Kế toán bán hàng ghi nhận và phân loại còn công nợ phải thu đảm bảo việc quản lý và thu hồi các khoản công nợ từ khách hàng. Làm sao để đảm bảo quyền lợi và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Cùng Nhanh.vn tìm hiểu quy trình, nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu cho doanh nghiệp trong bài viết này.

Nội dung chính [hide]

1. Công nợ phải thu là gì?

2. Tổng hợp các tài khoản kế toán công nợ phải thu

3. Mô tả chi tiết công việc kế toán công nợ phải thu

4. Nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu

5. TOP 9 sai lầm kế toán công nợ phải thu thường mắc phải

1. Công nợ phải thu là gì?

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu là hai khía cạnh quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Hai nghiệp vụ này giữ vai trò tạo lập thông tin tài chính chính xác và hiểu rõ các quy trình và quy định kế toán, quản lý bán hàng và công nợ phải thu của doanh nghiệp.

Công nợ phải thu là các khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ hoặc quyền lợi mà doanh nghiệp sẽ thu được trong tương lai từ các tổ chức kinh tế hoặc cá nhân khác. Đây là các khoản nợ mà doanh nghiệp có quyền và có trách nhiệm thu hồi: tạm ứng cán bộ công nhân viên, cho vay, bán hàng hóa, ký quỹ, thanh toán thiếu,....

Công nợ phải thu là gì?

Công nợ phải thu được phân loại theo nội dung kinh tế và thời hạn thanh toán. Phân loại theo nội dung kinh tế bao gồm các khoản nợ phải thu khách hàng, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, khoản nợ phải thu khác, khoản tạm ứng, khoản nợ phải thu nội bộ, khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược và dự phòng phải thu thuộc trường hợp khó đòi.

Công nợ phải thu được chia theo thời hạn thanh toán: Công nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn. Ngắn hạn là những khoản thu được trong vòng 12 tháng, còn công nợ phải thu dài hạn là các khoản thu sau 12 tháng.

Trong báo cáo tài chính, công nợ phải thu được ghi nhận trong phần tài sản trên bảng cân đối kế toán thể hiện giá trị các khoản thu mà doanh nghiệp đang chờ đợi thu hồi trong tương lai. Nợ phải thu đóng vai trò quan trọng trong đánh giá tình hình tài chính và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Tổ chức và quản lý công nợ phải thu là hoạt động quan trọng cần thực hiện của doanh nghiệp. Thu hồi công nợ đúng thời hạn và hiệu quả sẽ duy trì dòng tiền và đảm bảo sự ổn định tài chính của doanh nghiệp.

Xem thêm: Hướng dẫn theo dõi công nợ chi tiết, hiệu quả cập nhật mới nhất 2024

2. Tổng hợp các tài khoản kế toán công nợ phải thu

Các nguyên tắc kế toán cho các khoản nợ phải thu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC bao gồm:

Theo dõi chi tiết theo kỳ hạn, đối tượng và loại nguyên tệ phải thu.
Phân loại khách hàng, nội bộ và các khoản phải thu khác.
Phân loại thành ngắn hạn và dài hạn dựa trên kỳ hạn còn lại. Đánh giá lại cuối kỳ đối với khoản tiền
ngoại tệ.

Theo quy định, kế toán cần trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi.

Tổng hợp các tài khoản kế toán công nợ phải thu

Nội dung và tài khoản liên quan đến khoản phải thu trong hạch toán:

