Hướng dẫn phân loại hàng hóa - SKU - mã vạch cho người mới

Phân loại hàng hóa chính xác, áp dụng SKU và mã vạch giúp giảm sai sót và tối ưu việc quản lý kho và bán hàng, nâng cao doanh thu và trải nghiệm khách hàng. 

Trong bán hàng đa kênh, phân loại hàng hóa chuẩn xác qua mã SKU và mã vạch là chìa khóa để quản lý kho hiệu quả và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Quy trình này giúp đảm bảo rằng mọi sản phẩm đều được kiểm soát chặt chẽ, từ khâu nhập kho đến giao hàng.

1. Khái niệm về SKU và mã vạch

SKU (Stock Keeping Unit) là mã duy nhất được gán cho mỗi sản phẩm trong kho. Mã SKU giúp bạn phân biệt các sản phẩm khác nhau, dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa. Còn mã vạch là hệ thống mã hóa thông tin sản phẩm dưới dạng hình ảnh quét được, giúp xác nhận thông tin sản phẩm nhanh chóng và chính xác.

• SKU giúp phân loại sản phẩm theo nhóm, đặc điểm hoặc mục đích sử dụng.
• Mã vạch giúp nhận diện sản phẩm nhanh chóng thông qua các thiết bị quét mã.

Việc hiểu rõ SKU và mã vạch giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho và bán hàng.

2. Cách phân loại hàng hóa bằng SKU và mã vạch

Phân loại hàng hóa bằng SKU và mã vạch rất đơn giản, nhưng yêu cầu bạn phải có một hệ thống tổ chức khoa học.

2.1. Phân loại bằng SKU

Để phân loại hàng hóa, bạn cần tạo ra các mã SKU theo các tiêu chí như: loại sản phẩm, màu sắc, kích thước, hoặc ngày nhập. Ví dụ, một chiếc áo phông màu đỏ size M có thể có mã SKU là "TSRED-M".

• Xây dựng quy tắc SKU cụ thể: Đảm bảo rằng mỗi phần tử của SKU đại diện cho một đặc tính sản phẩm cụ thể, như loại, màu sắc, kích cỡ.
• Quản lý SKU trên phần mềm: Sử dụng phần mềm quản lý kho như Nhanh.Ecom để theo dõi và quản lý mã SKU dễ dàng.

Để phân loại và quản lý sản phẩm hiệu quả hơn, bạn có thể tham khảo SKU sản phẩm là gì? Mẹo đặt SKU dễ dàng quản lý cho shop

2.2. Phân loại bằng mã vạch

Mã vạch là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc nhận diện sản phẩm. Để sử dụng mã vạch hiệu quả, bạn cần:

• Tạo mã vạch cho mỗi sản phẩm: Gắn mã vạch cho từng mặt hàng trong kho.
• Sử dụng máy quét mã vạch: Quét mã vạch giúp bạn nhanh chóng xác nhận thông tin về sản phẩm mà không cần phải tra cứu thủ công.

Mã vạch giúp bạn giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.

3. Lợi ích khi sử dụng SKU và mã vạch trong quản lý kho

Sử dụng SKU và mã vạch mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý kho:

• Dễ dàng theo dõi và kiểm kê hàng hóa: Với SKU và mã vạch, bạn có thể theo dõi chính xác số lượng sản phẩm trong kho, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng.
• Tăng độ chính xác trong quy trình bán hàng: Mã vạch giúp kiểm tra thông tin sản phẩm nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót khi xử lý đơn hàng.
• Tự động hóa quy trình quản lý kho: Sử dụng phần mềm như Nhanh.Ecom, bạn có thể tự động hóa việc cập nhật và quản lý SKU và mã vạch trong hệ thống kho, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Tăng hiệu quả công việc: Nhờ vào việc phân loại hàng hóa rõ ràng, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và xử lý đơn hàng nhanh chóng.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng SKU và mã vạch hiệu quả khi quản lý hàng hoá để giúp việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn

4. Những thách thức khi không phân loại hàng hóa đúng cách

Nếu không phân loại hàng hóa đúng cách, bạn sẽ gặp phải những thách thức lớn trong việc quản lý kho:

• Sự cố trong kiểm kê kho: Hàng hóa không được phân loại rõ ràng thì việc kiểm kê và đối chiếu số liệu tồn kho sẽ rất khó khăn và dễ dẫn đến sai sót.
• Lỗi trong việc xử lý đơn hàng: Khi SKU và mã vạch không được phân loại chính xác, dễ xảy ra tình trạng giao nhầm sản phẩm cho khách hàng, làm giảm uy tín của shop.
• Tốn thời gian tìm kiếm sản phẩm: Nếu không có hệ thống phân loại hàng hóa rõ ràng, nhân viên sẽ mất nhiều thời gian để tìm kiếm và xác định sản phẩm trong kho.
• Khó khăn trong việc theo dõi dữ liệu: Không sử dụng SKU và mã vạch, bạn sẽ khó theo dõi dữ liệu về số lượng, trạng thái của sản phẩm và lịch sử giao dịch.

