Gantt Chart là gì? Cách tạo Gantt Chart chuyên nghiệp cho dự án

Gantt Chart là công cụ giúp nhà quản lý nhân sự và dự án lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tiến độ hiệu quả. Nhờ cách thể hiện trực quan giữa công việc và thời gian, Gantt Chart mang đến sự minh bạch, phối hợp nhịp nhàng và năng suất vượt trội trong mọi quy trình làm việc.

1. Gantt Chart là gì?

Gantt Chart là biểu đồ trình bày tiến độ công việc theo thời gian, trong đó:

• Trục tung (dọc) hiển thị danh sách các công việc hoặc hạng mục trong dự án,
• Trục hoành (ngang) thể hiện mốc thời gian tương ứng cho từng công việc, thường được chia theo ngày, tuần hoặc tháng.

Mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang, kéo dài từ thời điểm bắt đầu đến khi kết thúc. Khi quan sát sơ đồ, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt:

• Toàn bộ khối lượng công việc cần làm
• Thời gian thực hiện của từng hạng mục
• Ai chịu trách nhiệm cho công việc đó
• Mối liên kết, phụ thuộc giữa các đầu việc trong dự án

Chính sự trực quan ấy giúp Gantt Chart trở thành một trong những công cụ quản lý dự án kinh điển và hiệu quả nhất, được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là ở những tổ chức đề cao quy trình và hiệu suất nhóm.

Một biểu đồ Gantt tiêu chuẩn thường bao gồm các thành phần sau:

Để hình dung rõ hơn, một biểu đồ Gantt tiêu chuẩn bao gồm các yếu tố sau:

• Trục thời gian (Timeline): Nằm ngang, thể hiện toàn bộ khoảng thời gian của dự án.
• Danh sách công việc (Tasks): Nằm dọc, liệt kê các hạng mục hoặc hoạt động cụ thể.
• Thanh tiến độ (Bars): Mỗi thanh ngang biểu thị thời gian thực hiện của một công việc - độ dài thanh thể hiện khoảng thời gian, vị trí thanh thể hiện thứ tự thực hiện
• Cột mốc quan trọng (Milestones): Đánh dấu những giai đoạn hoặc kết quả quan trọng cần đạt được
• Mối quan hệ giữa các công việc (Dependencies): được biểu thị bằng các đường nối hoặc mũi tên thể hiện sự phụ thuộc (công việc B chỉ có thể bắt đầu khi công việc A hoàn tất)
• Người phụ trách (Assignee): Thể hiện ai là người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, giúp tăng tính minh bạch và trách nhiệm.

Nhờ sự kết hợp của các yếu tố trên, Gantt Chart không đơn thuần chỉ là một biểu đồ quản lý tiến độ, mà còn là bản đồ chiến lược cho toàn dự án.

2. Lợi ích của Gantt Chart trong quản lý dự án

2.1 Trực quan và dễ hiểu 

Khác với những bảng Excel hoặc danh sách nhiệm vụ khô khan, biểu đồ Gantt giúp người quản lý thấy được toàn bộ dự án trên một mặt phẳng duy nhất.

Trên đó, mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang thể hiện thời gian thực hiện, vị trí của thanh cho biết thứ tự và mối liên kết giữa các đầu việc, trong khi độ dài của thanh thể hiện quãng thời gian cần thiết để hoàn thành.

Nhờ vậy, bạn có thể nhanh chóng trả lời những câu hỏi quan trọng:

• Dự án đang gồm những công việc nào?
• Ai đang chịu trách nhiệm cho từng đầu việc?
• Phần nào đang bị chậm tiến độ hoặc chưa bắt đầu?
• Tổng thời gian thực hiện dự án là bao lâu?

