Để duy trì sự cạnh tranh trong ngành thương mại điện tử, doanh nghiệp cần có khả năng theo dõi trạng thái đơn hàng từ các kênh bán hàng khác nhau một cách chính xác và nhanh chóng. Phần mềm quản lý đơn hàng giúp tự động hóa và tối ưu hóa quá trình này, nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.

Cách theo dõi trạng thái đơn hàng theo từng kênh bán

Nội dung chính

1. Tại sao theo dõi trạng thái đơn hàng là điều quan trọng?
2. Cách theo dõi trạng thái đơn hàng theo từng kênh bán trên Nhanh.POS
3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để theo dõi trạng thái
4. Các yếu tố cần lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý đơn hàng
5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Tại sao theo dõi trạng thái đơn hàng là điều quan trọng?

Theo dõi trạng thái đơn hàng là một phần thiết yếu trong quá trình vận hành bán hàng. Đặc biệt khi bạn bán trên nhiều kênh như Shopee, Facebook, Lazada, TikTok và website, việc quản lý đơn hàng không còn đơn giản nữa.

1.1. Tại sao cần theo dõi trạng thái đơn hàng?

Bạn cần theo dõi trạng thái đơn hàng để:

Giảm thiểu sai sót: Theo dõi trạng thái đơn hàng giúp bạn phát hiện kịp thời các vấn đề như thiếu hàng, giao hàng sai hoặc hàng bị lỗi.
Tăng sự hài lòng của khách hàng: Khách hàng sẽ cảm thấy tin tưởng hơn khi bạn cập nhật trạng thái đơn hàng kịp thời và chính xác.
Nâng cao hiệu quả vận hành: Việc theo dõi giúp bạn dễ dàng kiểm soát tiến độ xử lý đơn hàng và đưa ra quyết định chính xác.

*Tại sao cần theo dõi trạng thái đơn hàng?*

1.2. Ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng

Nếu không theo dõi trạng thái đơn hàng, bạn có thể gặp phải tình trạng giao hàng trễ hoặc thậm chí giao sai sản phẩm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng và có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp.

1.3. Tối ưu hóa quy trình vận hành

Việc theo dõi trạng thái đơn hàng giúp bạn:

Biết chính xác hàng hóa còn lại trong kho
Lên kế hoạch nhập hàng kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa
Giảm chi phí không cần thiết do lãng phí hoặc quản lý sai sót

2. Cách theo dõi trạng thái đơn hàng theo từng kênh bán trên Nhanh.POS

2.1. Tại sao cần theo dõi trạng thái đơn hàng theo từng kênh bán?

Khi bạn bán hàng trên nhiều kênh khác nhau - đồng bộ đơn hàng từ các nền tảng như Shopee, Facebook và website có thể rất phức tạp. Mỗi kênh có quy trình và cách thức riêng, do đó, nếu không có hệ thống theo dõi tập trung, rất dễ xảy ra tình trạng thiếu đồng bộ.

2.2. Nhanh.POS hỗ trợ gì trong việc theo dõi trạng thái đơn hàng?

Nhanh.POS giúp bạn theo dõi đơn hàng trên tất cả các kênh bán hàng trong một giao diện duy nhất. Điều này mang lại những lợi ích lớn:

Theo dõi toàn diện: Bạn có thể theo dõi đơn hàng từ Shopee, Lazada, Facebook, website và các kênh khác chỉ trong một dashboard duy nhất.
Cập nhật trạng thái kịp thời: Mọi thay đổi trạng thái đơn hàng sẽ được tự động cập nhật. Bạn không cần phải theo dõi thủ công từng kênh.
Giảm thiểu sai sót: Phần mềm đồng bộ hóa mọi thông tin, giúp tránh tình trạng nhập sai hoặc thiếu sót dữ liệu.

2.3. Hướng dẫn theo dõi trạng thái đơn hàng trên Nhanh.POS

Nhanh.vn hỗ trợ chia đơn hàng thành 18 trạng thái khác nhau nhằm giúp bạn kiểm soát một cách chi tiết, chính xác toàn bộ đơn hàng của doanh nghiệp.

