Multitasking là gì? Cách làm việc đa nhiệm hiệu quả trong công việc

Khi khối lượng công việc tăng nhanh hơn khả năng phản ứng, “multitasking” trở thành từ khóa được nhắc đến nhiều trong các doanh nghiệp. Hiểu đúng multitasking là gì giúp nhà quản lý tổ chức luồng công việc hiệu quả, duy trì năng suất cao mà không đánh đổi chất lượng hay sự tập trung của đội ngũ.

1. Multitask là gì?

1.1. Multitask là gì?

Multitask là từ tiếng Anh có nghĩa là “đa nhiệm”. Trong công nghệ, nó dùng để chỉ khả năng của máy tính khi chạy nhiều ứng dụng cùng một lúc. Còn trong đời sống và công việc, multitasking là khả năng con người thực hiện nhiều nhiệm vụ hoặc luân phiên xử lý nhiều công việc khác nhau trong cùng một khoảng thời gian nhất định.

Tuy nhiên, multitasking không chỉ đơn giản là làm hai việc cùng một lúc. Bản chất của kỹ năng này nằm ở khả năng tổ chức và kiểm soát sự tập trung. Một người biết đa nhiệm hiệu quả sẽ hiểu rõ công việc nào cần ưu tiên, công việc nào có thể thực hiện song song, từ đó tối ưu hóa thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng đầu ra.

Xem ngay: 10+ mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc giúp quản lý nhóm hiệu quả

1.2. Các hình thức Multitask

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, con người có thể thực hiện đa nhiệm theo ba hình thức chính:

• Thực hiện hai hoặc nhiều tác vụ cùng lúc: Đây chính là dạng phổ biến nhất, chẳng hạn như vừa nhập dữ liệu, vừa nghe podcast chuyên ngành. Dạng multitask này giúp tiết kiệm thời gian nhưng đòi hỏi sự tập trung cao để tránh sai sót.
• Chuyển đổi giữa các tác vụ khi chưa hoàn thành: Tình huống này thường gặp trong môi trường làm việc năng động, khi bạn đang viết báo cáo thì có cuộc họp khẩn hoặc tin nhắn cần xử lý ngay. Dạng đa nhiệm này đòi hỏi khả năng “đóng - mở” sự tập trung linh hoạt, nếu không rất dễ mất mạch công việc.
• Thực hiện nhiều tác vụ liên tiếp trong thời gian ngắn: Kiểu “đa nhiệm nối tiếp” - bạn hoàn thành một việc rồi nhanh chóng chuyển sang việc khác mà không có thời gian nghỉ giữa chừng. Mặc dù nhìn có vẻ như đơn nhiệm, nhưng thực tế não bộ vẫn phải xử lý nhiều thông tin, yêu cầu năng lượng cao và kỹ năng quản lý thời gian tốt.

Multitasking là kỹ năng thiết yếu trong thời đại số - nơi con người vừa phải xử lý thông tin nhanh, vừa cần thích ứng linh hoạt. Tuy nhiên, để đa nhiệm thực sự hiệu quả, bạn không đơn giản chỉ cần khả năng làm nhiều việc mà còn phải biết ưu tiên, tập trung và tổ chức công việc một cách thông minh.

2. Lợi ích và hạn chế của việc làm việc đa nhiệm

2.1. Lợi ích 

Năng suất và tốc độ xử lý công việc luôn được xem là thước đo quan trọng của hiệu quả làm việc. Chính vì vậy, kỹ năng multitasking hay còn gọi là làm việc đa nhiệm ngày càng được đánh giá cao. Khi được áp dụng đúng cách, multitask mang lại hàng loạt lợi ích không chỉ cho cá nhân mà còn cho cả tập thể và tổ chức.

