Hóa đơn chuyển đổi là gì? Chuyển đổi hóa đơn điện tử như thế nào?

Doanh nghiệp Việt Nam gần như đã chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc thù, chúng ta vẫn cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Bài viết này, Nhanh.vn sẽ giải thích đầy đủ hóa đơn chuyển đổi là gì? Chuyển đổi hóa đơn điện tử như thế nào giúp bạn xử lý mọi tình huống liên quan trong năm 2026.

1. Hóa đơn chuyển đổi là gì và lợi ích của hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn chuyển đổi là bản thể hiện của hóa đơn điện tử dạng giấy, được in ra từ hệ thống quản lý hóa đơn doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Hóa đơn chuyển đổi không phải là hóa đơn giấy truyền thống (in từ cuống hóa đơn). Đây là bản sao của hóa đơn điện tử, được lập ra để phục vụ một số mục đích nhất định như lưu trữ, đối chiếu hoặc chứng minh giao dịch.

Theo quy định hiện hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn chính thức có giá trị pháp lý. Trong khi đó, hóa đơn chuyển đổi chỉ mang tính hỗ trợ, xác minh nguồn gốc hàng hóa, KHÔNG THỂ THAY THẾ hóa đơn điện tử gốc.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Đọc thêm: Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: Khác nhau ở điểm nào?

2. Có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Hóa đơn điện tử là chứng từ có giá trị pháp lý duy nhất hiện nay, tuy nhiên vẫn có một số tình huống thực tế đòi hỏi doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để lưu trữ, kiểm tra hoặc giao dịch hành chính. Hoá đơn chuyển đổi chỉ nên thực hiện khi có lý do chính đáng, và đảm bảo bản in khớp hoàn toàn với dữ liệu gốc.

Các trường hợp được chuyển đổi theo đúng quy định hiện hành: 

Trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy theo yêu cầu của cơ quan chức năng hoặc theo nhu cầu phát sinh từ nghiệp vụ kinh tế:

• Khi có yêu cầu phục vụ nghiệp vụ kinh tế, tài chính
• Doanh nghiệp cần xuất trình chứng từ gốc trong quá trình đối chiếu hồ sơ, kiểm toán nội bộ.
• Khi phải gửi kèm hồ sơ chứng từ bản giấy cho ngân hàng, đơn vị đối tác, bộ phận tài chính.
• Khi cơ quan nhà nước yêu cầu thanh tra thuế, kiểm tra lưu thông hàng hóa, kiểm toán, truy thu thuế, điều tra,... cơ quan nhà nước có quyền yêu cầu bản thể hiện hóa đơn để đối chiếu nhanh. Khi đó, doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp hoá đơn chuyển đổi.

Chẳng hạn xe vận chuyển hàng hóa lưu thông đường dài có thể bị lực lượng QLTT hoặc CSGT kiểm tra. Nếu tài xế không có thiết bị để mở hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải chuẩn bị bản hoá đơn chuyển đổi giấy để xuất trình.

Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử theo nhu cầu (không bắt buộc)

• Khi giao hàng hoặc ký gửi hàng tại kho bên thứ ba, hóa đơn chuyển đổi bản giấy giúp chứng minh nhanh nguồn gốc, tránh nhầm lẫn trong khâu nhập, xuất hay kiểm kê.
• Một số đối tác lớn (siêu thị, doanh nghiệp sản xuất, tổ chức nước ngoài…) sẽ cần bản hóa đơn chuyển đổi giấy để đưa vào bộ hồ sơ lưu trữ truyền thống.
• Dù đã chuyển sang số hóa, nhiều bộ phận vẫn muốn có bản giấy để: thuận tiện khi rà soát chứng từ, theo dõi dữ liệu trực quan, đối chiếu công nợ định kỳ.
• Sử dụng trong hồ sơ hành chính: Hóa đơn chuyển đổi có thể được dùng để nộp cho một số đơn vị chưa áp dụng hệ thống quản lý chứng từ điện tử, hoàn thiện hồ sơ vay vốn, hồ sơ đấu thầu,...
• Hỗ trợ cá nhân hoặc doanh nghiệp chưa quen với hệ thống hóa đơn điện tử như các hộ kinh doanh, đại lý nhỏ hoặc đơn vị hợp tác chưa triển khai hóa đơn điện tử.

