Kanban là gì? Hướng dẫn sử dụng Kanban hiệu quả trong công việc

Khi nhịp độ làm việc ngày càng nhanh, các nhà quản lý cần một phương pháp giúp kiểm soát tiến độ và năng suất rõ ràng hơn. Kanban - phương pháp trực quan hóa công việc nổi tiếng từ Nhật Bản đang được áp dụng rộng rãi trong quản lý dự án và vận hành doanh nghiệp giúp trực quan hóa quy trình làm việc, kiểm soát tiến độ rõ ràng hơn và tối ưu năng suất của từng cá nhân trong nhóm.

1. Kanban là gì?

1.1. Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan, xuất phát từ Nhật Bản - quê hương của tinh thần “Kaizen” (cải tiến liên tục). Thuật ngữ Kanban được ghép từ hai chữ “kan” - nghĩa là thị giác, nhìn thấy được và “ban” - nghĩa là bảng, thẻ thông tin. Hiểu một cách đơn giản, Kanban là bảng thông tin giúp hình ảnh hóa toàn bộ quy trình làm việc.

Phương pháp này được Toyota giới thiệu từ những năm 1940 trong hệ thống sản xuất nổi tiếng “Just-In-Time”. Mục tiêu ban đầu là giúp đội ngũ công nhân dễ dàng theo dõi luồng công việc, xác định khâu tắc nghẽn và đảm bảo không có công đoạn nào bị lãng phí thời gian hoặc nguồn lực. Sau đó, mô hình Kanban đã lan rộng sang nhiều lĩnh vực như quản lý dự án, marketing, phát triển phần mềm, thậm chí cả quản lý cá nhân.

Kanban là phương pháp trực quan hóa quy trình làm việc, giúp bạn theo dõi và quản lý tiến độ công việc một cách rõ ràng, có hệ thống và dễ kiểm soát. Mỗi đầu việc (task) được thể hiện bằng một thẻ Kanban và di chuyển tuần tự qua các cột trạng thái như:

• To Do (Cần làm)
• Doing (Đang làm)
• Done (Đã hoàn thành)

Nhờ đó, toàn bộ thành viên trong nhóm đều có thể theo dõi tiến độ, biết được ai đang làm gì, công việc nào đang bị chậm tiến độ, và điều gì cần ưu tiên trước.

1.2. Nguyên lý hoạt động của Kanban

Kanban hoạt động dựa trên bốn nguyên lý cốt lõi sau:

• Trực quan hóa công việc (Visualize Work): Mọi nhiệm vụ đều được hiển thị rõ ràng trên bảng Kanban bằng các thẻ. Việc trực quan hóa quy trình giúp nhà quản lý và nhân viên nắm bắt tổng thể công việc, từ đó dễ dàng nhận diện các điểm nghẽn và đưa ra điều chỉnh kịp thời để cải thiện hiệu suất làm việc.
• Giới hạn công việc đang thực hiện (Limit Work In Progress - WIP): Kanban giới hạn số lượng công việc có thể thực hiện cùng lúc giúp nhân viên tập trung hoàn thành từng nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ mới, giảm áp lực và nâng cao hiệu suất.
• Quản lý luồng công việc (Manage Flow): Mục tiêu là duy trì quy trình làm việc liên tục, nhịp nhàng và không xảy ra gián đoạn. Khi một cột trên bảng có quá nhiều thẻ, người quản lý sẽ nhanh chóng nhận biết và hỗ trợ xử lý để luồng công việc trở lại cân bằng.
• Cải tiến liên tục (Continuous Improvement): Tinh thần “Kaizen” của người Nhật là nền tảng của Kanban. Mỗi tuần hoặc mỗi chu kỳ làm việc, đội nhóm sẽ xem lại bảng để đánh giá hiệu suất và tìm cách tối ưu hơn.

Kanban không đơn giản chỉ là một bảng công việc, mà còn là một phương pháp tư duy quản lý hiện đại giúp bạn kiểm soát tiến độ, phân phối nguồn lực và duy trì hiệu suất làm việc ổn định. Dù bạn đang điều hành một nhóm nhỏ hay quản lý hàng chục dự án lớn, Kanban luôn là công cụ trực quan và hiệu quả giúp mọi người “nhìn thấy - hiểu rõ - hành động đúng”.

