Cách kết nối Shopee với phần mềm quản lý đơn hàng Nhanh.vn

Khi gian hàng Shopee tăng trưởng, việc theo dõi tồn kho và đơn hàng thủ công trở nên bất khả thi. Kết nối Shopee với phần mềm quản lý đơn hàng Nhanh.vn chính là giải pháp giúp bạn tự động hóa quy trình, giảm lỗi và tiết kiệm thời gian.

1. Vì sao cần kết nối Shopee với phần mềm quản lý đơn hàng?

Kết nối Shopee giúp bạn quản lý tồn kho, đơn hàng, thanh toán đối soát đơn hàng trên Shopee dễ dàng hơn.

• Quản lý đơn hàng tự động: Khi kết nối Shopee với phần mềm, mọi đơn hàng từ Shopee sẽ tự động đồng bộ vào phần mềm quản lý giúp bạn theo dõi đơn hàng dễ dàng mà không cần phải nhập liệu thủ công.
• Tiết kiệm thời gian: Tự động đồng bộ giúp tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng và giảm bớt công sức trong việc cập nhật dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• Tối ưu hóa kho hàng: Kết nối này giúp bạn theo dõi số lượng sản phẩm tồn kho chính xác, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho ứ đọng.
• Đảm bảo tính chính xác: Các dữ liệu về đơn hàng, thanh toán và vận chuyển được đồng bộ chính xác, giảm thiểu sai sót so với việc quản lý thủ công.

Kết nối với phần mềm giúp doanh nghiệp bán hàng trực tuyến trên Shopee tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

2. Điều kiện cần để kết nối Shopee với Nhanh.vn

Để kết nối Shopee với phần mềm quản lý đơn hàng Nhanh.vn, bạn cần đảm bảo một số điều kiện cơ bản sau:

• Tài khoản Shopee: Bạn cần có tài khoản người bán trên Shopee và có ít nhất một sản phẩm đang được bán trên nền tảng này.
• Tài khoản Nhanh.Ecom: Doanh nghiệp cần đăng ký và sử dụng dịch vụ phần mềm quản lý đơn hàng Nhanh.Ecom. Bạn cần phải có tài khoản hợp lệ tại Nhanh.vn để sử dụng các tính năng tích hợp.
• Kết nối Internet ổn định: Đảm bảo rằng bạn có kết nối internet ổn định để việc đồng bộ giữa Shopee và Nhanh.vn diễn ra suôn sẻ.
• Cấu hình phần mềm: Cần cấu hình phần mềm quản lý đơn hàng Nhanh.vn sao cho tương thích với Shopee, đảm bảo việc đồng bộ dữ liệu diễn ra chính xác.

Đảm bảo các điều kiện trên sẽ giúp bạn kết nối dễ dàng và nhanh chóng giữa Shopee và phần mềm Nhanh.vn, tối ưu quy trình quản lý bán hàng.

3. Các bước kết nối Shopee với Nhanh.vn (chi tiết thao tác)

Kết nối Shopee với Nhanh.vn gồm các bước:

• Bước 1: Thêm mới kết nối
• Bước 2: Cài đặt cấu hình đồng bộ
• Bước 3: Cài đặt cấu hình đa kho
• Bước 4: Cài đặt ngày lấy hàng

Bước 1: Thêm mới kết nối

• Bạn truy cập module Cài đặt - chọn Đồng bộ sàn TMĐT. Tại tab Tất cả - bấm Thêm kết nối - chọn Kết nối Shopee.vn hoặc tại tab Shopee.vn - bấm Thêm mới.

Hệ thống sẽ chuyển đến trang đăng nhập tài khoản Shopee để xác thực tài khoản. Bạn chọn quốc gia Vietnam (VN), gõ tên đăng nhập và mật khẩu gian hàng Shopee, bấm Login

• Nhập mã xác thực được nhắn về điện thoại, click Verify (Nếu không thấy SMS về điện thoại thì click Resend)

• Click "Confirm Authorization" để đồng ý cấp quyền cho việc đồng bộ Nhanh - Shopee

Bước 2: Cài đặt cấu hình đồng bộ

Hệ thống sẽ mở ra 1 popup cài đặt tích hợp Shopee:

Bạn điền và tích chọn các thông tin theo đúng chuẩn sau:

