Giải pháp quản lý đơn hàng Shopee hiệu quả cho chủ shop

Có nhiều chủ shop Shopee rơi vào tình trạng đơn hàng tăng nhanh nhưng việc quản lý đơn hàng lại rối loạn: tồn kho lệch, xử lý đơn chậm, khách phàn nàn. Một trong những nguyên nhân là nằm ở việc thiếu công cụ hỗ trợ để quản lý hiệu quả. Lúc này, giải pháp phần mềm quản lý đơn hàng chính là “chìa khóa” giúp chủ shop vừa tối ưu quy trình, vừa giữ chân khách hàng.

1. Vì sao quản lý đơn hàng Shopee lại quan trọng?

Kinh doanh trên Shopee mang lại cơ hội tiếp cận lượng khách hàng khổng lồ, nhưng song song với đó là áp lực quản lý đơn hàng ngày càng lớn. 

Một đơn hàng không chỉ dừng lại ở việc khách đặt sản phẩm, mà còn là cả chuỗi quy trình: từ xác nhận đơn, đóng gói, xuất kho đến giao hàng thành công. Bất kỳ sai sót nào trong quy trình này đều có thể khiến bạn mất đi uy tín và lòng tin của khách hàng.

Quản lý đơn hàng Shopee hiệu quả giúp chủ shop:

• Kiểm soát tồn kho chính xác: Tránh tình trạng “cháy hàng” hoặc tồn đọng quá nhiều sản phẩm.
• Giảm sai sót trong xử lý: Hạn chế việc giao nhầm địa chỉ, trễ hẹn, hoặc gửi sai sản phẩm cho khách.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải kiểm tra thủ công từng đơn, toàn bộ dữ liệu được đồng bộ trong một hệ thống.
• Tăng tốc độ vận chuyển: Khi mọi khâu được xử lý trơn tru, đơn hàng tới tay khách nhanh hơn, từ đó nâng cao trải nghiệm mua sắm.

Trong thực tế, các chủ shop thường gặp khó khăn khi lượng đơn tăng đột biến vào các dịp sale lớn như 9.9 hay 11.11. Nếu không có cách quản lý khoa học, rất dễ xảy ra tình trạng đơn bị trễ hoặc tồn kho không khớp. 

Một chủ shop thời trang mà tôi từng làm việc đã chia sẻ: Khi bị quá tải trong xử lý đơn, họ mất ngay vài chục khách hàng trung thành. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý đơn hàng, quản lý đơn hàng không tốt ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và thương hiệu.

Bên cạnh đó, Shopee là sàn thương mại điện tử có hệ thống đánh giá minh bạch. Chỉ cần vài đánh giá 1 sao vì giao hàng chậm hay giao sai sản phẩm, shop của bạn sẽ tụt thứ hạng hiển thị.

Khi đó, chi phí quảng cáo tăng mà hiệu quả lại giảm mạnh. Rõ ràng, việc quản lý đơn hàng hiệu quả chính là nền tảng để duy trì uy tín, giữ chân khách hàng và mở rộng quy mô kinh doanh.

Khi kinh doanh trên Shopee, bạn cần chú ý đến điểm sao quả tạ, nếu điểm sao quả tạ thấp sẽ ảnh hướng đến độ uy tín của shop người bán rất nhiều. Hãy tham khảo tại bài viết Bí quyết lách hệ thống Sao quả tạ Shopee.

2. Quy trình xử lý đơn hàng của Shopee diễn ra thế nào?

Nhiều chủ shop Shopee thường nghĩ rằng “chỉ cần giao hàng đúng hẹn là xong”, nhưng thực tế, để đơn hàng đến với khách hàng, phải có một quy trình xử lý đơn tối ưu trước đó. Một sai sót nhỏ ở khâu đầu tiên có thể dẫn đến huỷ đơn, hoàn hàng. Hiểu rõ và tuân thủ đúng quy trình giúp đơn vận hành hiệu quả hơn, nâng cao uy tín, giữ chân khách hàng lâu dài.

Có 6 bước xử lý đơn hàng Shopee cơ bản:

Bước 1: Xác nhận đơn hàng

Khi có đơn mới, hệ thống Shopee sẽ gửi thông báo sau 30 phút (nếu khách không hủy). Người bán cần nhanh chóng xác nhận đơn trên ứng dụng hoặc Kênh Người Bán để chuyển đơn sang trạng thái “Chờ lấy hàng”. Đây là bước nền tảng, bởi chậm trễ dễ khiến khách hủy đơn ngay từ đầu.