Đọc thêm: 10+ mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc giúp quản lý nhóm hiệu quả

2. Cấu trúc cơ bản của hệ thống Kanban

2.1. Bảng công việc

Bảng công việc (Kanban Board) đóng vai trò trung tâm trong phương pháp Kanban, là nơi toàn bộ quy trình làm việc được thể hiện rõ ràng, trực quan và có hệ thống. Công cụ này giúp đội ngũ dễ dàng theo dõi trạng thái công việc, từ những nhiệm vụ sắp thực hiện cho đến các đầu việc đã hoàn thành, đảm bảo tiến độ luôn được kiểm soát hiệu quả.

Một bảng Kanban điển hình được chia thành các cột (columns), đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc. Đơn giản nhất, bảng sẽ gồm ba cột chính:

• To Do (Việc cần làm): Liệt kê tất cả nhiệm vụ chưa bắt đầu
• Doing (Đang làm): Chứa các công việc đang được xử lý
• Done (Đã hoàn thành): Đánh dấu các công việc đã xong

Ở các doanh nghiệp chuyên nghiệp, cấu trúc bảng có thể chi tiết hơn, như:

“Lên kế hoạch → Đang viết nội dung → Đang duyệt → Đang thiết kế → Xuất bản → Hoàn tất.”

Tùy thuộc vào đặc thù công việc, mỗi doanh nghiệp có thể tùy chỉnh bảng Kanban sao cho phù hợp nhất với quy trình nội bộ của mình.

Bảng công việc đóng vai trò như một bản đồ minh bạch về tiến trình của toàn bộ dự án. Khi nhìn vào đó, cả người quản lý lẫn nhân viên đều có thể:

• Biết chính xác mỗi nhiệm vụ đang ở giai đoạn nào
• Phát hiện ngay khi có sự tắc nghẽn hoặc chậm tiến độ
• Ưu tiên xử lý công việc quan trọng trước
• Cập nhật tiến độ theo thời gian thực mà không cần họp hành quá nhiều

Bảng công việc là trung tâm của phương pháp Kanban và ứng dụng của nó, giúp trực quan hóa toàn bộ quy trình, từ đó tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên, nâng cao năng suất và hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện công việc.

Kanban giúp minh bạch quy trình, nhưng khi nhóm mở rộng hoặc có nhiều dự án, việc cập nhật thủ công dễ thiếu chính xác. Hãy để iPOS HRM giúp bạn quản lý công việc và tiến độ theo tinh thần Kanban, nhưng tự động và có báo cáo rõ ràng hơn:

• Phân công - theo dõi - đánh giá nhân viên theo từng đầu việc
• Theo dõi tiến độ dự án và năng suất đội nhóm
• Báo cáo năng suất - chấm công - tính lương tự động

2.2. Cột danh sách công việc

Trong một bảng Kanban, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn cụ thể của quy trình làm việc. Các thẻ công việc (Kanban cards) sẽ di chuyển dọc theo các cột này - bắt đầu từ cột đầu tiên khi công việc được tạo ra và kết thúc ở cột cuối cùng khi công việc hoàn thành.

Mỗi cột trong bảng Kanban đại diện cho một giai đoạn của quy trình làm việc và chứa các Danh sách (List) gồm nhiều thẻ công việc (cards) liên quan. Trong các công cụ quản lý dự án truyền thống, phần này thường được xem như danh sách việc cần làm hoặc các nhiệm vụ đang xử lý.

Xem ngay: Top 10+ Phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay

2.3. Thẻ công việc

Trong phương pháp Kanban, mỗi thẻ công việc là một đơn vị nhỏ nhất của luồng công việc - tương ứng với một tác vụ cần thực hiện, như “viết bài blog”, “duyệt nội dung”, “thiết kế banner” hay “liên hệ khách hàng”.

Khi một thẻ được tạo ra, nó sẽ được gắn lên bảng Kanban và di chuyển tuần tự qua các cột tương ứng: từ “To Do” (Cần làm) → “Doing” (Đang làm) → “Done” (Hoàn thành). Quá trình di chuyển đó chính là cách Kanban thể hiện “dòng chảy công việc” giúp mọi người nhìn thấy rõ trạng thái của từng nhiệm vụ trong thời gian thực.

Thẻ công việc là yếu tố đặc trưng của Kanban, kết hợp giữa tính kỹ thuật và yếu tố con người - mỗi thẻ không chỉ ghi lại nhiệm vụ cần thực hiện, mà còn thể hiện nỗ lực, trách nhiệm và tiến độ làm việc của từng cá nhân.