Khoản phải thu của khách hàng (TK 131) là khoản nợ phải thu của doanh nghiệp từ việc bán dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ và các khoản phải thu khác từ người nhận thầu XDCB và tiền bán hàng xuất khẩu.
Thuế GTGT được khấu trừ (TK 133): Số tiền thuế GTGT mà doanh nghiệp đã nộp khi mua hàng hóa, dịch vụ (TK 1331), và khi mua TSCĐ (TK 1332). Các khoản này sẽ được khấu trừ hoặc hoàn lại theo quy định của Luật thuế.
Khoản phải thu nội bộ (TK 136): Khoản phải thu giữa các đơn vị trong doanh nghiệp, bao gồm đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân và các đơn vị cấp dưới với nhau.
Khoản phải thu khác (TK 138): Đây là các khoản phải thu không thuộc vào các tài khoản trên, bao gồm trị giá tài sản thiếu, chi phí không được phê duyệt, khoản phải thu về bồi thường vật chất, khoản phải thu từ việc vay mượn bằng tài sản phi tiền tệ, giám định hải quan, vận chuyển, bốc dỡ, thu phí ngân hàng, cổ tức, lợi nhuận từ hợp đồng đầu tư tài chính và các khoản phải thu khác phát sinh trong quá trình hoạt động.
Khoản tạm ứng (TK 141): Khoản phải thu từ người nhận tạm ứng, bao gồm tiền hoặc vật tư được giao cho người nhận để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết công việc được phê duyệt.
Khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (TK 244): Khoản phải thu liên quan đến các giao dịch cầm cố, thế chấp, nhận bảo lãnh, ký quỹ, ký cược để vay vốn hoặc tạo sự ràng buộc pháp lý giữa doanh nghiệp và đối tác bên ngoài.

Dịch vụ kế toán nội bộ
Tư vấn quy trình quản lý
Xử lý số liệu kế toán

3. Mô tả chi tiết công việc kế toán công nợ phải thu

Theo dõi và kiểm tra các hóa đơn, hợp đồng, báo cáo bán hàng, và các tài liệu liên quan khác để xác định các khoản phải thu từ khách hàng, đối tác kinh doanh và các bên liên quan khác.

Xác định và phân loại các khoản phải thu theo từng đối tượng, từng loại hợp đồng hoặc giao dịch. Thực hiện phân tích và báo cáo liên quan đến công nợ phải thu, xác định các khoản nợ quá hạn, tính toán lãi suất phạt.

Theo dõi các khoản phải thu và hối thúc thu hồi các khoản đúng hạn và đúng số lượng.

Thực hiện các thủ tục liên quan đến việc thu tiền từ khách hàng hoặc đối tác, gửi hóa đơn, tạo phiếu thu, và ghi nhận các khoản chi phí, doanh thu vào hệ thống kế toán.

Chi tiết công việc kế toán công nợ phải thu

Kế toán công nợ phải thu sẽ tiếp nhận hợp đồng từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp và xác định các điều khoản liên quan đến thanh toán. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng các điều khoản về tiến độ thanh toán, phương thức thanh toán, và số tiền phải thu được xác định rõ ràng trong hợp đồng.

Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến việc thu tiền, tranh chấp về số tiền phải thu, xử lý các trường hợp chậm trễ thanh toán, xác định các biện pháp khắc phục.

Làm việc với các bộ phận khác trong doanh nghiệp: bộ phận kinh doanh, bộ phận bán hàng, bộ phận tài chính để đảm bảo thông tin về công nợ phải thu được chia sẻ thông tin nhất quán và cập nhật đầy đủ.

Tuân thủ các quy định và quy trình kế toán, thuế và tài chính liên quan đến công nợ phải thu theo quy định pháp luật. Tham gia vào việc kiểm tra, kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán bên ngoài liên quan đến công nợ phải thu.

Cập nhật và theo dõi các chỉ số, số liệu liên quan đến công nợ phải thu để đánh giá hiệu suất và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Công việc kế toán công nợ phải thu đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và cẩn trọng trong việc xử lý các thông tin tài chính. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp và làm việc cùng các bộ phận khác trong doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng để quá trình công nợ phải thu diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Đối với các doanh nghiệp xây dựng, dịch vụ, kế toán công nợ phải thu nhận hồ sơ nghiệm thu hàng ngày. Công việc kiểm tra các số liệu trên hồ sơ các số liệu chi tiết, số tổng hợp và các số liệu lũy kế của các lần nghiệm thu trước đó. Sau đó, kế toán sẽ xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng.

Đối với doanh nghiệp thương mại, kế toán tiếp nhận đơn đặt hàng và phiếu yêu cầu xuất kho. Sau khi kiểm tra các số liệu trong đơn hàng, giá bán và hạn mức tín dụng của khách hàng sẽ tiến hành kiểm tra số liệu đề nghị xuất kho so với số liệu hàng tồn kho thực tế.