Tôi từng quản lý một nhóm nhân sự triển khai dự án đào tạo nội bộ cho hơn 200 nhân viên. Khi khối lượng công việc tăng, mọi người bắt đầu nhầm lẫn giữa “đã làm” và “đang làm”. Sau khi chuyển sang Gantt Chart, toàn đội chỉ mất vài phút để hiểu tình hình chung. Các thanh tiến độ thể hiện rất rõ ai đang làm gì, công việc nào đang tắc, và khi nào cần bàn giao cho nhóm tiếp theo. Chỉ riêng sự rõ ràng này đã giúp nhóm tiết kiệm được gần 30% thời gian họp mỗi tuần.

2.2 Quản lý thời gian hiệu quả

Mỗi công việc trong biểu đồ đều có ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng và mối quan hệ phụ thuộc. Khi bạn thay đổi thời gian của một nhiệm vụ, toàn bộ chuỗi công việc liên quan sẽ tự động điều chỉnh, giúp bạn biết được rủi ro trễ hạn xảy ra ở đâu và ảnh hưởng thế nào đến dự án tổng thể - đặc biệt hữu ích với những dự án có nhiều bộ phận phối hợp song song. 

Không đơn thuần chỉ giúp quản lý dự án tốt hơn, biểu đồ Gantt còn giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian cá nhân, vì mỗi thành viên đều thấy rõ công việc của mình đóng góp thế nào vào bức tranh chung.

2.3 Tăng tính minh bạch và tinh thần trách nhiệm trong đội nhóm

Gantt Chart không chỉ giúp người quản lý theo dõi tiến độ, mà còn mang lại sự rõ ràng cho toàn bộ đội ngũ. Mỗi thành viên đều có thể nhìn thấy:

• Công việc mình phụ trách
• Thời hạn hoàn thành
• Công việc của các thành viên khác có liên quan

Sự minh bạch này tạo ra áp lực tích cực, khi ai cũng hiểu rằng tiến độ của mình ảnh hưởng trực tiếp đến người khác.

Bạn muốn quản lý dự án hiệu quả - minh bạch - đúng tiến độ như sơ đồ Gantt? Hãy để iPOS HRM, giúp bạn:

• Giao việc - Theo dõi - Báo cáo tiến độ ngay trên 1 nền tảng
• Tự động hóa chấm công, theo dõi KPI từng nhân viên
• Kết nối dữ liệu nhân sự - lương thưởng - hiệu suất

Đăng ký ngay hôm nay để nhận ưu đãi độc quyền cho doanh nghiệp mới!

2.4 Cải thiện phối hợp đa phòng ban

Một dự án thành công không bao giờ là công sức của riêng một người hay một bộ phận. Trong các doanh nghiệp lớn, dự án thường liên quan đến nhiều phòng ban: nhân sự, marketing, tài chính, kỹ thuật,… Mỗi bên có mục tiêu và lịch làm việc riêng, khiến việc phối hợp trở thành thách thức lớn.

Gantt Chart hỗ trợ gom toàn bộ nhiệm vụ lên cùng một trục thời gian, giúp mọi người hiểu vai trò và tiến độ của nhau.

Gantt Chart không đơn thuần chỉ là công cụ trực quan hóa tiến độ, mà còn là biểu đồ thông minh giúp kết nối con người - thời gian - trách nhiệm trong cùng một hệ thống. Nhờ đó, các dự án trở nên minh bạch, đồng bộ và dễ kiểm soát hơn, đặc biệt trong môi trường làm việc đa nhiệm, đa nhóm như hiện nay.

3. Cách lập sơ đồ Gantt Chart trong quản lý dự án 

Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết

Trước khi bắt đầu bất kỳ sơ đồ nào, bạn cần xác định phạm vi và mục tiêu của dự án. 

