Tạo báo cáo xuất - nhập - tồn kho chỉ trong 1 phút

Trong quản lý kho, việc theo dõi chính xác tồn kho là điều cần thiết. Với phần mềm quản lý kho, bạn có thể tạo báo cáo xuất - nhập - tồn kho chỉ trong 1 phút, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1. Tầm quan trọng của báo cáo xuất - nhập - tồn kho

Báo cáo xuất - nhập - tồn kho là công cụ quan trọng trong việc quản lý và theo dõi tình hình kho hàng. Việc tạo báo cáo chính xác giúp doanh nghiệp:

• Duy trì mức tồn kho hợp lý: Đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn để bán mà không gặp phải tình trạng hết hàng hoặc tồn kho dư thừa.
• Kiểm soát chi phí hiệu quả: Theo dõi chi phí liên quan đến việc nhập và xuất hàng, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.
• Cải thiện quy trình quản lý kho: Dữ liệu từ báo cáo giúp nhận diện các sản phẩm bán chạy hoặc chậm, từ đó tối ưu hóa các quyết định nhập hàng.

Với một báo cáo xuất - nhập - tồn kho chính xác, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh.

2. Những khó khăn trong việc tạo báo cáo tồn kho thủ công

Việc tạo báo cáo tồn kho thủ công có thể gặp phải một số khó khăn lớn, đặc biệt khi doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc nhiều mặt hàng:

• Tốn thời gian và công sức: Quá trình nhập liệu và tính toán thủ công đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt đối với những cửa hàng có khối lượng hàng hóa lớn.
• Dễ xảy ra sai sót: Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến lỗi, gây mất tính chính xác của báo cáo và ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.
• Khó theo dõi lịch sử tồn kho: Quản lý kho thủ công không thể theo dõi một cách chi tiết và liên tục, khiến việc phát hiện sự thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa trở nên khó khăn.
• Không đồng bộ: Việc ghi chép tồn kho thủ công không thể đồng bộ với hệ thống bán hàng hoặc các bộ phận khác, dẫn đến sự thiếu nhất quán trong dữ liệu.

Những khó khăn này khiến việc quản lý kho trở nên kém hiệu quả, dẫn đến sự mất mát trong cơ hội kinh doanh và tăng chi phí vận hành.

3. Lợi ích khi tạo báo cáo xuất - nhập - tồn kho nhanh chóng

Khi việc tạo báo cáo được thực hiện nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích lớn:

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải nhập liệu và tính toán thủ công, phần mềm giúp tự động hóa các công đoạn này, tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
• Dữ liệu chính xác: Báo cáo tự động đảm bảo tính chính xác, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán.

• Cập nhật theo thời gian thực: Với phần mềm quản lý kho, báo cáo được cập nhật liên tục theo thời gian thực, giúp bạn có cái nhìn chính xác về tình trạng tồn kho.
• Dễ dàng phân tích: Dữ liệu báo cáo được trình bày rõ ràng, dễ dàng phân tích để đưa ra các quyết định nhập hàng hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh kịp thời.
• Tăng cường kiểm soát: Báo cáo nhanh chóng giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các sản phẩm tồn kho và có các biện pháp kịp thời để tối ưu hóa quy trình bán hàng.

Khi báo cáo tồn kho được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý kho, kiểm soát chi phí, và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Việc quản lý tồn kho hiệu quả không chỉ dừng ở việc tạo báo cáo nhanh, mà còn cần quy trình quản lý nhập xuất tồn kho chuẩn chỉnh để đảm bảo hàng hóa được kiểm soát xuyên suốt.

Nếu bạn đang mất quá nhiều thời gian cho việc làm báo cáo thủ công, hoặc khó kiểm soát tồn kho chính xác theo từng thời điểm, thì Nhanh.POS chính là công cụ bạn cần.

• Tạo báo cáo xuất – nhập – tồn kho chỉ trong 1 phút
• Lọc báo cáo theo thời gian, kho hàng, nhóm sản phẩm, kênh bán
• Theo dõi được giá vốn đầu kỳ, cuối kỳ, giá trung bình hoàn toàn tự động
• Hỗ trợ ra quyết định nhập hàng và tối ưu tồn kho chính xác

4. Cách tạo báo cáo xuất - nhập - tồn kho chỉ trong 1 phút 

Tạo báo cáo xuất - nhập - tồn kho trong thời gian ngắn không còn là điều khó khăn với sự trợ giúp của phần mềm quản lý kho như Nhanh.POS. Các bước đơn giản để tạo báo cáo chỉ trong 1 phút bao gồm:

Để xem báo cáo, người dùng truy cập vào Báo cáo > Tồn kho > Xuất nhập tồn theo sản phẩm

4.1. Bộ lọc báo cáo

Mỗi lần lọc báo cáo sẽ lưu lại báo cáo đã xem, để xem lại những báo cáo cũ đã lọc, người dùng nhấn vào tab Báo cáo đã lưu