Bước 2: Chuẩn bị hàng và đóng gói

Hàng hóa phải được chuẩn bị đúng mã, đúng số lượng và đóng gói chắc chắn. Với đơn thường, người bán tự xử lý; còn đơn FBS (Fulfillment by Shopee), Shopee sẽ đảm nhận. Đóng gói không chỉ bảo vệ sản phẩm mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp, giảm nguy cơ bị trả hàng.

Bước 3: In phiếu gửi hàng và dán lên gói hàng

Hệ thống Shopee sẽ tự động tạo phiếu gửi hàng (mã vận đơn). Việc in và dán phiếu chắc chắn giúp đơn dễ dàng được đối soát và hạn chế thất lạc trong quá trình vận chuyển.

Bước 4: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Có hai cách phổ biến: Mang hàng ra bưu cục hoặc Chờ shipper đến lấy. Dù chọn cách nào, việc giao hàng nhanh chóng đúng khung giờ đã hẹn sẽ giảm tối đa tỷ lệ đơn chậm.

Bước 5: Xử lý đơn giao không thành công

Không phải đơn nào cũng thuận lợi. Có trường hợp khách từ chối nhận hoặc shipper không giao được. Người bán cần theo dõi sát trạng thái, kiểm tra tình trạng hàng và gửi khiếu nại cho Shopee nếu cần thiết để tránh thiệt hại.

Bước 6: Xử lý yêu cầu hủy đơn từ khách hàng

Khách có thể yêu cầu hủy đơn vì nhiều lý do. Nếu đơn chưa giao, bạn có thể đồng ý. Nhưng nếu đơn đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển, bạn có quyền từ chối. Lưu ý phải xử lý trong vòng 24h, nếu không hệ thống sẽ tự động hủy, ảnh hưởng đến điểm vận hành.

Để nắm được chi tiết về quy trình xử lý đơn hàng chuẩn chỉnh trên Shopee, bạn hãy tham khảo bài viết Quy trình xử lý đơn hàng Shopee từ A-Z cho người mới 2025.

3. Thách thức khi quản lý đơn hàng Shopee thủ công

Quản lý đơn hàng Shopee bằng cách ghi chép tay hoặc dùng Excel ban đầu có thể tiết kiệm chi phí, nhưng khi số lượng đơn tăng lên, những hạn chế sẽ bộc lộ rất rõ. Các chủ shop thường phải đối diện với những thách thức lớn sau:

3.1. Tốn thời gian chuyển đổi giữa các gian hàng Shopee

Nhiều chủ shop mở cùng lúc 2 - 3 gian hàng trên Shopee để mở rộng doanh thu. Tuy nhiên, việc phải đăng nhập và xử lý từng shop riêng biệt khiến thời gian quản lý bị kéo dài. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn dễ khiến chủ shop bỏ lỡ các đơn hàng cần xác nhận gấp.

3.2. Sai sót trong xử lý đơn hàng và tồn kho

Khi nhập tay toàn bộ dữ liệu đơn hàng, khả năng xảy ra sai sót là rất cao. Một lỗi nhỏ như gõ nhầm số lượng cũng có thể dẫn đến tình trạng tồn kho ảo. 

Chẳng hạn, một shop bán quần áo nhập sai tồn kho chiếc váy hot trend, dẫn đến khách đặt 5 sản phẩm nhưng thực tế chỉ còn 2, khiến trải nghiệm khách hàng bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Đã từng có trường hợp một chủ shop phải hủy hơn 10 đơn chỉ vì tồn kho không được cập nhật kịp thời.

3.3. Khó theo dõi và chăm sóc khách hàng cũ

Không có hệ thống quản lý tập trung, chủ shop thường bỏ lỡ cơ hội xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Việc lưu trữ thủ công thông tin mua sắm, địa chỉ, thói quen mua hàng rất rời rạc. Khi muốn triển khai các chương trình remarketing hoặc chăm sóc khách cũ, dữ liệu không đủ hoặc khó truy xuất, khiến việc bán lại (resell) trở nên kém hiệu quả.

Đừng để việc quản lý đơn hàng thủ công làm mất khách và giảm doanh thu. Khám phá ngay cách tối ưu đơn hàng Shopee với công cụ quản lý tập trung - Nhanh.Ecom. Phần mềm giúp hạn chế sai sót nhờ tự động cập nhật tồn kho, đối soát với bên vận chuyển, đưa ra báo cáo chi tiết. 