Hãy liệt kê toàn bộ các đầu việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu cuối cùng. Danh sách này có thể được lấy từ:

• Kế hoạch dự án tổng thể
• Phiếu giao việc hoặc kế hoạch phòng ban
• Các yêu cầu cụ thể của khách hàng hoặc ban lãnh đạo

Sau khi có danh sách công việc, hãy nhóm chúng theo từng giai đoạn chính (ví dụ: Khởi động - Thực thi - Đánh giá - Báo cáo). Tiếp đó, ước lượng thời gian thực hiện từng đầu việc, giúp bạn xác định rõ timeline tổng thể của dự án.

Lưu ý: Ở bước này, bạn càng chi tiết, Gantt Chart càng chính xác. Việc bỏ sót đầu mục nhỏ có thể khiến cả tiến độ bị lệch trong giai đoạn thực thi.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Khi đã có danh sách đầu việc, bước tiếp theo là xác định mối liên hệ giữa chúng - trong thực tế, không phải công việc nào cũng có thể diễn ra độc lập.

Các mối quan hệ phổ biến trong Gantt Chart bao gồm:

• Finish to Start (FS): Công việc B chỉ bắt đầu khi công việc A kết thúc.
• Start to Start (SS): Hai công việc có thể bắt đầu cùng lúc.
• Finish to Finish (FF): Công việc B chỉ có thể kết thúc khi công việc A kết thúc.
• Start to Finish (SF): Hiếm gặp, xảy ra khi một công việc chỉ kết thúc khi công việc khác bắt đầu.

Sau khi xác định mối quan hệ, hãy đánh dấu những nhiệm vụ có tính phụ thuộc cao để dễ kiểm soát, giúp bạn tránh xung đột tiến độ và dự đoán rủi ro chậm trễ ngay từ khi lập kế hoạch.

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt Chart

Giai đoạn chuyển đổi dữ liệu thành hình ảnh trực quan. Có nhiều cách để biểu diễn Gantt Chart tùy vào quy mô dự án:

Cách 1: Vẽ thủ công bằng Excel hoặc Google Sheets

Phù hợp với các dự án nhỏ hoặc khi cần chia sẻ nhanh giữa các thành viên.

Mỗi hàng biểu thị một công việc, mỗi cột là một đơn vị thời gian (ngày, tuần, tháng).

Bạn có thể dùng thanh màu để đánh dấu thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ.

Cách 2: Dùng công cụ trực tuyến chuyên biệt (TeamGantt, Instagantt, ClickUp, Notion,..)

Phù hợp với dự án trung bình đến lớn, cần chia sẻ và cập nhật liên tục.

Các công cụ này cho phép bạn kéo thả các thanh tiến độ, gắn tag người phụ trách, đặt mốc thời gian, và theo dõi thay đổi trong thời gian thực.

Cách 3: Tích hợp Gantt Chart vào phần mềm quản lý dự án ( iPOS HRM, Jira, Trello, Monday)

Giúp đồng bộ dữ liệu giữa kế hoạch và báo cáo tiến độ, rất hữu ích khi dự án liên quan nhiều phòng ban.

Khi tôi hướng dẫn đội ngũ lập kế hoạch đào tạo nhân sự định kỳ, việc vẽ Gantt Chart trên Excel khiến mọi người dễ hình dung hơn so với dùng phần mềm phức tạp. Tuy nhiên, với dự án lớn, có hàng trăm nhiệm vụ, việc dùng phần mềm quản lý có Gantt tích hợp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cập nhật.

Dù bạn chọn phương pháp nào, hãy đảm bảo rằng biểu đồ có cấu trúc rõ ràng, dễ đọc và dễ cập nhật - tiêu chí quan trọng nhất của một Gantt Chart chuyên nghiệp.

Bước 4: Theo dõi và cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án bắt đầu, hãy cập nhật thường xuyên các thay đổi:

• Công việc nào đã hoàn thành?
• Công việc nào đang bị chậm?
• Nguyên nhân chậm tiến độ là gì?

