Hướng dẫn kiểm kê hàng hóa trong siêu thị hiệu quả, giảm sai sót

Đã từng có nhiều chủ siêu thị rơi vào tình trạng “báo cáo tồn kho đẹp trên giấy, nhưng thực tế lại thiếu đủ thứ”. Nguyên nhân không nằm ở hệ thống mà là ở quy trình kiểm kê hàng hóa chưa chuẩn. Nếu bạn cũng từng bối rối khi tìm cách kiểm kê hiệu quả, bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu căn bản về quy trình kiểm kê hàng hóa trong siêu thị, giúp bạn có phương án kiểm hàng hóa chính xác hơn.
 

1. Tại sao kiểm kê hàng hóa trong siêu thị lại quan trọng?

Trong vận hành siêu thị, kiểm kê hàng hóa là một trong những công việc quan trọng nhất để đảm bảo mọi thứ diễn ra ổn định và chính xác. Đã có không ít siêu thị rơi vào tình trạng báo cáo tồn kho “đẹp” trên hệ thống nhưng thực tế lại thiếu hàng trên kệ hoặc có mặt hàng bị tồn đọng quá lâu mà không ai nhận ra. Tất cả đều bắt nguồn từ việc kiểm kê hàng hóa chưa được thực hiện đúng cách.

1.1. Nắm bắt số lượng thực tế của hàng hóa

Kiểm kê giúp nhà quản lý biết chính xác từng sản phẩm đang có trong kho, hàng nào đang bán chạy, hàng nào đang tồn. Điều này đặc biệt quan trọng với các siêu thị có hàng nghìn mã sản phẩm (SKU) khác nhau. Khi bạn biết rõ số lượng thực tế, bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch nhập hàng, phân bổ hàng hóa và tránh rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa hàng.

1.2. Đánh giá hiệu quả kinh doanh

Thông qua việc kiểm kê, bạn có thể đánh giá được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào đang “ngủ đông”. Từ đó, siêu thị có thể đưa ra các chiến lược cụ thể như đẩy khuyến mãi, giảm giá hoặc tạm dừng nhập hàng để tránh tồn kho lâu. Việc này không chỉ giúp tăng hiệu quả kinh doanh mà còn tối ưu được dòng tiền và không gian lưu trữ.

1.3. Đảm bảo nguồn hàng luôn sẵn sàng

Một siêu thị vận hành tốt là siêu thị luôn có hàng hóa đáp ứng nhu cầu khách. Khi kiểm kê định kỳ, nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm được tốc độ tiêu thụ của từng nhóm hàng, từ đó lập kế hoạch nhập hàng hợp lý. Việc này giúp tránh tình trạng “hết hàng đột ngột” trong giờ cao điểm, đặc biệt với những sản phẩm thiết yếu như sữa, mì gói, đồ uống hoặc thực phẩm tươi sống.

1.4. Hạn chế sai sót và thất thoát hàng hóa

Sai sót trong kiểm kê có thể đến từ nhiều nguyên nhân: nhân viên quên quét mã, nhầm đơn vị tính hoặc gian lận nội bộ. Kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sớm các sai lệch đó. Khi nắm được nguyên nhân, bạn có thể điều chỉnh quy trình hoặc đào tạo lại nhân viên, giúp giảm thất thoát hàng hóa và bảo vệ lợi nhuận của siêu thị.

1.5. Hỗ trợ kiểm soát tài chính và kế toán

Dữ liệu từ kiểm kê là căn cứ quan trọng để lập báo cáo tài chính, xác định giá vốn hàng bán (COGS) và tính toán lợi nhuận thực tế. Nếu kiểm kê sai, toàn bộ hệ thống số liệu kế toán đều bị ảnh hưởng, dẫn đến việc ra quyết định sai lệch. Do đó, kiểm kê không chỉ phục vụ vận hành, mà còn là nền tảng cho quản trị tài chính minh bạch.

