Mẫu Excel quản lý kho hàng và bán hàng đơn giản cho doanh nghiệp

Có một kinh nghiệm đến từ rất nhiều cửa hàng bán lẻ: Nếu không có công cụ quản lý kho và bán hàng rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ thất thoát hàng hóa, doanh thu. Với mẫu Excel quản lý kho hàng và bán hàng đơn giản, bạn có thể kiểm soát nhập - xuất - tồn, quản lý đơn hàng dễ dàng chỉ trong một file duy nhất. Đây là bước khởi đầu tối ưu cho mọi chủ shop để kiểm soát hoạt động kinh doanh của mình.
 

1. Tại sao doanh nghiệp cần file Excel quản lý kho và bán hàng

Trong kinh doanh, một sản phẩm nhập sai, ghi thiếu hoặc thất thoát đều có thể khiến doanh nghiệp nhỏ mất hàng triệu đồng mà không hay biết. 

Việc quản lý bằng sổ tay hoặc ghi chép rời rạc không còn phù hợp khi số lượng đơn hàng, nhà cung cấp và mặt hàng ngày càng tăng. Đây chính là lúc các chủ shop, cửa hàng hay doanh nghiệp nhỏ cần đến file Excel quản lý kho và bán hàng - một công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích.

1.1. Kiểm soát hàng hóa chặt chẽ 

Khi quy mô kinh doanh mở rộng, việc kiểm tra hàng tồn kho thủ công trở nên tốn thời gian và dễ nhầm lẫn. Mẫu file Excel quản lý kho hàng cho phép bạn ghi lại toàn bộ lịch sử nhập - xuất - tồn theo từng sản phẩm, nhà cung cấp và thời điểm.

Nhờ các công thức tự động như SUMIF hay VLOOKUP, hệ thống sẽ cập nhật số lượng tồn kho tức thì sau mỗi lần bán hoặc nhập hàng. Từ đó, bạn không chỉ nắm được lượng hàng còn trong kho mà còn phát hiện được những sản phẩm bán chậm hoặc có nguy cơ tồn đọng vốn.

1.2. Dễ sử dụng, tiết kiệm chi phí và thời gian

Không phải doanh nghiệp nào cũng đủ điều kiện đầu tư phần mềm ngay từ đầu. Mẫu Excel quản lý bán hàng và kho hàng đơn giản chính là giải pháp tiết kiệm mà vẫn hiệu quả. Chỉ cần cài đặt Microsoft Excel hoặc Google Sheets, bạn có thể nhập dữ liệu nhập hàng, bán hàng, số lượng hàng xuất - nhập - tồn kho căn bản để quản lý. 
Ngoài ra, Excel còn cho phép tùy chỉnh giao diện, màu sắc và công thức theo nhu cầu của từng mô hình kinh doanh từ cửa hàng tạp hóa, shop thời trang đến doanh nghiệp phân phối.

1.3. Dữ liệu tập trung

Dữ liệu rải rác ở sổ tay, tin nhắn, hay ghi nhớ cá nhân rất dễ bị bỏ sót. Với file Excel quản lý kho và bán hàng, toàn bộ thông tin về hàng hóa, khách hàng, đơn hàng được lưu trữ trong cùng một nơi. Bạn có thể lọc, thống kê, hoặc xuất báo cáo chỉ trong vài phút. Điều này giúp việc phân tích hoạt động kinh doanh trở nên khoa học, khách quan hơn. 

1.4. Bước đệm trước khi nâng cấp lên phần mềm chuyên nghiệp

Sử dụng file Excel là giai đoạn lý tưởng để doanh nghiệp làm quen với quy trình quản lý dữ liệu. Khi hoạt động ổn định và nhu cầu mở rộng, bạn có thể dễ dàng chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp.

Nhanh.vn - Công cụ cho phép đồng bộ hóa dữ liệu từ file Excel, giúp tự động hóa quy trình bán hàng, kiểm soát kho, đồng bộ các sàn thương mại điện tử và theo dõi tình doanh thu toàn hệ thống thông qua các báo cáo chi tiết

2. Tạo file Excel quản lý kho và bán hàng đơn giản cho doanh nghiệp

Khi bắt đầu kinh doanh, rất nhiều chủ shop gặp khó trong việc kiểm soát hàng hóa, đơn hàng và lợi nhuận. Một mẫu file Excel quản lý kho và bán hàng được thiết kế khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi hoạt động chỉ trong một bảng tính duy nhất. Vậy, cách để quản lý kho và bán hàng trên Excel được thực hiện như thế nào? 

2.1. Những sheet cơ bản cần có 

Để file Excel hoạt động hiệu quả, bạn nên chia bố cục thành các sheet chính sau:

Quản lý kho và bán hàng là một phần của việc lên kế hoạch kinh doanh chi tiết cho ngành hàng của ban. Bạn có thể xem thêm cách lập kế hoạch kinh doanh chi tiết dành cho người mới 2025 để áp dụng ngay vào doanh nghiệp của mình.

