Hết hàng nhưng vẫn có đơn - Lỗi hay gặp khi không kiểm kho kịp thời

Shop của bạn có thể đang mất đơn mỗi ngày vì hết hàng nhưng vẫn có đơn - lỗi hay gặp khi không kiểm kho kịp thời. Tìm hiểu ngay vấn đề này trong bài viết bên dưới!

Hết hàng nhưng vẫn có đơn - lỗi hay gặp khi không kiểm kho kịp thời không đơn thuần là sai sót nhỏ. Đó là cảnh báo hệ thống vận hành chưa đồng bộ, tiềm ẩn rủi ro mất khách, mất doanh thu và giảm uy tín thương hiệu.

1. Vì sao shop thường rơi vào tình trạng này?

Phần lớn shop rơi vào tình trạng "còn đơn - hết hàng" vì không kiểm kho đúng lúc hoặc hệ thống không phản ánh đúng tồn kho thực tế. Những lý do phổ biến gồm:

• Không cập nhật tồn kho khi bán hàng offline
• Không đồng bộ đơn hàng từ sàn, web, Facebook
• Xuất - nhập hàng bằng tay, dễ sai lệch
• Thiếu cảnh báo tồn kho thấp
• Nhân viên lên đơn nhưng quên cập nhật lại số lượng tồn trong kho.
• Sau livestream shop chưa kịp cập nhật số lượng đã bán
• Chốt đơn qua comment Facebook nhưng không ghi nhận trong kho

Những lỗi thường gặp trên hay xảy ra ở các shop bán hàng đa kênh chưa có quy trình kiểm kho rõ ràng.

2. Hậu quả khi hết hàng nhưng vẫn nhận đơn

Hết hàng nhưng vẫn chốt đơn gây khó chịu cho khách và ảnh hưởng rất lớn đến nhiều chỉ số vận hành quan trọng:

• Mất uy tín: Khách đặt rồi bị hủy sẽ không quay lại
• Tăng tỉ lệ hoàn đơn: Đặc biệt nghiêm trọng trên sàn TMĐT
• Tốn thời gian xử lý: Nhân viên phải gọi điện xin lỗi, hoàn tiền
• Giảm chuyển đổi quảng cáo: Chạy ads nhưng không có hàng để bán
• Khó kiểm soát tồn kho: Dẫn đến sai lệch số liệu và nhập hàng không chuẩn

Một lỗi nhỏ có thể khiến cả chiến dịch bán hàng mất hiệu quả chỉ vì không biết kho còn hàng hay không.

Để tránh lỗi hết hàng nhưng vẫn có đơn, bạn có thể tham khảo các phương pháp kiểm kê kho hiệu quả trong bài viết 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2025.

3. Vì sao việc “kiểm kho” lại hay bị bỏ quên?

 Vấn đề nằm ở quy trình vận hành thiếu chủ động và công cụ hỗ trợ chưa đủ thông minh:

• Kiểm kho thủ công bằng Excel, giấy tờ mất nhiều thời gian
• Không có lịch kiểm kho tự động theo ngày, tuần, tháng…
• Thiếu cảnh báo hàng gần hết → không nhập hàng kịp về kho
• Không phân quyền rõ ràng cho nhân viên chịu trách nhiệm

Chỉ khi gặp lỗi lớn, shop mới kiểm kho - nhưng lúc đó đã quá trễ dẫn đến tình trạng hết hàng nhưng vẫn nhận đơn và mất khách.

Sử dụng phần mềm Nhanh.POS giúp bạn kiểm kho tự động và đồng bộ với tất cả các nền tảng bán hàng. Tất cả dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp bạn nhanh chóng nhận diện tình trạng tồn kho và kịp thời điều chỉnh, tránh tình trạng hết hàng nhưng vẫn nhận đơn.

4. Giải pháp kiểm kho đúng - tự động - theo thời gian thực

Nếu bạn đang rơi vào các tình huống trên, giải pháp bền vững nhất là dùng phần mềm kiểm kho tự động và đồng bộ theo thời gian thực.

4.1. Kiểm kho tự động theo thời gian thực là gì?

Đây là cơ chế giúp hệ thống tự cập nhật số lượng tồn kho mỗi khi có phát sinh:

• Đơn hàng được ghi nhận → tồn kho tự trừ
• Hàng trả lại → tồn kho tự cộng
• Livestream có khách comment mua → hệ thống gán nhãn → đơn được tạo → tồn kho giảm

4.2. Tại sao phải kiểm kho theo thời gian thực?

• Giảm gần như tuyệt đối sai lệch tồn kho
• Đảm bảo dữ liệu nhất quán giữa các kênh bán hàng
• Tăng khả năng xử lý đơn đúng hàng - đúng khách - đúng số lượng
• Giúp bạn dễ dàng quyết định nhập thêm hàng, tránh tình trạng “cháy hàng bất ngờ”

Để kiểm soát tồn kho hiệu quả theo từng sản phẩm, bạn có thể tham khảo thêm các phương pháp trong bài viết Cách kiểm soát tồn kho theo từng sản phẩm hiệu quả nhất.

5. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý kho

Việc kiểm kho thủ công dễ sai lệch, tốn thời gian và không theo kịp tốc độ đơn hàng online. Sử dụng phần mềm giúp bạn kiểm soát kho theo thời gian thực, giảm rủi ro thiếu hàng hoặc giao sai sản phẩm.

