So sánh quản lý sản phẩm bằng Excel và phần mềm chuyên nghiệp

Trong thời đại công nghệ hiện nay, việc sử dụng Excel để quản lý sản phẩm có thể giúp bạn bắt đầu nhưng phần mềm quản lý chuyên nghiệp lại mang lại khả năng tối ưu hóa vượt trội. Hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt giữa hai phương pháp này và làm sao để doanh nghiệp của bạn có thể phát triển bền vững với một giải pháp hiệu quả.

1. Quản lý sản phẩm là gì? 

Quản lý sản phẩm là quá trình tổ chức, theo dõi và tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng sản phẩm từ nhập kho, lưu kho, cho đến khi bán ra. Điều này bao gồm việc cập nhật số lượng tồn kho, theo dõi giá cả, kiểm tra chất lượng và lên kế hoạch nhập hàng hoặc giảm giá. Một hệ thống quản lý sản phẩm tốt giúp doanh nghiệp đảm bảo không có tình trạng thiếu hoặc thừa hàng tồn kho, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả bán hàng.

2. Quản lý sản phẩm bằng Excel

Excel là công cụ phổ biến được nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng để quản lý sản phẩm. Với sự linh hoạt và dễ sử dụng, Excel có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho, giá trị của sản phẩm, và các thông tin cần thiết khác. Tuy nhiên, Excel cũng có những hạn chế nhất định trong việc quản lý quy mô lớn và xử lý dữ liệu phức tạp.

2.1. Ưu điểm quản lý sản phẩm bằng Excel 

Quản lý sản phẩm bằng Excel mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích: 

• Chi phí thấp: Excel là phần mềm có sẵn trong nhiều bộ ứng dụng văn phòng, không yêu cầu chi phí thêm cho doanh nghiệp - giải pháp tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Dễ sử dụng và phổ biến: Excel là công cụ quen thuộc với hầu hết người dùng, dễ dàng sử dụng và thao tác, không cần kỹ năng lập trình hoặc phần mềm phức tạp.
• Linh hoạt và tùy chỉnh: Excel cho phép người dùng tự do tạo bảng tính và công thức theo nhu cầu, tùy chỉnh theo các đặc thù của từng sản phẩm và doanh nghiệp.
• Khả năng phân tích dữ liệu: Với các công cụ như hàm và biểu đồ, Excel giúp người dùng phân tích số liệu kho hàng, theo dõi hiệu suất bán hàng và đưa ra quyết định thông minh.

Sử dụng phần mềm Excel mang lại cho bạn nhiều lợi ích nhưng đi kèm đó cũng có những kho khăn không thể tránh khỏi.

2.2. Nhược điểm quản lý sản phẩm bằng Excel 

Quản lý bằng Excel khiến bạn: 

• Khó quản lý quy mô lớn: Khi số lượng sản phẩm tăng lên, việc quản lý trở nên phức tạp và dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi phải nhập liệu thủ công.
• Dễ xảy ra lỗi thủ công: Việc nhập và tính toán dữ liệu thủ công có thể dễ dàng dẫn đến sai sót, ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin tồn kho.
• Không có tính tự động hóa: Excel không thể tự động cập nhật dữ liệu từ các kênh bán hàng, khiến người dùng phải cập nhật thủ công, gây tốn thời gian và công sức.
• Khó khăn trong việc đồng bộ hóa dữ liệu: Nếu bạn bán hàng trên nhiều kênh khác nhau, việc cập nhật tồn kho sẽ trở nên rối ren và dễ bị sai lệch do thiếu sự đồng bộ giữa các nền tảng.

Bên cạnh những ưu điểm khi sử dụng Excel, cũng có những nhược điểm, những thách thức - hạn chế đối với doanh nghiệp khi muốn ứng dụng quản lý sản phẩm bằng Excel, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh phức tạp và đòi hỏi tính tự động hóa cao.

Excel chỉ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, ít sản phẩm. 

Nếu bạn vẫn đang dùng Excel để quản lý hàng hóa, có thể tham khảo hướng dẫn tạo file Excel quản lý sản phẩm cực đơn giản để bắt đầu đúng cách.