Không để việc phân loại hàng hóa sai sót làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Hãy sử dụng phần mềm Nhanh.Ecom của Nhanh.vn để quản lý kho một cách chính xác

5. Giới thiệu phần mềm quản lý kho hỗ trợ phân loại hàng hóa

Phần mềm quản lý kho là công cụ không thể thiếu giúp phân loại hàng hóa, đặc biệt khi bạn có số lượng lớn sản phẩm. Các phần mềm này hỗ trợ việc phân loại hàng hóa thông qua mã SKU và mã vạch, giúp bạn dễ dàng theo dõi tình trạng kho và quản lý các đơn hàng. 

• Tự động phân loại hàng hóa: Phần mềm giúp bạn tự động phân loại sản phẩm theo nhóm, loại hoặc màu sắc thông qua mã SKU và mã vạch.
• Theo dõi tồn kho chính xác: Phần mềm giúp bạn kiểm tra tình trạng kho theo thời gian thực, giảm thiểu sự sai lệch giữa số liệu thực tế và dữ liệu trên hệ thống.
• Hỗ trợ đồng bộ hóa dữ liệu: Các phần mềm như Nhanh.Ecom có thể đồng bộ dữ liệu tồn kho giữa các nền tảng bán hàng và hệ thống kho, giúp bạn quản lý hàng hóa dễ dàng hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong việc phân loại và kiểm soát hàng hóa.

Để tối ưu hóa việc nhận diện và quản lý hàng hóa trong kho, bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn tối ưu hóa nhận diện hàng hóa trong kho hàng

6. Khi nào bạn cần sử dụng phần mềm quản lý kho?

Những dấu hiệu cho thấy bạn cần một phần mềm quản lý kho:

• Khi bạn có quá nhiều sản phẩm: Nếu shop của bạn bán hàng hóa với số lượng lớn, việc quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn. Phần mềm giúp bạn phân loại và theo dõi hàng hóa dễ dàng hơn.
• Khi bạn bán hàng trên nhiều nền tảng: Bạn bán trên cả website và các sàn TMĐT, phần mềm sẽ giúp đồng bộ dữ liệu giữa các nền tảng này, tránh tình trạng tồn kho ảo.
• Khi bạn cần kiểm soát tồn kho chính xác: Phần mềm giúp bạn theo dõi số lượng tồn kho theo thời gian thực, giúp tránh thiếu hụt hoặc thừa hàng.
• Khi bạn muốn tối ưu quy trình bán hàng: Phần mềm sẽ giúp quản lý kho và hỗ trợ trong việc xử lý đơn hàng và giao hàng nhanh chóng.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý kho,thì phần mềm Nhanh.Ecom của Nhanh.vn là giải pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

7. Cách chọn phần mềm quản lý kho phù hợp

Để chọn phần mềm quản lý kho phù hợp, bạn cần lưu ý các yếu tố sau:

• Tính năng cần thiết: Chọn phần mềm có các tính năng như phân loại hàng hóa theo SKU, sử dụng mã vạch, đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng bán hàng và khả năng theo dõi tồn kho thời gian thực.
• Dễ sử dụng: Phần mềm quản lý kho cần dễ sử dụng, không đòi hỏi quá nhiều kiến thức kỹ thuật. Một giao diện thân thiện và dễ hiểu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nhanh chóng làm quen.
• Khả năng mở rộng:Chọn phần mềm có khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Khi quy mô shop của bạn tăng lên, phần mềm cần có khả năng xử lý thêm lượng hàng hóa và đơn hàng mà không gặp vấn đề.
• Hỗ trợ khách hàng: Hãy chọn phần mềm cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt. Nếu có vấn đề xảy ra, bạn cần sự trợ giúp nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ hỗ trợ.
• Chi phí hợp lý: Phần mềm quản lý kho cần phải có chi phí hợp lý và phù hợp với ngân sách của bạn. 

Dù bạn mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm trong bán hàng đa kênh, việc hiểu rõ và áp dụng hệ thống phân loại hàng hóa bằng SKU và mã vạch là vô cùng quan trọng. Tôi khuyến khích bạn không chỉ áp dụng quy trình này mà còn sử dụng phần mềm quản lý kho để tối ưu hóa hiệu quả công việc, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp của bạn.