Kinh doanh cần quản lý hàng tồn kho như thế nào mới hiệu quả? Hàng tồn kho bao gồm những loại nào và cần thực hiện các hoạt động nào? Bài viết dưới đây, Nhanh.vn sẽ chia sẻ Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp hiệu quả năm 2024.

Nội dung chính [hide]

1. Hàng Tồn Kho Là Gì? Đặc điểm hàng tồn kho

1.1 Hàng tồn kho là gì?

1.2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?

2. Phân loại hàng hóa tồn kho

2.1 Dựa vào đặc điểm

2.2 Dựa vào chủng loại hàng hóa

3. Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho

4. Các hoạt động chính trong quản lý hàng tồn kho

5. Phần mềm quản lý hàng tồn kho tiện lợi nhanh chóng - Nhanh.POS

1. Hàng Tồn Kho Là Gì? Đặc điểm hàng tồn kho

1.1 Hàng tồn kho là gì?

Hầu hết mọi người cho rằng hàng tồn kho là những sản phẩm lỗi thời, bị hư hỏng, không bán hết nên lưu trữ trong kho hàng. Nói một cách đơn giản là các mặt hàng bị ế, sẽ được thanh lý để không chiếm diện tích. Tuy nhiên, thực tế không phải như vậy. Hàng tồn kho là tất cả các sản phẩm, hàng hóa mà doanh nghiệp đang lưu trữ tại kho: nguyên liệu thô, thành phẩm, phần mềm, chương trình, áo quần, đồ gia dụng,...

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho chính là sợi dây liên kết giữa sản xuất và bán sản phẩm. Đồng thời, hàng tồn kho cũng chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.

1.2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Tùy vào ngành hàng khác nhau sẽ có nhiều loại hàng tồn kho. Hàng tồn kho có thể có các loại như:

Hàng thành phẩm/sản phẩm sẵn sàng bán: bánh kẹo, áo quần, đồ gia dụng, đồ điện, bàn ghế,...
Nguyên liệu: vật liệu thô bạn sử dụng để tạo ra thành phẩm sau đó bán cho khách hàng.
Sản phẩm dở dang: Thông thường hàng hóa dở dang thuộc một trong các công đoạn của quá trình sản xuất
Hàng hóa MRO: MRO (Maintenance - Repair - Operations Supplies) nghĩa là bảo trì - sửa chữa - vận hành. Hàng MRO là hàng tồn kho mà các doanh nghiệp sử dụng để hỗ trợ cho quá trình sản xuất;
Hàng dự trữ an toàn: Doanh nghiệp nào cũng cần có lượng hàng tồn kho bổ sung để đối phó với tình trạng thiếu hụt hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc nhu cầu khách hàng mua sản phẩm đó tăng đột biến vào các mùa khuyến mãi, giảm giá.

Hàng tồn kho bao gồm những gì

Hàng tồn kho bao gồm những gì

Về cơ bản, quản lý hàng tồn kho yêu cầu chúng ta theo dõi tình hình kinh doanh, liên hệ với các nhà cung cấp, sản xuất và công việc bán hàng. Để đảm bảo kho hàng được sử dụng một cách tiết kiệm chi phí nhưng hiệu quả nhất có thể. Mục đích quản lý hàng tồn kho để dễ dàng ước tính lượng hàng hóa, dự trù trước khi nhập hàng hóa, trước giai đoạn bán hàng có thể xảy ra,... Khi kinh doanh, ai cũng muốn bán hàng hiệu quả và hạn chế tình trạng dư hàng hóa, bán không được đồng thời giảm thiểu chi phí hàng tồn.

Xem thêm: Bạn đã biết hàng tồn kho thuộc tài sản ngắn hạn hay dài hạn?

2. Phân loại hàng hóa tồn kho

2.1 Dựa vào đặc điểm

Dựa vào đặc điểm của hàng hóa tồn kho, chúng ta có thể chia thành 4 loại:

Hàng hóa là nguồn vật tư: Những đồ dùng trong văn phòng, nhiên liệu, dầu, bóng đèn, các vật liệu làm sạch máy, các loại mặt hàng khác có giá trị sử dụng tương đương. Nguồn vật tư rất quan trọng và cần thiết cho khâu sản xuất
Hàng hóa là nguyên liệu thô: Nguyên liệu thô được dùng để bán sỉ hoặc phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Các loại nguyên liệu này thường gửi đi để chế biến, gia công hoặc đang trên xe vận chuyển về kho.
Hàng hóa là bán thành phẩm: Bán thành phẩm là những sản phẩm đã được đưa vào quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thiện. Hoặc sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa xong thủ tục đóng gói sau khi sản xuất.
Hàng tồn là thành phẩm: Những sản phẩm đã hoàn thiện sản xuất, đóng gói,... sau khi trải qua quy trình sản xuất.