Trong Kanban, mỗi thẻ công việc (hay nhiệm vụ) thể hiện một đầu việc cụ thể và chứa các thông tin quan trọng giúp quản lý dễ dàng hơn, bao gồm:

• Tiêu đề thẻ: Mô tả ngắn gọn nội dung công việc cần thực hiện
• Người phụ trách: Cá nhân được giao nhiệm vụ hoặc chịu trách nhiệm chính cho công việc đó
• Thời gian dự kiến hoàn thành: Mốc thời hạn hoặc ngày hoàn thành ước tính
• Mã số thẻ: Số định danh giúp tìm kiếm và quản lý thẻ trong hệ thống
• Mã màu hoặc nhãn dán: Biểu thị trạng thái công việc hoặc nhóm phân loại khác nhau
• Mức độ ưu tiên: Đánh dấu các công việc quan trọng cần được thực hiện sớm.

Trong hệ thống Kanban, các thẻ công việc đóng vai trò là đơn vị cơ bản thể hiện trạng thái và tiến độ của toàn bộ quy trình.

Mỗi thẻ di chuyển qua các cột thể hiện một bước hoàn thành cụ thể trong dự án, phản ánh mức độ tiến triển, năng suất làm việc và hiệu quả phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.

3. Ưu nhược điểm của phương pháp Kanban

3.1. Ưu điểm

Phương pháp Kanban được ưa chuộng trên toàn thế giới nhờ tính trực quan, linh hoạt và khả năng cải tiến liên tục. Nó giúp doanh nghiệp tổ chức công việc hiệu quả, đồng thời thúc đẩy tư duy quản lý hiện đại - tập trung vào việc hỗ trợ và tối ưu thay vì chỉ giám sát và ra lệnh.

• Tăng tính minh bạch và rõ ràng trong công việc: Mọi công việc đều được hiển thị công khai và trực quan. Mỗi nhiệm vụ được thể hiện bằng thẻ công việc (Kanban card), di chuyển qua các cột trạng thái trên bảng Kanban (To Do - Doing - Done).
• Linh hoạt và dễ thích ứng với thay đổi: Kanban được thiết kế để phản ứng nhanh với sự thay đổi - điều mà nhiều mô hình quản lý truyền thống còn thiếu. Khi có công việc mới, chỉ cần tạo thêm thẻ. Khi ưu tiên thay đổi, bạn chỉ việc kéo thả thẻ sang vị trí khác. Không cần phải tái cấu trúc toàn bộ kế hoạch hay làm lại bảng tiến độ từ đầu.
• Tăng năng suất và khả năng tập trung của đội ngũ: Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP - Work In Progress Limit). Quy tắc này yêu cầu mỗi cá nhân hoặc nhóm chỉ xử lý một số lượng công việc nhất định trong cùng một thời điểm. Nhờ đó, nhân viên không bị phân tán, tập trung sâu vào từng nhiệm vụ cho đến khi hoàn tất. Khi một công việc được hoàn thành, họ mới tiếp nhận việc mới.
• Giúp phát hiện và xử lý sớm các điểm tắc nghẽn: Kanban giúp người quản lý nhanh chóng nhận diện các điểm tắc nghẽn trong quy trình làm việc. Khi một cột trên bảng chứa quá nhiều thẻ nhưng không được chuyển tiếp, đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy tiến độ đang bị chậm hoặc phân bổ nguồn lực chưa hợp lý.
• Cải thiện giao tiếp và hợp tác trong nhóm
• Dễ dàng áp dụng và mở rộng quy mô

Nhờ trực quan hóa công việc, giới hạn đa nhiệm, phát hiện sớm điểm nghẽn và thúc đẩy cải tiến, Kanban không đơn giản chỉ giúp doanh nghiệp tăng năng suất mà còn xây dựng văn hóa làm việc có trách nhiệm và liên tục phát triển.

3.2. Nhược điểm

Dù phương pháp Kanban và ứng dụng của nó mang lại nhiều giá trị trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc, song giống như bất kỳ mô hình quản lý nào, Kanban không hoàn hảo tuyệt đối. Khi áp dụng thực tế, doanh nghiệp cần hiểu rõ những hạn chế và rủi ro tiềm ẩn để điều chỉnh phù hợp với môi trường, quy mô và văn hóa tổ chức của mình.