4. Cách quản lý đơn hàng Shopee hiệu quả cho shop online

4.1. Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý đơn hàng Shopee 

Một cách mà nhiều chủ shop Shopee hiện nay đang áp dụng rất nhiều chính là sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý đơn hàng. Phần mềm hỗ trợ quản lý đơn hàng Shopee sẽ hỗ trợ người bán: 

Một trong những tính năng nâng cao nổi bật của phần mềm quản lý đơn hàng online chính là tính năng đối soát đơn hàng giúp người bán nhận ra những chi phí phát sinh từ sàn, từ đó có quyết định điểu chỉnh giá phù hợp. Tìm hiểu kỹ về tính năng này thông qua bài viết Kiểm soát chênh lệch đối soát COD trên sàn thương mại điện tử. 

4.2. Chuẩn hóa quy trình xử lý đơn

Quản lý hiệu quả không đơn thuần chỉ là xác nhận đơn nhanh mà còn cần một quy trình chuẩn. Các bước từ xác nhận đơn, in vận đơn, gói hàng đến đối soát cần rõ ràng và nhất quán. Khi mọi bước đều được quy định rõ, nhân viên dễ làm theo và hạn chế sai sót.

Có trường hợp một shop thời trang, họ đã chuẩn hóa lại quy trình và phân quyền cho nhân viên, họ đã rút ngắn thời gian xử lý đơn từ 15 phút xuống còn 7 phút/đơn.

4.3. Cập nhật tồn kho chính xác, tránh sai số

Một trong những yếu tố quyết định hiệu quả vận hành là quản lý tồn kho. Sai số trong tồn kho dẫn đến tình trạng bán nhầm sản phẩm đã hết hàng, gây mất uy tín với khách. Việc cập nhật tồn kho theo thời gian thực giúp chủ shop tránh tình trạng này. 

4.4. Tích hợp báo cáo và theo dõi doanh thu

Một cách quản lý đơn hàng Shopee hiệu quả là tận dụng hệ thống báo cáo chi tiết. Các báo cáo về doanh thu, tỷ lệ hủy đơn, sản phẩm bán chạy giúp chủ shop nhanh chóng đưa ra quyết định nhập hàng hay triển khai khuyến mãi. 

Tham khảo thêm Cách xem báo cáo lãi lỗ trên Shopee, Lazada, TikTok đơn giản, dễ hiểu để biết cách tải báo cáo doanh thu giúp theo dõi kết quả kinh doanh trên Shopee.

4.5. Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Quản lý đơn hàng hiệu quả còn nằm ở việc chăm sóc khách hàng sau bán. Việc lưu trữ thông tin khách hàng và lịch sử mua sắm giúp shop dễ dàng triển khai remarketing. Những tin nhắn chăm sóc sau mua hoặc chương trình tri ân khách hàng cũ sẽ tăng khả năng mua lại, tạo ra doanh thu bền vững.

5. Nhanh.Ecom - Giải pháp quản lý đơn hàng Shopee hiệu quả cho chủ shop

Hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý đơn hàng Shopee, nhưng một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp như Yody, Cỏ mềm,... tin tưởng lựa chọn là Nhanh.Ecom - nền tảng quản lý đơn hàng đa sàn, tối ưu đặc biệt cho Shopee.

5.1. Báo cáo tài chính chi tiết theo từng sàn

Một trong những tính năng nổi bật mà Nhanh.Ecom cung cấp là báo cáo tài chính tổng thể. Hệ thống hiển thị rõ ràng doanh thu, lãi lỗ trên Shopee, Lazada, TikTok Shop cùng chi tiết mọi khoản phí mà sàn thu. Nhờ vậy, chủ shop sẽ nắm rõ phần phí nào chưa được tối ưu và đưa ra phương án cải thiện. 

Khi bán hàng trên Shopee, có những loại phí nào tác động đến giá bán trên sàn? Tìm hiểu thêm tại bài viết Cách tính giá bán trên Shopee chuẩn nhất 2025 cho người mới để thiết lập giá bán trên Shopee hợp lý.

5.2. Đồng bộ đơn hàng Shopee theo thời gian thực

Nhanh.Ecom sở hữu tính năng tự động đồng bộ dữ liệu từ Shopee về phần mềm chỉ trong vài giây. Bạn có thể theo dõi trạng thái đơn (thành công, hoàn, hủy) ngay trên một giao diện duy nhất, giúp cho người bán, đặc biệt là những nhà bán hàng đa kênh tiết kiệm thời gian vào từng kênh theo dõi đơn hàng.