2.2. Thiết lập sheet quản lý chung

Sheet quản lý chung có mục đích cập nhật các thông tin liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Người bán chỉ cần nhập các thông tin mua hàng, bán hàng trên sheetm sau đó thông tin sẽ được cập nhật tự động trên các sheet Mua, Bán và Kho hàng, giảm thời gian nhập liệu. 

Cụ thể:

• Bạn mở Excel, tạo một sheet mới với tên Quản lý chung
• Thiết lập 3 nút Mua, Bán, Kho bằng cách chọn Chèn → nhấn vào biểu tượng tạo hình dạng . Chọn hình dạng nút
• Nhập tên của 3 nút, căn chỉnh sao cho 3 nút ngay ngắn, gọn gàng. 
• Tạo ra 2 bảng nhỏ ở dưới có 4 dòng, 2 cột: Một bảng có các đề mục là Ngày mua, sản phẩm, số lượng, đơn giá. Bảng còn lại là Ngày bán, sản phẩm, số lượng, đơn giá. 
• Ở dưới 2 bảng tạo thêm hai nút: Mua hàng và Bán hàng. 

2.3. Tạo Sheet Sản phẩm

Sheet sản phẩm là sheet cập nhật các sản phẩm của doanh nghiệp. Thông tin trong sheet này sẽ liên kết sheet Quản lý chung để dễ dàng nhập liệu cho người bán. 

Cụ thể:

• Cột quan trọng nhất định phải có là cột Sản phẩm. Tại đây bạn nhập các tên sản phẩm bạn bán. 
• Bạn có thể tạo ra các sheet Mã sản phẩm, Đơn vị tính, Ghi chú,…
• Khi tạo ra một cột sản phẩm, bôi đen phạm vị cột và các dòng tên sản phẩm bạn vừa nhập, nhấn Ctrl + T  để tạo table. Khi mà chúng ta cập nhật thông tin sản phẩm ở bên dưới, tên sản phẩm mới này sẽ tự động xuất hiện ở mục Sản phẩm trong Sheet Quản lý chung. 

Cách để liên kết mục tên sản phẩm Sheet Sản phẩm và mục sản phẩm trong Sheet Quản lý chung: Vào ô nhập sản phẩm trong Sheet Quản lý chung → Chọn Dữ liệu → Chọn biểu tượng Xác nhận tính hợp lệ dữ liệu → Tiếp tục chọn Xác nhận tính hợp lệ dữ liệu → Mục Cho phép, chọn Danh sách. Ở mục Nguồn, vào Sheet Sản phẩm, kéo từ sản phẩm đầu đến sản phẩm cuối. 

2.4. Tạo Sheet Mua hàng, Bán hàng

Đây là 2 Sheet ghi lại tất cả những thông tin bạn nhập vào từ Sheet Quản lý chung. Cụ thể cách tạo 2 Sheet như sau:

• Tạo sẵn hai sheet, một sheet tên Mua hàng và một sheet tên Bán hàng 
• Với sheet Mua hàng, tạo ra các cột: Ngày mua, Sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thành Tiền.
• Bôi đen các cột và 1 hàng trống ở dưới, nhấn Ctrl + T để tạo nên một table. Đặt tên cho bảng bằng cách chọn mục Thiết kế, đến Tên bảng và nhập Tên bảng
• Chỉnh sửa lại bảng cho đẹp mắt, rồi bôi đen toàn bộ bảng, nhấn Ctrl + C, sang sheet Bán hàng nhấn Ctrl + V để copy bảng. 
• Chỉnh sửa thông tin các cột bảng sheet Bán hàng 

2.5. Tạo Sheet Kho hàng

Với sheet Kho hàng, bạn cần thao tác như sau:

• Tạo bảng với các cột: Sản phẩm, Số lượng, Tổng giá mua, Số lượng bán, Tổng giá bán, Còn trong kho 
• Bên trên bảng tạo thêm 1 bảng có 3 hàng: Tổng tiền mua, Tổng tiền bán, Lợi nhuận
• Liên kết tên sản phẩm ở Sheet Sản phẩm với cột Sản phẩm bằng cách nhấn vào ô đầu tiên của cột Sản phẩm, sau đó nhập công thức ='Sanpham!'[Dòng đầu tiên cột sản phẩm của sheet Sản phẩm]
• Nhấn vào dấu + của ô đầu tiên cột Sản phẩm sheet Kho hàng, kéo xuống dưới. 

Nếu bạn muốn hiểu quy trình tổng thể hơn, có thể tham khảo quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ - bài viết giúp bạn nắm rõ từng bước nhập, xuất, kiểm kê và báo cáo kho với một doanh nghiệp bán lẻ. 