Qua đó, kế toán công nợ phải thu có trách nhiệm quản lý và xử lý các thông tin liên quan đến các khoản phải thu của doanh nghiệp. Việc thực hiện các công việc hàng ngày như kiểm tra hợp đồng, quản lý danh mục khách hàng, hạch toán công nợ, xuất hóa đơn bán hàng chính xác và đầy đủ là rất quan trọng để đảm bảo sự ổn định tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Cách lập bảng công nợ khách hàng bằng Excel chính xác nhất

4. Nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu

Để đảm bảo thu hồi công nợ theo kế hoạch kế toán công nợ cần có kế hoạch và quy trình cụ thể. Tuy nhiên, tại nhiều tổ chức, kế toán công nợ chưa hiểu rõ độ quan trọng của việc quản lý thu hồi công nợ và chưa thực sự nhận thức đúng về vai trò của mình, dẫn đến sự không hiệu quả trong công việc. Để quản lý công nợ phải thu đúng hạn, chúng ta cần lưu ý những điều sau:

Đầu tiên, để quản lý công nợ phải thu hiệu quả, doanh nghiệp cần phân loại khách nợ theo danh mục và nhóm các tiêu chí khác nhau. Ví dụ, phân nhóm khách hàng phải thu thành khách hàng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân, hoặc khách hàng đơn vị hành chính nhà nước và khách hàng doanh nghiệp tư nhân.

Hơn nữa, tổ chức nên thiết lập một hệ thống theo dõi và báo cáo công nợ phải thu theo ngày. Hiện nay, nhờ sự phát triển của công nghệ và chuyển đổi số, có sẵn các phần mềm kế toán thông minh, có thể tích hợp với các phần mềm quản lý khác như phần mềm bán hàng.

Nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu

Trách nhiệm của kế toán là theo dõi và nhập dữ liệu hóa đơn, hợp đồng, thời hạn thanh toán, khách hàng, đơn hàng, và tình hình thanh toán chi tiết cho mỗi hóa đơn và hợp đồng vào phần mềm kế toán. Báo cáo tài chính liên quan đến công nợ phải thu là một phần quan trọng để cung cấp thông tin cho quản lý và các bên liên quan khác. Báo cáo tình hình thu hồi công nợ, các chỉ số hiệu suất về công nợ phải thu, các thông tin liên quan khác.

Bên cạnh việc theo dõi thông tin công nợ phải thu, kế toán cũng cần thiết lập quy trình thu hồi công nợ một cách chặt chẽ. Xác định thời hạn thanh toán, gửi cho khách hàng các thông báo nợ và thực hiện các biện pháp thu hồi nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn.

Trong trường hợp các khoản công nợ trở nên quá hạn, kế toán cần có kế hoạch xử lý các khoản quá hạn. Liên hệ trực tiếp với khách hàng để yêu cầu thanh toán, trích lập dự phòng cho các khoản nợ không khả thi thu hồi, thương lượng thỏa thuận thanh toán trễ hơn. Kế toán cần duy trì quy trình liên tục để xử lý công nợ quá hạn hiệu quả.

Trong quá trình thực hiện thu hồi công nghệ, kế toán cần đánh giá định kỳ các yếu tố như khả năng tài chính của khách hàng, tình hình kinh doanh của họ, và các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hồi công nợ. Dựa trên đánh giá đó, doanh nghiệp có thể trích lập dự phòng để đối phó với trường hợp rủi ro không thu hồi được.

Ngoài việc ứng dụng tính năng tự động và tiện ích của phần mềm kế toán, kế toán cần quản lý công nợ phải thu khác nhau giữa các đơn vị và khách hàng. Lập file Excel riêng để quản lý dữ liệu công nợ là phương pháp linh hoạt hơn để làm việc.

Tham khảo: Quy trình quản lý công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp

5. TOP 9 sai lầm kế toán công nợ phải thu thường mắc phải

Một trong những sai lầm phổ biến mà kế toán công nợ phải thu mắc phải là không nắm được đầy đủ các khoản công nợ phải thu hiện có. Việc không phân loại và không theo dõi đúng danh mục công nợ phải thu có thể dẫn đến mất mát hoặc thiếu sót trong quá trình thu hồi.