• Tăng năng suất và hiệu quả làm việc: Hỗ trợ con người hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong cùng một khoảng thời gian. Khi bạn có khả năng xử lý linh hoạt các công việc song song - bạn đang tận dụng thời gian chết một cách thông minh.
• Tối ưu chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp: Multitasking giúp giải quyết vấn đề này ở mức độ chiến lược: khi một nhân viên có thể đảm nhiệm nhiều vai trò hoặc công việc cùng lúc, doanh nghiệp có thể giảm bớt nhu cầu tuyển dụng, tiết kiệm chi phí đào tạo và tối ưu hóa nguồn nhân lực hiện có.
• Tăng khả năng thích ứng và linh hoạt trong công việc: Multitasking giúp nhân viên thích ứng nhanh với các tình huống bất ngờ, chẳng hạn khi có dự án gấp, sự cố khách hàng hoặc thay đổi kế hoạch kinh doanh.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc chủ động và trách nhiệm: Khi được giao nhiều nhiệm vụ khác nhau, nhân viên thường có xu hướng chủ động hơn trong việc tổ chức công việc và ra quyết định. Multitasking khiến họ cảm thấy mình được tin tưởng, có vai trò quan trọng trong quy trình vận hành.
• Phát triển kỹ năng và mở rộng tư duy toàn diện: Làm việc đa nhiệm giúp nhân sự tiếp cận nhiều lĩnh vực chuyên môn trong thời gian ngắn, từ đó hình thành năng lực tổng hợp - một yếu tố quan trọng để phát triển sự nghiệp lâu dài.

Multitasking khi được áp dụng đúng cách mang lại nhiều giá trị thực tiễn: từ tăng năng suất, giảm chi phí, đến phát triển kỹ năng và tinh thần chủ động cho nhân viên. Tuy nhiên, nếu bị lạm dụng, đa nhiệm có thể phản tác dụng, khiến hiệu quả và chất lượng công việc giảm sút.

Multitasking có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn, nhưng nếu không có công cụ hỗ trợ, bạn rất dễ quá tải và mất kiểm soát. iPOS HRM giúp bạn làm việc thông minh hơn:

• Tự động hóa chấm công - tính lương - sắp xếp ca làm
• Giảm tải khâu hành chính, giúp nhân viên tập trung vào công việc chính
• Tối ưu thời gian quản lý, tránh sai sót trong quy trình

2.2. Hạn chế

Mặc dù multitasking mang lại nhiều lợi ích rõ ràng như tăng năng suất, tiết kiệm thời gian và chi phí, nhưng nếu không được kiểm soát, nó lại có thể phản tác dụng.

• Giảm hiệu quả và chất lượng công việc: Khi thực hiện nhiều công việc cùng lúc, sự tập trung của não bộ bị phân tán, dẫn đến việc không công việc nào được hoàn thành trọn vẹn.
• Gây căng thẳng và stress kéo dài: Việc phải xử lý nhiều nhiệm vụ song song khiến não bộ luôn trong tình trạng quá tải, dẫn đến stress, mệt mỏi và suy giảm trí nhớ ngắn hạn.
• Giảm khả năng sáng tạo và tư duy chiến lược: Não bộ chỉ có thời gian xử lý ngắn hạn, nó sẽ ưu tiên các tác vụ “khẩn cấp” thay vì “quan trọng”, khiến người làm việc dễ rơi vào tình trạng phản ứng nhanh nhưng thiếu tư duy dài hạn. Trong môi trường kinh doanh, điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp xử lý tình huống tốt, nhưng chậm đổi mới và khó bứt phá.
• Gây khó khăn trong giao tiếp và phối hợp nhóm: Khi quá chú trọng vào công việc cá nhân, nhân viên dễ bỏ lỡ thông tin, hiểu sai chỉ đạo hoặc không kịp phản hồi trong các chuỗi liên lạc nội bộ.
• Mất cân bằng và khó quản lý thời gian: Khi multitasking quá nhiều, con người thường đánh mất cảm giác kiểm soát tiến độ. Mỗi công việc chỉ được xử lý một phần mà chưa hoàn thành trọn vẹn, dẫn đến backlog (tồn đọng) tăng nhanh và gây áp lực ngày càng lớn.