• Khó ước lượng thời gian hoàn thành công việc: Kanban không đặt trọng tâm vào yếu tố thời gian, mà chủ yếu tập trung vào luồng công việc (workflow). Mặc dù điều này giúp giảm áp lực tiến độ, nhưng lại gây khó khăn trong việc dự đoán thời điểm hoàn thành dự án.
• Đòi hỏi cập nhật liên tục: Mọi thành viên cần liên tục cập nhật trạng thái công việc trên bảng: khi bắt đầu, đang làm, hoặc hoàn thành. Nếu nhân viên quên cập nhật, bảng Kanban sẽ mất tính chính xác và không còn phản ánh đúng tình hình công việc.
• Dễ rối loạn khi quy mô công việc quá lớn: Kanban hoạt động hiệu quả nhất với quy trình vừa và nhỏ, có luồng công việc ổn định. Nhưng khi số lượng đầu việc tăng lên hàng trăm hoặc hàng nghìn, bảng Kanban có thể trở nên quá tải thông tin, khiến người dùng khó quan sát tổng thể.
• Không phù hợp với môi trường có quy trình cứng nhắc: Kanban hướng tới sự linh hoạt và tự chủ, do đó nó không thích hợp với các mô hình làm việc có quy định cố định, tuần tự và nghiêm ngặt (ví dụ: quy trình sản xuất công nghiệp, quản lý tài chính, hoặc kiểm toán). Trong những môi trường này, người quản lý cần sự tuân thủ chặt chẽ về thời gian, tiêu chuẩn và trình tự - trong khi Kanban lại cho phép điều chỉnh linh hoạt theo tình huống thực tế. Điều đó đôi khi tạo ra xung đột giữa tự do sáng tạo và kỷ luật vận hành.
• Thiếu định hướng chiến lược nếu chỉ tập trung vào tác vụ: Khi mới áp dụng Kanban, nhiều nhóm thường chú trọng quá mức vào từng thẻ công việc riêng lẻ mà thiếu sự kết nối với mục tiêu tổng thể của dự án. Kết quả là quy trình trở nên chi tiết nhưng thiếu tính hệ thống, khiến việc đánh giá hiệu quả chung trở nên khó khăn.

Hạn chế của Kanban không xuất phát từ bản thân phương pháp mà từ cách người dùng vận hành nó. Khi được áp dụng đúng, Kanban là công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu quy trình; ngược lại, nếu thiếu kỷ luật và định hướng rõ ràng, nó dễ biến thành một bảng công việc rối rắm, thiếu hiệu quả.

Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý công việc hàng ngày tốt nhất 2025

4. Hướng dẫn sử dụng phương pháp Kanban hiệu quả

Bước 1: Phác thảo quy trình làm việc tổng thể trên bảng Kanban

Hãy bắt đầu bằng việc xác định toàn bộ luồng công việc của bạn hoặc nhóm - từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành.

Hãy tự hỏi: “Để một nhiệm vụ hoàn thành, nó cần đi qua những giai đoạn nào?”

Khi đã xác định được các giai đoạn, hãy vẽ bảng Kanban (trên giấy, bảng trắng hoặc công cụ trực tuyến như Trello, Notion, Jira, Asana…). Mỗi cột trên bảng sẽ tương ứng với một giai đoạn trong quy trình.

Đọc ngay: Hướng dẫn sử dụng Notion đơn giản chỉ trong 6 bước

Bước 2: Thiết lập giới hạn công việc đang thực hiện (WIP Limit)

Nguyên lý quan trọng nhất của phương pháp Kanban và ứng dụng của nó là giới hạn công việc đang thực hiện (Work In Progress Limit - WIP Limit).

Mỗi cột chỉ nên chứa số lượng thẻ tối đa nhất định, tương ứng với khả năng xử lý thực tế của đội nhóm, giúp duy trì luồng công việc ổn định và ngăn chặn tình trạng quá tải. Ở cấp độ cá nhân, việc chỉ xử lý 2 - 3 nhiệm vụ đồng thời sẽ giúp bạn tập trung hơn, giảm căng thẳng và đảm bảo chất lượng kết quả công việc.

Bước 3: Tạo và quản lý các thẻ công việc (Kanban Cards)

Mỗi nhiệm vụ hoặc đầu việc nên được biểu thị bằng một thẻ công việc rõ ràng và cụ thể.
Trên mỗi thẻ cần có những thông tin cơ bản:

• Tên công việc hoặc mục tiêu (ví dụ: “Hoàn thiện landing page tháng 11”)
• Người phụ trách và người liên quan
• Hạn hoàn thành (deadline)
• Mức độ ưu tiên (ưu tiên cao, trung bình, thấp)
• Các ghi chú, file hoặc checklist đi kèm

Các thẻ này sẽ được di chuyển qua các cột tương ứng khi trạng thái công việc thay đổi.

Việc di chuyển thẻ là cách thể hiện rõ ràng nhất sự tiến triển của công việc - mỗi lần thẻ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo chính là một bước tiến cụ thể, tạo cảm giác thành tựu và duy trì động lực cho cả đội nhóm.