• Tại đây sẽ hiện ra danh sách các báo cáo đã được tạo, để xem chi tiết từng báo cáo, người xem có thể ấn trực tiếp vào tên báo cáo
• Để xóa nhiều cáo báo một lúc, người dùng có thể tích chọn hàng loạt và chọn xóa các dòng đã chọn

Ngoài ra để xem báo cáo mới cần ấn Lọc để hiện ra thông tin báo cáo

4.2. Chi tiết báo cáo

Mã: Mã sản phẩm

Mã vạch: Mã vạch sản phẩm

Sản phẩm: Tên sản phẩm

Tồn hiện tại: Lượng tồn hiện tại của sản phẩm

Tổng tồn: Tổng tồn hiện tại của sản phẩm

Tồn đầu kỳ: Lấy theo ngày bắt đầu của khoảng thời gian lọc

• Số lượng tồn đầu kỳ
• Giá vốn sản phẩm
• Tổng giá trị thành tiền

Nhập trong kỳ

• Số lượng nhập
• Giá vốn sản phẩm
• Tổng giá trị thành tiền

Xuất trong kỳ

• Số lượng xuất
• Giá vốn sản phẩm
• Tổng giá trị thành tiền

Tồn cuối kỳ: lấy theo ngày kết thúc của khoảng thời gian lọc

• Số lượng tồn cuối kỳ
• Giá vốn sản phẩm
• Tổng giá trị thành tiền

4.3. Lưu ý logic

• Báo cáo này không tính xuất nhập kho của các sản phẩm dịch vụ.
• Nếu doanh nghiệp có cài đặt sử dụng giá vốn đích danh và sản phẩm là loại "Sản phẩm theo IMEI": giá vốn trong kỳ sẽ bằng giá nhập lần nhập nhà cung cấp gần nhất.
• Lưu ý: Khi lọc theo sản phẩm cha, Giá trị thành tiền chỉ đúng khi Tính theo giá vốn trung bình trong kỳ, giá trị tính theo giá vốn cuối kỳ sẽ không chính xác (khi giá vốn các sản phẩm con là khác nhau)
• Cột Tổng tồn sẽ tính cả số lượng sản phẩm trong các phiếu kho đã duyệt (phiếu chưa xác nhận nhập vào kho nhận).

4.3.1. Tính theo giá vốn cuối kỳ

Là giá vốn trong lần nhập XNK cuối cùng trong khoảng thời gian lọc (Không tính phiếu XNK chuyển kho, phiếu XNK liên quan trực tiếp tới IMEI). Nếu trong kỳ có nhiều lần nhập kho ảnh hưởng đến giá vốn sản phẩm thì giá vốn trong kỳ sẽ lấy theo giá vốn cuối của kỳ

Ví dụ: trong báo cáo này lọc từ 1/3/2023 -> 22/3/2023 theo cách tính giá vốn cuối kỳ, sản phẩm "Áo mưa trẻ em - hồng pastel 1 - M" có giá vốn đầu kỳ là 50.000, giá vốn của nhập xuất trong kỳ và cuối kỳ đều là 58.048

Khi xem trong chi tiết xuất nhập kho sản phẩm đó thì có

Ở đây với cách tính theo giá vốn cuối kỳ thì giá vốn nhập xuất trong kỳ và cuối kỳ đều lấy theo giá vốn của lần nhập cuối cùng trong kỳ ở đây là phiếu nhập ngày 20/3 với giá vốn là 58.048 (không lấy theo giá vốn trong kỳ là 59.524). Còn giá vốn đầu kỳ thì lấy theo giá vốn đầu tiên của khoảng thời gian lọc, ở đây là ngày 15/03 với giá vốn là 50.000

4.3.2. Giá vốn trung bình trong kỳ

Là giá vốn trung bình của sản phẩm trong khoảng thời gian lọc. Nếu trong kỳ có nhiều lần nhập kho ảnh hưởng đến giá vốn sản phẩm thì giá vốn trong kỳ sẽ lấy theo trung bình giá vốn trong kỳ

Ví dụ: trong báo cáo này lọc từ 1/3/2023 -> 22/3/2023 theo cách tính giá vốn trung bình trong kỳ, sản phẩm "Áo mưa trẻ em - hồng pastel 1 - M" có giá vốn đầu kỳ là 50.000, giá vốn của nhập trong kỳ và cuối kỳ đều là 54.893,44 và giá vốn xuất trong kỳ là 59.524

Khi xem trong chi tiết xuất nhập kho sản phẩm đó thì có

Ở đây với cách tính theo giá vốn trung bình trong kỳ thì giá vốn nhập trong kỳ và giá vốn cuối kỳ đang tính theo trung bình cộng các lần nhập kho (cụ thể là 4 lần nhập: 3 lần ngày 15/3 và 1 lần ngày 20/3) với giá vốn trung bình tính bằng công thức

= (giá vốn lần nhập 1 * số lượng lần nhập 1 + giá vốn lần nhập 2 * số lượng lần nhập 2 + ... ) / tổng số lượng đã nhập = (58.048 * 1 + 59.524 * 2 + 59.524 * 10 + 50.000 * 12) / 25 = 54.893,44 .