1.6. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Không gì khiến khách hàng mất thiện cảm hơn việc đến siêu thị mà hàng hóa “trên hệ thống còn, ngoài kệ lại hết”. Kiểm kê thường xuyên giúp doanh nghiệp cung ứng đầy đủ cho nhu cầu khách hàng, đồng nhất giữa dữ liệu và thực tế. Khi khách hàng luôn tìm thấy sản phẩm mình cần, họ sẽ có ấn tượng tốt hơn và quay lại mua sắm nhiều hơn.

Trước khi tiến hành kiểm kê, bạn nên nắm rõ quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ. Cần phải nắm rõ được quy trình quản lý kho để thực hiện đầy đủ các bước, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa.

2. Kiểm kê hàng hóa là gì? Các phương pháp kiểm kê phổ biến

2.1. Kiểm kê hàng hóa là gì?

Trong vận hành siêu thị, kiểm kê hàng hóa là quá trình rà soát, đếm số lượng, xác nhận tình trạng và ghi nhận thông tin tồn kho thực tế so với dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống quản lý bán hàng.

Đây là một mắt xích cực kỳ quan trọng trong quản trị chuỗi cung ứng. Mọi sai lệch dù chỉ 1 sản phẩm cũng có thể ảnh hưởng đến dòng tiền, kế hoạch nhập hàng hay hiệu quả bán hàng của toàn bộ hệ thống.

Việc hiểu đúng và thực hiện đúng cách kiểm kê hàng hóa trong siêu thị giúp nhà quản lý:

• Đảm bảo số liệu chính xác giữa kho thực tế và dữ liệu hệ thống.
• Phát hiện kịp thời hàng thiếu, hư hỏng, thất thoát.
• Cải thiện quy trình nhập - xuất - lưu trữ, giảm lãng phí và sai sót.

Nếu bạn đang chuẩn bị mở siêu thị, có thể tìm hiểu các kinh nghiệm mở siêu thị mini lãi khủng, thu hồi vốn nhanh để hiểu rõ cách chuẩn bị vốn, nguồn hàng và quy trình vận hành ban đầu.

Để quá trình kiểm kê và vận hành kho được tự động hóa, bạn có thể trải nghiệm phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn, giải pháp đồng bộ tồn kho, quét mã vạch, tạo báo cáo và quản lý doanh thu cho siêu thị.

2.2. Các phương pháp kiểm kê hàng hóa phổ biến

Hiện nay, tùy theo quy mô siêu thị, loại hàng hóa và mục đích kiểm soát, có nhiều cách kiểm kê hàng hóa khác nhau. Sau đây là những phương pháp phổ biến, được áp dụng rộng rãi nhất trong ngành bán lẻ hiện đại:

(1) Kiểm kê định kỳ

Là việc kiểm kê hàng hóa theo chu kỳ nhất định, thường là theo quý, nửa năm hoặc hàng năm.

Phương pháp này giúp doanh nghiệp:

• Nắm rõ biến động tồn kho theo từng giai đoạn.
• Tổng kết dữ liệu cho các kỳ báo cáo tài chính.
• Đánh giá hiệu quả bán hàng và luân chuyển hàng tồn.

Trong các siêu thị lớn, bạn nên thực hiện kiểm kê định kỳ 3 tháng/lần, đặc biệt vào mùa cao điểm như Tết hoặc cuối năm, khi lượng hàng biến động mạnh nhất.

(2) Kiểm kê đột xuất 

Đây là hình thức kiểm kê ngoài kế hoạch, được tiến hành khi có sự cố hoặc nghi ngờ sai lệch dữ liệu, chẳng hạn:

• Khi phát hiện thất thoát hàng hóa.
• Khi có thay đổi nhân sự, cơ cấu quản lý.
• Hoặc sau các sự kiện bất thường như cháy, ngập, thiên tai...

Phương pháp này giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình thực tế tức thì, phát hiện nguyên nhân sai lệch và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.

(3) Kiểm kê toàn bộ

Đúng như tên gọi, đây là quá trình kiểm kê tất cả hàng hóa trong kho, trên kệ và cả hàng trưng bày.