Bạn có thể sắp xếp các thẻ trong mỗi cột theo mức độ ưu tiên, đặt các nhiệm vụ quan trọng hoặc khẩn cấp lên đầu để dễ dàng theo dõi và xử lý. Ngoài ra, việc sử dụng màu sắc khác nhau cho thẻ cũng giúp phân loại công việc trực quan hơn như màu đỏ cho các tác vụ khẩn cấp, màu vàng cho mức ưu tiên trung bình và màu xanh cho các công việc thông thường.

Bước 4: Bắt đầu làm việc

Sau khi thiết lập bảng Kanban, hãy bắt đầu thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên -thường là từ thẻ ở vị trí đầu tiên của mỗi cột.

Khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn chỉ cần chuyển thẻ sang cột kế tiếp để phản ánh tiến độ. Trong suốt quá trình làm việc, hãy tuân thủ giới hạn WIP nhằm duy trì nhịp độ ổn định và tránh tình trạng quá tải. Nếu phát sinh vấn đề hoặc trở ngại, cần xử lý ngay để quy trình vận hành liên tục và hiệu quả.

Bước 5: Theo dõi tiến độ và tối ưu luồng công việc

Kanban không dừng ở việc hiển thị công việc một cách trực quan, mà còn là công cụ giúp phân tích hiệu suất và nhận diện vấn đề trong quy trình. Việc quan sát bảng thường xuyên sẽ giúp bạn nhanh chóng phát hiện:

• Cột nào đang có quá nhiều thẻ, gây ùn tắc
• Nhiệm vụ nào bị chậm so với kế hoạch
• Thành viên nào đang quá tải hoặc chưa được phân bổ công việc hợp lý

Dựa vào đó, bạn có thể điều chỉnh phân công, sắp xếp lại ưu tiên, hoặc rút ngắn quy trình cho các giai đoạn chậm.

Bước 6: Đánh giá và cải tiến liên tục

Cải tiến là tinh thần cốt lõi của Kanban. Sau một khoảng thời gian vận hành (thường là 2 - 4 tuần), bạn nên tổ chức các buổi review hoặc retrospective để:

• Đánh giá xem luồng công việc có hiệu quả không
• Xác định điểm nghẽn hoặc công việc bị trễ thường xuyên
• Ghi nhận phản hồi từ nhân viên và đề xuất điều chỉnh quy trình.

Cải tiến không cần quá lớn - chỉ cần 1% thay đổi mỗi tuần cũng có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể về lâu dài. Hãy khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng để hoàn thiện bảng Kanban.

Để sử dụng Kanban hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp giữa sự rõ ràng về quy trình, giới hạn hợp lý và văn hóa kỷ luật trong cập nhật thông tin. Kanban không đơn giản chỉ là một công cụ, mà là một phương pháp làm việc minh bạch và cải tiến liên tục.

Anh Huy - Khách hàng của Nhanh.vn là quản lý một nhóm marketing tại công ty dịch vụ du lịch từng đau đầu vì công việc trong team thường bị trùng lặp, trễ deadline và thiếu phối hợp. Mỗi người làm một kiểu, báo cáo thì rời rạc. Sau khi được gợi ý áp dụng Kanban, anh tạo một bảng trực quan để mọi người cập nhật tiến độ hằng ngày. Kết hợp với bảng đánh giá nhân viên theo từng giai đoạn chiến dịch, anh dễ dàng nhận ra ai đang “kẹt” ở bước nào để hỗ trợ kịp thời. Sau vài tuần, team không chỉ làm việc trơn tru hơn mà còn chủ động đề xuất ý tưởng mới, vì ai cũng thấy rõ đóng góp của mình trong toàn bộ quy trình.

Khi bạn hiểu đúng, áp dụng đúng và cải tiến đều đặn, phương pháp Kanban và ứng dụng của nó sẽ trở thành nền tảng giúp đội ngũ vận hành linh hoạt, hiệu quả và bền vững.

Tôi luôn tin rằng, hiệu quả của một đội nhóm không đến từ việc làm nhiều, mà từ cách quản lý thông minh. Kanban chính là công cụ giúp tôi và đội ngũ nhìn rõ mọi quy trình, phát hiện nút thắt và cải thiện từng ngày. Dù bạn là cá nhân hay doanh nghiệp, chỉ cần bắt đầu từ một bảng Kanban đơn giản, bạn sẽ thấy cách làm việc trở nên rõ ràng và chủ động hơn bao giờ hết.