Điều chỉnh hóa đơn điện tử khi có sai sót: Hướng dẫn chi tiết

Nhanh.vn sẽ giải thích toàn bộ quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung, các lỗi đơn giản nhất như sai tên, địa chỉ, cho đến các lỗi nghiêm trọng hơn như sai mã số thuế, thuế suất, sai tiền hàng hóa,... Tất cả đều dựa trên quy định mới nhất của Nghị định 70/2025/NĐ-CP và kinh nghiệm thực tế khi hỗ trợ doanh nghiệp xử lý sai sót hàng ngày.

1. Có phải hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót không?

Trong quá trình làm việc với hàng trăm doanh nghiệp từ cửa hàng nhỏ đến các đơn vị kinh doanh lớn, hầu như không ai tránh được việc lập sai hóa đơn điện tử. Dù quy trình kiểm soát có chặt đến đâu, vẫn có lúc nhân viên kế toán nhầm tiền thuế, sai thông tin, sai thuế suất.

Nhiều kế toán vẫn giữ thói quen: “Sai là hủy hóa đơn và lập lại hóa đơn mới”.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chỉ một số trường hợp mới được phép hủy. Các sai sót khi lập hóa đơn điện tử sẽ được điều chỉnh hoặc thay thế bổ sung, tùy vào mức độ ảnh hưởng.

Từ năm 2025, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức áp dụng, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung được siết chặt hơn. Nếu như trước đây một số doanh nghiệp xử lý “linh hoạt”, thì nay mọi trường hợp đều phải theo quy trình cụ thể. Sai 1 bước là có thể ảnh hưởng đến kê khai, bị truy thu hoặc phạt hành chính.

Trường hợp 1: Sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng KHÔNG sai mã số thuế hay nội dung khác

Đây là lỗi phổ biến nhất, ví dụ như khách hàng đổi tên doanh nghiệp nhưng chưa cập nhật mã số thuế, thiếu địa chỉ phường, xã hoặc sai các tên viết tắt,... Bạn không cần lập lại hóa đơn mới hay hủy mà chỉ cần THÔNG BÁO với cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử sai mã số thuế, giá tiền, sai thuế suất hoặc sai thông tin hàng hóa

Đây là nhóm lỗi nghiêm trọng hơn vì ảnh hưởng trực tiếp đến: thuế GTGT đầu vào của người mua, doanh thu, hạch toán và báo cáo tài chính

• Phương án 1: Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH (Trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung số tiền thay đổi tăng/giảm, sai thuế suất, sai thông tin hàng hóa)

• Phương án 2: Lập hóa đơn THAY THẾ với các trường hợp: 
  • Hóa đơn gốc sai quá nhiều nội dung 
  • Sai thông tin người mua và giá trị đơn hàng
  • Ghi nhầm tên hàng hóa sang sản phẩm khác
  • Sai mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

Xem ngay: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử [Cập nhật mới nhất]

2. Cách xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất theo đúng quy định

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót, doanh nghiệp cần xử lý đúng theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP để tránh rủi ro về thuế và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. 

Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác.

Theo Khoản 13, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các thông tin về giá trị, thuế suất, tiền thuế… đều đúng, doanh nghiệp KHÔNG PHẢI lập lại hóa đơn. Thay vào đó, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung theo quy định.

Bước 1: Người bán thông báo việc hóa đơn điện tử phát hành sai sót cho người mua và gửi thông báo tại danh sách hóa đơn hoặc gửi tại mục Xử lý hóa đơn lập sai/Thông báo hóa đơn lập sai.

Bước 2: Doanh nghiệp lập và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT qua hệ thống hóa đơn điện tử để báo cáo việc hóa đơn có sai tên hoặc địa chỉ. Nội dung thông báo phải khớp với hóa đơn đã phát hành và nêu lý do sai sót.

Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ thuế để xác nhận hóa đơn đã được thông báo sai sót theo đúng quy định.

Để giảm thiểu sai sót không đáng có, phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử Nhanh.vn sẽ hỗ trợ người bán: 

• Tự động lấy đơn hàng từ kênh bán hàng online/offline để phát hành hóa đơn
• Tự động đẩy dữ liệu qua phần mềm kế toán (Lập chứng từ, trừ tồn kho,…)
• Giảm thiểu các công việc thủ công, chênh lệch số liệu

Trường hợp 2: Xử lý hóa đơn sai mã số thuế, sai thuế suất hoặc sai thông tin hàng hóa

Đây là nhóm sai sót ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế hoặc giá trị thanh toán, nên cách xử lý sẽ phức tạp hơn so với lỗi tên doanh nghiệp hay địa chỉ. Theo điểm b, khoản 1 Điều 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người bán được lựa chọn một trong hai phương án tùy theo mức độ sai sót:

• Lập hóa đơn điều chỉnh
• Lập hóa đơn thay thế

Phương án 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh bổ sung (hóa đơn gốc vẫn còn hiệu lực)

Bước 1: Người bán điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung và gửi cho người mua. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa thể hiện rõ:

• Dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Nội dung điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương (+), với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm (-).