Hình thức này thường được áp dụng khi:

• Doanh nghiệp muốn tổng rà soát toàn diện.
• Có sự thay đổi lớn trong hệ thống quản lý hoặc cơ sở vật chất.

Ưu điểm là độ chính xác cao, nhưng nhược điểm là tốn thời gian và nhân lực. Vì vậy, với các siêu thị quy mô lớn, cần lên kế hoạch kỹ và kết hợp phần mềm để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

(4) Kiểm kê chọn mẫu

Khi lượng hàng quá nhiều, kiểm kê toàn bộ trở nên khó khả thi. Lúc này, doanh nghiệp có thể kiểm kê ngẫu nhiên một nhóm sản phẩm đại diện để đánh giá độ chính xác của dữ liệu tồn kho.

Nếu tỉ lệ sai lệch cao, việc kiểm kê toàn bộ sẽ được kích hoạt.

Đây là phương pháp nên áp dụng cho các siêu thị có hàng chục nghìn SKU (mã sản phẩm), giúp tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo độ tin cậy của dữ liệu.

(5) Kiểm kê bằng công nghệ / máy móc

Hiện nay, cách kiểm kê hàng hóa trong siêu thị đã được tự động hóa nhờ ứng dụng công nghệ. Thay vì kiểm đếm thủ công, doanh nghiệp có thể lựa chọn 3 phương pháp phổ biến sau:

• Kiểm kê bằng mã vạch (Barcode): Mỗi sản phẩm có mã riêng, nhân viên dùng máy quét cập nhật dữ liệu trực tiếp lên hệ thống. Ưu điểm là nhanh, chính xác, dễ tích hợp phần mềm; nhược điểm là phụ thuộc thao tác quét và cần bảo trì thiết bị.
• Kiểm kê bằng RFID: Sử dụng sóng vô tuyến để nhận diện và ghi nhận hàng hóa. Có thể kiểm kê hàng trăm sản phẩm cùng lúc, tiết kiệm thời gian nhưng chi phí đầu tư cao và đòi hỏi kỹ thuật.
• Kiểm kê liên tục bằng phần mềm: Hệ thống tự động cập nhật tồn kho sau mỗi giao dịch nhập - xuất - bán. Giúp nắm bắt số lượng hàng hóa theo thời gian thực, nhưng yêu cầu phần mềm đồng bộ và nhân sự được đào tạo. 

Việc ứng dụng các công nghệ trên giúp doanh nghiệp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình quản lý kho. Với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn, việc kiểm kê trở nên nhanh, chính xác nhờ công nghệ máy quét mã vạch. Dùng thử miễn phí tại đây.

3. Hướng dẫn kiểm kê hàng hóa trong siêu thị hiệu quả

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru, việc thực hiện đúng cách kiểm kê hàng hóa trong siêu thị là yếu tố sống còn. Một quy trình kiểm kê hiệu quả không chỉ giúp nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn mà còn phản ánh hiệu quả vận hành, ngăn chặn thất thoát và tối ưu kế hoạch nhập hàng.

Sau đây là các bước kiểm kho hàng hóa trong siêu thị căn bản

3.1. Chuẩn bị kiểm kê 

Trước khi bắt đầu kiểm kê, khâu chuẩn bị là yếu tố quyết định sự thành công. Nhiều quản lý thường bỏ qua giai đoạn này, dẫn đến việc kiểm kê kéo dài, sai sót và gián đoạn hoạt động bán hàng.

Các bước chuẩn bị cần có:

• Rà soát toàn bộ hàng hóa: Loại bỏ hàng sắp hết hạn, hàng lỗi hoặc đang trong quá trình thanh lý để rút gọn danh mục cần kiểm kê. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tập trung vào những mặt hàng thật sự cần kiểm soát.
• Phân khu kiểm kê rõ ràng: Mỗi nhóm sản phẩm nên được bố trí tại khu vực riêng, có mã khu vực, tem nhãn và sơ đồ lưu trữ cụ thể. Khi kiểm kê, chỉ cần tra cứu trên hệ thống là có thể biết chính xác vị trí hàng hóa, giảm đáng kể khả năng bỏ sót.
• Kiểm tra số lượng trước ngày kiểm kê: Thực hiện rà soát sơ bộ trước 2 - 3 ngày giúp phát hiện chênh lệch, sai mã hoặc hàng chưa được cập nhật trên hệ thống.
• Thông báo lịch kiểm kê: Thông tin cần được gửi sớm cho nhân viên, đối tác hoặc khách hàng, đặc biệt nếu quá trình kiểm kê kéo dài vài giờ đến một ngày. Việc này thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp duy trì uy tín thương hiệu.