3. Phần mềm quản lý sản phẩm chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý sản phẩm chuyên nghiệp là công cụ tối ưu hóa toàn bộ quá trình quản lý sản phẩm, từ việc theo dõi tồn kho, quản lý đơn hàng, cho đến việc phân tích dữ liệu bán hàng và tối ưu chuỗi cung ứng. Các phần mềm này được thiết kế để tự động hóa nhiều tác vụ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong việc quản lý kho và bán hàng.

3.1. Ưu điểm quản lý sản phẩm bằng phần mềm chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý sản phẩm chuyên nghiệp mang đến cho bạn, doanh nghiệp nhiều ưu điểm - lợi ích vượt trội: 

• Tự động hóa quy trình: Tự động cập nhật và quản lý tồn kho, giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Dễ dàng theo dõi và báo cáo: Cung cấp tính năng báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu giúp người dùng dễ dàng theo dõi tình trạng hàng hóa, doanh thu và lợi nhuận.

• Tính năng đồng bộ đa kênh: Với khả năng tích hợp với các kênh bán hàng khác nhau (Shopee, Facebook, website), dễ dàng giúp bạn đồng bộ tồn kho và tránh tình trạng hết hàng hoặc sai hàng trên các nền tảng.
• Quản lý dữ liệu lớn: Xử lý một lượng dữ liệu lớn, rất phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc đa dạng sản phẩm.
• Bảo mật dữ liệu: Các phần mềm chuyên nghiệp cung cấp các tính năng bảo mật tiên tiến, giúp bảo vệ thông tin kinh doanh và dữ liệu khách hàng.

3.2. Nhược điểm quản lý sản phẩm bằng phần mềm chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý sản phẩm sẽ có những nhược điểm:

• Chi phí cao: Phần mềm quản lý sản phẩm thường đắt hơn Excel và đòi hỏi các khoản chi phí đầu tư ban đầu và duy trì dài hạn.
• Cần đào tạo nhân viên: Các nhân viên cần được đào tạo để sử dụng phần mềm hiệu quả, đặc biệt là đối với các phần mềm phức tạp.
• Tính phụ thuộc vào công nghệ: Doanh nghiệp sẽ gặp phải khó khăn nếu phần mềm gặp sự cố hoặc bị lỗi, cần đội ngũ hỗ trợ để khắc phục nhanh chóng.

Nếu bạn vẫn đang phân vân giữa việc sử dụng Excel hay phần mềm bán hàng chuyên nghiệp, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết về cách quản lý bán hàng bằng Excel và so sánh tính năng với phần mềm quản lý để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Khi sản phẩm ngày càng nhiều mã, nhiều biến thể, nhiều kênh bán - Excel sẽ trở nên quá tải và rủi ro. Nhanh.POS - phần mềm quản lý sản phẩm chuyên nghiệp giúp bạn:

• Đồng bộ thông tin sản phẩm giữa các chi nhánh, kênh bán
• Quản lý tồn kho theo từng vị trí kho, phân loại, biến thể
• Xuất báo cáo chi tiết - nhanh chóng - chính xác theo thời gian thực

4. Phần mềm quản lý sản phẩm chuyên nghiệp tốt hơn Excel như thế nào?

Phần mềm quản lý sản phẩm chuyên nghiệp vượt trội hơn Excel nhờ vào khả năng tự động hóa và tích hợp các chức năng nâng cao:

• Tự động hóa quy trình: Không giống như Excel, nơi bạn phải nhập liệu thủ công, phần mềm chuyên nghiệp tự động cập nhật tồn kho, đồng bộ hóa dữ liệu từ các kênh bán hàng và tạo báo cáo tự động.
• Quản lý quy mô lớn: Excel có thể trở nên khó sử dụng khi quy mô công việc tăng lên. Phần mềm chuyên nghiệp được thiết kế để quản lý lượng dữ liệu lớn mà không gặp phải vấn đề về tốc độ hay độ chính xác.
• Tính năng đồng bộ kênh bán hàng: Trong khi Excel chỉ có thể quản lý dữ liệu tĩnh, phần mềm chuyên nghiệp có thể đồng bộ tồn kho và đơn hàng trên nhiều nền tảng, giúp tránh tình trạng hết hàng hoặc sai sót thông tin.

