Khó kiểm soát ca làm, thu chi tại quầy - Cần giải pháp gì?

Khó kiểm soát ca làm, thu chi tại quầy có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh. Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp bán lẻ cần một giải pháp phần mềm tối ưu, giúp theo dõi chính xác giờ làm, doanh thu và chi phí.

1. Vấn đề khó khăn trong việc kiểm soát ca làm, thu chi tại quầy

Kiểm soát ca làm và thu chi tại quầy là một trong những thách thức lớn đối với các cửa hàng, nhà hàng, hay các doanh nghiệp bán lẻ. Khi không có một hệ thống quản lý hiệu quả, các vấn đề có thể phát sinh như:

• Lỗi trong việc phân bổ ca làm: Quản lý thời gian làm việc của nhân viên không chính xác dẫn đến tình trạng thừa ca hoặc thiếu người làm.
• Sai sót trong thu chi: Ghi chép thu chi bằng tay hoặc sử dụng hệ thống thủ công dễ gây ra sai sót, ảnh hưởng đến lợi nhuận.
• Thiếu minh bạch và kiểm soát: Khó theo dõi doanh thu và chi phí theo từng ca làm, dẫn đến việc không thể đánh giá chính xác hiệu quả công việc.

Để giải quyết các vấn đề này, cần một giải pháp quản lý tự động và minh bạch, giúp cải thiện hiệu quả công việc và đảm bảo tính chính xác trong quá trình quản lý.

2. Những thách thức khi kiểm soát ca làm và thu chi tại quầy

Các thách thức chính khi kiểm soát ca làm và thu chi tại quầy bao gồm:

• Khó xác định số giờ làm việc chính xác: Nếu không có công cụ hỗ trợ, theo dõi thời gian làm việc của nhân viên thường không chính xác gây ra sự thiếu hụt trong việc tính lương.
• Quản lý thu chi thủ công dễ xảy ra sai sót: Các phép toán thủ công hoặc ghi chép bằng tay dễ dẫn đến sai sót ảnh hưởng đến ngân sách và dòng tiền của doanh nghiệp.

• Thiếu sự đồng bộ trong báo cáo: Dữ liệu từ ca làm và thu chi không được đồng bộ sẽ khiến việc tổng hợp báo cáo trở nên phức tạp và khó kiểm tra.
• Rủi ro gian lận: Nếu không có hệ thống kiểm soát chặt chẽ, nguy cơ gian lận hoặc hành vi không minh bạch trong thu chi rất cao.

Các thách thức này ảnh hưởng đến sự ổn định tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bán lẻ.

Việc quản lý nhân viên bán hàng, kiểm tra doanh thu từng ca là thách thức phổ biến với các cửa hàng truyền thống. Để giảm rủi ro, bạn cần tìm hiểu thêm phương pháp quản lý nhân viên chặt chẽ giúp hạn chế gian lận.

3. Giải pháp: Phần mềm quản lý ca làm và thu chi tại quầy Nhanh.POS

Với cửa hàng có nhiều nhân viên, nhiều ca làm việc thì việc quản lý tiền từ khâu vào ca - bán hàng - kết ca - lịch sử kết ca - bàn giao cho ca tiếp theo - báo cáo kết ca là rất quan trọng và đòi hỏi sự chính xác vì liên quan đến tiền và hàng hóa.

Hiểu được nhu cầu cần quản lý, giám sát thu chi tiền mặt hiệu quả, tránh mất mát, thất thoát giữa các ca làm việc. Nhanh.vn đã cho ra mắt tính năng Kết ca.

3.1. Tiền vào ca

Nhân viên thu ngân (tài khoản được tạo hóa đơn bán hàng) đăng nhập vào màn hình bán hàng.

Bước 1: Tại màn hình bán lẻ -> Chọn thao tác Nhanh -> Chọn tiền vào ca

Bước 2: Khai báo tiền vào ca.