Một doanh nghiệp logistic thường in kèm hóa đơn chuyển đổi với phiếu giao hàng để kho dễ kiểm tra khi tiếp nhận, thay vì phải mở điện thoại tra cứu mã hóa đơn.

Để đảm bảo bản thể hiện hóa đơn điện tử chuyển đổi đúng chuẩn pháp luật và dễ dàng lưu hành nội bộ, Nhanh.vn hỗ trợ xác định đúng loại hóa đơn được phép chuyển đổi và tạo bản chuyển đổi chuẩn đầy đủ thông tin để tránh sai sót và rủi ro pháp lý.

3. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Khi thực hiện chuyển đổi, doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý để hóa đơn giấy vẫn giữ nguyên giá trị như bản điện tử. Cụ thể:

• Giữ nguyên nội dung so với hóa đơn điện tử gốc

Tất cả thông tin trên hóa đơn chuyển đổi (tên hàng, số tiền, ký hiệu, mã số thuế, ngày lập…) phải trùng khớp 100% với hóa đơn điện tử. Bất kỳ thay đổi nào đều khiến hóa đơn mất giá trị pháp lý.

• Có ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Trên bản giấy phải thể hiện rõ một trong hai dòng chữ:

“HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”, hoặc “CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ”.

Tiêu đề hóa đơn giấy là dấu hiệu nhận diện quan trọng để cơ quan chức năng phân biệt với hóa đơn gốc do doanh nghiệp tự in.

• Có chữ ký và đầy đủ họ tên người thực hiện chuyển đổi

Người chuyển đổi phải ký, ghi rõ họ tên và thời gian thực hiện để làm căn cứ xác minh trách nhiệm của người thực hiện.

• Mỗi hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang giấy một lần duy nhất: Tránh tình trạng nhân bản hóa đơn, phòng gian lận hoặc sử dụng hóa đơn trùng lặp.

Xem ngay: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dễ dàng

Hướng dẫn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy 

Bước 1: Truy cập hệ thống và chọn hóa đơn cần chuyển đổi

Doanh nghiệp đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng > Tại mục Hóa đơn điện tử đã phát hành, chọn hóa đơn cần chuyển đổi hoặc tích chọn nhiều hóa đơn/chứng từ cùng lúc nếu muốn chuyển đổi hàng loạt.

Bước 2: Thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn giấy

Sau khi chọn hóa đơn, nhấn vào chức năng Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Hệ thống sẽ tự động tạo file PDF của hóa đơn/chứng từ điện tử.

Lưu ý: Trước khi in, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin và đảm bảo trên hóa đơn có hiển thị đúng dòng chữ:

“HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” hoặc “CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ”.

Hóa đơn chuyển đổi cũng phải có họ tên, chữ ký của người thực hiện và thời gian chuyển đổi theo đúng quy định.

Bước 3: In và lưu trữ hóa đơn chuyển đổi

Nhấn biểu tượng Máy in để in hóa đơn vừa chuyển đổi và tiến hành lưu trữ theo quy định.

4. Sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử chuyển sang giấy và hóa đơn giấy

Hóa đơn chuyển đổi điện tử và hóa đơn giấy có những điểm khác biệt cơ bản mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Ký hiệu (số seri / ký hiệu hóa đơn)

• Hóa đơn giấy truyền thống: ký hiệu hoặc seri thường ghi theo quy ước của doanh nghiệp và nhà in như VC/15P (P = Paper). 
• Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: ký hiệu có thể phân biệt bằng ký hiệu đặc thù như VC/15E (E = Electronic/Converted).

Ký hiệu khác giúp cơ quan quản lý và kế toán dễ nhận biết nguồn gốc: đây là bản in từ hóa đơn điện tử chứ không phải hóa đơn giấy phát hành theo lô in trước đó.

Ví dụ: cùng một số hóa đơn “0001234” - trên hóa đơn giấy truyền thống nó có ký hiệu VN/01P/0001234, còn bản chuyển đổi có thể là VN/01E/0001234 để phân biệt.

