Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: Khác nhau ở điểm nào?

Khi phát sinh sai sót hóa đơn, doanh nghiệp thường băn khoăn nên lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế. Bài viết này tôi sẽ phân tích rõ điểm khác biệt giữa hai loại hóa đơn, hướng dẫn quy trình lập đúng quy định, giải đáp việc gửi Mẫu 04 và gợi ý trường hợp nào nên điều chỉnh, trường hợp nào phải thay thế. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Điểm khác biệt giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Khi xử lý sai sót hóa đơn, doanh nghiệp cần phân biệt chính xác giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế để tránh lập sai quy trình và rủi ro về thuế. Mỗi loại hóa đơn được áp dụng cho một nhóm lỗi khác nhau và kéo theo thủ tục riêng.

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau: 

“Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

.…
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

..…
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

......”

Như vậy theo quy định trên, hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khác nhau như sau ở các điểm như sau:

• Cách thức sửa chữa
  • Hóa đơn điều chỉnh: Cập nhật, bổ sung phần thông tin bị sai trên hóa đơn gốc.
  • Hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn hoàn toàn mới để thay thế hóa đơn cũ.
• Hình thức thể hiện
  • Hóa đơn điều chỉnh: Giữ nguyên mẫu số, ký hiệu hóa đơn gốc và thể hiện thêm nội dung điều chỉnh.
  • Hóa đơn thay thế: Sử dụng mẫu số mới, ký hiệu mới, khác với hóa đơn gốc.
• Số lượng phát hành
  • Hóa đơn điều chỉnh: Có thể lập nhiều lần để điều chỉnh nhiều sai sót của cùng một hóa đơn gốc.
  • Hóa đơn thay thế: Chỉ lập 1 lần duy nhất để thay thế cho hóa đơn sai.
• Nội dung thể hiện trên hóa đơn sau khi lập
  • Hóa đơn điều chỉnh: Phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
  • Hóa đơn thay thế: Phải ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Xem thêm: Điều chỉnh hóa đơn điện tử khi có sai sót: Hướng dẫn chi tiết

2. Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế 

Việc lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế phải tuân theo quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Mỗi loại hóa đơn có bước thực hiện, cách ghi chú và yêu cầu kỹ thuật riêng. 

2.1 Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh

Căn cứ theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định quy định về trình tự thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn.

Bước 1: Kiểm tra và xác định sai sót trên hóa đơn điện tử

• Xác định thông tin sai: mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ…
• Đánh giá mức độ sai sót: có ảnh hưởng đến giá trị thanh toán hoặc nghĩa vụ thuế hay không.
• Làm rõ nguyên nhân dẫn đến sai lệch để làm căn cứ lập biên bản điều chỉnh.

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan

• Hóa đơn gốc: xác định chính xác mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày tháng lập.
• Biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản: nêu rõ lý do điều chỉnh, số tiền điều chỉnh (chưa bao gồm VAT), số thuế GTGT theo hóa đơn gốc và các thông tin liên quan.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định

• Nội dung hóa đơn điều chỉnh
  • Ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
  • Thể hiện đầy đủ chỉ tiêu cần điều chỉnh: số tiền, thuế suất, thuế GTGT, thông tin người mua (nếu sai).
  • Hóa đơn điều chỉnh phải tuân thủ định dạng hóa đơn điện tử theo chuẩn của cơ quan thuế.
• Trường hợp đặc thù cần lưu ý:
  • Nếu hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu/quyền sử dụng (ô tô, bất động sản…) và người mua trả lại hàng: người mua phải lập hóa đơn điện tử trả lại và giao cho người bán.
  • Nếu hóa đơn tích hợp biên lai thu thuế, phí: hóa đơn điều chỉnh phải đảm bảo đủ nội dung của cả hóa đơn điện tử và biên lai điện tử.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh

• Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh.
• Trường hợp dùng hóa đơn không có mã: gửi thẳng cho người mua.
• Trường hợp dùng hóa đơn có mã: gửi cơ quan thuế để được cấp mã rồi mới gửi cho người mua.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên thực hiện tra cứu mã số thuế doanh nghiệp hoặc mã số thuế cá nhân online trước khi lập hóa đơn để đối chiếu thông tin người mua. Việc kiểm tra trước giúp hạn chế tối đa các sai sót về mã số thuế, một trong những lỗi thường gặp khiến hóa đơn phải điều chỉnh, ảnh hưởng đến tiến độ kê khai và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Việc phân biệt khi nào điều chỉnh - khi nào thay thế là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp bị lập sai hoặc bị phạt. Hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ tự động đề xuất hình thức xử lý phù hợp tùy loại sai sót, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định.

