực trước khi doanh nghiệp phát hành cho người mua. 

Quy định hiện hành hướng dẫn cụ thể về tiêu chí mã của cơ quan thuế, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã và cách xử lý các sai sót phát sinh, nhằm bảo đảm tính minh bạch, an toàn dữ liệu và khả năng đối soát chính xác cho doanh nghiệp.

3.1. Quy định về mã của cơ quan Thuế trên hóa đơn điện tử

Mã của cơ quan Thuế trên hóa đơn điện tử là chuỗi ký tự được hệ thống cơ quan thuế tạo ra nhằm xác thực tính hợp lệ của từng hóa đơn trước khi phát hành. Quy định mới tập trung vào cấu trúc mã, cơ chế cấp mã và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc truyền nhận dữ liệu.

Căn cứ theo tiểu mục 3 Mục 4 về thành phần dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn, chứng từ điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế tại Quyết định 1271/QĐ-CT năm 2025, mã của cơ quan thuế được quy định như sau:

• Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là chuỗi gồm 34 ký tự, được hệ thống của cơ quan thuế hoặc đơn vị được ủy quyền tạo ra và gắn duy nhất cho từng hóa đơn điện tử. Đây là mã định danh giúp xác thực tính hợp lệ và phục vụ công tác tra cứu, đối chiếu dữ liệu.
• Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, mã của cơ quan thuế được thiết lập dưới dạng dải 23 ký tự với cấu trúc chuyên biệt theo quy định, nhằm đảm bảo tính thống nhất, bảo mật và khả năng kiểm tra trên hệ thống quản lý thuế, cấu trúc mã của cơ quan thuế như sau:

C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9-C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20

Trong đó:

• Một ký tự đầu C1: là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Một ký tự C2: là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Hai ký tự C3C4: là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của NNT.
• Năm ký tự C5C6C7C8C9: là một chuỗi 05 ký tự do CQT cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống HĐĐT của CQT đảm bảo tính duy nhất.
• Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20: là chuỗi 11 số được tự sinh từ phần mềm bán hàng đảm bảo tính duy nhất.
• Dầu gạch ngang (-): là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do CQT cấp, chuỗi số đảm bảo tính duy nhất tự sinh từ phần mềm bán hàng.

Mã của cơ quan Thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể được thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh hoặc đơn vị phụ thuộc. Dù sử dụng trên nhiều thiết bị, mã này vẫn phải bảo đảm tính duy nhất cho từng hóa đơn, phục vụ việc đối chiếu và kiểm tra dữ liệu trên hệ thống thuế.

Ví dụ: Người nộp thuế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và được cơ quan thuế cấp dải số A3B4C. Trong năm 2025, người nộp thuế sử dụng loại hóa đơn bán hàng. Khi đó, mã của cơ quan Thuế được hiển thị trên hóa đơn dưới dạng:

M2-25-A3B4C-00001234567, thể hiện đầy đủ thông tin về loại hóa đơn, năm sử dụng, dải số được cấp và số thứ tự của từng hóa đơn.

Xem thêm: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Từ 1/6 có giá trị pháp lý không?

3.2. Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi phát hành hóa đơn. Quy định hiện hành chia thủ tục này thành hai trường hợp riêng biệt, tương ứng với từng hình thức sử dụng và đặc điểm của doanh nghiệp như sau:

• Trường hợp 1: Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lần đầu

Căn cứ Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. 

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả phí dịch vụ, người nộp thuế có thể đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ.

Đối với doanh nghiệp kết nối và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế, việc đăng ký bắt buộc thực hiện trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Hồ sơ đăng ký lập theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tải về mẫu đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại đây.

• Trường hợp 2: Đăng ký chuyển đổi sử dụng Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC, người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã và có nhu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế. 

Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, nếu được xác định rủi ro cao về thuế và nhận thông báo từ cơ quan thuế về việc chuyển đổi, bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã phát hành trước đó, đồng thời tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng theo trình tự, thủ tục quy định. Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, chuyển từ hóa đơn không có mã sang hóa đơn có mã.

Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển đổi, nếu có nhu cầu, người nộp thuế có thể thay đổi lại thông tin sử dụng hóa đơn điện tử để quay trở lại sử dụng hóa đơn không có mã, thực hiện theo đúng quy định của cơ quan thuế.

Tham khảo: Ngày ký hóa đơn điện tử: Cách xác định theo quy định mới nhất

3.3. Xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử có mã do cơ quan Thuế cấp

Xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử có mã do cơ quan Thuế cấp là quy trình bắt buộc nhằm đảm bảo hóa đơn hợp lệ và dữ liệu đối soát chính xác trên hệ thống thuế. 

Căn cứ Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP , quy định chi tiết cách xử lý khi hóa đơn có mã do cơ quan thuế cấp phát sinh sai sót, bao gồm các bước điều chỉnh, sửa đổi và gửi dữ liệu đã điều chỉnh bao gồm các trường hợp như sau:

Trường hợp đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế cấp có sai sót chưa giao cho người mua

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan Thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán thực hiện theo quy trình sau: thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót; sau đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã thay thế hóa đơn đã hủy, nhằm gửi cho người mua. Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn có mã sai sót trên hệ thống để đảm bảo dữ liệu đối soát chính xác.

Trường hợp đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế cấp có sai sót đã giao cho người mua

• Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ của người mua

Khi hóa đơn điện tử có sai sót về tên hoặc địa chỉ người mua, nhưng mã số thuế và các nội dung khác không sai, người bán thực hiện như sau: thông báo cho người mua biết về sai sót mà không phải lập lại hóa đơn; đồng thời gửi thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

• Trường hợp 2: Sai sót về mã số thuế, số tiền trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa (không đúng quy cách, chất lượng): Người bán có thể xử lý theo hai phương án:
  • Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã có sai sót, ghi rõ nội dung điều chỉnh và gửi cơ quan thuế để đối soát.
  • Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã mới, đồng thời thông báo cho người mua về hóa đơn đã được thay thế.

Lưu ý xử lý hóa đơn điện tử có sai sót:

Trường hợp người bán và người mua thỏa thuận lập văn bản trước khi điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Trên hóa đơn điều chỉnh, phải ghi dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.

Trên hóa đơn mới thay thế, phải ghi dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực, đảm bảo hợp pháp và minh bạch trong giao dịch. Quy định về hóa đơn này xác định rõ đối tượng sử dụng, thủ tục đăng ký, phát hành và xử lý sai sót, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro bị xử phạt. Khi bạn nắm vững quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế cấp là bước quan trọng để quản lý hóa đơn hiệu quả và an toàn. Trường hợp doanh nghiệp hoặc cá nhân chưa rõ về các quy định kế toán, nên tham khảo ý kiến của chuyên gia hoặc người có kinh nghiệm.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.