Thường xuyên sai tồn khi bán đa kênh? Bạn muốn tìm phần mềm quản lý tồn kho đa kênh hiệu quả? Khám phá phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả, đồng bộ kịp thời dữ liệu.
Nhiều chủ shop đang vận hành đa nền tảng nhưng vẫn kiểm kho thủ công, dẫn đến sai số, bán nhầm, mất đơn. Lựa chọn đúng phần mềm quản lý tồn kho là yếu tố sống còn trong quản lý bán hàng hiện đại.
1.1 Những tình huống phổ biến khiến tồn kho sai số
Bán hàng trên nhiều nền tảng như Shopee, Facebook, TikTok, website..., mỗi kênh vận hành như một “hệ thống riêng”. Nếu không có phần mềm kiểm soát trung tâm, dữ liệu tồn kho cập nhật chậm, dẫn đến sai lệch.
Livestream chốt đơn nhưng không trừ tồn
Đơn đổ về cùng lúc từ nhiều nền tảng
Hủy đơn thủ công nhưng không cộng lại vào kho
Nhập hàng về nhưng chưa cập nhật đúng thời điểm
Livestream chốt đơn nhưng không trừ tồn
1.2 Hậu quả khi shop lệch tồn kho
Khách đặt hàng nhưng bị báo “hết hàng” sau đó
Gian hàng bị đánh giá 1 sao hoặc giảm hiển thị trên sàn
Đơn hủy tăng → mất điểm vận hành
Khó kiểm soát được lượng hàng thực tế còn lại
Đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn cần một phần mềm quản lý tồn kho đa kênh có khả năng đồng bộ thời gian thực.
2. Ai cần phần mềm quản lý tồn kho đa kênh?
2.1 Khi nào nên dùng phần mềm để quản lý tồn kho?
Nếu bạn chỉ bán 1 kênh, số lượng mã hàng dưới 20, và kiểm kho mỗi ngày, Excel vẫn có thể dùng được. Nhưng nếu bạn:
Bán hàng qua livestream mỗi tối
Có gian hàng trên sàn TMĐT và cả cửa hàng offline
Xử lý trên 20 đơn/ngày
Có nhiều nhân viên xử lý đơn ở nhiều bộ phận
Bạn nên dùng phần mềm quản lý tồn kho đa kênh ngay lập tức.
2.2 Khi nào thì kiểm kho thủ công bắt đầu trở nên nguy hiểm?
Khi bạn không biết chính xác còn bao nhiêu hàng thật sự
Khi nhân viên báo “hết rồi”, nhưng phần mềm/sàn vẫn ghi “còn”
Khi mỗi ngày phải xử lý tồn thủ công bằng tay → dễ nhầm, dễ sai
Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn khiến bạn mất niềm tin từ khách, giảm hiệu quả kinh doanh
Để giảm thiểu thiệt hại từ hàng tồn kho lâu ngày, bạn có thể áp dụng các phương pháp trong bài viết Cách xử lý hàng tồn kho lâu ngày hiệu quả giảm thiệt hại.
3. Phần mềm quản lý tồn kho là gì? Có chức năng gì?
Là công cụ giúp bạn theo dõi, đồng bộ và kiểm soát tồn kho trên nhiều kênh bán hàng một cách tự động. Mọi đơn hàng từ các nền tảng đều được ghi nhận, cập nhật số lượng tồn theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót.Phần mềm quản lý tồn kho có những tính năng nổi bật như:
Tự động trừ tồn khi có đơn từ bất kỳ kênh nào
Đồng bộ tồn kho từ Facebook, Shopee, TikTok, website, cửa hàng offline
Thiết lập hạn mức cảnh báo tồn kho tối thiểu
Theo dõi tồn kho theo mã hàng, màu, size
Phân quyền nhân viên kiểm kho theo ca/kho riêng biệt
Báo cáo nhập - xuất - tồn chi tiết
In phiếu xuất kho, phiếu kiểm kho theo mẫu
Lợi ích lớn nhất là bạn không phải kiểm kho thủ công, cũng không sợ “quên cập nhật” vì hệ thống làm thay bạn.
Để hiểu rõ hơn về cách quản lý hàng tồn kho và tối ưu hóa quy trình, bạn có thể đọc thêm trong bài viết Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
4.Phần mềm nào quản lý tồn kho đa kênh hiệu quả?
4.1 Những tiêu chí chọn phần mềm phù hợp với mô hình của bạn
Đồng bộ đa kênh: Phần mềm phải kết nối được với Facebook, Shopee, Lazada, TikTok Shop, cả website và POS offline.
Tồn kho cập nhật theo thời gian thực: Sau mỗi đơn, tồn kho phải được cập nhật tức thì để tránh sai số.
Cảnh báo tồn kho thấp: Hệ thống nên cho phép bạn thiết lập hạn mức tồn tối thiểu để chủ động nhập hàng.
Giao diện dễ dùng, hỗ trợ tiếng Việt: Bạn không cần người có chuyên môn IT để sử dụng phần mềm tốt.
Có báo cáo dễ hiểu, kiểm tra lịch sử xuất - nhập nhanh chóng
Có hỗ trợ sau bán hàng (gọi điện, chat nhanh, hỗ trợ cấu hình)
4.2 Phần mềm nào phù hợp nhất với mô hình của bạn?
Mô hình shop nhỏ, bán online là chính: Bạn cần một phần mềm dễ dùng, không quá nhiều tính năng, nhưng có đồng bộ kho tức thì và cảnh báo tồn kho thấp.
