Tự động hóa xử lý đơn hàng Website - Từ đặt hàng đến giao thành công

Trong môi trường kinh doanh trực tuyến ngày càng cạnh tranh, tự động hóa xử lý đơn hàng Website trở thành yếu tố quan trọng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Quy trình tự động giúp bạn kiểm soát đơn hàng dễ dàng, giảm thiểu lỗi và nâng cao hiệu quả công việc, tạo điều kiện để doanh nghiệp phát triển bền vững.

1. Tại sao tự động hóa xử lý đơn hàng lại quan trọng?

Tự động hóa xử lý đơn hàng có vai trò quan trọng vì giúp:

• Tăng hiệu quả công việc: Giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên, từ đó tập trung vào các công việc khác có giá trị hơn
• Giảm sai sót: Tự động hóa giảm thiểu lỗi do con người gây ra như nhập nhầm thông tin hoặc sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khách hàng nhận được thông tin cập nhật kịp thời về trạng thái đơn hàng giúp họ cảm thấy an tâm và hài lòng
• Tăng tốc độ giao hàng: Tự động hóa giúp quy trình diễn ra nhanh chóng hơn, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng

2. Các bước trong quy trình tự động hóa xử lý đơn hàng 

Để thực hiện tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng, bạn cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Nhận đơn hàng từ website

Khi khách hàng đặt hàng trên website, hệ thống tự động nhận đơn và ghi nhận tất cả thông tin cần thiết như sản phẩm, địa chỉ giao hàng và phương thức thanh toán.

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận đơn hàng

Hệ thống tự động kiểm tra thông tin đơn hàng, bao gồm số lượng sản phẩm, tồn kho, và phương thức thanh toán. Nếu thông tin hợp lệ, hệ thống sẽ xác nhận đơn hàng.

Bước 3: Chọn phương thức vận chuyển và đóng gói

Dựa trên địa chỉ giao hàng và phương thức vận chuyển, hệ thống tự động chọn đối tác vận chuyển phù hợp và thông báo cho người phụ trách kho về việc đóng gói sản phẩm.

Bước 4: Giao hàng và theo dõi trạng thái đơn hàng

Sau khi đóng gói, đơn hàng sẽ được chuyển cho dịch vụ giao hàng. Mã vận đơn sẽ được cập nhật tự động và khách hàng có thể theo dõi tình trạng đơn hàng.

Để quy trình tự động hóa xử lý đơn hàng website được tối ưu, việc theo dõi trạng thái đơn hàng theo từng kênh bán là rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về Cách theo dõi trạng thái đơn hàng theo từng kênh bán

Bước 5: Cập nhật trạng thái và gửi thông báo

Hệ thống tự động cập nhật trạng thái đơn hàng (đang giao, đã giao, v.v.) và gửi thông báo cho khách hàng khi có thay đổi.

3. Lợi ích của việc tự động hóa xử lý đơn hàng 

Sử dụng phần mềm tự động hóa để xử lý đơn hàng mang lại nhiều lợi ích đáng kể:

• Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa giúp giảm thiểu sự cần thiết phải thuê thêm nhân viên xử lý đơn hàng tiết kiệm chi phí nhân công cho doanh nghiệp.
• Tăng hiệu quả và năng suất: Tự động hóa các công đoạn giúp tăng năng suất làm việc, đồng thời giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng. Quy trình được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Đơn hàng được xử lý nhanh chóng và chính xác giúp khách hàng hài lòng hơn. Họ sẽ nhận được thông báo liên tục về tình trạng đơn hàng tạo ra sự tin tưởng và gắn kết lâu dài.
• Dễ dàng theo dõi và báo cáo: Với phần mềm tự động, bạn có thể dễ dàng theo dõi tình trạng các đơn hàng và nhận báo cáo chi tiết về hiệu suất bán hàng, giúp bạn đưa ra các quyết định chiến lược hợp lý.
• Dễ dàng quản lý: Phần mềm quản lý đơn hàng giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các đơn hàng từ lúc nhận cho đến khi giao hàng thành công, tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo và phân tích.
• Tự động hóa quy trình giảm thiểu rủi ro: Việc tự động hóa các công đoạn quan trọng như xác nhận đơn hàng, kiểm tra thanh toán, đóng gói giúp giảm thiểu các rủi ro do sai sót con người, đảm bảo độ chính xác cao trong mọi giao dịch.

✅ Tự động hóa toàn bộ đơn hàng Website với Nhanh.vn
Bạn không cần tốn hàng giờ để xử lý từng đơn hàng thủ công nữa. Với phần mềm quản lý bán hàng online Nhanh.vn, toàn bộ quy trình sẽ được tự động:

Đồng bộ đơn hàng từ website về hệ thống

• Tạo đơn giao hàng chỉ với 1 click
• Kết nối sẵn với các hãng vận chuyển như Giao Hàng Nhanh, GHTK, Viettel Post…
• Theo dõi trạng thái giao hàng và thu hộ COD ngay trên phần mềm

👉 Tăng tốc xử lý đơn - Giảm sai sót - Giao hàng nhanh hơn.

4. Phần mềm hỗ trợ tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng

Phần mềm quản lý đơn hàng tự động giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng thành công. Phần mềm Nhanh.POS của Nhanh.vn có thể giúp bạn với các tính năng như:

4.1 Phân luồng xử lý đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng trên Nhanh.vn được phân luồng công việc rõ ràng cho từng bộ phận, mỗi bộ phận chỉ làm việc trong 1 tab duy nhất giúp hạn chế nhầm lẫn trong quá trình thao tác, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.