Một biểu đồ Gantt sống động luôn có sự cập nhật liên tục. Bạn có thể dùng màu sắc hoặc ký hiệu để thể hiện trạng thái:

• Màu xanh: Hoàn thành
• Màu vàng: Đang thực hiện
• Màu đỏ: Trễ tiến độ hoặc gặp vấn đề

Khi cập nhật định kỳ, toàn bộ đội ngũ sẽ nắm bắt được tình hình và chủ động điều chỉnh công việc của mình cho phù hợp - đặc biệt quan trọng trong các dự án nhân sự hoặc marketing, nơi nhiều nhóm cùng làm việc song song và cần liên tục trao đổi thông tin.

4. Hướng dẫn vẽ sơ đồ Gantt Chart trong Excel

Nếu bạn mới bắt đầu làm quen với Gantt Chart và chưa có điều kiện sử dụng các phần mềm chuyên biệt, Excel chính là công cụ dễ tiếp cận nhất để tạo một sơ đồ trực quan, chính xác và dễ chỉnh sửa.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Để hoàn thiện phần Thực hiện dự án, chúng ta sẽ:

• Thêm cột “% Completion” (Tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Thực hiện (Actual).
• Bổ sung mục “Days Completed” (Số ngày đã thực hiện) trong phần Data Preparation.

Quy tắc tính toán:

• Nếu Project Timeline thuộc mục Plan, thì Days Completed sẽ không được tính.
• Nếu Project Timeline thuộc mục Actual, thì Days Completed = % Completion × Days.

Mục đích: Giúp theo dõi mức độ hoàn thành thực tế của dự án so với kế hoạch, từ đó đánh giá hiệu quả tiến độ và khả năng thực thi của đội ngũ.

Bước 2: Tạo biểu đồ thanh (Stacked Bar Chart)

Tạo biểu đồ mới: Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Chart → Bar → Stacked Bar để tạo biểu đồ thanh chồng.

Nạp dữ liệu vào biểu đồ

• Khi biểu đồ được tạo, bấm chọn biểu đồ để hiển thị thẻ Chart Tools trên thanh công cụ.
• Vào thẻ Design → Select Data.

• Trong phần Chart Data Range, chọn vùng dữ liệu cần nạp vào biểu đồ.

• Thêm dữ liệu “Start Date”: Trong mục Legend Entries (Series), bấm Add để thêm một vùng dữ liệu mới là Start Date.

• Điều chỉnh thứ tự và nhãn:
  • Di chuyển Start Date lên trước “Days” trong danh sách Legend Entries.
  • Chọn Edit trong phần Horizontal (Category) Axis Labels để chỉnh lại nhãn trục ngang cho phù hợp.

Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn sẽ thu được biểu đồ tương tự như hình minh họa bên dưới.

Bước 3: Sắp xếp thứ tự của task

Theo mặc định, Excel sắp xếp các công việc từ dưới lên trên, điều này ngược với cách chúng ta thường đọc.
Để đảo lại thứ tự:

• Click chuột phải vào danh sách công việc trong biểu đồ → Axis Options
• Tích chọn ô “Categories in reverse order”.

Giờ đây, công việc đầu tiên sẽ nằm ở vị trí trên cùng - trực quan và dễ theo dõi hơn.

Bước 4: Loại bỏ phần không cần thiết và định dạng thanh biểu đồ

Trong biểu đồ vừa tạo, phần màu xanh thể hiện số ngày thực hiện của từng Task, còn phần màu vàng là khoảng thời gian từ mốc bắt đầu (Start Date) — được Excel tự động hiển thị.

Để ẩn phần màu vàng, thực hiện như sau:

• Click chuột phải vào thanh biểu đồ > Chọn Format Data Series.
• Trong mục Fill, chọn No Fill.
• Trong mục Border, chọn No Line.

Sau khi hoàn tất, biểu đồ sẽ chỉ còn lại phần thể hiện số ngày thực hiện thực tế của các Task, giúp hiển thị tiến độ rõ ràng và trực quan hơn.