“Mặc dù chi phí chuyển đổi tác vụ (switch cost) có thể tương đối nhỏ, chỉ bằng vài phần mười giây cho mỗi lần nhảy cóc, thế nhưng nó sẽ trở thành một con số khổng lồ nếu mọi người cứ lặp đi lặp lại quá trình chuyển đổi đó. Multitask trông có thể hữu ích trên bề mặt, thế nhưng đến cuối cùng nó sẽ tiêu tốn nhiều thời gian hơn, dễ phát sinh lỗi hơn và giết chết 40% hiệu quả làm việc của ai đó”. (Theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ)

Đọc ngay: Top 10 phần mềm quản lý công việc hàng ngày tốt nhất 2025

3. Cách làm việc đa nhiệm hiệu quả trong công việc

Điều đầu tiên bạn cần phải nhớ chính là bạn không thể loại bỏ các thao tác đa nhiệm một cách hoàn toàn – ít nhất là không phải ngay lập tức. Thứ tốt nhất mà bạn có thể làm bây giờ là lựa chọn chiến lược làm sao để multitask một cách tốt nhất.

3.1. Sắp xếp công việc phù hợp

Đa nhiệm (multitasking) chỉ thực sự hiệu quả khi bạn biết sắp xếp công việc hợp lý. Không có chiến lược quản lý công việc rõ ràng, multitasking rất dễ biến thành “đa loạn” - khiến bạn phải xử lý quá nhiều thứ cùng lúc mà không việc nào đạt kết quả như mong muốn. 

Phương pháp sắp xếp công việc phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay là Ma trận Eisenhower, được đặt theo tên của tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower - người nổi tiếng với khả năng quản lý thời gian và ra quyết định chiến lược.

Ma trận chia công việc thành 4 nhóm ưu tiên, giúp bạn xác định rõ đâu là việc cần làm ngay và đâu là việc có thể ủy quyền hoặc loại bỏ:

Khi đã có danh sách rõ ràng, bạn có thể chọn các đầu việc phù hợp để thực hiện song song, thay vì xử lý mọi thứ một cách ngẫu hứng. Đây chính là bí quyết của multitasking có chiến lược - biết khi nào nên kết hợp và khi nào nên tách biệt.

Xem ngay: Quy trình quản lý công việc để đạt kết quả tốt nhất

3.2. Single task các đầu việc phức tạp và multitask với những đầu việc dễ dàng

Single task là hình thức tập trung 100% năng lượng và sự chú ý vào một nhiệm vụ duy nhất cho đến khi hoàn thành. Ngược lại, Multitask là việc xử lý nhiều nhiệm vụ trong cùng một khoảng thời gian dù là đồng thời hay luân phiên nhanh giữa các công việc.

Điểm khác biệt quan trọng nằm ở mức độ yêu cầu của nhiệm vụ:

• Với đầu việc phức tạp, cần sự chính xác, phân tích hoặc sáng tạo (ví dụ: lập kế hoạch chiến lược, soạn thảo hợp đồng, phân tích dữ liệu), bạn nên single task để tránh sai sót và duy trì chất lượng.
• Với đầu việc đơn giản, lặp lại hoặc không đòi hỏi tư duy sâu, bạn có thể multitask như trả lời email, sắp xếp file, theo dõi tin nhắn khách hàng song song với công việc chính.

Điều này tương tự như cách vận hành của máy tính: hệ điều hành luôn ưu tiên xử lý tác vụ nặng trước, rồi mới chạy nền các tác vụ nhẹ. Con người cũng nên làm việc theo nguyên tắc này để duy trì hiệu suất cao và giảm áp lực cho não bộ.

Những công việc đòi hỏi tư duy chiến lược, sáng tạo hoặc ra quyết định quan trọng không thể bị chia nhỏ sự tập trung. Khi bạn liên tục chuyển đổi giữa các đầu việc, não bộ sẽ mất thời gian mỗi khi quay lại nhiệm vụ cũ.