Trạng thái	Ý nghĩa	Tồn kho sản phẩm trong đơn
Mới	Đơn hàng khách hàng đã đặt hàng chưa qua xử lý	Tạm giữ
Chờ xác nhận	Đơn hàng được chờ nhân viên xác nhận	Tạm giữ
Đang xác nhận	Đơn hàng đang được nhân viên chăm sóc khách hàng gọi điện xác nhận	Tạm giữ
Đã xác nhận	Đơn hàng đã được xác nhận thành công (khách hàng đồng ý mua)	Tạm giữ
Hết hàng	Sản phẩm khách đặt đã hết hàng	Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
Đổi kho hàng	Đơn hàng được chuyển từ cửa hàng hết sản phẩm khách đặt sang cửa hàng khác	Tạm giữ
Đang đóng gói	Đơn hàng đang được nhân viên đóng gói sản phẩm	Tạm giữ
Đã đóng gói	Đơn hàng đã được nhập hàng và hoàn thành đóng gói	Tạm giữ
Chờ thu gom	Đơn hàng đã bàn giao sang vận chuyển, chờ nhân viên vận chuyển tiếp nhận và đưa hàng về kho	Đang giao hàng
Đang chuyển	Đơn hàng đang được chuyển đi cho khách hàng	Đang giao hàng
Thành công	Đơn hàng đã được giao thành công cho khách hàng	Sinh ra phiếu XNK, ghi nhận số Tồn và số Đang giao hàng
Thất bại	Đơn hàng giao cho khách không thành công. (Có thể vì khách hàng bận, đi vắng, không thể liên hệ, khách hàng hẹn lại...)	Đang giao hàng
Khách huỷ	Khách hàng huỷ không lấy hàng nữa.	Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
Hệ thống huỷ	Đơn hàng bị hệ thống tự động huỷ.	Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
HVC huỷ	Đơn hàng bị hãng vận chuyển huỷ.	Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
Doanh hoàn	Những đơn hàng khách hàng huỷ sau khi đã lấy sản phẩm, sản phẩm sẽ được doanh nghiệp trả về cho doanh nghiệp.	Đang giao hàng
Xác nhận hoàn	Đơn hàng đã được hãng vận chuyển cập nhật là đã hoàn hàng và nhân viên đã Xác nhận hoàn.	Đang giao hàng
Đã hoàn	Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hàng hoàn và hoàn tất quy trình hoàn.	Giảm trừ số đang giao hàng và tăng số có thể bán

Nếu bạn đang muốn cải thiện quy trình toàn diện, hãy tìm hiểu thêm cách quản lý đơn hàng hiệu quả để đồng bộ từ khâu xử lý đến giao hàng và hậu mãi.

Quản lý đơn hàng hiệu quả từ nhiều kênh bán hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp bạn hoạt động hiệu quả và tăng trưởng bền vững. Với Nhanh.POS, bạn có thể:
Cập nhật trạng thái đơn hàng và theo dõi tình trạng tồn kho từ các kênh bán hàng như Shopee, Facebook, Tiki, Lazada, và TikTok Shop.
Xem bảng trạng thái hãng vận chuyển trả về trong thời gian thực.

2.3.1 Cập nhật trạng thái đơn hàng

Đơn hàng gửi vận chuyển qua cổng kết nối của Nhanh.vn hoặc đơn sử dụng vận chuyển kết nối riêng, trạng thái đơn hàng sẽ do hãng vận chuyển tự động cập nhật cho doanh nghiệp, đối với đơn Tự vận chuyển sẽ do bạn tự cập nhật trạng thái.

Có 2 cách để đổi trạng thái đơn hàng là đổi thủ công và import cập nhật trạng thái đơn hàng.

Cách 1: Đổi trạng thái đơn hàng (thủ công)

Bước 1: Truy cập vào Danh sách đơn hàng, tích chọn để chọn những đơn hàng tự vận chuyển cần đổi trạng thái.
Bước 2: Bấm nút Thao tác - chọn Đổi trạng thái các đơn hàng đã chọn.

