[Cập nhật mới nhất] Quy định về thời điểm xuất hóa đơn TMĐT

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, bao gồm sửa đổi về thời điểm xuất hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh. Không ít doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền, thời điểm giao hàng và thời điểm lập hóa đơn. Vì vậy, Nhanh.vn sẽ tổng hợp cập nhật mới nhất quy định về thời điểm xuất hóa đơn TMĐT để doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật và hạn chế rủi ro về thuế.

1. Khi nào phải xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ?

Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 01/06/2025), thời điểm xuất hóa đơn điện tử được xác định rõ hơn nhằm hạn chế tình trạng lập hóa đơn chậm, sai thời điểm.

Về nguyên tắc chung, hóa đơn điện tử phải được lập tại thời điểm phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa. Chỉ cần hàng hóa đã được giao, quyền sử dụng, quyền sở hữu đã chuyển cho người mua hoặc dịch vụ đã hoàn thành, thì người bán bắt buộc phải lập hóa đơn theo quy định.

Theo Điểm a, Khoản 6, Điều 1 Nghị định 70/2025 sửa đổi khoản 1, Điều 9, Nghị định 123/2020, đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm người bán ký số và gửi hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế để được cấp mã. 

Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng cho phép một khoảng thời gian kỹ thuật nhất định: ký số hóa đơn được thực hiện chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng. Quy định này tạo điều kiện cho doanh nghiệp xử lý dữ liệu, nhưng không có nghĩa là được phép kéo dài thời điểm xuất hóa đơn tùy ý.

Trường hợp đơn hàng được giao và hoàn tất trong tháng 12, thì doanh thu tính thuế vẫn ghi nhận trong tháng 12, kể cả khi sang tháng 1 năm sau, sàn TMĐT mới quyết toán tiền. Thời điểm quyết toán của sàn không làm thay đổi kỳ doanh thu chịu thuế.

Ngược lại, nếu hàng đã giao nhưng khách từ chối nhận và đơn bị hoàn, trên hệ thống vận chuyển hoặc sàn thương mại điện tử thể hiện trạng thái “Hoàn”, thì giao dịch không được xem là bán hàng. Trường hợp này shop không cần xuất hóa đơn và không phát sinh doanh thu tính thuế.

Đối với một số lĩnh vực đặc thù, pháp luật quy định thời điểm lập hóa đơn riêng, thường là ngay khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (dịch vụ viễn thông, kinh doanh bất động sản, xây dựng, cung cấp nước, điện, truyền hình, dịch vụ tài chính ngân hàng,…). Trong các trường hợp này, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn đúng thời điểm quy định cụ thể, kể cả khi chưa thu tiền của khách hàng.

Xem thêm: Ngày ký hóa đơn điện tử: Cách xác định theo quy định mới nhất

2. Quy định về thời điểm lập, xuất hóa đơn chuẩn pháp luật

2.1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa

Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025, nội dung về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa đã được làm rõ và thống nhất hơn so với Nghị định 123/2020 trước đây.

Đối với bán hàng hóa trong nước, bao gồm cả trường hợp bán tài sản công, chuyển nhượng tài sản công hoặc bán hàng dự trữ quốc gia, thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua. Việc đã thu tiền hay chưa thu tiền không làm thay đổi nghĩa vụ lập hóa đơn. Chỉ cần hàng hóa đã được bàn giao theo thỏa thuận thì người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn theo quy định.

Đối với hàng hóa xuất khẩu, bao gồm cả hoạt động gia công xuất khẩu, pháp luật cho phép người bán chủ động xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử (hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn bán hàng điện tử, hóa đơn GTGT điện tử). Tuy nhiên, thời điểm này không được muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật hải quan.

2.2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Theo quy định tại Nghị định 70/2025, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ được xác định dựa trên bản chất hoàn thành dịch vụ, thay vì phụ thuộc vào thời điểm thanh toán.

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, tính cả trường hợp cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài. Dù khách hàng đã thanh toán hay chưa, khi dịch vụ đã được hoàn thành theo hợp đồng hoặc thỏa thuận thì người cung cấp dịch vụ bắt buộc phải lập hóa đơn theo quy định.

Tuy nhiên, trong thực tế kinh doanh dịch vụ, nhiều trường hợp người cung cấp thu tiền trước hoặc thu tiền trong quá trình cung cấp dịch vụ. Đối với các trường hợp này, pháp luật quy định thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, nhằm đảm bảo việc ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế kịp thời. 

Lưu ý quan trọng là không phải mọi khoản thu tiền trước đều phải lập hóa đơn ngay. Pháp luật loại trừ trường hợp tạm ứng, thu tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng đối với một số loại hình dịch vụ mang tính chuyên môn cao, thời gian thực hiện dài (kế toán, kiểm toán, thẩm định giá, tư vấn giám sát và lập dự án đầu tư xây dựng, tư vấn tài chính - thuế, khảo sát, thiết kế kỹ thuật,...). Với các khoản tiền này, doanh nghiệp chưa cần phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, mà sẽ lập hóa đơn khi dịch vụ hoàn thành theo quy định chung.

