Tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa: Cách mở khóa trong 5 phút

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít các doanh nghiệp gặp phải tình huống tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa mà không hiểu nguyên nhân. Sự cố này làm gián đoạn việc phát hành hóa đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động bán hàng và kê khai thuế. Trong bài chia sẻ dưới đây, Nhanh.vn sẽ giúp bạn hiểu vì sao tài khoản bị khóa và hướng dẫn cách mở khóa chỉ trong vài phút.

1. Nguyên nhân tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa

Tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa là tình huống khá phổ biến, nhiều doanh nghiệp gặp phải hiện nay. Việc nắm rõ nguyên nhân sẽ giúp bạn chủ động xử lý nhanh và hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng. Dưới đây là các nguyên nhân tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa thường gặp:

1.1. Đăng nhập sai nhiều lần

Đây là nguyên nhân thường gặp nhất. Hầu hết các hệ thống hóa đơn điện tử, từ Cổng thông của Tổng cục Thuế đến các phần mềm của nhà cung cấp đều có cơ chế bảo mật tự động. Khi người dùng nhập sai tên đăng nhập hoặc mật khẩu quá số lần cho phép (thường từ 3 - 5 lần), hệ thống sẽ tạm khóa để bảo vệ dữ liệu và ngăn truy cập trái phép.

1.2. Quên mật khẩu đăng nhập

Nhiều doanh nghiệp bị khóa tài khoản chỉ vì quên mật khẩu đăng nhập. Khi cố gắng thử nhiều mật khẩu khác nhau, người dùng dễ vượt quá số lần truy cập sai dẫn đến tài khoản bị khóa tạm thời.

1.3. Vi phạm quy định pháp luật về hóa đơn

Cơ quan Thuế có thể tạm khóa tài khoản nếu phát hiện doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm. Cụ thể như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, phát hành hóa đơn sai quy định, gian lận hoặc tham gia hoạt động bị cấm.

1.4. Tài khoản không còn tồn tại trên hệ thống

Khi không thể đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử, nguyên nhân có thể đến từ nhiều yếu tố khác nhau liên quan đến tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, quy trình đăng ký hoặc lỗi kỹ thuật từ hệ thống Thuế.

• Doanh nghiệp thay đổi tình trạng hoạt động: Nếu doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải thể, tạm ngừng kinh doanh hoặc thay đổi thông tin đăng ký thuế mà chưa cập nhật đồng bộ, tài khóa hóa đơn trên hệ thống của Cơ quan Thuế có thể bị vô hiệu hóa.
• Lỗi kỹ thuật từ hệ thống: Dù không thường xuyên nhưng việc xảy ra lỗi từ phía máy chủ của Cơ quan Thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ khiến tài khoản tạm thời không truy cập được.
• Đăng nhập nhầm cổng hoặc nhầm tài khoản: Người dùng có thể nhầm khi đăng nhập sai địa chỉ web hoặc sử dụng thông tin đăng nhập của một tài khoản khác.
• Chưa hoàn tất quy trình đăng ký hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp mới có thể chưa kích hoạt hoặc chưa xác thực đầy đủ nên tài khoản chưa được ghi nhận trên hệ thống Thuế.

Xác định đúng nguyên nhân giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng, tránh gián đoạn hoạt động xuất hóa đơn và đảm bảo tuân thủ quy định thuế. Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ thông tin đăng ký, trạng thái tài khoản và chủ động liên hệ đơn vị hỗ trợ để kịp thời khắc phục.

Đọc thêm: Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025

2. Cách lấy lại tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa

Khi tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc tổng đài thuế để được hỗ trợ khôi phục. Nếu tài khoản bị khóa do đăng nhập sai mật khẩu nhiều lần, bạn có thể tự lấy lại mật khẩu qua hệ thống bằng một số cách dưới đây:

2.1. Trường hợp 1: Tài khoản đăng nhập bị khóa do đăng nhập sai nhiều lần

Đây là tình huống phổ biến nhất khi người dùng nhập sai mật khẩu liên tiếp, khiến hệ thống tự động khóa để bảo mật. Bạn có thể mở khóa nhanh chóng bằng cách thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập đúng cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Truy cập vào website hoadondientu.gdt.gov.vn và chọn mục đăng nhập dành cho doanh nghiệp.

