Hướng dẫn xử lý hàng tồn kho khi chuyển từ Hộ khoán sang Hộ kê khai

Bước sang năm 2026, dưới áp lực của việc minh bạch hóa dòng tiền và yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, hàng loạt Hộ kinh doanh (HKD) quy mô lớn đã và đang rục rịch chuyển từ Phương pháp khoán (nộp thuế cố định) sang Phương pháp kê khai (nộp thuế theo doanh thu thực tế có sổ sách). Bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình 4 bước "chuẩn hóa" kho hàng để chuyển đổi mô hình an toàn, đúng quy định của Thông tư 88/2021/TT-BTC.

1. Căn cứ pháp lý chuyển đổi từ Hộ khoán sang Hộ kê khai

Về mặt pháp lý, việc chuyển đổi từ Hộ khoán sang Hộ kê khai đã được Nhà nước xác định rõ trong lộ trình cải cách quản lý thuế đối với hộ và cá nhân kinh doanh.

Cụ thể, kể từ ngày 01/01/2026, theo khoản 6 Điều 10 Nghị quyết số 198/2025/QH15 của Quốc hội, phương pháp khoán thuế sẽ chính thức chấm dứt áp dụng đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Điều này đồng nghĩa với việc các hộ kinh doanh sẽ phải thực hiện nghĩa vụ thuế dựa trên doanh thu thực tế phát sinh, thay vì mức doanh thu ấn định như trước đây.

Nội dung này đã được Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết tại mục 2.2 Mục 2 Phần I Điều 1 Đề án kèm theo Quyết định số 3389/QĐ-BTC năm 2025, trong đó xác định rõ:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải chuyển sang phương pháp kê khai thuế
• Doanh thu, chi phí, hóa đơn chứng từ phải được ghi nhận, lưu trữ và đối soát đầy đủ theo quy định
• Đây là nền tảng để tăng tính minh bạch, công bằng và chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

Như vậy, việc chuyển từ Hộ khoán sang Hộ kê khai không chỉ là yêu cầu về quản trị nội bộ, mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo lộ trình của Nhà nước, đặc biệt đối với các shop đang có định hướng mở rộng quy mô, bán đa kênh hoặc làm việc với đối tác, sàn thương mại điện tử.

Tham khảo: [Mới nhất] Hướng dẫn thủ tục chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai 

2. Hướng dẫn xử lý hàng tồn kho khi chuyển từ Hộ khoán sang Hộ kê khai

Khi chuyển đổi từ phương pháp thuế khoán sang kê khai thuế theo doanh thu thực tế, đa số hộ kinh doanh (HKD) đều phát sinh hàng tồn kho. Theo quy định, HKD có hàng tồn kho bắt buộc phải lập Bảng kê hàng tồn kho và nộp trong kỳ kê khai đầu tiên để làm căn cứ pháp lý cho việc xuất hóa đơn và kê khai thuế về sau. 

Để mang số hàng cũ sang hệ thống mới một cách an toàn, hộ kinh doanh cần thực hiện quy trình 2 bước sau:

Bước 1: Hộ kinh doanh cần tiến hành kiểm kê thực tế toàn bộ hàng tồn kho

Đây được xem là bước "làm sạch" dữ liệu quan trọng nhất. Việc lập bảng kê không chỉ đơn thuần là đếm hàng, mà là cách bạn hợp thức hóa nguồn gốc số hàng cũ (vốn thường thiếu hóa đơn đầu vào khi còn ở mô hình hộ khoán) để làm căn cứ xuất hóa đơn hợp lệ sau này.

Sử dụng file mẫu chuyên dụng “Bảng Kê Hàng Tồn.xlsx”, bạn cần thực hiện theo các yêu cầu cụ thể sau:

• Ghi nhận thực tế: Liệt kê đầy đủ, chi tiết danh mục hàng hóa đang tồn tại kho ở thời điểm chốt chuyển đổi. Thông tin bao gồm: Tên hàng, đơn vị tính, số lượng, và giá trị tồn kho tương ứng.
• Xác nhận pháp lý: Bảng kê sau khi hoàn thiện phải có chữ ký xác nhận trực tiếp của chủ Hộ kinh doanh. Đây là cam kết về tính trung thực của dữ liệu trước pháp luật.
• Quy trình lưu trữ & Nộp hồ sơ:
  • Lưu giữ tại đơn vị: Giữ ít nhất 01 bản cứng tại cửa hàng để đối chiếu khi có đoàn kiểm tra thực tế kho.
  • Gửi cơ quan Thuế: Bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: 01 bản giấy (có chữ ký tươi) và 01 bản mềm (file Excel).
  • Quy ước đặt tên file: Để cán bộ thuế dễ dàng quản lý, hãy đặt tên file theo cấu trúc: SốCCCD_TênHộKinhDoanh.

Bảng kê này chính là cơ sở pháp lý duy nhất để bạn được phép xuất hóa đơn điện tử cho số hàng tồn này trong năm 2026. Trong trường hợp có rủi ro về kiểm tra hàng hóa không có hóa đơn đầu vào, cơ quan Thuế sẽ căn cứ vào danh sách này để xem xét và bảo vệ quyền lợi cho Hộ kinh doanh, giúp bạn tránh các án phạt về hàng lậu hoặc hàng không rõ nguồn gốc.