5.1 Sử dụng phần mềm quản lý kho có lợi gì?

• Không còn tình trạng hết hàng nhưng vẫn nhận đơn: vì tồn kho luôn cập nhật chuẩn.
• Giảm sai sót khi nhập xuất: Chủ động nhập hàng trước khi hết không còn nhầm hàng, thiếu hàng khi giao.
• Ra quyết định chính xác hơn: Biết mặt hàng nào bán chạy, hàng nào tồn lâu.
• Tiết kiệm thời gian cho nhân viên: Không còn kiểm kho thủ công hay tính toán bằng tay.
• Phân quyền nhân viên rõ ràng: Ai nhập hàng, ai kiểm kho, ai chịu trách nhiệm rõ ràng.
• Theo dõi theo từng chi nhánh: Nắm rõ số lượng ở từng điểm bán.
• Báo cáo trực quan: Biết sản phẩm nào bán chạy, tồn nhiều.
• Hạn chế thất thoát: Có lịch sử nhập - xuất rõ ràng, ai làm gì đều ghi lại.

5.2 Phần mềm giúp tăng hiệu quả kinh doanh như thế nào?

Khi kiểm soát kho tốt, bạn có thể:

• Tối ưu dòng tiền: không nhập hàng dư
• Giao hàng đúng hẹn, tăng sự hài lòng
• Tự tin chạy quảng cáo vì luôn sẵn sàng đơn
• Tối ưu hiệu suất nhân viên kho và CSKH

5.3 Doanh nghiệp nào cần phần mềm quản lý kho?

• Shop bán hàng online trên nhiều nền tảng
• Chuỗi cửa hàng cần quản lý kho tập trung
• Các doanh nghiệp bán sản phẩm theo size, màu, số lượng lớn
• Người bán hàng thường gặp lỗi sót đơn - nhầm tồn kho - mất khách

Nếu bạn nằm trong những nhóm này, sử dụng phần mềm quản lý kho là điều cần thiết, không chỉ để kiểm soát hàng hóa mà còn để bán hàng bền vững.

Việc sử dụng phần mềm quản lý kho giúp bạn tránh được tình trạng hết hàng nhưng vẫn nhận đơn. Tham khảo các phần mềm quản lý kho miễn phí hiệu quả trong bài viết Top 5 phần mềm quản lý kho và bán hàng tốt nhất hiện nay.

6. Nhanh.POS - Giải pháp quản lý kho đơn giản và hiệu quả cho mọi chủ shop

Không cần quá hiểu công nghệ, bạn vẫn có thể quản lý kho hiệu quả nếu chọn đúng phần mềm. Phần mềm Nhanh.POS của Nhanh.vn là lựa chọn tối ưu cho các shop đang phát triển, bán hàng đa kênh và cần kiểm kho chuẩn xác. Phần mềm Nhanh.POS với các tính năng hỗ trợ quản lý kho như:

• Kiểm kho nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch
• Cho phép kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàng
• Theo dõi lịch sử sửa xóa phiếu xuất nhập kho
• Cài đặt hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đa
• Dự báo nhập hàng dựa theo tồn kho thực tế
• Sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho

Phần mềm Nhanh.POS của Nhanh.vn giúp bạn tối ưu quản lý kho từ A - Z. Đăng ký ngay để thử nghiệm phần mềm miễn phí và nâng cao hiệu quả công việc.

7. Câu hỏi thường gặp về kiểm kho và phần mềm quản lý kho

Câu 1: Tại sao shop nhỏ cũng cần phần mềm quản lý kho?

Dù là shop nhỏ, quản lý tồn kho chính xác vẫn rất quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả. Phần mềm giúp theo dõi tình trạng kho hàng, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho ế, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.

Câu 2: Phần mềm có thể cảnh báo hết hàng không?

Có, phần mềm kho hiện đại sẽ tự động cảnh báo khi số lượng hàng tồn kho giảm xuống mức thấp, giúp kịp thời nhập thêm hàng tránh tình trạng hết hàng khi khách hàng vẫn có nhu cầu mua, từ đó giảm thiểu mất cơ hội bán hàng.

Câu 3: Có thể kiểm kho bằng mã vạch không?

Hiện nay các phần mềm quản lý kho đều hỗ trợ kiểm kho bằng mã vạch chỉ cần quét mã vạch sản phẩm và phần mềm sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho, giảm thiểu sai sót do việc kiểm kho thủ công.

Câu 4: Có hỗ trợ import tồn kho bằng Excel?

Phần mềm quản lý kho thường hỗ trợ tính năng import tồn kho qua file Excel dễ dàng tải lên danh sách tồn kho từ Excel vào hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian khi cập nhật kho hàng hàng loạt mà không cần nhập thủ công từng sản phẩm.

Câu 5: Phần mềm có phù hợp với shop bán trên Shopee, Lazada không?

Phần mềm quản lý kho hoàn toàn tương thích với các nền tảng bán hàng như Shopee, Lazada và nhiều kênh bán khác. Nó cho phép đồng bộ dữ liệu tồn kho giữa các kênh bán hàng, giúp quản lý số lượng sản phẩm trên tất cả các nền tảng một cách dễ dàng, tránh tình trạng hết hàng hoặc bán vượt quá số lượng thực tế.

Tình trạng hết hàng nhưng vẫn nhận đơn là một tình huống rất dễ xảy ra trong bán hàng đa kênh, nó có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho cả thương hiệu và doanh thu của bạn. Giải pháp đơn giản là áp dụng phần mềm quản lý kho tự động, giúp bạn theo dõi tồn kho chính xác và kịp thời tránh tình trạng thiếu hàng mà vẫn nhận đơn. Đừng để điều này ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của bạn - kiểm kho đúng lúc là chìa khóa thành công.