Còn giá vốn đầu kỳ thì lấy theo giá vốn từ trước đến giờ (từ lúc phát sinh phiếu xnk đầu tiên) đến ngày bắt đầu của khoảng thời gian lọc, ở đây là ngày 15/03 với giá vốn là 50.000 và giá vốn xuất trong kỳ lấy theo trung bình cộng giá vốn của các phiếu xuất (= tổng giá trị phiếu xuất sản phẩm lấy theo giá vốn / tổng số lượng xuất) là 59.524

4.3.3. Logic giá vốn đầu kỳ

Nếu xem báo cáo trong 1 ngày 1/3/2023 và không có phát sinh xuất nhập kho gì trong ngày 1/3 đó thì,

Giá vốn đầu kỳ sẽ tính theo từ trước tới giờ (từ khi ghi nhận phiếu xuất nhập kho đầu tiên) đến thời điểm ngày 1/3/2023

Và giá vốn đầu kỳ sẽ bằng = (tổng nhập sản phẩm xuất nhập kho theo giá vốn - tổng xuất sản phẩm xuất nhập kho theo giá vốn) / (tổng số lượng nhập - tổng số lượng xuất)

Giá vốn đầu kỳ = (13.843.968 - 4.312.461) / (108-41) = 142.261,3

Chú ý:

Để xem chi tiết tổng các phiếu xuất nhập kho của sản phẩm trong kỳ, người dùng có thể nhấn trực tiếp vào dữ liệu màu xanh ở cột Tên sản phẩm

• Để xem chi tiết các phiếu nhập thì nhấn vào dữ liệu màu xanh ở cột SL(Nhập trong kỳ)
• Để xem chi tiết các phiếu xuất thì nhấn vào dữ liệu màu xanh ở cột SL(Xuất trong kỳ)

Nếu bạn đang sử dụng Excel để theo dõi kho, có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel để tối ưu cách nhập liệu, công thức và lọc dữ liệu nhanh chóng.

5. Doanh nghiệp nào cần phần mềm quản lý kho để tạo báo cáo tồn kho nhanh chóng

Tạo báo cáo tồn kho nhanh chóng là một tính năng cực kỳ quan trọng đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc đang phát triển mạnh:

• Doanh nghiệp bán lẻ đa kênh: Các cửa hàng bán hàng trên nhiều sàn thương mại điện tử và website cần phần mềm để đồng bộ và theo dõi tình trạng kho trên tất cả các kênh.
• Doanh nghiệp có số lượng sản phẩm lớn: Khi doanh nghiệp có nhiều loại sản phẩm với các đặc điểm khác nhau, việc quản lý kho và theo dõi tình hình xuất - nhập - tồn kho trở nên phức tạp. Phần mềm quản lý kho giúp theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, hạn chế việc sai sót trong báo cáo.
• Doanh nghiệp sản xuất và phân phối: Những công ty sản xuất cần kiểm soát lượng nguyên vật liệu nhập vào và thành phẩm xuất ra. Phần mềm quản lý kho giúp theo dõi tồn kho, báo cáo được tình hình xuất nhập liên tục.
• Doanh nghiệp có chuỗi cửa hàng: Các doanh nghiệp có nhiều cửa hàng cần phần mềm để tạo báo cáo thống nhất và đồng bộ giúp việc theo dõi hàng hóa tại từng cửa hàng trở nên dễ dàng hơn, không bị gián đoạn.
• Doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian và chi phí: Phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc tạo báo cáo thủ công, từ đó giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ quản lý và nhân viên kho.

Dù bạn là chuỗi cửa hàng hay shop bán hàng online, việc tạo báo cáo tồn kho chính xác, nhanh chóng sẽ giúp kiểm soát dòng hàng hiệu quả và ra quyết định đúng thời điểm. Hãy để Nhanh.POS hỗ trợ bạn quản lý kho khoa học hơn - chính xác đến từng chi tiết.

Phần mềm quản lý kho là giải pháp cần thiết giúp các doanh nghiệp nhanh chóng tạo báo cáo chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.

Tạo báo cáo xuất - nhập - tồn kho nhanh chóng chỉ trong 1 phút không đơn giản chỉ là một lợi thế về thời gian mà còn giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho chính xác hơn. Tôi khuyên bạn nên áp dụng phần mềm quản lý kho ngay để tối ưu hóa quy trình và đảm bảo hoạt động kho luôn thông suốt. Đừng bỏ qua cơ hội tối ưu hóa quy trình của mình.