Quy định mới nhất về chữ ký số hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là chìa khóa xác thực giao dịch và đảm bảo giá trị pháp lý cho mọi hóa đơn doanh nghiệp phát hành. Khi bạn hiểu đúng bản chất chữ ký số, cùng mối liên hệ giữa chữ ký số và hóa đơn điện tử và cơ sở pháp lý điều chỉnh sẽ là yếu tố bắt buộc để tránh sai sót và rủi ro bị xử phạt. Qua bài viết dưới đây tôi sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ quy định mới nhất, giải quyết những vướng mắc thường gặp khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chữ ký số hóa đơn điện tử là gì? 

Chữ ký số hóa đơn điện tử là cách gọi quen thuộc khi đề cập đến việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Thuật ngữ này giúp doanh nghiệp hiểu rõ mối liên hệ giữa chữ ký số và quy trình lập, phát hành, cũng như quản lý hóa đơn đúng quy định.

2. Mối quan hệ giữa chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp, tổ chức khi lập và phát hành hóa đơn điện tử bắt buộc phải gắn chữ ký số hợp lệ. Đây là điều kiện pháp lý tiên quyết để hóa đơn được cơ quan Thuế chấp nhận và có giá trị sử dụng trong giao dịch.

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử đóng vai trò như chứng thư xác thực thể hiện sự đồng ý của bên bán và bên mua đối với các nội dung đã ghi nhận. Đồng thời, chữ ký số bảo đảm tính toàn vẹn, chống chỉnh sửa, chống giả mạo và cung cấp khả năng truy vết khi có tranh chấp, giúp hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy truyền thống.

Hiện nay, pháp luật cho phép sử dụng nhiều loại chữ ký số khác nhau tùy theo quy mô và nhu cầu vận hành của từng doanh nghiệp:

• Chữ ký số USB Token: Thiết bị phần cứng nhỏ gọn chứa khóa bí mật, người dùng phải cắm trực tiếp vào máy tính khi thực hiện ký số.
• Chữ ký số HSM: Hệ thống ký số tập trung, tự động, tốc độ cao; phù hợp với doanh nghiệp lớn hoặc đơn vị cần ký với số lượng hóa đơn nhiều.
• Chữ ký số từ xa (Remote Signing): Ký số thông qua nền tảng đám mây mà không cần thiết bị vật lý, thuận tiện cho doanh nghiệp thường xuyên làm việc online.
• Chữ ký số cá nhân: Áp dụng cho cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh khi phát hành hóa đơn điện tử; giúp xác thực danh tính và đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế.

Như vậy, việc áp dụng đúng loại chữ ký số và tuân thủ đầy đủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC là yếu tố then chốt để hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được cơ quan Thuế chấp nhận và đảm bảo giá trị pháp lý trong mọi giao dịch. Mỗi loại chữ ký số đều có ưu điểm và phạm vi sử dụng riêng, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp với mô hình và tần suất phát hành hóa đơn của mình. Khi bạn nắm rõ yêu cầu pháp lý, hiểu đúng chức năng của chữ ký số và vận hành đúng quy trình, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa rủi ro, tránh bị xử phạt và tối ưu hiệu quả quản lý hóa đơn. 

Để ký số hóa đơn dễ dàng và đúng chuẩn pháp lý, doanh nghiệp nên dùng phần mềm hỗ trợ ký số trực tiếp trên hệ thống. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn cho phép tích hợp chữ ký số tự động, phù hợp cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

3. Cơ sở pháp lý quy định chữ ký số hóa đơn điện tử

Cơ sở pháp lý về chữ ký số trên hóa đơn điện tử được quy định chặt chẽ nhằm bảo đảm mỗi hóa đơn phát hành đều có giá trị pháp lý và khả năng xác thực rõ ràng.

3.1. Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số

Việc sử dụng chữ ký số là nghĩa vụ bắt buộc trong nhiều giao dịch điện tử để đảm bảo tính pháp lý và khả năng xác thực của thông tin bao gồm như sau:

• Trường hợp 1: Doanh nghiệp thực hiện kê khai và nộp thuế

Kể từ năm 2015, doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc phải kê khai và nộp thuế bằng phương thức điện tử, căn cứ theo Công văn 16132/BTC-TCT, Nghị định 12/2015/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019. Các văn bản này thống nhất yêu cầu tổ chức kinh doanh chuyển đổi từ hình thức nộp thuế tiền mặt sang giao dịch điện tử, đồng thời sử dụng chữ ký số hợp lệ thay cho chữ ký tay khi làm việc với cơ quan thuế. Quy định này nhằm đảm bảo tính pháp lý, tính bảo mật và sự minh bạch trong quá trình kê khai, nộp thuế qua môi trường số.

• Trường hợp 2: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, cùng với Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đáng lưu ý, khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán và người mua, trừ các trường hợp được miễn theo khoản 14 Điều này. 