• Tên gian hàng: Tên gian hàng TMĐT để phân biệt với các gian hàng khác, có thể giống hoặc khác tên thật của gian hàng trên sàn TMĐT.
• Đồng bộ đơn hàng: Lựa chọn tải đơn hàng Tự động để tự động tải thông tin đơn về phần mềm khi có đơn hàng mới phát sinh trên sàn.
• Đơn hàng tải về gắn cho nhân viên: Đơn hàng tải về tự động được gắn nhân viên bán hàng.
• Ngày bắt đầu tạo xuất nhập kho: Nhập ngày cho phép hệ thống bắt đầu tạo phiếu xuất nhập kho sản phẩm khi có đơn từ sàn. Những đơn được tạo trước thời điểm này sẽ không sinh ra phiếu xuất nhập kho.
• Đồng bộ sản phẩm khi tải đơn: Tại bước đăng nhập kết nối ban đầu, luôn chọn Đợi ghép sản phẩm giữa 2 bên.
• Cập nhật tồn kho từ Nhanh sang Shopee: Chọn Không cập nhật tồn kho. Việc đồng bộ sản phẩm và cập nhật tồn kho sẽ được xử lý sau, không làm tại bước này.
• Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng: Lựa chọn cửa hàng mặc định gắn đơn hàng được tải về từ sàn.

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, bạn bấm Lưu để hoàn tất.

Lưu ý: 

• Nếu phần mềm báo lỗi "Tài khoản của bạn đã được cài đặt...", nghĩa là trước đó gian hàng đã được liên kết với 1 doanh nghiệp khác trên Nhanh, thì bạn cần báo admin Nhanh.vn chuyển gian hàng về đúng doanh nghiệp cần liên kết. Hoặc tài khoản đã đăng nhập thành công, tức là bạn đã kết nối gian đó rồi.
• Nếu bạn chưa có sản phẩm trên Nhanh, sản phẩm trên Nhanh chưa có tồn (số tồn =0) thì không nên tích chọn Cập nhật tồn kho từ Nhanh sang Shopee, vì sẽ làm sản phẩm trên Shopee về trạng thái Hết hàng. Nếu khi cấu hình kết nối Shopee - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì Mặc định hệ thống luôn tự động đồng bộ tồn sang Shopee ngay khi có thay đổi về số tồn.

Lưu ý đối với cài đặt ngày bắt đầu XNK:

• Tính năng này sử dụng khi bạn chỉ muốn quản lý đơn hàng cũ trên báo cáo tài chính sàn, báo cáo đơn tạo, quản trị thông tin khách hàng,... và không muốn trừ tồn kho vào hiện tại.
• Khi tải đơn hàng sàn, các đơn hàng có ngày tạo trước thời điểm này khi thành công sẽ không sinh ra phiếu XNK -> tránh tình trạng âm kho khi doanh nghiệp đã kiểm kho trước đó.
• Khi kết nối gian hàng mới, mục này sẽ mặc định lấy ngày hiện tại +1. Doanh nghiệp muốn sửa ngày này cần vào mục Cài đặt - Đồng bộ sàn TMĐT, bấm sửa cấu hình của gian hàng.
• Nếu doanh nghiệp chuyển gian hàng từ doanh nghiệp A sang doanh nghiệp B thì cài đặt này không thay đổi, sau khi chuyển gian hàng, doanh nghiệp cần cân nhắc sửa cài đặt nếu muốn tải đơn hàng cũ.

Bước 3: Cài đặt cấu hình đa kho

Để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng, bấm vào nút > chọn Sửa cấu hình.

• Nếu trên shopee chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho, chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng nào và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.

• Nếu trên shopee có nhiều kho: Tại mục Bật/Tắt cài đặt đa kho sửa từ Tắt cài đặt đa kho thành Bật cài đặt đa kho. Tại mục Chế độ đa kho, chọn kho trừ tồn khi đơn Shopee về Nhanh, chọn kho đẩy ngược tồn từ Nhanh lên Shopee (có thể chọn nhiều kho) đồng thời chọn kho để cài đặt đơn hàng tải về gắn vào kho nào

• Trường hợp không có cấu hình đa kho trên Shopee thì khi cài đặt trên Nhanh sẽ hiển thị thông báo Gian hàng chưa được bật chế độ đa kho trên Shopee. 

Lưu ý:

• Trường hợp các sản phẩm trong đơn thuộc cùng 1 kho trên Shopee >> khi tải về Nhanh sẽ lấy theo kho trong cài đặt mục Chế độ đa kho
• Trường hợp các sản phẩm trong đơn thuộc các kho khác nhau trên Shopee >> khi tải về Nhanh sẽ mặc định kéo về kho ở cài đặt Chế độ 1 kho

Bước 4: Cài đặt ngày lấy hàng

• Shopee có thêm cài đặt “Chọn ngày lấy hàng khi bấm sẵn sàng đi giao” tại cài đặt cấu hình Shopee (mặc định sẽ chọn ngày gần nhất)

Một trong những lợi ích nổi bật khi kết nối Shopee là khả năng quản lý sản phẩm tập trung. Thông qua việc đồng bộ từ Shopee, Tiki và Lazada về một hệ thống, bạn có thể vận hành mượt mà hơn. Bài viết Đồng bộ sản phẩm Shopee - Tiki - Lazada về một nơi duy nhất sẽ hướng dẫn chi tiết bước thực hiện.