• Nhân viên sale/telesale - Tạo đơn + Xác nhận đơn hàng.
• Nhân viên kho - In & đóng gói đơn hàng.
• Nhân viên chăm sóc đơn hàng - Theo dõi xử lý hỗ trợ báo phát, khiếu nại đơn hàng.
• Kế toán - Theo dõi đối soát công nợ.

4.2 Thêm đơn và xác nhận đơn hàng

• Sau khi khách hàng đặt hàng trên website thì thông tin đơn hàng sẽ được chuyển đến phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn
• Đơn hàng ở trong bước này sẽ có 1 trong các trạng thái sau: Mới - Chờ xác nhận - Đang xác nhận - Đổi kho hàng

Khi có danh sách đơn hàng, nhân viên sẽ gọi điện cho khách hàng để xác nhận đơn hàng đó.

4.3 Theo dõi xử lý khiếu nại đơn hàng

Sau khi đóng gói và dán phiếu gửi, nhân viên sẽ chuyển đơn hàng cho hãng vận chuyển. Bưu tá đến lấy hàng tại cửa hàng và biên bản bàn giao giúp kiểm tra đủ số lượng đơn cần giao, tránh thất thoát.

Bạn có thể bấm nút vào đơn hàng để xem lịch trình chi tiết của đơn hàng.

• Nếu đơn hàng được chuyển thành công đến tay người nhận, đơn hàng được chuyển sang trạng thái "Thành công". 
• Nếu đơn hàng không đến được tay người nhận, hãng vận chuyển sẽ chuyển hoàn lại về cho bạn.

4.4 Đối soát thanh toán

Bước 1: Đối soát với hãng vận chuyển

Hãng vận chuyển sẽ tiền hành đối soát với Nhanh một ngày sau khi đơn Thành công hoặc Chuyển hoàn.

Bước 2: Đối soát và thanh toán COD với khách hàng

Để nhận tiền thu hộ (COD), bạn cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng và căn cước công dân của chủ tài khoản cho nhân viên hỗ trợ để ký hợp đồng vận chuyển. Admin Nhanh.vn sẽ xác nhận thông tin, gửi xác nhận qua email và cập nhật tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp.

Phần mềm Nhanh.POS cung cấp phần mềm tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng, giúp bạn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đăng ký dùng thử ngay!

5. Làm sao để chọn phần mềm tự động hóa đơn hàng phù hợp?

Chọn phần mềm tự động hóa đơn hàng phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra trơn tru. Dưới đây là những yếu tố bạn cần lưu ý khi chọn phần mềm:

• Lựa chọn phần mềm có các tính năng phù hợp với quy trình kinh doanh của bạn.
• Phần mềm cần phải dễ sử dụng và linh hoạt trong việc tùy chỉnh. 
• Có khả năng tích hợp với nhiều kênh bán hàng khác nhau
• Chọn phần mềm có chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, nhưng vẫn đảm bảo các tính năng đáp ứng được yêu cầu công việc.
• Đảm bảo nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, có thể giải đáp thắc mắc và hỗ trợ bạn trong quá trình sử dụng phần mềm.

Để việc đặt hàng đến giao hàng thành công diễn ra suôn sẻ, các phần mềm quản lý đơn hàng online đa kênh sẽ là công cụ hữu ích. Hãy tham khảo bài viết về Tóp 10 phần mềm quản lý đơn hàng online đa kênh tốt nhất để tìm phần mềm phù hợp

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1 Tự động hóa xử lý đơn hàng có thể giúp tôi tiết kiệm bao nhiêu thời gian?

 Tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi ngày, vì các tác vụ như xác nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho và cập nhật trạng thái giao hàng đều được thực hiện tự động.

6.2 Liệu phần mềm tự động hóa có giúp giảm sai sót trong việc xử lý đơn hàng?

 Có, phần mềm tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra, đảm bảo rằng mọi đơn hàng đều được xử lý chính xác và nhanh chóng.

6.3 Tự động hóa xử lý đơn hàng có phức tạp không?

 Bạn có thể bắt đầu với các phần mềm dễ sử dụng như Nhanh.POS, chỉ cần cấu hình các bước trong quy trình và hệ thống sẽ tự động hóa việc xử lý đơn hàng từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi sản phẩm được giao.

6.4 Có những lợi ích gì khi sử dụng phần mềm tự động hóa xử lý đơn hàng?

Việc sử dụng phần mềm tự động hóa mang lại nhiều lợi ích, bao gồm: tăng tốc độ xử lý đơn hàng, giảm thiểu sai sót trong nhập liệu, giảm bớt sự can thiệp của con người, đồng thời cung cấp báo cáo chi tiết giúp bạn dễ dàng theo dõi hiệu quả kinh doanh.

6.5 Tự động hóa xử lý đơn hàng có phù hợp với mọi loại hình kinh doanh không?

Tự động hóa xử lý đơn hàng là giải pháp tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp bán hàng online, từ cửa hàng nhỏ đến các doanh nghiệp lớn. Nếu bạn đang bán hàng trên nhiều kênh thì sử dụng phần mềm tự động giúp quản lý đơn hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.

Sau khi tìm hiểu quy trình tự động hóa xử lý đơn hàng Website, tôi hy vọng bạn nhận ra tầm quan trọng của việc này đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Áp dụng đúng phương pháp và công cụ sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả bán hàng và giảm thiểu sai sót. Hãy thử ngay phần mềm tự động hóa để quản lý đơn hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.