2.2 Dựa vào chủng loại hàng hóa

Dựa vào chủng loại hàng hóa thì có thể phân hàng tồn thành các loại sau:

Hàng hóa được mua về để bán: Hàng mua về đang trên xe vận chuyển về kho, hàng bất động sản, hàng gửi đi đang trên đường, hàng tồn kho, hàng đang được gửi để gia công - chế biến.
Hàng tồn kho là nguyên liệu, vật liệu thô.
Những sản phẩm còn dang dở: Tất cả các sản phẩm chưa được hoàn thiện hoặc đang sản xuất nhưng chưa xong, những sản phẩm đã hoàn thiện nhưng chưa được làm thủ tục nhập kho.
Những thành phần cần thiết cho quy trình sản xuất còn tồn kho hoặc thành phẩm đang được gửi đi để bán
Công cụ, dụng cụ dư, đã mua đang được gửi đi trên đường hoặc được gửi đi nhằm gia công.
Nguyên liệu, vật liệu thô được doanh nghiệp nhập về nhằm sản xuất, xuất khẩu, lưu trữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Khám phá 8 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho chi tiết, hiệu quả nhất

3. Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho thường là những tài sản có giá trị lớn nhất tính trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Giá trị hàng tồn kho chiếm khoảng 40% – 50% tổng giá trị tài sản. Vậy nên, các chủ doanh nghiệp luôn chú trọng việc kiểm soát tốt hàng tồn nhằm thúc đẩy kinh doanh và quản trị sản xuất tác nghiệp.

Hàng tồn kho là cầu nối giữa nhà sản xuất và tiêu thụ. Nhà phân phối sẽ muốn nhập hàng, lưu trữ trong kho để đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng. Nhân viên phụ trách quản lý sản xuất cũng cần sở hữu lượng hàng hóa tồn kho lớn để lập kế hoạch cho nhiều chiến dịch.

Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho

Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho

Một số ngành thì lại muốn hàng tồn kho ở mức thấp nhất vì sợ không tiêu thụ được. Do đó, nguyên tắc quản lý kho chặt chẽ là luôn kiểm tra, theo dõi tình hình kinh doanh. Người quản lý cần đảm bảo mức tồn kho vừa đủ nhưng vẫn tối ưu và tính toán dự trù thời gian tiến hành đặt hàng?

Quản lý hàng tồn kho chính là các hành động “dự phòng - đầu cơ - giao dịch”:

Dự phòng: Tính toán và dự trữ hàng tồn kho để chuẩn bị cho các tình huống kinh doanh phát sinh có thể xảy ra. Ví dụ sẽ có thời điểm nhà cung ứng nguyên liệu không đáp ứng kịp thì sẽ sử dụng tồn kho dự trữ để thay thế. Hoặc thời điểm nhu cầu khách hàng tăng đột biết, dự trữ sẽ đáp ứng kịp thời. Do đó nếu công ty gặp cả 2 trường hợp đó thì việc dự phòng hàng tồn kho là giải pháp tối ưu nhất để giải quyết vấn đề.
Đầu cơ: Một số doanh nghiệp trữ hàng tồn kho để giành lợi thế khi thị trường thay đổi, giá tăng đột ngột,…
Giao dịch: Trong kho luôn có sẵn hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng gián đoạn trong quá trình sản xuất hay bán hàng. Quy trình sản xuát sẽ không bị thiếu hụt nguyên liệu thô và công việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng.