4. Những dữ liệu nào được đồng bộ sau khi kết nối?

Sau khi kết nối Shopee với phần mềm quản lý đơn hàng Nhanh.vn, các loại dữ liệu sau sẽ được tự động đồng bộ:

• Đơn hàng: Tất cả các đơn hàng từ Shopee sẽ được đồng bộ về Nhanh.vn, giúp bạn dễ dàng theo dõi và xử lý.
• Thông tin sản phẩm: Mọi thay đổi về tên sản phẩm, giá cả, mô tả sản phẩm từ Shopee sẽ được đồng bộ về phần mềm quản lý.
• Số lượng tồn kho: Thông tin tồn kho của các sản phẩm sẽ được tự động cập nhật giữa Shopee và Nhanh.vn, giúp bạn tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho.
• Thông tin khách hàng: Thông tin về khách hàng như tên, địa chỉ giao hàng, số điện thoại cũng sẽ được đồng bộ vào phần mềm quản lý để bạn dễ dàng theo dõi.
• Thông tin vận chuyển: Các thông tin liên quan đến đơn vị vận chuyển và trạng thái giao hàng sẽ được cập nhật trên phần mềm quản lý.

Việc đồng bộ dữ liệu giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý trong bán hàng đa kênh.

Việc kết nối Shopee với hệ thống quản lý giúp đẩy tự động cập nhật tồn kho đến phần mềm trung tâm. Nếu bạn quan tâm đến cách dữ liệu tồn kho đồng bộ giữa website và các sàn thương mại điện tử, hãy tham khảo bài Cách đồng bộ tồn kho tự động giữa website và sàn TMĐT để tìm hiểu kỹ hơn.

Khi đã kết nối Shopee với Nhanh.Ecom, bạn sẽ:

• Quản lý tất cả đơn hàng Shopee và các kênh khác trên một nền tảng duy nhất
• Đồng bộ tồn kho, tránh tình trạng hết hàng
• In vận đơn, gán đơn vị vận chuyển và theo dõi trạng thái real-time
• Xem báo cáo doanh thu - lợi nhuận chi tiết theo từng kênh

5. Câu hỏi thường gặp khi kết nối Shopee với Nhanh.vn

5.1. Kết nối Shopee với Nhanh.vn có mất phí không?

Kết nối Shopee với Nhanh.vn không mất phí riêng. Tuy nhiên, bạn cần có một tài khoản Nhanh.vn và có thể cần phải trả phí cho các gói dịch vụ phần mềm tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng.

5.2. Liệu tôi có thể đồng bộ tất cả đơn hàng từ Shopee sang Nhanh.vn không?

Có, khi kết nối Shopee với Nhanh.vn, tất cả các đơn hàng từ Shopee sẽ được đồng bộ tự động vào phần mềm quản lý. Điều này giúp bạn theo dõi và xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

5.3. Quá trình kết nối Shopee với Nhanh.vn có phức tạp không?

Quá trình kết nối rất đơn giản. Bạn chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn có sẵn trong phần mềm Nhanh.vn và nhập thông tin tài khoản Shopee để hoàn thành kết nối. Nếu gặp khó khăn, đội ngũ hỗ trợ của Nhanh.vn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

5.5. Làm sao để đảm bảo rằng các đơn hàng từ Shopee được đồng bộ chính xác?

Để đảm bảo đồng bộ chính xác, bạn cần kiểm tra các cài đặt khi kết nối Shopee và đảm bảo rằng phần mềm Nhanh.vn được cấu hình đúng. Sau đó, bạn có thể kiểm tra một số đơn hàng mẫu để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác.

5.6. Có thể kết nối nhiều tài khoản Shopee với Nhanh.vn không?

Có, hiện tại Nhanh.vn có hỗ trợ kết nối nhiều tài khoản Shopee với phần mềm quản lý.

5.7. Ngoài Shopee, Nhanh.vn có hỗ trợ các kênh bán hàng khác không?

Hiện tại, Nhanh.vn hỗ trợ kết nối với nhiều kênh bán hàng như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok và các kênh khác. Bạn có thể dễ dàng quản lý đa kênh bán hàng từ một nền tảng duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.

5.8. Phần mềm Nhanh.vn có giúp tối ưu quy trình vận hành không?

Có, Nhanh.vn không chỉ giúp bạn quản lý đơn hàng mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp với các tính năng như quản lý tồn kho, theo dõi vận chuyển, báo cáo doanh thu và chi phí giúp bạn ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Nếu bạn đang gặp khó khăn với việc theo dõi đơn hàng Shopee, tôi khuyên nên sớm tích hợp vào phần mềm quản lý như Nhanh.vn. Kết nối đơn giản, nhanh chóng nhưng mang lại hiệu quả lâu dài cho việc bán hàng chuyên nghiệp.