Multitask phát huy tác dụng rõ rệt khi bạn xử lý các công việc mang tính hành chính, lặp lại hoặc ít rủi ro - cách tận dụng thời gian hiệu quả cho những khoảng trống trong lịch làm việc mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc chính.

3.3. Nhóm các công việc tương tự với nhau

Não bộ con người không được thiết kế để chuyển đổi nhanh giữa các loại nhiệm vụ khác nhau. Mỗi lần chuyển từ một công việc sang một công việc khác, bộ não cần vài chục giây để tái khởi động sự tập trung. Hành động tưởng như nhỏ này, nếu lặp lại hàng chục lần trong ngày, có thể khiến bạn mất hàng giờ mà không hề nhận ra.

Chính vì vậy, nhóm các công việc cùng loại giúp giảm đáng kể chi phí chuyển đổi (switching cost). Khi thực hiện những công việc tương tự, bộ não được hoạt động trong cùng một chế độ 

Để tận dụng lợi thế của phương pháp này, người làm việc đa nhiệm cần phân loại công việc theo tính chất, quy trình hoặc mục tiêu.

Việc nhóm các công việc tương tự là một trong những nguyên tắc cốt lõi để đa nhiệm có kiểm soát. Nó giúp bạn giảm căng thẳng, duy trì sự tập trung và tối ưu hóa năng lượng trí tuệ trong ngày làm việc.

Tham khảo: Top 7+ mẫu bảng phân công công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

3.4. Làm việc với nhịp độ phù hợp

Làm việc đa nhiệm đòi hỏi sự linh hoạt cao, nhưng nếu thiếu kiểm soát, bạn có thể rơi vào tình trạng làm nhanh nhưng không sâu. Khi đó, số lượng nhiệm vụ hoàn thành nhiều hơn nhưng chất lượng đầu ra lại giảm, kéo theo việc phải sửa chữa, làm lại - mất thêm thời gian và công sức.

Cách để khắc phục là thiết lập nhịp độ làm việc phù hợp với từng nhóm nhiệm vụ:

• Với các công việc cần tư duy cao (lên kế hoạch, viết nội dung, phân tích dữ liệu) → làm chậm, tập trung sâu.
• Với các công việc lặp lại hoặc mang tính kỹ thuật (nhập dữ liệu, phản hồi email, kiểm tra báo cáo) → có thể tăng tốc hoặc làm xen kẽ với nhiệm vụ khác.

Pomodoro Technique - kỹ thuật chia nhỏ thời gian làm việc thành các chu kỳ 25 phút tập trung (Pomodoro), xen kẽ với 5 phút nghỉ ngắn. Sau 4 chu kỳ, bạn sẽ nghỉ dài hơn từ 15 đến 30 phút.

Khi áp dụng Pomodoro, bạn sẽ:

• Duy trì sự tập trung cao độ trong từng khoảng thời gian ngắn
• Có quãng nghỉ định kỳ giúp não bộ tái tạo năng lượng
• Giảm cảm giác quá tải khi phải làm việc đa nhiệm liên tục

Làm việc đa nhiệm hiệu quả không nằm ở việc làm nhanh, mà ở việc duy trì nhịp điệu thông minh. Khi bạn biết điều chỉnh tốc độ phù hợp với loại công việc, thể trạng và năng lượng của bản thân, bạn sẽ đạt được sự cân bằng giữa hiệu suất - chất lượng - sức khỏe tinh thần.

“Multitasking là gì” không phải câu hỏi về tốc độ mà là câu hỏi về hiệu quả. Khi biết cách sắp xếp ưu tiên, giới hạn công việc và tận dụng công cụ hỗ trợ, chúng ta có thể đạt hiệu suất cao mà vẫn giữ được sự cân bằng. Đa nhiệm hiệu quả là nghệ thuật quản lý thời gian, không phải chạy đua với nó.