Cách 2: Đổi trạng thái đơn hàng bằng file Import

Bước 1: Truy cập vào Danh sách đơn hàng - bấm nút Thêm mới - chọn Nhập trạng thái từ excel, hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Bước 2: Tải về và nhập liệu vào file import

Bạn có thể cập nhật trạng thái đơn hàng, ghi chú cho đơn hàng, ngày thành công và lý do hủy đơn. Cập nhật Phí vận chuyển, Phí ship báo khách chỉ áp dụng cho đơn hàng tự vận chuyển.

Với các shop nhỏ, việc quản lý đơn hàng bằng Excel vẫn là phương án tiết kiệm và dễ triển khai. Tuy nhiên, bạn cần kiểm soát chặt chẽ các trạng thái để tránh bỏ sót đơn hoặc xử lý sai.

Bước 3: Import file excel

Lưu ý:
Với hãng vận chuyển thì kế toán không cập nhật trạng thái “Đã chuyển hoàn” dựa vào file đối soát phí vận chuyển của hãng , mà nên để nhân viên kho tự đổi trạng thái khi nhận được hàng, như vậy sẽ không bị mất hàng.
Với đơn tự vận chuyển, thì chấp nhận việc “Thành công” đồng nghĩa với “Đã thanh toán”.
Đơn hàng giao thất bại nhiều lần sẽ được HVC cập nhật sang trạng thái "Đang chuyển hoàn".
Chỉ nhân viên kho được quyền phân quyền đổi trạng thái đơn hàng.
Nhân viên chăm sóc chỉ cần phân quyền “Xác nhận đơn hàng” nếu muốn đổi đơn hàng mới đặt sang “Khách hủy” hoặc “Hệ thống hủy”.

2.3.2. Trạng thái đơn hàng và trạng thái tồn sản phẩm

Đơn hàng khi ở các trạng thái khác nhau sẽ tương ứng với 1 trạng thái tồn của sản phẩm

Trạng thái đơn hàng	Trạng thái tồn sản phẩm
Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói, Đổi kho hàng	Tạm giữ
Chờ thu gom, Đang chuyển, Thất bại, Đang hoàn, Xác nhận hoàn	Đang giao hàng
Khách huỷ, Hệ thống huỷ, Hãng vận chuyển huỷ, Hết hàng, Đã hoàn	Có thể bán

2.3.3. Bảng trạng thái hãng vận chuyển trả về Nhanh

Trạng thái HVC	Chú thích HVC	Trạng thái trên Nhanh
ready_to_pick	Đơn hàng mới tạo, đang chờ lấy	Chờ thu gom
cancel	Đơn hàng bị huỷ	HVC huỷ
picking	Nhân viên giao nhận đang đi lấy hàng	Chờ thu gom
money_collect_picking	Nhân viên giao nhận đang tương tác với người bán	Chờ thu gom
picked	Nhân viên giao nhận đã lấy hàng từ người bán	Đang chuyển
storing	Đơn hàng đang được lưu kho giao nhận/bưu cục trung chuyển	Đang chuyển
transporting	Đơn hàng đang được luân chuyển	Đang chuyển
sorting	Đơn hàng đang được phân loại (tại Kho phân loại hàng)	Đang chuyển
delivering	Nhân viên giao nhận đang đi giao hàng	Đang chuyển
money_collect_delivering	Nhân viên giao nhận đang tương tác với người mua	Đang chuyển
delivered	Đơn hàng đã được giao cho người mua	Thành công
delivery_fail	Đơn hàng giao thất bại	Thất bại
waiting_to_return	Đơn hàng đang chờ trả (trong 24/48h có thể đi giao lại)	Đang hoàn
return	Đơn hàng trả	Đang hoàn
return_transporting	Đơn hàng trả đang được luân chuyển	Đang hoàn
return_sorting	Đơn hàng trả đang được phân loại (tại Kho phân loại hàng)	Đang hoàn
returning	Nhân viên giao nhận đang đi trả hàng	Đang hoàn
return_fail	Trả hàng thất bại	Đang hoàn
returned	Đơn hàng đã được trả cho người bán	Xác nhận hoàn
exception	Đơn hàng bị xử lý ngoại lệ (các trường hợp đi ngược quy trình).Ví dụ: Đơn hàng đã lấy nhưng người bán lại đòi hàng về; Đơn hàng đã giao nhưng người mua đổi trả lại...	Đang chuyển hoàn
damage	Hàng hư hỏng	Đang hoàn
lost	Hàng bị mất	Đang hoàn