3.2. Thực hiện kiểm kê

Khi bước vào giai đoạn thực hiện, điều quan trọng nhất là phân quyền rõ ràng và ghi nhận dữ liệu minh bạch.

Phân công nhân sự kiểm kê:

• Với siêu thị lớn, nên có sự tham gia của kế toán, giám sát kho hoặc đơn vị kiểm toán nội bộ.
• Với siêu thị vừa và nhỏ, chủ cửa hàng nên trực tiếp tham gia để đảm bảo tính nghiêm túc và chính xác.

Lập biên bản kiểm kê hàng hóa:

 Biên bản cần được thiết kế theo 5 cột thông tin:

• Mã hàng
• Tên hàng hóa
• Số lượng theo báo cáo hệ thống
• Số lượng thực tế
• Ghi chú hoặc lý do chênh lệch

Đối chiếu và ghi nhận sai lệch:

Sau khi nhập dữ liệu, hệ thống sẽ tự động đối chiếu, hiển thị mức chênh lệch. Các sai lệch lớn cần được giải trình, xác minh nguyên nhân (hàng mất, nhập sai, lỗi phần mềm,...).

3.3. Tổng hợp và cập nhật dữ liệu 

Sau khi hoàn tất kiểm kê, siêu thị cần tổng hợp và chuẩn hóa số liệu để tránh lệch thông tin giữa kho thực tế và hệ thống.

• Cập nhật số liệu trên phần mềm: Điều chỉnh các mặt hàng bị sai lệch, cập nhật số lượng tồn kho chính xác.
• Đánh giá kết quả kiểm kê: Phân tích nguyên nhân sai số để rút kinh nghiệm cho kỳ kiểm kê tiếp theo.
• Lưu trữ biên bản kiểm kê: Biên bản cần được ký xác nhận bởi tất cả thành viên tham gia, lưu trữ tối thiểu 12 tháng để phục vụ cho việc kiểm toán nội bộ hoặc thanh tra tài chính.

Nếu bạn đang kiểm kê thủ công, bạn có thể tham khảo thêm kiến thức về cách quản lý kho bằng Excel - đây cũng là một công cụ để quản lý, kiểm kê hàng hóa căn bản khi bạn mới bắt đầu kinh doanh siêu thị mini.

4. Sai sót thường gặp khi kiểm kê hàng hóa và cách khắc phục

Dù quy trình kiểm kê hàng hóa trong siêu thị được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi. Quan trọng hơn cả là nhận diện sớm những lỗi phổ biến và có cách khắc phục hợp lý, để dữ liệu tồn kho luôn chính xác và vận hành được tối ưu.

4.1. Ghi nhận nhầm mã hàng, mã vạch

Đây là lỗi rất thường gặp trong quá trình kiểm kê, đặc biệt với siêu thị có hàng nghìn mã sản phẩm (SKU). Nhân viên có thể quét nhầm mã, chọn sai biến thể hàng hóa (ví dụ khác màu hoặc kích thước), hoặc mã vạch bị mờ, rách khiến hệ thống không đọc được.

Hậu quả: Dữ liệu tồn kho bị lệch so với thực tế, báo cáo sai, dễ dẫn đến tình trạng nhập hàng thừa hoặc thiếu.