Chữ ký (xác thực)

• Hóa đơn giấy thường có chữ ký tay của người đại diện và con dấu.
• Hóa đơn điện tử (gốc) được xác thực bằng chữ ký số (digital signature) của người phát hành; bản chuyển đổi in ra không mang chữ ký tay pháp lý thay cho chữ ký số.

Chữ ký số trên file XML hay PDF gốc mới là căn cứ pháp lý còn bản in chỉ là bản thể hiện. Nếu cần, người bán có thể ký tay trên bản chuyển đổi để xác nhận nội dung.

Lưu ý: Cơ quan thuế sẽ yêu cầu tra cứu bản gốc XML/PDF có chữ ký số hoặc chữ ký tay trên bản in khi kiểm tra để hỗ trợ đối chiếu.

Liên hóa đơn (số liên)

• Hóa đơn giấy truyền thống thường có nhiều liên (liên 1, liên 2, liên 3), mỗi liên có cùng nội dung để giao cho khách, lưu kế toán.
• Hóa đơn điện tử chuyển sang giấy thì không có liên theo kiểu cuống in mà là bản in một mặt thể hiện đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử.

Trường hợp thiếu “liên” nghĩa là doanh nghiệp phải lưu trữ song song bản điện tử để làm căn cứ cho các bên thay vì phân phát các liên giấy.

Dòng chữ phân biệt (ghi chú đặc thù)

• Bản chuyển đổi bắt buộc phải ghi dòng chữ nhận diện như: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” hoặc “CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ” để phân biệt nguồn gốc và tránh nhầm lẫn với hóa đơn giấy phát hành truyền thống.
• Hóa đơn giấy truyền thống không có dòng chữ này.

Đóng dấu & tính bắt buộc của chữ ký trên bản in

• Hóa đơn giấy truyền thống: thông thường yêu cầu dấu đỏ và chữ ký tay để hợp thức hóa.
• Hóa đơn chuyển đổi: không bắt buộc đóng dấu, người thực hiện chuyển đổi phải ký tên, ghi rõ họ tên và thời gian thực hiện trên bản in.

Chữ ký và họ tên của người chuyển đổi là căn cứ trách nhiệm nội bộ, nhưng giá trị pháp lý của hóa đơn vẫn dựa trên hóa đơn điện tử gốc.

Tham khảo: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

5. Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần chú ý việc đối chiếu nội dung giữa bản chuyển đổi và bản gốc điện tử. Toàn bộ thông tin như ngày tháng, mã số thuế, thuế suất, số tiền, chữ ký số… phải được kiểm tra kỹ để đảm bảo trùng khớp tuyệt đối, tránh sai lệch dữ liệu trong quá trình lưu thông hàng hóa hoặc khi cơ quan thuế cần đối chiếu.

Doanh nghiệp nên hạn chế chuyển đổi tràn lan, chỉ thực hiện khi thật sự cần thiết mới làm hóa đơn chuyển đổi theo yêu cầu nghiệp vụ nội bộ, yêu cầu từ thanh tra, hoặc khi khách hàng cần bản in để lưu trữ.

Trong quá trình chuyển đổi, cần tuân thủ đúng quy trình và hướng dẫn của phần mềm hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử có hệ thống ổn định, bảo mật cao và hỗ trợ đầy đủ chức năng chuyển đổi đúng chuẩn. Đơn vị cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm sẽ giúp hạn chế rủi ro, đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không còn xa lạ trong hoạt động kế toán thuế, khi doanh nghiệp cần chứng minh chứng từ trong quá trình lưu thông hàng hóa, kiểm tra hoặc đối chiếu hồ sơ. Hiểu đúng khái niệm hóa đơn chuyển đổi, nắm rõ các trường hợp được phép chuyển đổi và thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo dữ liệu luôn minh bạch.

Trong bối cảnh quy định về hóa đơn điện tử ngày càng chặt chẽ hơn, chúng ta nên áp dụng phần mềm hỗ trợ để tối ưu thời gian và hạn chế sai sót. Nếu bạn đang tìm công cụ quản lý hóa đơn điện tử ổn định, dễ dùng và chuẩn nghị định mới nhất, đừng ngần ngại tham khảo các giải pháp tích hợp sẵn trên Nhanh.vn để vận hành trơn tru và an toàn hơn.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.