Bước 2:  HKD kê khai trong kỳ kê khai thuế đầu tiên

Sau khi đã hoàn tất việc kiểm kê thực tế và gửi bảng dữ liệu cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp, đây là thủ tục bắt buộc để Hộ kinh doanh chính thức ghi nhận giá trị hàng hóa tồn kho vào hệ thống sổ sách kế toán. Việc kê khai này là căn cứ pháp lý để xác lập quyền sở hữu và nguồn gốc hàng hóa hợp lệ cho giai đoạn kinh doanh theo phương pháp kê khai. Khi lập hồ sơ kê khai thuế của kỳ đầu tiên sau khi xóa bỏ thuế khoán, HKD cần thực hiện:

• Lập Bảng kê 01-2/BK-HĐKD theo Thông tư 40/2021/TT-BTC (phụ lục hồ sơ khai thuế).
• Đính kèm bảng kê này trong hồ sơ khai thuế kỳ đầu tiên, cụ thể:
  • Ngày 31/01/2027 đối với Nhóm 1
  • Ngày 30/04/2026 đối với Nhóm 2 và Nhóm 3

Hộ kinh doanh có thể lập bảng kê trực tiếp trên:

• Phần mềm HTKK
• Trích xuất từ phần mềm hóa đơn điện tử / phần mềm kế toán đang sử dụng giúp đảm bảo sự đồng nhất dữ liệu giữa kho thực tế và tờ khai thuế

Quy trình nộp hồ sơ: Phụ lục 01-2/BK-HĐKD phải được đính kèm cùng với Tờ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (Mẫu 01/CNKD) và gửi qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Lưu ý: 

• Việc kê khai là bắt buộc, nhằm để cơ quan Thuế xác nhận tính hợp lệ của hàng tồn kho và làm cơ sở cho việc xuất hóa đơn đầu ra đúng quy định trong giai đoạn chuyển đổi.
• Bảng kê hàng tồn kho là căn cứ pháp lý để cơ quan Thuế ghi nhận số liệu hợp lệ khi HKD chuyển sang phương pháp kê khai.
• HKD chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của:
  • Số lượng hàng tồn
  • Chủng loại hàng hóa
  • Nguồn gốc hàng hóa đã kê khai

Kỳ kê khai thuế đầu tiên sau khi chuyển đổi đóng vai trò then chốt, quyết định tính chính xác và ổn định của nghĩa vụ thuế trong các kỳ tiếp theo. Dịch vụ Ecomtax hỗ trợ hộ kinh doanh chuyển đổi thuận lợi và đúng chuẩn:

• Kê khai thuế đúng kỳ - đúng quy định - đúng số liệu
• Ghi nhận hàng tồn kho và doanh thu minh bạch, có căn cứ pháp lý
• Đảm bảo dữ liệu nhất quán giữa các kỳ, hạn chế sai lệch và rủi ro thuế

Giải pháp phù hợp cho hộ kinh doanh muốn chuyển sang kê khai bài bản, an toàn và lâu dài.

3. Các thủ tục pháp lý cần làm song song khi chuyển đổi mô hình

Xử lý kho hàng chỉ là một phần. Để hoàn tất việc chuyển đổi, bạn cần thực hiện đồng bộ các thủ tục hành chính sau để tránh bị phạt chậm nộp hồ sơ.

3.1. Thay đổi thông tin đăng ký thuế

Bạn không thể tự ý chuyển sang kê khai mà phải thông báo với cơ quan thuế. 

• Thủ tục: Nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST ban hành kèm Thông tư 105/2020/TT-BTC) tới Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. 
• Nội dung: Tích chọn thay đổi phương pháp tính thuế từ "Khoán" sang "Kê khai". 
• Thời hạn: Chậm nhất là ngày 20 của tháng trước tháng bắt đầu chuyển đổi. Ví dụ: Bạn muốn áp dụng kê khai từ năm 2026, bạn phải nộp Mẫu 08 trước ngày 20/12/2025.

3.2. Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử 

Đây là yêu cầu bắt buộc, hộ khoán có thể không dùng hóa đơn, nhưng Hộ kê khai 100% phải dùng hóa đơn điện tử.

Quy trình:

• Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín.
• Bước 2: Mua Chữ ký số (USB Token) để ký hóa đơn.
• Bước 3: Nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) gửi Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.
• Bước 4: Chờ cơ quan thuế chấp nhận (thường trong 1 ngày làm việc) mới được bắt đầu xuất hóa đơn.

Tải xuống Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại đây

Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, chuẩn theo quy định mới nhất

3.3. Trang bị phần mềm kế toán hộ kinh doanh

Việc chuyển đổi sang mô hình Hộ kê khai không chỉ đơn thuần là thay đổi cách tính thuế mà còn là bước ngoặt yêu cầu sự chuyên nghiệp hóa trong quản trị, nơi mà việc trang bị phần mềm kế toán chuyên dụng trở thành điều kiện tiên quyết. Theo quan điểm của tôi, trong bối cảnh dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT đổ về dồn dập, việc ghi chép thủ công 7 loại sổ sách theo Thông tư 88/2021/TT-BTC hay quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là một gánh nặng quá tải nếu không có sự hỗ trợ của công nghệ

Việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng cho HKD không chỉ giúp tuân thủ luật mà còn giúp chủ hộ quản lý lãi lỗ thực tế chính xác hơn.

Chuyển đổi từ Hộ khoán sang Hộ kê khai là bước chuyển đổi cần thiết để HKD mở rộng quy mô, tiếp cận các khách hàng doanh nghiệp và vay vốn ngân hàng dễ dàng hơn. Mặc dù việc xử lý hàng tồn kho đầu kỳ có nhiều phức tạp về pháp lý, nhưng nếu tuân thủ đúng quy trình 4 bước (Kiểm kê - Hợp thức hóa - Định giá - Ghi sổ), bạn hoàn toàn có thể yên tâm kinh doanh

Đừng để nỗi lo về sổ sách và hàng tồn kho kìm hãm sự phát triển của bạn. Hãy để công nghệ hỗ trợ bạn giải quyết bài toán này. Liên hệ Nhanh.vn để được hỗ trợ ngay hôm nay.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.