Không phân nhóm đối tượng khách nợ: Việc không phân nhóm khách nợ theo các tiêu chí khác nhau (ví dụ: loại khách hàng, hợp đồng, ngành nghề, số tiền) làm giảm tính hiệu quả trong việc quản lý và thu hồi công nợ.

Thứ hai là không thực hiện hạch toán công nợ phải thu một cách chính xác và minh bạch, gây ra sai sót và khó khăn trong việc xác định tình hình công nợ thực tế.

Không thực hiện theo dõi và cập nhật công nợ định kỳ: Việc không theo dõi và cập nhật công nợ phải thu theo từng khoản một cách định kỳ có thể dẫn đến việc bỏ sót các khoản thu hồi cần thiết hoặc không nhận biết được các vấn đề gây ra sự chậm trễ trong thu hồi.

Không đưa ra phân loại và ghi nhận đúng các khoản công nợ bất thường như công nợ xấu, công nợ bị tranh chấp hoặc công nợ chậm trễ có thể gây ra sai lệch trong báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến khả năng thu hồi của công ty.

Sai lầm kế toán công nợ phải thu thường mắc phải

Không thực hiện đúng quy trình nhắc nợ: Thiếu việc thực hiện quy trình nhắc nợ đúng hạn và đầy đủ qua email, thư từ, số điện thoại,... thể làm cho công nợ phải thu trở nên kéo dài và gây mất mát cho công ty.

Không theo dõi và kiểm tra các điều kiện thanh toán trong hợp đồng, hóa đơn, hay thỏa thuận có thể dẫn đến việc không thu được đúng số tiền và không đảm bảo việc thu hồi công nợ đầy đủ. Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng kém có thể làm giảm khả năng thu hồi công nợ và tạo ra khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến công nợ.

Không tận dụng các công nghệ và phần mềm kế toán phù hợp có thể làm mất đi tính chính xác và hiệu quả trong quản lý công nợ phải thu. Việc sử dụng phần mềm kế toán thông minh có thể giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót.

Việc ghi nhận doanh thu và khoản phải thu không đúng kỳ kế toán có thể tạo ra sai lệch trong báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin công nợ.

Trích lập dự phòng là quá trình đánh giá rủi ro và trích lập một phần tiền để đối phó với các khoản phải thu bị quá hạn hoặc không có khả năng thu hồi. Nếu không trích lập đầy đủ dự phòng, công ty có thể gặp khó khăn trong việc ứng phó với các khoản công nợ không thu hồi được.

Các sai lầm kế toán công nợ phải thu thường gặp trên đây có thể gây ra nhiều hệ lụy cho doanh nghiệp, bao gồm sự mất mát tài chính, tác động tiêu cực đến dòng tiền, và ảnh hưởng đến khả năng phát triển, mối quan hệ khách hàng và duy trì hoạt động kinh doanh.

Để tránh những sai lầm này, quản lý công nợ phải thu cần được thực hiện chế độ kiểm soát chặt chẽ. Công ty cần xây dựng chính sách tín dụng rõ ràng, đào tạo nhân viên kế toán về quy trình và quy định liên quan đến công nợ. Kế toán viên cần áp dụng hệ thống theo dõi và báo cáo công nợ phải thu định kỳ.

Ngoài ra, việc thiết lập mối quan hệ tốt với khách hàng, thực hiện quy trình nhắc nợ đúng hạn, và đánh giá định kỳ về khả năng thu hồi của công nợ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quá trình quản lý công nợ phải thu.

Tổng hợp lại, những sai lầm kế toán công nợ phải thu trên đây cần được tránh để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý công nợ của doanh nghiệp. Quá trình quản lý công nợ phải thu cần được thực hiện một cách cẩn thận, có chế độ kiểm soát và sử dụng các công cụ và phương pháp hiện đại để đảm bảo việc thu hồi công nợ đầy đủ và kịp thời.

Nhanh.vn đã chia sẻ chi tiết quy trình, nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu cho doanh nghiệp. Chúc các bạn nắm rõ quy trình và nghiệp vụ phải làm để vận hành doanh nghiệp phát triển hơn. Cảm ơn các bạn đã đọc!