Bước 5: Tùy chỉnh trục thời gian

Khi tạo biểu đồ Gantt trong Excel, hệ thống sẽ tự động gợi ý khoảng thời gian hiển thị. Tuy nhiên, các giá trị mặc định này không phải lúc nào cũng trùng khớp với thời gian thực tế của dự án, nên cần được điều chỉnh lại cho phù hợp.

Cách thực hiện:

• Chọn trục thời gian (trục Ngày) trên biểu đồ: Excel sẽ hiển thị các giá trị ngày dưới dạng số seri. Ví dụ:
  • Giá trị 43120 tương ứng với 20/01/2018
  • Giá trị 43240 tương ứng với 20/05/2018
• Xác định lại khoảng thời gian mong muốn:
  • Ngày nhỏ nhất (Start Date): 01/03/2018
  • Ngày lớn nhất (End Date): 10/05/2018
• Chuyển đổi ngày sang dạng số seri:
  • Nhập hai ngày trên vào bất kỳ ô trống nào trong Sheet.
  • Sau đó, Format Cells → General để xem giá trị số tương ứng của hai ngày đó.
  • Ghi nhớ hai giá trị này (ví dụ: 43160 và 43230).
• Cập nhật lại trong biểu đồ:Click chuột phải vào trục thời gian → chọn Format Axis > Trong phần Axis Options, nhập hai giá trị số seri tương ứng vào:
  
  • Minimum → giá trị của ngày 01/03/2018
  • Maximum → giá trị của ngày 10/05/2018

Sau khi hoàn tất, biểu đồ sẽ hiển thị khoảng thời gian chính xác theo tiến độ thực tế của dự án, giúp việc theo dõi trở nên trực quan và sát thực tế hơn.

Bước 6: Thêm tỷ lệ hoàn thành công việc (% Completion)

Để theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, chúng ta sẽ trình bày phần “Days Completed” (số ngày đã thực hiện) chồng lên phần “Days” (tổng số ngày kế hoạch) trong biểu đồ.

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Thêm đối tượng Error Bar

• Chọn biểu đồ cần chỉnh > Trên thanh công cụ, vào Chart Tools → Design → Add Chart Element → Error Bars → More Error Bar Options…

Khi chọn More Error Bar Options, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Add Error Bars based on Series – hỏi bạn muốn áp dụng Error Bar cho vùng dữ liệu nào > Hãy chọn Start Date.

Bước 2: Thiết lập Error Bar

Trong bảng Format Error Bars, cấu hình các thông số sau:

• Direction: chọn Plus
• End Style: chọn No Cap
• Error Amount: chọn Custom → Specify Value, sau đó chọn vùng dữ liệu Days Completed (O4:O9)

Bước 3: Định dạng hiển thị

• Màu sắc (Color): chọn màu có độ tương phản cao so với màu đang hiển thị trên biểu đồ (ví dụ: màu xanh cho phần đã hoàn thành, màu vàng cho phần còn lại)
• Độ rộng (Width): điều chỉnh sao cho Error Bar phủ vừa khít vùng biểu đồ gốc, thể hiện rõ phần công việc đã hoàn thành

Sau khi hoàn tất, biểu đồ sẽ hiển thị:

• Phần “Working Days” (số ngày kế hoạch) - màu vàng.
• Phần “Days Completed” (số ngày đã hoàn thành) - màu xanh.

Nhờ đó, bạn có thể theo dõi trực quan tỷ lệ hoàn thành của từng công việc ngay trên biểu đồ Gantt.

5. Những phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt Chart chuyên nghiệp cho dự án

Khi dự án ngày càng mở rộng quy mô, việc lập và theo dõi Gantt Chart thủ công trên Excel có thể trở nên rườm rà, tốn thời gian và khó chia sẻ. Lúc này, các phần mềm chuyên dụng ra đời để giúp nhà quản lý trực quan hóa tiến độ, tự động cập nhật dữ liệu, và phối hợp dễ dàng giữa các thành viên trong nhóm.