Mô hình có cả online và cửa hàng: Nên chọn phần mềm có cả quản lý kho offline, quét mã vạch, và phân quyền cho nhân viên tại quầy/kho.
Mô hình chuỗi cửa hàng hoặc đại lý phân phối: Phần mềm có theo dõi tồn kho từng chi nhánh, điều chuyển nội bộ, và báo cáo linh hoạt theo từng điểm bán là lựa chọn tốt nhất
Mô hình agency hoặc vận hành thuê cho người khác: Ưu tiên lựa chọn phần mềm có thể phân tách tài khoản, theo dõi kho theo từng dự án, khách hàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm các phần mềm quản lý kho miễn phí, hãy tham khảo bài viết Top 17 phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn tốt nhất năm 2025 để khám phá các lựa chọn phù hợp.
4.3 Nhanh.POS - Giải pháp quản lý kho cho nhà bán đa kênh
Phần mềm Nhanh.POS của Nhanh.vn cung cấp tính năng quản lý kho hàng cho các nhà bán hàng đa kênh. Cụ thể, phần mềm cung cấp những tính năng như:
Cho phép kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàng
Cài đặt hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đa
Dự báo nhập hàng dựa theo tồn kho thực tế
Bạn muốn theo dõi tồn kho giữa các cửa hàng dễ dàng hơn? Hãy trải nghiệm ngay phần mềm Nhanh.POS để quản lý kho hàng hiệu quả.
5. Lợi ích khi dùng phần mềm so với kiểm kho thủ công
Việc kiểm kho bằng tay dễ sai sót, tốn thời gian và thiếu đồng bộ. Trong khi đó, phần mềm quản lý tồn kho đa kênh cho phép bạn kiểm soát hàng hóa tự động, chính xác và theo thời gian thực.
Đồng bộ tồn kho mọi kênh: Facebook, Shopee, TikTok, website, cửa hàng.
Cảnh báo tồn kho thấp giúp chủ động nhập hàng.
Tránh tình trạng hết hàng nhưng vẫn nhận đơn.
Giảm phụ thuộc vào con người, giảm sai sót.
Tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
Xem tồn kho mọi lúc, mọi nơi.
6.Những sai lầm cần tránh khi triển khai phần mềm tồn kho
Không phải cứ cài phần mềm là mọi thứ sẽ vận hành trơn tru. Có những lỗi nhiều chủ shop thường gặp khiến phần mềm không phát huy hiệu quả tối đa:
Không thiết lập hạn mức cảnh báo tồn kho: Dẫn đến việc hết hàng mà không biết để nhập sớm.
Chưa đồng bộ đủ kênh bán hàng: Nếu bạn quên kết nối Shopee, Facebook hoặc TikTok Shop, dữ liệu sẽ không phản ánh đúng.
Không hướng dẫn nhân viên thao tác đúng: Nhập/xuất sai thao tác → lệch số liệu → mất niềm tin vào hệ thống.
Vẫn song song dùng Excel hoặc sổ tay: Khiến xảy ra xung đột dữ liệu và khó kiểm soát toàn diện.
Không thường xuyên kiểm tra báo cáo tồn: Thiếu theo dõi sát sao khiến bạn bỏ lỡ những điểm bất thường trong quy trình nhập - xuất.
Để phần mềm quản lý tồn kho đa kênh phát huy hiệu quả, bạn cần triển khai đúng - từ cấu hình ban đầu đến việc huấn luyện nhân viên và theo dõi dữ liệu định kỳ
7.Câu hỏi thường gặp
Câu 1: Tôi bán 2 kênh Facebook & Shopee, có cần phần mềm không?
Nếu bạn bán trên nhiều kênh, phần mềm quản lý đơn hàng đa kênh giúp đồng bộ hóa tồn kho và quản lý đơn hàng hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc giao nhầm đơn.
Câu 2: Phần mềm có tự động trừ tồn sau livestream không?
Phần mềm sẽ tự động cập nhật và trừ tồn kho ngay khi có đơn hàng được xác nhận từ livestream, giúp bạn luôn theo dõi được số lượng chính xác.
Câu 3: Tôi không rành công nghệ, có dùng được không?
Phần mềm được thiết kế với giao diện dễ sử dụng, phù hợp cho người không rành công nghệ. Bạn sẽ được hướng dẫn đầy đủ để nhanh chóng làm quen.
Câu 4: Có cần kiểm kho định kỳ nữa không?
Dù phần mềm cập nhật tồn kho tự động thì việc kiểm kho định kỳ vẫn quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót trong quá trình vận hành.
Câu 5: Tồn kho có thể phân theo kho, size, màu không?
Có, phần mềm cho phép phân loại tồn kho theo các tiêu chí như kho, size, màu sắc, giúp quản lý hàng hóa chi tiết hơn.
Phần mềm Nhanh.POS của Nhanh.vn giúp bạn quản lý kho hiệu quả và tối ưu hóa quy trình bán hàng. Tìm hiểu thêm về tính năng và lợi ích của phần mềm ngay bây giờ!
Tôi từng gặp nhiều chủ shop than phiền vì hết hàng, sai kho, mất đơn tất cả đều bắt nguồn từ việc không kiểm soát tồn kho đúng cách. Giải pháp không ở đâu xa, chỉ cần bạn chọn phần mềm quản lý kho đa kênh phù hợp, bắt đầu dùng thử và thay đổi cách vận hành từ hôm nay.