Bước 2: Tải và cài đặt Plugin hỗ trợ khôi phục mật khẩu

Tại giao diện trang chủ, bạn vào mục Hỗ trợ chọn File cài đặt Plugin. Đây là tiện ích bắt buộc để hệ thống cho phép khôi phục thông tin đăng nhập.

Bước 3: Thực hiện lấy lại mật khẩu trực tiếp trên website

Chọn tính năng "Quên mật khẩu", nhập mã số thuế và email đã đăng ký. Hệ thống sẽ xác thực thông tin và gửi mật khẩu mới.

Bước 4: Kiểm tra lại email để nhận mật khẩu mới

Mở hộp thư của doanh nghiệp (thường là email đăng ký với Cơ quan Thuế), sau đó sao chép mật khẩu mới và tiến hành đăng nhập lại.

2.2. Trường hợp 2: Quên mật khẩu đăng nhập

Nếu bạn quên mật khẩu đăng nhập trang hoadondientu.gdt.gov.vn, hãy thực hiện thao tác lấy lại mật khẩu giống như hướng dẫn ở Trường hợp 1. Sau khi khôi phục thành công, sử dụng mật khẩu mới để đăng nhập lại hệ thống và tiếp tục kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Với hệ thống bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử của Nhanh.vn, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ:

• Tự động lấy đơn hàng từ kênh bán hàng online/offline để phát hành hóa đơn
• Tự động đẩy dữ liệu qua phần mềm kế toán (Lập chứng từ, trừ tồn kho,…)
• Tùy chọn thiết lập khung giờ xuất cuối ngày, xuất tự động

2.3. Trường hợp 3: Tài khoản không còn tồn tại trên hệ thống CQT

Nếu khi đăng nhập hệ thống báo “Tài khoản không tồn tại”, có thể thông tin của doanh nghiệp đã không còn được ghi nhận trên dữ liệu của Cơ quan Thuế. Trường hợp này bạn không thể tự xử lý, vì vậy bạn cần thực hiện theo đúng hướng dẫn để khôi phục:

Bước 1: Liên hệ trực tiếp Cơ quan Thuế quản lý

Liên hệ trực tiếp với Cơ quan thuế để kiểm tra lại tình trạng tài khoản và xác minh lý do bị xóa hoặc vô hiệu hóa.

Bước 2: Nộp lại Mẫu 01 ĐKTĐ-HĐĐT

Trường hợp doanh nghiệp cần đăng ký lại tài khoản hóa đơn điện tử mới.

Bước 3: Rà soát thông tin pháp lý của doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện rà soát thông tin pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: mã số thuế, trạng thái hoạt động, thay đổi giấy phép, chữ ký số… đảm bảo dữ liệu được cập nhật đầy đủ trên hệ thống.

Xem thêm: Điều chỉnh hóa đơn điện tử khi có sai sót: Hướng dẫn chi tiết

3. Lưu ý khi sử dụng tài khoản hóa đơn điện tử

Khi sử dụng tài khoản hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý đặc biệt đến việc tuân thủ các quy định pháp luật (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC), đảm bảo an toàn bảo mật thông tin, và xử lý chính xác các sai sót để tránh bị xử phạt.

3.1. Tuân thủ đúng quy định Pháp luật 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra đúng chuẩn và không phát sinh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định hiện hành liên quan đến việc phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn

• Tính bắt buộc: Việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam từ ngày 01/07/2022.
• Nội dung hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán, thời điểm lập hóa đơn, và mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
• Thời điểm lập hóa đơn: Cần lập hóa đơn đúng thời điểm phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật thuế hiện hành. 

Tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn đúng chuẩn, tránh vi phạm và xử phạt, mà còn đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh

3.2. Quy trình sử dụng và xử lý sai sót

Để đảm bảo hóa đơn điện tử được phát hành chính xác và xử lý đúng quy định khi xảy ra sai sót, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình nghiệp vụ một cách chặt chẽ.

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành: Luôn rà soát lại thông tin người mua, hàng hóa, số tiền, thuế suất trước khi ký số và gửi hóa đơn cho khách hàng để tránh sai sót.
• Xử lý hóa đơn sai sót đúng quy định: Trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã gửi cho người mua, cần thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC để đảm bảo tính pháp lý.
• Sao lưu dữ liệu: Thường xuyên sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử để phòng tránh các sự cố kỹ thuật hoặc mất mát dữ liệu.
• Sử dụng phần mềm uy tín: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý của Tổng cục Thuế. 

Việc thực hiện đúng quy trình không đơn giản chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro sai sót, tránh các tranh chấp với khách hàng mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật - cơ sở để hệ thống hóa đơn điện tử vận hành ổn định, an toàn và minh bạch trong dài hạn.

Đọc thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

3.3. Đảm bảo an toàn bảo mật tài khoản

Bảo mật tài khoản hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp ngăn ngừa rủi ro thất thoát dữ liệu và tránh bị kẻ gian lợi dụng

• Bảo mật thông tin đăng nhập: Giữ bí mật tuyệt đối tài khoản và mật khẩu đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử.
• Phân quyền truy cập: Phân quyền cho từng cá nhân phụ trách các công việc cụ thể (lập hóa đơn, ký số, tra cứu) để dễ dàng quản lý và truy vết trách nhiệm.
• Lưu trữ an toàn: Dữ liệu hóa đơn điện tử cần được lưu trữ an toàn, chống sao chép hoặc mất mát, trong thời gian theo quy định của pháp luật (thường là 10 năm).
• Cảnh giác lừa đảo: Cẩn thận với các email hoặc tin nhắn lạ yêu cầu cung cấp thông tin tài khoản hoặc mật khẩu, có thể là lừa đảo nhằm chiếm đoạt dữ liệu. 

3.4. Quản lý tài khoản và quyền lợi

Để hệ thống hóa đơn điện tử vận hành trơn tru và hạn chế tối đa các rủi ro liên quan đến tài khoản, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi, quản lý và bảo vệ thông tin truy cập.

• Theo dõi trạng thái hóa đơn: Thường xuyên kiểm tra trạng thái hóa đơn (đã cấp mã/chưa cấp mã, đã gửi/chưa gửi,...) trên hệ thống để có biện pháp xử lý kịp thời.
• Liên hệ cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ: Nếu gặp sự cố về tài khoản (ví dụ: bị khóa tài khoản hoặc quên mật khẩu), hãy liên hệ ngay với cơ quan thuế hoặc bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ để được hướng dẫn xử lý. 
• Sử dụng mật khẩu mạnh và thay đổi định kỳ: Tạo mật khẩu mạnh, kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Không sử dụng lại mật khẩu đã từng đặt trước đây.
• Chủ động kiểm tra hạn sử dụng và gia hạn dịch vụ: Thường xuyên kiểm tra thời hạn sử dụng của tài khoản trên hệ thống hóa đơn điện tử. Lên lịch nhắc nhở kiểm tra và gia hạn trước 1 tháng để tránh gián đoạn quá trình phát hành hóa đơn.

Tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa là sự cố phổ biến và hoàn toàn có thể xử lý nhanh chóng nếu hiểu đúng nguyên nhân và xử lý đúng cách. Việc kiểm tra trạng thái đăng nhập, lấy lại mật khẩu hoặc liên hệ Cơ quan Thuế kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp tránh gián đoạn trong quá trình xuất và phát hành hóa đơn, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra xuyên suốt.

Nếu bạn muốn hạn chế tối đa lỗi khóa tài khoản, giảm rủi ro kỹ thuật và tự động hóa toàn bộ quy trình hóa đơn điện tử, Nhanh.vn là giải pháp phù hợp. Liên hệ Nhanh.vn để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn nhé!

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.