Khi quản lý hàng tồn kho tốt, chúng ta sẽ có những lợi ích:

Tiết kiệm chi phí mua hàng
Tiết kiệm chi phí vật tư, nguyên vật liệu
Tiết kiệm chi phí lưu kho, vận hành kho
Chủ động dự tính lượng hàng hóa và số tiền cần để nhập hàng hóa hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho chỉ trong vài bước đơn giản

4. Các hoạt động chính trong quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho bao gồm nhiều công việc, trong đó, có các hoạt động chính như:

Sắp xếp hàng hóa và phân loại nguyên liệu trong kho một cách có trình tự, khoa học. Nhà quản lý có thể xây dựng sơ đồ kho hàng để tiện cho việc nhập/xuất, tìm kiếm hàng hóa.
Đảm bảo quy chuẩn của hàng hóa được sắp xếp và bảo quản đúng theo hướng dẫn nhà sản xuất.
Các mặt hàng với thời hạn sử dụng ngắn cần quản lý theo nguyên tắc FIFO - nhập trước xuất trước.
Nhập - xuất hàng hóa trong kho: Để nhập và xuất đúng - đủ số lượng thì quy trình cần đảm bảo tiếp nhận, kiểm tra đúng giấy tờ. Kiểm tra các loại chứng từ yêu cầu nhập / xuất hàng hóa và lưu lại thông tin, hóa đơn chuyển hàng hóa ra vào.
Lưu thông tin xuất - nhập kho: Kiểm tra định kỳ tồn kho, theo dõi tình hình kinh doanh để đối chiếu với tồn kho hệ thống.
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu mỗi ngày, đảm bảo số lượng ở mức tối thiểu tùy theo biến động hàng hóa.
Đảm bảo quy định an toàn kho và phòng cháy chữa cháy: Chuẩn bị đầy đủ thiết bị, tuân thủ quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho hàng. Luôn kiểm tra định kỳ, vệ sinh cơ sở hạ tầng kho để không để ảnh hưởng chất lượng sản phẩm.

Tham khảo: Mục đích, quy trình và kinh nghiệm kiểm toán hàng tồn kho

5. Phần mềm quản lý hàng tồn kho tiện lợi nhanh chóng - Nhanh.POS

Nhanh.POS là phần mềm quản lý bán hàng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Phần mềm Nhanh.vn là công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh, quản lý tồn kho hiệu quả.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho Nhanh.POS

Phần mềm quản lý hàng tồn kho Nhanh.POS

Ưu điểm:

Giao diện thân thiện, biểu tượng đơn giản, dễ sử dụng.
Hạn chế tối đa tình trạng thất thoát, nhầm lẫn hàng hoá, sai sót khi kiểm kho. Người quản lý dễ dàng kiểm soát kho hàng, dự tính thời gian nhập hàng hóa mà không cần luôn có mặt tại cửa hàng.

Nhược điểm:

Hỗ trợ tốt bán hàng trực tuyến tốt nhưng bán tại cửa hàng thì chưa được tối ưu.

Phần mềm Nhanh.vn giúp người quản lý tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí quản lý cửa hàng, giảm bớt chi phí vận hành,... Theo thống kê gần đây, hầu như tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều đầu tư sử dụng phần mềm giúp quản lý công việc kinh doanh vì những tiện ích và hiệu quả mà phần mềm mang lại. Chi phí mua phần mềm chỉ chiếm khoảng 1/20 so với chi phí thuê nhân viên quản lý, nhân viên giám sát cửa hàng, nhân viên bán hàng,...

Tính năng:

Đầy đủ tất cả các nghiệp vụ quản lý cửa hàng.
Cung cấp giải pháp hỗ trợ marketing, giải pháp bán hàng đa kênh
Kết nối nhiều kênh bán hàng: POS, Website, Cổng vận chuyển, Ecom,...
Quản lý bán hàng đồng bộ, tập hợp dữ liệu trên hệ thống, quản lý sản phẩm, cập nhật kho hàng chính xác.
Kết nối với các nhà vận chuyển uy tín, cung cấp dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp
Báo cáo doanh thu bán hàng theo điểm bán, theo từng kênh, theo sản phẩm, bộ lọc tìm kiếm sản phẩm,...
Quản lý, phân quyền nhân viên
Theo dõi lịch sử xuất / nhập kho, dự báo và tính toán thời gian nhập hàng mới.
Tích hợp với các ứng dụng chăm sóc khách hàng SMS, Zalo, Email, Mesenger.

Sử dụng app hoàn toàn miễn phí:

Trên đây là bài viết chia sẻ tất cả về Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho tiện lợi 2024. Hy vọng mọi người sẽ nắm rõ và biết cách quản lý kho hàng hiệu quả. Cảm ơn các bạn đã đọc!