Cách khắc phục:

• Chuẩn hóa cách đặt mã hàng theo cấu trúc thống nhất (chẳng hạn: DANHMUC-THUONGHIEU-SANPHAM-PHIENBAN).
• In lại tem nhãn mã vạch rõ ràng, sử dụng chất liệu bền, chống mờ hoặc bong tróc.
• Đào tạo nhân viên kiểm kê kỹ năng quét mã và xác nhận trước khi lưu dữ liệu.
• Sử dụng phần mềm quản lý có tính năng cảnh báo trùng mã hoặc mã lỗi để phát hiện sớm sai sót.

Trước khi thực hiện, hãy đảm bảo sản phẩm đã được mã hóa rõ ràng. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết cách tạo mã vạch cho sản phẩm từ A đến Z để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót khi quét hàng.

4.2. Kiểm kê thiếu nhân lực hoặc không phân quyền rõ ràng

Khi không đủ người tham gia kiểm kê hoặc không phân chia rõ trách nhiệm, quá trình dễ bị chồng chéo, sai sót hoặc bỏ sót hàng hóa. Một người vừa đếm vừa ghi chép sẽ khó đảm bảo tính chính xác.

Cách khắc phục:

• Mỗi khu vực nên có ít nhất 2 người: 1 người kiểm đếm, 1 người ghi nhận hoặc quét mã.
• Phân quyền rõ ràng giữa nhân viên kiểm kê, giám sát và kế toán kho.
• Thiết lập sơ đồ khu vực, dán nhãn từng khu hàng để tránh đếm trùng hoặc thiếu.
• Có người chịu trách nhiệm tổng hợp và ký xác nhận kết quả cuối cùng.

Trong nhiều siêu thị nhỏ, hãy chia nhóm, phân khu và có người đối chiếu chéo để kiểm kê hàng hóa. Khi áp dụng cách này, độ sai lệch giảm hẳn và nhân viên cũng cảm thấy việc phân chia công việc được minh bạch, rõ ràng hơn.

4.3. Thiếu công cụ hỗ trợ 

Rất nhiều siêu thị vẫn thực hiện kiểm kê bằng sổ tay hoặc bảng Excel. Điều này không sai, nhưng khi số lượng hàng hóa lên đến vài nghìn sản phẩm, việc nhập liệu thủ công sẽ tốn thời gian và dễ sai sót.

Cách khắc phục:

• Trang bị máy quét mã vạch cho từng nhóm kiểm kê, đảm bảo thao tác nhanh và chính xác.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho có chức năng kiểm kê tự động, cập nhật tồn kho theo thời gian thực.
• Tập huấn định kỳ cho nhân viên về cách sử dụng phần mềm, kiểm tra và đối chiếu dữ liệu sau khi quét.

5. Tối ưu quy trình kiểm kê với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn

Đối với các siêu thị mini hoặc cửa hàng có nhiều mặt hàng khác nhau, việc kiểm kê thủ công dễ gây sai sót và tốn thời gian. Chính vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn là một giải pháp giúp bạn tự động hóa quy trình kiểm kho, tăng độ chính xác và giảm đáng kể khối lượng công việc cho nhân viên. Cách kiểm kho của Nhanh.vn dựa trên công nghệ quét mã vạch, thao tác nhanh và phù hợp với mô hình bán lẻ hiện nay.

Bước 1: Ghi chú khu vực kiểm

Trước tiên, bạn chọn kho hàng cần kiểm kê và loại hình kiểm kho phù hợp (theo sản phẩm, theo danh mục hoặc toàn bộ cửa hàng).

Tại ô Ghi chú, hãy điền tên hoặc mô tả khu vực đang kiểm như “Kệ bánh kẹo A1” hay “Khu hàng đông lạnh B2”.

Việc chia khu vực rõ ràng sẽ giúp quá trình kiểm kho diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn. Mỗi khu nên có một phiếu kiểm riêng, tránh gộp chung nhiều khu khiến dữ liệu bị trùng hoặc thiếu.
Đừng quên kiểm luôn cả hàng lỗi hoặc hàng sắp hết hạn vì chúng vẫn được tính trong tồn kho thực tế.