• Phân tích dữ liệu mạnh mẽ: Phần mềm chuyên nghiệp cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu vượt trội, giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu, phân tích xu hướng và tối ưu hóa chiến lược bán hàng.
• Quản lý đa chức năng: Ngoài việc theo dõi tồn kho, phần mềm còn cung cấp các tính năng bổ sung như quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng và quản lý tài chính, điều mà Excel không thể làm được.

Phần mềm quản lý sản phẩm chuyên nghiệp không chỉ là giúp đơn giản hóa quy trình quản lý kho mà còn nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa các chiến lược kinh doanh.

5. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý sản phẩm?

Doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý sản phẩm khi:

• Dữ liệu trở nên phức tạp và khó kiểm soát: Khi doanh nghiệp có nhiều sản phẩm và số lượng đơn hàng tăng cao, việc quản lý bằng Excel sẽ trở nên khó khăn, dễ gây nhầm lẫn và sai sót.
• Cần tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian: Nếu việc nhập liệu thủ công trên Excel chiếm quá nhiều thời gian và không hiệu quả, phần mềm chuyên nghiệp có thể tự động hóa nhiều công đoạn, giúp tiết kiệm thời gian.
• Yêu cầu tính năng báo cáo và phân tích nâng cao: Excel chỉ cung cấp báo cáo đơn giản, trong khi phần mềm quản lý sản phẩm như Nhanh.POS cung cấp các báo cáo chi tiết, dễ dàng phân tích xu hướng và hiệu suất bán hàng.
• Muốn tích hợp và đồng bộ dữ liệu trên nhiều kênh: Phần mềm quản lý chuyên nghiệp giúp kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều nền tảng bán hàng, điều mà Excel không thể làm hiệu quả.

Khi doanh nghiệp bắt đầu gặp khó khăn trong việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa và sản phẩm với Excel hoặc khi khối lượng công việc trở nên quá tải, đó chính là thời điểm chuyển sang phần mềm quản lý sản phẩm chuyên nghiệp

Nếu bạn vẫn còn phân vân liệu có nên đầu tư vào phần mềm quản lý bán hàng hay không, hãy tham khảo bài viết: “Có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng? - 5 câu trả lời bạn cần biết” để có góc nhìn rõ ràng và đưa ra quyết định đúng đắn.

Nếu bạn đang quản lý sản phẩm bằng Excel và bắt đầu cảm thấy rối rắm, mất kiểm soát, thì đã đến lúc chuyển sang phần mềm chuyên nghiệp. Với Nhanh.POS, bạn không chỉ quản lý hàng hóa tốt hơn, mà còn tối ưu vận hành, bán hàng, kiểm kho và báo cáo mọi lúc mọi nơi.

6. Phần mềm quản lý sản phẩm chuyên nghiệp Nhanh.POS

Nhanh.POS là một phần mềm quản lý sản phẩm hiệu quả dành cho các doanh nghiệp bán lẻ, đặc biệt là các shop bán hàng đa kênh. Với những tính năng vượt trội, phần mềm này giúp đơn giản hóa quy trình quản lý kho và bán hàng, đảm bảo rằng các sản phẩm luôn được cập nhật chính xác và tồn kho không bị sai lệch.

Các tính năng nổi bật của Nhanh.POS:

• Quản lý tồn kho tự động: Cập nhật số lượng hàng hóa trong thời gian thực khi có giao dịch trên các kênh bán hàng như Shopee, Facebook, TikTok.
• Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo về tình trạng hàng hóa, doanh thu, và các chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác.
• Tích hợp đa kênh: Quản lý bán hàng từ nhiều nền tảng một cách đồng bộ, tránh tình trạng hết hàng hoặc sai hàng.
• Quản lý đơn hàng và khách hàng: Theo dõi tình trạng đơn hàng và thông tin khách hàng, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ.

Nhanh.POS giúp doanh nghiệp bán hàng chuyên nghiệp hơn, giảm thiểu sai sót trong quản lý và tối ưu hóa toàn bộ quy trình bán hàng.

Dù Excel có thể là công cụ khởi đầu hữu ích, nhưng khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, phần mềm chuyên nghiệp sẽ là công cụ cần thiết để duy trì hiệu quả quản lý sản phẩm. Tôi khuyên bạn nên thử áp dụng phần mềm quản lý ngay để thấy sự khác biệt trong quy trình vận hành và phát triển kinh doanh.