• Bạn có thể nhập thông tin khai báo tiền vào ca bằng 2 cách:
  • Cách 1: Khai báo sau khi Đếm số lượng tờ tiền theo mệnh giá (VD: 1 tờ 10k, 2 tờ 20k, 3 tờ 5k,..), hệ thống tự tính ra Tổng số tiền.
  • Cách 2: Khai luôn Tổng số tiền đầu ca.
• Nhấn Lưu để hệ thống bắt đầu ghi nhận thông tin

Lưu ý:

• Một nhân viên thu ngân có thể mở ca và đăng nhập vào nhiều thiết bị khác nhau. Tất cả cả hóa đơn thanh toán từ tài khoản thu ngân đang đăng nhập sẽ được ghi nhận vào ca làm việc của nhân viên này.
• Nếu bạn QUÊN khai báo tiền đầu ca. Khi kết ca bạn có thể chọn thời gian vào ca và khai báo tiền đầu ca. Hệ thống sẽ ghi nhận doanh thu, số hóa đơn trong ca làm việc của bạn.

Nếu trong ca làm việc của bạn có phát sinh thêm chi phí bằng tiền mặt như ứng lương cho nhân viên; mua hoa quả thắp hương; thanh toán điện, nước;.......Bạn vui lòng thêm mới các loại chi phí. Bạn có thể sử dụng 2 cách sau để khai chi phí

Quản lý ca làm và thu chi tại quầy có thể gặp nhiều khó khăn nếu không có hệ thống hỗ trợ phù hợp. Hãy để Nhanh.POS giúp bạn theo dõi và kiểm soát ca làm, thu chi một cách tự động, chính xác.

3.2. Khai báo chi phí phát sinh

Nếu trong ca làm việc của bạn có phát sinh thêm chi phí bằng tiền mặt như ứng lương cho nhân viên; mua hoa quả thắp hương; thanh toán điện, nước;.......Bạn vui lòng thêm mới các loại chi phí. Bạn có thể sử dụng 2 cách sau để khai chi phí

Cách 1: Tại màn hình bán hàng -> Thao tác Nhanh -> Chọn thêm chi phí khác

• Chọn ca làm việc
• Nhập tên chi phí và tổng tiền
• Nếu ca của bạn có nhiều chi phí thì chọn thêm mới để tiếp tục thêm chi phí
• Lưu và đóng popup

Cách 2: Khai báo chi phí khi hết ca làm việc tại mục Kết ca

• Tại màn hình bán hàng -> Chọn thao tác Nhanh -> Kết ca
• Nhập tên chi phí và số tiền

Một số mô hình chưa sẵn sàng dùng phần mềm online hoặc hoạt động tại khu vực yếu mạng thì top 8 phần mềm bán hàng offline tốt nhất năm 2025 là lựa chọn đáng cân nhắc.

3.3. Kết ca

Khi kết thúc ca làm việc của mình, bạn hãy kết ca

Bước 1: Tại màn hình bán hàng -> Chọn thao tác Nhanh -> Chọn Kết ca

Bước 2:

• Thu ngân điền số tiền bàn giao ca thực tế
• Chi phí phát sinh bằng tiền mặt( nếu có)
• Ghi chú( nếu có)
• Click Kết ca/ Kết ca và in phiếu bàn giao

Lưu ý:

• Khi đã ấn kết ca là ca làm việc của bạn đã kết thúc, hệ thống không quay ngược lại nghiệp vụ này, vì vậy cần cẩn thận trước khi quyết định nhấn kết ca
• Nếu bạn chưa muốn kết ca hãy nhấn “ X” để tắt popup.

4. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý ca làm và thu chi tại quầy

Sử dụng phần mềm quản lý ca làm và thu chi mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian: Quá trình ghi nhận thời gian làm việc và thu chi được tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu công việc thủ công.
• Đảm bảo tính chính xác: Giảm thiểu sai sót trong việc tính toán lương nhân viên và quản lý thu chi, bảo vệ doanh nghiệp khỏi các sai lệch tài chính.
• Cải thiện hiệu suất làm việc: Quản lý ca làm hiệu quả giúp nhân viên làm việc đúng giờ, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lao động.
• Tăng cường khả năng kiểm soát tài chính: Cung cấp báo cáo tài chính chi tiết, giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn dòng tiền và đưa ra các quyết định tài chính chính xác.

5. Doanh nghiệp nào cần sử dụng phần mềm quản lý ca làm và thu chi tại quầy?

Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý ca làm và thu chi tại quầy chủ yếu là các cửa hàng hoặc chuỗi bán lẻ có quy mô vừa và lớn, với các đặc điểm sau:

• Cửa hàng bán lẻ lớn: Khi có nhiều nhân viên và cần theo dõi số giờ làm việc, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu giờ làm.
• Nhà hàng, quán cà phê: Các địa điểm cần xử lý thanh toán nhanh chóng và chính xác, đồng thời quản lý các ca làm của nhân viên phục vụ.
• Chuỗi cửa hàng: Doanh nghiệp có nhiều điểm bán cần đồng bộ hóa thông tin về ca làm và thu chi để quản lý hiệu quả.
• Doanh nghiệp phát triển mở rộng: Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc quản lý ca làm và thu chi bằng phương pháp thủ công trở nên khó khăn và dễ xảy ra sai sót.

Các doanh nghiệp này sẽ hưởng lợi lớn từ việc sử dụng phần mềm quản lý ca làm và thu chi tự động hóa giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả.

Nếu bạn đang bán trên sàn thương mại điện tử nhưng vẫn khó kiểm tra hiệu suất nhân viên, hãy tìm hiểu cách bán hàng trên sàn thương mại điện tử cho người mới bắt đầu để nắm rõ quy trình vận hành đa kênh hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát ca làm và thu chi tại quầy, phần mềm Nhanh.POS là công cụ lý tưởng giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

6.1. Phần mềm quản lý ca làm và thu chi tại quầy là gì?

Phần mềm quản lý ca làm và thu chi là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi giờ làm việc của nhân viên và quản lý tất cả các giao dịch thu chi tại quầy. Phần mềm tự động hóa các quy trình này, giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính minh bạch.

6.2. Lợi ích của phần mềm quản lý ca làm và thu chi là gì?

Phần mềm giúp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, giảm thiểu sai sót trong thu chi và cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu và chi phí, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng.

6.3. Phần mềm này có phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ không?

Có

Phần mềm quản lý ca làm và thu chi không chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn mà còn hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ trong việc tối ưu hóa quy trình bán hàng, quản lý nhân sự và tài chính hiệu quả.

6.4. Sử dụng phần mềm quản lý ca làm và thu chi có khó không?

Phần mềm này được thiết kế dễ sử dụng, với giao diện thân thiện và hỗ trợ người dùng qua các tính năng tự động hóa. Bạn chỉ cần cài đặt và theo dõi quy trình là có thể sử dụng hiệu quả.

6.5. Phần mềm quản lý ca làm và thu chi có thể tích hợp với các hệ thống khác không?

Có 

Phần mềm quản lý ca làm và thu chi thường có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm kế toán khác giúp quản lý toàn diện các quy trình trong doanh nghiệp.

6.6. Có thể tích hợp phần mềm quản lý ca làm và thu chi với các phần mềm khác không?

Phần mềm quản lý ca làm và thu chi có thể tích hợp với các công cụ và hệ thống khác trong doanh nghiệp, như phần mềm POS hoặc phần mềm kế toán, giúp đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa quy trình quản lý.

Với những thách thức trong việc kiểm soát ca làm và thu chi tại quầy, tôi khuyến khích bạn nên tìm hiểu và ứng dụng phần mềm quản lý phù hợp. Nó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo mọi quy trình đều minh bạch, chính xác.