2.2 Quy trình lập hóa đơn thay thế

Căn cứ theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trình tự thực hiện lập hóa đơn thay thế.

Bước 1: Xác định chính xác sai sót trên hóa đơn điện tử

• Đối chiếu các thông tin quan trọng: mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, ngày lập, mô tả hàng hóa/dịch vụ, số tiền và thuế suất.
• Đánh giá mức độ sai sót và xác định đây có phải trường hợp phải lập hóa đơn thay thế hay xử lý bằng điều chỉnh.

Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua

• Nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh: hai bên ký biên bản ghi nhận sai sót và thống nhất việc lập hóa đơn thay thế.
• Nếu người mua là cá nhân: bên bán gửi thông báo bằng văn bản, e-mail hoặc đăng tải trên hệ thống/website (nếu có).
• Biên bản hoặc thông báo phải được lưu trữ đầy đủ để làm căn cứ khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế

• Thể hiện rõ trên hóa đơn dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
• Kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trước khi phát hành để tránh phải lập thay thế nhiều lần.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn thay thế

• Hóa đơn không có mã: bên bán ký số và gửi trực tiếp cho người mua.
• Hóa đơn có mã: bên bán ký số và gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã trước khi chuyển cho người mua.

Bước 5: Lưu trữ và cập nhật trong hệ thống kế toán

• Liên kết hóa đơn thay thế với hóa đơn gốc trên phần mềm quản lý.
• Đảm bảo kê khai thuế chính xác, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót doanh thu.

Đọc ngay: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

3. Lập hóa đơn điều chỉnh có phải gửi Mẫu 04?

Việc lập hóa đơn điều chỉnh là tình huống thường gặp khi doanh nghiệp phát sinh sai sót trên hóa đơn điện tử, nhưng không phải lúc nào cũng phải nộp kèm Mẫu 04 cho cơ quan thuế. Tùy vào từng loại sai sót và phương thức xử lý mà trách nhiệm gửi Mẫu 04 có được áp dụng hay không.

Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định: 

“Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
…
3. Trường hợp người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này quy định tại điểm a khoản 1 Điều này thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.

…”

Như vậy, theo quy định trên, khi hóa đơn điện tử chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung còn lại đều chính xác, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trong trường hợp này, người bán phải thực hiện Thông báo hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế theo Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP để ghi nhận việc sai sót và xử lý đúng quy trình.

Tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử [Cập nhật mới nhất]

4. Nên lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế khi có sai sót?

Khi hóa đơn điện tử phát sinh sai sót, việc lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế là bước quan trọng để doanh nghiệp xử lý đúng quy định và tránh rủi ro về thuế. Mỗi hình thức được áp dụng cho từng loại sai sót khác nhau, tùy theo mức độ ảnh hưởng đến giá trị hàng hóa, dịch vụ và nghĩa vụ thuế.

Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử:

Khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua phát sinh sai sót, doanh nghiệp phải xác định đúng loại lỗi để áp dụng hình thức xử lý phù hợp. 

• Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác vẫn chính xác, người bán không phải lập lại hóa đơn mà chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. 
• Trường hợp hóa đơn sai mã số thuế, sai số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa không đúng, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy theo tính chất sai sót và đặc thù ngành hàng.

Như vậy, việc lựa chọn điều chỉnh hay thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai sẽ phụ thuộc vào đặc thù từng loại hóa đơn và bản chất sai sót, bao gồm:

• Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng khi cần sửa nội dung như số lượng, giá trị, thuế suất hoặc thông tin hàng hóa, đồng thời phải ghi rõ số hóa đơn gốc và lý do điều chỉnh. 
• Hóa đơn thay thế được lập để thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ khi sai sót ảnh hưởng toàn bộ nội dung, và phải ghi rõ số hóa đơn cũ, lý do thay thế

Lưu ý quan trọng: nếu phát sinh trường hợp trả lại hàng hóa, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.

Điểm khác nhau của hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế nằm ở bản chất xử lý sai sót. Quy trình thực hiện mỗi loại hóa đơn cũng có yêu cầu riêng, vì vậy tùy tính chất sai sót, doanh nghiệp cân nhắc loại hóa đơn phù hợp để đảm bảo tuân thủ và giảm rủi ro thuế. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết cho tình huống cụ thể của doanh nghiệp, hãy liên hệ chúng tôi ngay để được hỗ trợ chuyên sâu về hóa đơn điện tử.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.