5.1. Microsoft Excel - Lựa chọn linh hoạt cho dự án nhỏ

Excel vẫn là công cụ quen thuộc và dễ dùng nhất khi bắt đầu làm quen với Gantt Chart.
Ưu điểm lớn của Excel là tính tùy biến cao – bạn có thể tạo biểu đồ Gantt chỉ bằng vài công thức đơn giản hoặc dùng mẫu có sẵn.

Ưu điểm:

• Dễ thao tác, không cần cài thêm phần mềm
• Dễ dàng điều chỉnh, chèn ghi chú, định dạng màu sắc theo ý muốn
• Phù hợp với các dự án quy mô nhỏ, ít thay đổi hoặc chỉ có 1 - 2 người quản lý

Hạn chế:

• Cập nhật thủ công, dễ sai lệch khi dự án phức tạp
• Khó chia sẻ dữ liệu và cộng tác thời gian thực
• Không hiển thị cảnh báo khi tiến độ chậm

5.2. Canva - Giải pháp trực quan cho nhóm nhỏ và mục đích trình bày

Nếu bạn muốn tạo Gantt Chart đẹp, dễ nhìn và mang tính trình bày (ví dụ: phục vụ báo cáo, thuyết trình hoặc đào tạo), Canva là lựa chọn tuyệt vời.

Ứng dụng này có hàng trăm mẫu biểu đồ Gantt có sẵn, có thể tùy chỉnh màu sắc, phông chữ, và biểu tượng chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, trực quan
• Nhiều template chuyên nghiệp
• Có thể chia sẻ link trực tuyến, làm việc nhóm dễ dàng.

Hạn chế:

• Không có tính năng tính toán, liên kết hoặc cập nhật tiến độ tự động.
• Không phù hợp cho quản lý dự án dài hạn hoặc phức tạp.

Canva là lựa chọn lý tưởng khi bạn cần minh họa timeline dự án trong buổi họp, hoặc muốn trình bày kế hoạch nhân sự, đào tạo hay sự kiện một cách sinh động và trực quan. Đặc biệt, với các dự án ngắn (dưới 1 tháng), Canva phát huy tối đa hiệu quả nhờ giao diện đơn giản, dễ sử dụng và tính thẩm mỹ cao, giúp bạn tạo ra biểu đồ hay kế hoạch bắt mắt chỉ trong vài phút.

5.3 Phần mềm chuyên dụng vẽ sơ đồ Gantt 

Hiện nay có nhiều phần mềm chuyên dụng được phát triển riêng cho việc tạo và quản lý sơ đồ Gantt như Instagantt, TeamGantt,… Đây là những công cụ hữu ích, giúp đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch và theo dõi tiến độ, đồng thời cho phép người dùng xây dựng biểu đồ cho nhiều loại dự án khác nhau một cách trực quan.

Tuy vậy, điểm hạn chế của các công cụ này là chỉ phát huy hiệu quả ở giai đoạn lập kế hoạch. Khi dự án chuyển sang giai đoạn thực thi, người dùng thường phải xuất hoặc chuyển đổi dữ liệu Gantt Chart sang nền tảng khác để tiếp tục quản lý công việc, cập nhật tiến độ và phối hợp với đội nhóm. Quá trình này không chỉ mất thời gian và gây rườm rà, mà còn khiến dữ liệu gốc khó truy xuất, làm gián đoạn việc theo dõi tiến trình dự án một cách liền mạch từ đầu đến cuối.

Một dự án thành công không đến từ may mắn mà đến từ sự quản trị có hệ thống. Gantt Chart không đơn giản chỉ là biểu đồ tiến độ, mà là bản đồ giúp đội nhóm di chuyển đúng hướng. Khi được áp dụng đúng cách, nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu nhân lực và nâng cao hiệu suất vượt bậc.