3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để theo dõi trạng thái

3.1. Tại sao phần mềm quản lý đơn hàng lại quan trọng?

Phần mềm quản lý đơn hàng giúp bạn tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót trong việc theo dõi trạng thái đơn hàng:

Tiết kiệm thời gian và công sức: Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng mà không cần phải kiểm tra thủ công từng nền tảng bán hàng.
Đảm bảo tính chính xác: Tất cả thông tin liên quan đến đơn hàng được tự động cập nhật, giúp bạn giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
Quản lý đồng bộ trên nhiều kênh bán hàng: Theo dõi trạng thái đơn hàng từ các kênh bán khác nhau như Shopee, Facebook, Lazada và website trong một giao diện duy nhất.
Tăng sự hài lòng của khách hàng: Khi thông tin về trạng thái đơn hàng luôn chính xác, khách hàng sẽ cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn vào dịch vụ của bạn.
Cải thiện khả năng xử lý vấn đề nhanh chóng: Dễ dàng phát hiện và xử lý các vấn đề liên quan đến đơn hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng.

3.2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.POS

Khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng như Nhanh.POS, bạn có thể:

Tự động hóa quy trình: Không cần phải theo dõi thủ công từng đơn hàng, phần mềm giúp tự động hóa tất cả các công đoạn từ khi nhận đơn đến khi giao hàng, tiết kiệm thời gian và công sức.
Tăng cường độ chính xác: Giảm thiểu các lỗi nhập liệu, đảm bảo số liệu chính xác và đồng bộ trên mọi nền tảng.
Tiết kiệm chi phí: Bằng cách theo dõi trạng thái đơn hàng hiệu quả, bạn có thể giảm thiểu các chi phí phát sinh do lỗi xử lý đơn hàng như giao nhầm hàng hoặc thiếu hàng.

*Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.POS*

4. Các yếu tố cần lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý đơn hàng

Khi triển khai phần mềm quản lý đơn hàng, có một số yếu tố quan trọng mà bạn cần lưu ý để tối ưu hóa hiệu quả của phần mềm và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

4.1. Xác định rõ nhu cầu và quy mô doanh nghiệp

Bạn cần xác định rõ quy mô doanh nghiệp và nhu cầu quản lý đơn hàng của mình bởi mỗi phần mềm có các tính năng khác nhau:

Doanh nghiệp nhỏ: Lựa chọn phần mềm đơn giản với các tính năng cơ bản.
Doanh nghiệp lớn: Cần phần mềm hỗ trợ quản lý đa kênh, tích hợp kho và tài chính, giúp tự động hóa và phân tích dữ liệu.

*Xác định rõ nhu cầu và quy mô doanh nghiệp*

4.2. Tính năng đồng bộ với các kênh bán hàng

Đảm bảo phần mềm có khả năng đồng bộ với các kênh bán hàng như Shopee, Lazada, Facebook và website - giúp bạn theo dõi trạng thái đơn hàng một cách thống nhất và dễ dàng từ một giao diện duy nhất.

4.3. Đảm bảo tính dễ sử dụng và giao diện thân thiện

Phần mềm cần có giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Đặc biệt, nhân viên cần dễ dàng làm quen với phần mềm mà không gặp phải khó khăn trong quá trình sử dụng.

4.4. Tính năng báo cáo và phân tích

Tính năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ giúp bạn theo dõi đơn hàng, kho hàng và tình trạng giao hàng, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả.

4.5. Tích hợp với các công cụ khác

Nếu bạn đang sử dụng các công cụ khác như phần mềm quản lý kho, phần mềm kế toán hoặc CRM, hãy đảm bảo phần mềm quản lý đơn hàng có thể tích hợp với các công cụ này để đồng bộ hóa quy trình vận hành.

4.6. Chi phí và hỗ trợ sau bán hàng

Lựa chọn phần mềm với chi phí hợp lý và có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tốt sau khi triển khai. Hỗ trợ kịp thời là yếu tố quan trọng giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.