Bước 2: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh sau đó gửi cho người mua (HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế cấp mã rồi gửi cho người mua (HĐĐT có mã).

Lưu ý:

• Nếu hai bên thống nhất lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh, văn bản phải ghi rõ sai sót.
• Doanh nghiệp phải tra cứu mã số thuế cá nhân, doanh nghiệp trước khi xuất hóa đơn để không gặp lỗi mã số thuế.

Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế do sai nhiều thông tin nghiêm trọng. (Hóa đơn gốc bị thay thế hoàn toàn bởi hóa đơn mới)

Bước 1: Người bán lập hóa đơn mới điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung thay cho hóa đơn cũ.

Trên hóa đơn bắt buộc có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Bước 2: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh sau đó gửi cho người mua (HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế cấp mã rồi gửi cho người mua (HĐĐT có mã).

Tham khảo: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót

Bước 1: Người bán nhận thông báo rà soát từ cơ quan thuế

Khi phát hiện sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi cho người bán Thông báo rà soát hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-RSĐT (Phụ lục IB của Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Thông báo của cơ quan thuế thường nêu rõ:

• Số hóa đơn bị sai
• Nội dung bị sai lệch
• Yêu cầu người bán kiểm tra lại thông tin hóa đơn và phản hồi

Ngay khi nhận được thông báo, doanh nghiệp phải rà soát toàn bộ hóa đơn bị nêu trong thông báo.

Bước 2: Người bán lập Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo đúng biểu mẫu quy định và gửi lại cho cơ quan thuế để báo cáo kết quả

Trường hợp 4: Người bán chủ động thông báo hóa đơn điện tử bị sai sót

Bước 1: Người bán lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Bước 2: Người bán gửi bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung lên cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:

• Thông tin hóa đơn
• Mô tả nội dung sai sót
• Phương án dự kiến điều chỉnh hoặc thay thế

Xem thêm: Hoá đơn thiếu chữ “Việt Nam”, liệu có được chấp nhận?

3. Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Trước khi xử lý sai sót, chúng ta nên chuẩn hóa hồ sơ và quy trình nội bộ doanh nghiệp để tránh bị cơ quan thuế kiểm tra, phạt những lỗi nhỏ. Khi điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung, các doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề cơ bản: 

• Lưu văn bản thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người bán): Văn bản cần nêu rõ số hóa đơn gốc, nội dung sai, phương án xử lý thay thế, chữ ký điện tử của cả hai bên
• Lưu đầy đủ chứng từ, hồ sơ điện tử giao dịch: Các loại hóa đơn PDF, XML; biên bản thỏa thuận; email, chứng từ giao nhận, nhật ký hệ thống điều chỉnh hóa đơn.
• Cập nhật quy trình nội bộ về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót: 
  • Kiểm tra và phát hiện sai sót > Thông báo nội bộ > Liên hệ người mua trao đổi thông tin và lập biên bản thỏa thuận > Lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh bổ sung > Gửi biên bản đến cơ quan thuế > Lưu hồ sơ.
  • Phân quyền theo vai trò và nhiệm vụ của từng vị trí: giám đốc, trưởng bộ phận, kế toán…
• Sử dụng mẫu điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung theo quy định khi báo cáo với cơ quan thuế (Mẫu số 04/SS-HĐĐT)
• Kiểm soát rủi ro kê khai thuế bằng cách tra cứu thông tin khách hàng, giá trị hàng hóa, công thức, số tiền trước khi phát hành hóa đơn điện tử chính thức.
• Đào tạo nhân sự cách phát hiện lỗi phổ biến, thống nhất quy trình xử lý lỗi, minh bạch các hoạt động giao dịch, quyết toán.

Ví dụ thực tế: Một cửa hàng F&B bị cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu vì chênh giá sau sự kiện chương trình khuyến mãi. Nhờ có biên bản thỏa thuận ký điện tử với nhà cung cấp ghi rõ mức chiết khấu, cửa hàng đã chứng minh được căn cứ điều chỉnh và không bị truy thu thuế.

Điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung theo đúng Nghị định 70/2025/NĐ-CP giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt thuế, rõ ràng trong các hoạt động bán hàng. Nắm rõ nghị định và quy trình, chúng ta có thể chủ động kiểm soát hồ sơ trong các kỳ quyết toán. 

Nếu bạn đang sử dụng phần mềm Nhanh.vn hoặc muốn tối ưu quy trình xuất hóa đơn nháp, hóa đơn điện tử chính thức, điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung, đội ngũ nhân viên có chuyên môn 10 năm kinh nghiệm sẽ hỗ trợ bạn xây dựng checklist, quy trình chuẩn và mẫu biểu để áp dụng ngay.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.