5.3. Quản lý sản phẩm tập trung, không lo sai lệch tồn kho

Với Nhanh.Ecom, toàn bộ sản phẩm trên Shopee đều được đồng bộ về phần mềm. Bạn có thể tạo mới hoặc ghép nối sản phẩm ngay cả khi SKU không trùng, hệ thống vẫn nhận diện chính xác. Điểm mạnh nữa là tồn kho được cập nhật tự động, giúp tránh tình trạng bán trùng đơn hoặc hết hàng mà vẫn hiển thị.

5.4. Lưu trữ thông tin khách hàng để remarketing

Đối với những shop Shopee cho phép, Nhanh.Ecom hỗ trợ lưu trữ thông tin khách hàng và tự động cập nhật khi có đơn mới. Điều này cực kỳ hữu ích cho việc chăm sóc lại khách cũ, xây dựng tệp remarketing để tăng tỷ lệ quay lại mua hàng. 

5.5. Đối soát minh bạch, hạn chế rủi ro tài chính

Không ít chủ shop đau đầu khi kiểm soát dòng tiền: Shopee trả bao nhiêu, phí sàn trừ thế nào, đơn nào hoàn… Nhanh.Ecom giúp theo dõi chính xác tiền khách trả, tiền sàn trả về, chi phí phát sinh và danh sách đơn hoàn. Hệ thống cảnh báo ngay khi có chênh lệch, từ đó giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc sai sót.

Tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót trong quản lý tồn kho, quản lý đơn hàng với phần mềm Nhanh.Ecom. Trải nghiệm miễn phí ngay!

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

6.1. Vì sao quản lý đơn hàng Shopee thủ công dễ gặp rủi ro?

Việc nhập dữ liệu và xử lý đơn hàng hoàn toàn thủ công khiến shop dễ nhầm lẫn số lượng, tồn kho hoặc quên cập nhật trạng thái đơn.

6.2. Khi nào nên dùng phần mềm quản lý đơn hàng Shopee?

Nếu bạn mới mở shop nhỏ, đơn hàng mỗi ngày chỉ 5 - 10 đơn thì có thể tạm quản lý thủ công. 

Tuy nhiên, khi đơn tăng lên hàng chục đến hàng trăm mỗi ngày, việc dùng phần mềm quản lý đơn hàng Shopee sẽ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót nhờ hệ thống tự động cập nhật tồn kho tự động, báo cáo chi tiết về chi phí, đối soát với hãng vận chuyển. 

6.3. Phần mềm quản lý đơn hàng Shopee có khó sử dụng không?

Thực tế, các nền tảng hiện nay đều thiết kế giao diện thân thiện, dễ thao tác cho cả người mới. Thời gian làm quen chỉ mất vài ngày. 

Thêm vào đó, các nhà cung cấp uy tín thường có đội ngũ hỗ trợ đào tạo, giúp chủ shop nhanh chóng nắm được cách đồng bộ đơn, xử lý tồn kho hay xuất báo cáo doanh thu.

6.4. Phần mềm quản lý đơn hàng Shopee có giúp tăng doanh thu không?

Câu trả lời là có. Phần mềm giúp bạn xử lý đơn nhanh hơn, giảm hủy đơn, quản lý tồn kho chính xác và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Đây chính là những yếu tố giúp tăng doanh thu cho cửa hàng của bạn. 

6.5. Làm sao chọn được phần mềm quản lý đơn hàng Shopee phù hợp?

Một phần mềm tốt cần đáp ứng: đồng bộ đa kênh, quản lý tồn kho real-time, báo cáo chi tiết và có hỗ trợ chăm sóc khách hàng. 

Bạn nên ưu tiên những phần mềm có cộng đồng lớn và uy tín trên thị trường. Ngoài ra, bạn nên dùng thử để tự trải nghiệm, từ đó chọn giải pháp phù hợp nhất cho quy mô shop của mình.

Tham khảo ngay TOP 10 phần mềm quản lý đơn hàng online đa kênh tốt nhất để có thêm gợi ý và lựa chọn đúng đắn cho cửa hàng của bạn.

Việc quản lý đơn hàng Shopee là việc rất quan trọng để duy trì việc kinh doanh trên nền tảng này được hiệu quả. Khi ứng dụng phần mềm quản lý đơn hàng Shopee, chủ shop sẽ giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Đây chính là chìa khóa để phát triển kinh doanh ổn định trên Shopee.