Đối với hoạt động TMĐT, việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn là yếu tố then chốt để tránh bị xử phạt. Phần mềm quản lý bán hàng kết hợp hóa đơn điện tử TMĐT Nhanh.vn hỗ trợ bạn:

• Tự động xuất hóa đơn theo từng loại giao dịch
• Đồng bộ đơn hàng từ sàn TMĐT và website
• Hạn chế sai sót khi xác định thời điểm lập hóa đơn

2.3. Thời điểm lập hóa đơn đối với xuất khẩu/ gia công xuất khẩu

Theo Điểm a, Khoản 6, Điều 1 Nghị định 70/2025, quy định sửa đổi, bổ sung Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật đã làm rõ mốc thời gian bắt buộc lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu, bao gồm trường hợp gia công xuất khẩu.

Đối với hàng hóa xuất khẩu, người bán được chủ động xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn thương mại điện tử
• Hóa đơn GTGT điện tử
• Hóa đơn bán hàng điện tử.

Tuy nhiên, việc chủ động này không phải là không giới hạn thời gian. Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không được quá ngày làm việc tiếp theo tính từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.

Đối với gia công xuất khẩu, dù bản chất giao dịch có thể là xuất trả sản phẩm gia công hay gia công cho thương nhân nước ngoài, thì nghĩa vụ lập hóa đơn vẫn tuân theo nguyên tắc của hàng hóa xuất khẩu. Nghĩa là, khi hàng hóa gia công hoàn tất và làm thủ tục xuất khẩu, người xuất khẩu phải lập hóa đơn đúng thời hạn nêu trên, không phụ thuộc vào quyết toán hợp đồng gia công, thời điểm thanh toán.

Quy định sửa đổi này nhằm đảm bảo sự đồng bộ giữa quản lý hải quan, thuế, tránh tình trạng xuất khẩu đã thông quan nhưng hóa đơn lập chậm, gây rủi ro khi xác định nghĩa vụ thuế phát sinh, đối chiếu số liệu hay hoàn thuế GTGT.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên, kể từ ngày 01/6/2025, thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ thương mại điện tử được xác định là thời điểm hoàn tất việc đối soát dữ liệu giữa các bên liên quan. Trường hợp việc đối soát hoàn thành chậm, thời điểm lập hóa đơn không được muộn hơn ngày 07 của tháng liền kề sau tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ, hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ đối soát theo thỏa thuận.

Đọc ngay: Xuất hóa đơn điện tử tự động cho công ty/hộ kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT

3. Mức xử phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm

Khi lập hóa đơn không đúng thời điểm trong quá trình bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần phải đóng phạt theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Tùy tính chất, hậu quả phát sinh, cách thức vi phạm mà doanh nghiệp có thể bị áp dụng các mức xử phạt khác nhau.

Trường hợp nhẹ nhất, doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không làm chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ theo quy định của pháp luật (Điểm a, khoản 1, Điều 24, Nghị định 125). Đây là mức xử lý mang tính nhắc nhở, áp dụng khi hành vi vi phạm chưa gây ảnh hưởng đến việc quản lý thuế của Nhà nước.

Trường hợp 2, nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến việc chậm nộp thuế, chậm kê khai, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 3.000.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ. Mức phạt này áp dụng phổ biến đối với các trường hợp xuất hóa đơn sai thời điểm nhưng số thuế vẫn được kê khai, nộp đầy đủ và đúng hạn (theo quy định tại khoản 3, Điều 24, Nghị định 125).

Trường hợp 3, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ khi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, không thuộc các trường hợp được cảnh cáo hoặc áp dụng mức phạt nhẹ hơn nêu trên (điểm a, khoản 4, Điều 24, Nghị định 125). Đây là khung xử phạt được áp dụng cho đa số các hành vi vi phạm thông thường về thời điểm lập hóa đơn.

Ngoài các mức xử phạt vi phạm hành chính, doanh nghiệp có thể phải chịu hậu quả về thuế nếu lập hóa đơn sai thời điểm làm phát sinh tình trạng chậm nộp thuế, chậm kê khai. Khi đó, cơ quan thuế sẽ thực hiện truy thu số thuế còn thiếu và tính tiền chậm nộp theo quy định. Các khoản chi phí này khiến doanh nghiệp gia tăng gánh nặng tài chính và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, mức độ tuân thủ pháp luật thuế trong các kỳ kiểm tra sau này.

Quy định về thời điểm xuất hóa đơn TMĐT theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi từ Nghị định 123/2020 đã được làm rõ hơn. Nghị định 70 cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về sự chính xác và kịp thời trong quá trình lập hóa đơn. Doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn theo thói quen cũ, mà cần bám sát thời điểm hoàn thành bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bản chất giao dịch, các mốc pháp lý liên quan đến hải quan và thanh toán.

Khi bán hàng qua sàn TMĐT, thời điểm xuất hóa đơn đúng là lúc giao hàng hoặc hoàn tất dịch vụ cho khách, không phụ thuộc vào thời điểm sàn thanh toán tiền. Nhiều nhà bán hàng vẫn nhầm lẫn và dễ làm sai giai đoạn này. Xuất hóa đơn đúng thời điểm là cách làm tuân thủ pháp luật về thuế, hóa đơn và tránh rủi ro pháp lý,đảm bảo hoạt động kinh doanh lâu dài.

Hy vọng những thông tin mà Nhanh.vn cung cấp sẽ giúp bạn nắm chắc và áp dụng đúng thời điểm xuất hóa đơn để doanh nghiệp tránh bị xử phạt lập hóa đơn sai thời điểm, đảm bảo hồ sơ thuế minh bạch, thuận lợi khi thanh tra và hoàn thuế về sau. Hiểu pháp luật là bước quan trọng để kinh doanh TMĐT bền vững trong bối cảnh luật thuế ngày càng siết chặt và chuẩn hóa.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.