Do đó, việc áp dụng chữ ký số trở thành yêu cầu bắt buộc để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ, được cơ quan thuế chấp nhận và có giá trị pháp lý trong giao dịch.

• Trường hợp 3: Thực hiện kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử

Căn cứ theo Điều 4 Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017, tổ chức và cá nhân khi thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội bắt buộc phải sử dụng chứng thư số hợp lệ do đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo đúng quy định pháp luật. 

Trường hợp cá nhân chưa được cấp chứng thư số, cơ quan Bảo hiểm xã hội cho phép sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cấp để bảo đảm việc xác thực danh tính và tính hợp lệ của hồ sơ trong suốt quá trình giao dịch trực tuyến.

Xem thêm: Ngày ký hóa đơn điện tử: Cách xác định theo quy định mới nhất

3.2. Trường hợp không bắt buộc có chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Căn cứ tại khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nội dung của hóa đơn:

“Điều 10. Nội dung của hóa đơn

…..

1. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
2. a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
3. b) Đối với hóa đơn điện tử:

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.”

Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép một số loại hóa đơn đặc thù được miễn chữ ký số nhằm tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, giảm thủ tục trong các giao dịch thường xuyên, đồng thời vẫn bảo đảm tính pháp lý và khả năng kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế:

• Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).
  • Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
• Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
• Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
  • Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
  • Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử.
  • Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

Tham khảo: Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025

3.3. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

Căn cứ điểm c khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: 

“Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

……

1. c) Sửa đổi, bổ sung khoản 9 như sau:

“9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định này). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.””

Như vậy thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được xác định là thời điểm người bán hoặc người mua thực hiện ký bằng chữ ký số trên hóa đơn, hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch. 

Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập nhưng thời điểm ký số khác với thời điểm lập, thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế) hoặc thời điểm chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã) phải được thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn, trừ trường hợp gửi theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. 

Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, trong khi người mua khai thuế theo thời điểm nhận hóa đơn, đảm bảo đầy đủ và đúng quy định về hình thức, nội dung theo Điều 10 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Đọc ngay: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

3.4. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử phải là chữ ký số an toàn

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử phải là chữ ký số an toàn, được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định của pháp luật. Quy định này đảm bảo tính pháp lý, toàn vẹn và bảo mật của hóa đơn, đồng thời ngăn ngừa tình trạng giả mạo, chỉnh sửa nội dung sau khi hóa đơn đã phát hành.

Căn cứ Điều 9 Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định:

“Điều 9. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn

1. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn phải đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử.

Chữ ký điện tử chuyên dùng được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức tạo lập được xem là đáp ứng đủ các yêu cầu tại khoản 2 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử.

1. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn do cơ quan, tổ chức tạo lập, sử dụng riêng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, bao gồm:
2. a) Hoạt động nội bộ của cơ quan, tổ chức tạo lập;
3. b) Hoạt động chuyên ngành hoặc lĩnh vực, có cùng tính chất hoạt động hoặc mục đích công việc và được liên kết với nhau thông qua điều lệ hoạt động hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức, hình thức liên kết, hoạt động chung;
4. c) Hoạt động đại diện cho chính cơ quan, tổ chức tạo lập chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn để giao dịch với tổ chức, cá nhân khác.
5. Cơ quan, tổ chức tạo lập chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với việc sử dụng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn theo quy định tại khoản 2 Điều này.”

Như vậy để chữ ký số trên hóa đơn điện tử là chữ ký số an toàn phải đáp ứng các điều kiện và chức năng nhiệm như sau: 

• Điều kiện là chữ ký số an toàn:
• Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;
• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chuyên dùng chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;
• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chuyên dùng chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
• Hiệu lực của chữ ký điện tử chuyên dùng có thể được kiểm tra theo điều kiện do các bên tham gia thỏa thuận.
• Chức năng và nhiệm vụ của chữ ký số an toàn:
• Hoạt động nội bộ của cơ quan, tổ chức tạo lập;
• Hoạt động chuyên ngành hoặc lĩnh vực, có cùng tính chất hoạt động hoặc mục đích công việc và được liên kết với nhau thông qua điều lệ hoạt động hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức, hình thức liên kết, hoạt động chung;
• Hoạt động đại diện cho chính cơ quan, tổ chức tạo lập chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn để giao dịch với tổ chức, cá nhân khác.

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là công cụ xác thực pháp lý quan trọng, thể hiện sự đồng ý của người bán và người mua, đồng thời bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật của hóa đơn. Việc sử dụng chữ ký số tuân thủ chặt chẽ theo quy định pháp luật. Nắm rõ quy định mới nhất về chữ ký số hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế. Hãy cập nhật ngay hướng dẫn và triển khai chữ ký số đúng quy định để hóa đơn điện tử của doanh nghiệp luôn hợp pháp và an toàn. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.