2.6. Tạo liên kết giữa sheet Quản lý chung và sheet Mua hàng, Bán hàng

Để tạo liên kết giữa các sheet Quản lý chung và sheet Mua hàng, Bán hàng, bạn cần thực hiện những thao tác sau:

• Vào sheet Quản lý chung, nhấn chuột phải vào nút Mua hàng. Sau đó nhấn vào Siêu liên kết, nhấn Chỗ trong tài liệu này, chọn Mua hàng. Như vậy bạn hoàn tất việc liên kết. Làm tương tự với nút Bán hàng và nút Kho

• Để trỏ về sheet Quản lý chung từ sheet Mua hàng, tạo một Shape Mũi tên. Sau đó thực hiện thao tác tương tự như trên để trỏ về. 
• Copy nút quay lại này vào sheet Bán hàng và Sheet Kho hàng

2.7. Tạo nút nhập Mua hàng, Bán hàng 

Để tạo nút nhập Mua hàng, Bán hàng, bạn cần:

• Kiểm tra xem bạn đã có mục Nhà phát triển trên thanh ruy băng chưa? Nếu chưa tạo được, bạn nhấn chuột phải vào một vị trí bất kỳ trên thanh Ribbon, chọn Tùy chỉnh Ruy-băng → Tick vào Nhà phát triển. Như vậy, bạn đã thành công thêm mục Nhà phát triển.

• Nhập thông tin trong bảng Mua hàng ở sheet Quản lý chung
• Vào thẻ Nhà phát triển, chọn Ghi Macro → Đặt tên cho cửa sổ Macro 
• Sang Sheet Mua hàng, tại vị trí hàng thứ nhất sau tên cột, bạn thực hiện thao tác chèn hàng ớ bên trên. 

• Quay lại Sheet Quản lý chung, bôi đen dữ liệu của bảng Mua hàng → Nháy chuột phải → Chọn Chép 
• Sang Sheet Mua, nhấn vào ô trong dòng đầu tiên của bảng → Nhấn chuột phải → Chọn Dán đặc biệt → Chọn Giá trị → Chọn chuyển đổi (Mục đích của nút này là để bố trí theo hàng)
• Nhập công thức cho ô Thành Tiền. Ở giá trị Đơn giá, chọn thẻ Trang Đầu → Chọn Bút định dạng. Sau đó nhập công thức =[Giá trị ô Số lượng]*[Giá trị ô Đơn giá]
• Nhấn chuột phải vào giá trị Thành tiền, chọn Chép. Sau đó, nhấn chuột phải chọn Dán đặc biệt → Chọn Giá trị 
• Giá trị Đơn giá, Chọn Loại bỏ lỗi 
• Sau đó, quay lại Sheet Quản lý chung, xóa hết những giá trị mới nhập ở bảng mua hàng đi → Vào thẻ Nhà phát triển và nhấn vào Dừng ghi
• Nháy chuột phải vào nút Mua hàng → Chọn Gán Macro
• Làm tương tự với nút Bán hàng

Nếu bạn muốn xem thêm các mẫu quản lý xuất - nhập - kho theo từng ngành hàng, có thể tham khảo top 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí - tổng hợp những mẫu file Excel dành cho từng ngành hàng phổ biến dễ sử dụng. 

2.8. Hoàn thiện sheet Kho hàng

Để hoàn thiện Sheet Kho hàng, bạn cần thực hiện những thao tác sau:

• Ở cột Số lượng bán, nhập hàng SUMIFS để tính tổng cho sản phẩm từ bảng Mua hàng. Công thức: SUMIFS (Cột số lượng của Sheet Mua hàng, Cột tên sản phẩm của Sheet Mua hàng, Cột tên sản phẩm của Sheet Kho hàng). Kéo xuống để tự động tính 
• Làm tương tự cho cột Tổng giá bán, Số lượng mua, Tổng giá mua. 
• Cột Còn trong kho, nhập công thức lấy Số lượng mua - Số lượng bán 

Bên cạnh đó, bạn có thể xem thêm cách liên kết giữa số lượng mua hàng của sheet Quản lý chung và số hàng còn trong kho của sheet Kho hàng. Khi bạn nhập số lượng mua quá số lượng hàng tồn trong kho, bạn sẽ nhận được thông báo từ File Excel. 

Trong quá trình vận hành, việc theo dõi tồn kho an toàn là rất quan trọng. Bạn có thể xem thêm tồn kho an toàn là gì và tại sao doanh nghiệp cần quan tâm để duy trì số lượng hàng hợp lý, tránh hết hàng hoặc tồn đọng vốn.