Bước 2: Thêm sản phẩm vào phiếu kiểm

Có 2 cách thêm sản phẩm vào phiếu là kiểm trực tiếp trên phầm mềm và kiểm kho bằng file excel. Nếu bạn chọn kiểm trực tiếp trên phần mềm, bạn có thể sử dụng công nghê máy quét mã vạch để ghi nhận nhanh chóng.

Chế độ nhập bằng máy quét mã vạch như sau:

• Nhập sản phẩm vào phiếu kiểm bằng cách quét mã vạch sản phẩm.
• Nếu doanh nghiệp dùng quét bằng mã vạch sản phẩm: Mỗi sản phẩm được tít qua, số lượng tồn kho thực tế sẽ được cập nhật luôn tại cột Thực tế.
• Đối với loại kiểm kho theo danh mục, khi bạn nhập một sản phẩm không nằm trong danh mục đã chọn thì hệ thống sẽ báo Sản phẩm không thuộc danh mục đang kiểm kho để bạn chọn sản phẩm khác.

Tính năng quét mã vạch này đặc biệt hữu ích cho siêu thị mini, vì thao tác nhanh, độ chính xác cao và giúp giảm sai sót so với nhập liệu thủ công.

Bước 3: Gộp các phiếu kiểm kho

Sau khi đã hoàn tất kiểm kê ở từng khu vực, bạn cần gộp các phiếu kiểm lại để tổng hợp dữ liệu. Tại trang danh sách phiếu kiểm, chỉ cần tích chọn những phiếu cần gộp → bấm Thao tác → chọn Gộp các phiếu đã chọn. Hệ thống sẽ tự động nhóm các sản phẩm trùng nhau trong các phiếu, giúp việc tổng hợp nhanh và chính xác hơn.

Lưu ý rằng Phiếu sau khi gộp sẽ lấy thông tin ở phiếu tạo sau.

Bước 4: Tìm sản phẩm thiếu

Sản phẩm thiếu là những mặt hàng vẫn còn tồn trên hệ thống nhưng chưa được kiểm kê trong thực tế. Bước này rất quan trọng, giúp bạn phát hiện các sản phẩm bị bỏ sót, từ đó điều chỉnh lại số liệu kho cho khớp thực tế.

Có hai cách để tìm sản phẩm thiếu:

• Cách 1: Tại danh sách phiếu kiểm, chọn cột SP thiếu → bấm Tìm sản phẩm thiếu → hệ thống hiển thị danh sách những mặt hàng chưa được kiểm.
• Cách 2: Trong chi tiết từng phiếu kiểm, chọn Tìm sản phẩm thiếu để xem danh sách sản phẩm thiếu. Những sản phẩm thiếu sẽ được ghi chú Tìm sản phẩm thiếu ngày ... và có số lượng tồn thực tế bằng 0.

Khi đã có danh sách sản phẩm thiếu, bạn có thể xuất file Excel, sắp xếp theo mức độ thiếu nhiều đến ít, sau đó cho nhân viên đi kiểm tra lại tại cửa hàng. Nếu tìm thấy hàng, nhập các sản phẩm đã tìm thấy, giải trình.

Bước 5: Bù trừ kiểm kho

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra và xác nhận số lượng hàng hóa, bước cuối cùng là bù trừ kiểm kho. Đây là giai đoạn cân đối lại số liệu tồn kho trên hệ thống sao cho khớp với số lượng thực tế. Có hai cách bù trừ kiểm kho là Bù trừ nhanh tại trang danh sách phiếu kiểm kho hoặc Bù trừ tại chi tiết phiếu kiểm. 

Xem thêm: Quy trình kiểm kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch - Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn

Kiểm kê là một khâu quan trọng quyết định thành công trong hoạt động kinh doanh. Bởi một siêu thị có tồn kho chính xác là siêu thị có khả năng tăng trưởng bền vững. Nếu biết cách kiểm kê hàng hóa hiệu quả, bạn vừa có thể kiểm soát hàng tồn, hơn thế nữa còn tạo được nền tảng dữ liệu vững chắc cho mọi quyết định kinh doanh.