4.7. Đảm bảo tính bảo mật dữ liệu

Bảo mật là yếu tố không thể thiếu khi chọn phần mềm quản lý đơn hàng. Phần mềm phải bảo vệ dữ liệu của khách hàng và doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa bảo mật.

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

5.1. Sản phẩm trong đơn hàng sẽ trừ tồn khi nào ?

Sản phẩm trong đơn hàng sẽ được trừ tồn khi đơn hàng thành công.

5.2. Khi đơn mà hoàn thành công thì sản phẩm hoàn về có tự nhập kho không?

Khi đơn hoàn về bạn đổi trạng thái từ Đang hoàn/Xác nhận hoàn thành Đã hoàn thì hệ thống sẽ tự đổi trạng thái giảm tồn từ Đang chuyển sang tăng số Có thể bán.

5.3. Có cách nào chuyển hết trạng thái đơn hàng cùng 1 lúc không?

Có 2 cách:

Cách 1: Tích vào những đơn hàng muốn chuyển trạng thái và chọn nút đổi trạng thái mà mình mong muốn.

Lưu ý: Những đơn hàng đã gửi sang hãng vận chuyển thì không thể đổi trạng thái

Cách 2: Sử dụng file excel import file cập nhật trạng thái đơn hàng

Thao tác Đơn hàng >> Thêm mới >> Nhập trạng thái từ excel >> Tải file mẫu và điền thông tin >> Import

Tôi hiểu rằng việc theo dõi trạng thái đơn hàng từ nhiều kênh bán có thể là một thử thách lớn, nhưng nếu bạn áp dụng đúng phần mềm quản lý, công việc này sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Hãy nhớ, cung cấp thông tin minh bạch và kịp thời cho khách hàng sẽ giúp bạn xây dựng niềm tin và tăng trưởng doanh thu bền vững.

Cách theo dõi trạng thái đơn hàng theo từng kênh bán

1. Tại sao theo dõi trạng thái đơn hàng là điều quan trọng?

1.1. Tại sao cần theo dõi trạng thái đơn hàng?

1.2. Ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng

1.3. Tối ưu hóa quy trình vận hành

2. Cách theo dõi trạng thái đơn hàng theo từng kênh bán trên Nhanh.POS

2.1. Tại sao cần theo dõi trạng thái đơn hàng theo từng kênh bán?

2.2. Nhanh.POS hỗ trợ gì trong việc theo dõi trạng thái đơn hàng?

2.3. Hướng dẫn theo dõi trạng thái đơn hàng trên Nhanh.POS

2.3.1 Cập nhật trạng thái đơn hàng

2.3.2. Trạng thái đơn hàng và trạng thái tồn sản phẩm

2.3.3. Bảng trạng thái hãng vận chuyển trả về Nhanh

3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để theo dõi trạng thái

3.1. Tại sao phần mềm quản lý đơn hàng lại quan trọng?

3.2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.POS

4. Các yếu tố cần lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý đơn hàng

4.1. Xác định rõ nhu cầu và quy mô doanh nghiệp

4.2. Tính năng đồng bộ với các kênh bán hàng

4.3. Đảm bảo tính dễ sử dụng và giao diện thân thiện

4.4. Tính năng báo cáo và phân tích

4.5. Tích hợp với các công cụ khác

4.6. Chi phí và hỗ trợ sau bán hàng

4.7. Đảm bảo tính bảo mật dữ liệu

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

5.1. Sản phẩm trong đơn hàng sẽ trừ tồn khi nào ?

5.2. Khi đơn mà hoàn thành công thì sản phẩm hoàn về có tự nhập kho không?

5.3. Có cách nào chuyển hết trạng thái đơn hàng cùng 1 lúc không?

Nhanh.vn - Phần mềm bán hàng đa kênh

Tốt nhất, được sử dụng nhiều nhất

Hơn 100.000 cửa hàng đã tin dùng

Bài viết mới nhất

Bài viết xem nhiều

Phần mềm quản lý bán hàng

Tin tức mới

Tổng đài hỗ trợ

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ văn phòng:

Tài khoản ngân hàng:

Tải mobile app: Nhanh.vn

Tài liệu cho developer