Xem thêm Cách tạo file Excel quản lý bán hàng và kho hàng từ A đến Z tại đây:

3. Nhanh.vn - Nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng và bán hàng 

Trong giai đoạn đầu kinh doanh, file Excel quản lý kho và bán hàng là công cụ lý tưởng: Dễ dùng, tiết kiệm chi phí và đủ đáp ứng cho cửa hàng nhỏ. Tuy nhiên, khi lượng đơn tăng, nhân viên nhiều hơn, dữ liệu phức tạp hơn, Excel bắt đầu bộc lộ những giới hạn rõ rệt.

3.1. Hạn chế của việc quản lý bằng Excel

Về bản chất, Excel không phải phần mềm quản lý kho mà là một công cụ tính toán. Khi dùng cho mục đích bán hàng, nó gặp ba vấn đề lớn.

Thứ nhất, dễ sai sót và thiếu đồng bộ. Dữ liệu nhập thủ công khiến chỉ cần một ô công thức sai là toàn bộ báo cáo lệch. Tôi từng gặp một chủ shop thời trang, chỉ vì nhập nhầm giá nhập ở một dòng mà chênh lệch doanh thu hơn 15 triệu đồng trong tháng.

Thứ hai, khó kiểm soát khi có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên. Mỗi người sửa file một bản, không ai biết đâu là dữ liệu chính xác nhất. Việc gửi qua lại qua Zalo, Gmail khiến file dễ lỗi, trùng đơn, hoặc bị mất dữ liệu hoàn toàn.

Thứ ba, thiếu tính kết nối và tự động hóa. Excel không thể đồng bộ với kênh bán hàng online như Facebook, Shopee hay TikTok Shop. Chủ shop phải nhập đơn thủ công, dẫn tới tình trạng “đơn đi hàng không” hoặc tồn kho ảo. Khi đó, việc kiểm hàng và lập báo cáo mất nhiều giờ mỗi ngày, thậm chí cả cuối tuần.

Khi doanh nghiệp bắt đầu xử lý hơn 30 đơn hàng/ngày, hoặc có trên 2 nhân viên thao tác cùng file Excel, sai sót gần như là điều chắc chắn.

Để vận hành việc kinh doanh hiệu quả hơn, bạn có thể xem thêm top 8 công cụ hỗ trợ bán hàng hiệu quả nhất 2025 - danh sách các công cụ hỗ trợ người bán hàng kinh doanh nhanh chóng và tạo trải nghiệm tốt cho khách hàng. 

3.2. Giải pháp chuyên nghiệp từ Nhanh.vn

Chính vì những bất cập đó, phần mềm Nhanh.vn ra đời như một hệ thống quản lý bán hàng toàn diện, giúp các chủ shop tại Việt Nam tự động hóa quy trình vận hàng kho hàng, tạo báo cáo chỉ trong một nền tảng duy nhất. Tính đến thời điểm hiện tại, phần mềm đã có hơn 100.000 doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. 

Thay vì nhập dữ liệu thủ công, Nhanh.vn tự động ghi nhận mọi hoạt động bán hàng, điều chỉnh tồn kho theo thời gian thực và đồng bộ thông tin giữa các kênh. Mỗi thao tác đều được lưu lại, dễ dàng tra cứu, giúp chủ shop kiểm soát hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.

Khác với Excel, Nhanh.vn cho phép kiểm kho nhanh bằng mã vạch, theo dõi tồn kho giữa các chi nhánh, đặt hạn mức tồn kho tối thiểu và thậm chí dự báo nhập hàng dựa trên lịch sử bán thực tế. Điều này giúp bạn nhập hàng đúng lúc, tránh ứ đọng vốn hoặc hết hàng ngoài ý muốn.

Ở khâu bán hàng, hệ thống tự động tính chiết khấu, khuyến mại, tích điểm và công nợ. Chủ shop có thể theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận chi tiết đến từng sản phẩm, nhân viên hoặc cửa hàng. Tất cả dữ liệu này được thể hiện bằng báo cáo trực quan và biểu đồ sinh động, giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh chỉ trong vài giây.

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn - Công cụ giúp doanh nghiệp không chỉ giải quyết các các vấn đề về tồn kho, sai lệch dữ liệu hay báo cáo chậm trễ mà còn giúp bạn quản lý đồng bộ toàn bộ hoạt động kinh doanh: kho hàng, bán sỉ, lẻ, marketing, vận chuyển và báo cáo doanh thu. 

Quản lý kho hàng hiệu quả là gốc rễ của một doanh nghiệp vững mạnh. Mẫu file Excel quản lý kho và bán hàng giúp bạn làm chủ được tình hình kinh doanh, chu trình nhập - xuất - tồn từ đó tránh sai sót. Nhưng nếu muốn doanh nghiệp hoạt động trơn tru, tiết kiệm thời gian và nhân lực, bạn cần hướng tới giải pháp công nghệ toàn diện, đồng bộ và chính xác hơn.