Làm sao biết đơn nào bị hoàn - cách kiểm tra và đối soát?

Làm sao biết đơn nào bị hoàn là một câu hỏi quan trọng trong việc quản lý bán hàng hiệu quả. Việc kiểm tra và đối soát đơn hàng bị hoàn giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa tồn kho và duy trì sự hài lòng của khách hàng. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện quá trình này nhanh chóng và chính xác.

1. Đơn hàng bị hoàn là gì? Lý do khiến đơn hàng bị hoàn?

1.1. Đơn hàng bị hoàn là gì? 

Đơn hàng bị hoàn là những đơn hàng đã được xử lý và giao cho khách hàng nhưng vì một lý do nào đó, đơn hàng không được nhận hoặc không thể giao thành công. Các sản phẩm trong đơn hàng sẽ được trả lại cho cửa hàng hoặc kho lưu trữ. Việc theo dõi và xử lý các đơn hàng bị hoàn là một phần quan trọng trong quản lý bán hàng để tránh mất mát doanh thu và đảm bảo trải nghiệm khách hàng.

1.2. Lý do khiến đơn hàng bị hoàn

Các lý do phổ biến khiến đơn hàng bị hoàn có thể là:

• Khách hàng từ chối nhận hàng: Có thể do khách hàng thay đổi ý định mua hàng hoặc gặp phải vấn đề với sản phẩm.
• Địa chỉ giao hàng không chính xác: Thông tin giao hàng không đúng hoặc không đầy đủ khiến đơn hàng không thể giao đến đúng địa chỉ.
• Sản phẩm bị lỗi hoặc không đúng yêu cầu: Khách hàng yêu cầu trả lại sản phẩm vì không hài lòng với chất lượng hoặc không giống mô tả.
• Khách hàng không có mặt khi giao hàng: Người nhận không có mặt tại thời gian giao hàng, dẫn đến việc hoàn trả sản phẩm.

Hiểu rõ đơn hàng bị hoàn giúp doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình giao nhận và giảm thiểu những vấn đề tương tự trong tương lai.

2. Tầm quan trọng của việc kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn

Việc kiểm tra và đối soát đơn hàng bị hoàn có vai trò rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả:

• Giảm thiểu thất thoát tài chính: Đảm bảo rằng các sản phẩm bị hoàn sẽ được xử lý đúng cách, tránh mất mát hoặc sai sót trong quy trình.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khi bạn nhanh chóng xử lý đơn hàng bị hoàn, khách hàng sẽ cảm thấy được quan tâm và tin tưởng vào dịch vụ của bạn.

• Tối ưu hóa quản lý kho: Đảm bảo sản phẩm hoàn trả được kiểm tra và đưa lại kho kịp thời, giúp bạn cập nhật lại tình trạng kho hàng và tránh thiếu hụt.
• Nâng cao hiệu quả bán hàng: Kiểm tra và đối soát đơn hàng bị hoàn giúp bạn xác định nguyên nhân, từ đó có giải pháp cải thiện quy trình bán hàng, giảm tỷ lệ hoàn đơn.

Quy trình kiểm tra đơn hàng bị hoàn giúp doanh nghiệp giữ vững hoạt động ổn định và tăng trưởng bền vững.

Trước khi xử lý đơn bị hoàn, bạn cần phân biệt rõ nguyên nhân. Một số đơn bị hủy cũng có thể khiến nhầm lẫn là đơn hoàn. Bạn nên tìm hiểu lý do và cách hạn chế đơn bị hủy để tránh thất thoát doanh thu.

3. Cách kiểm tra đơn hàng bị hoàn

3.1. Cách kiểm tra đơn hàng bị hoàn

Để kiểm tra và xử lý đơn hàng bị hoàn hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra trạng thái đơn hàng: Truy cập vào hệ thống quản lý bán hàng (như Nhanh.POS) để xem trạng thái của các đơn hàng. Nếu đơn hàng đã được hoàn trả, trạng thái sẽ được ghi chú rõ ràng.
• Đối soát với thông tin giao hàng: Kiểm tra các chi tiết về địa chỉ giao hàng và lý do giao hàng không thành công. Điều này giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân và cải thiện quy trình giao hàng.
• Xác nhận sản phẩm hoàn trả: Đảm bảo rằng sản phẩm hoàn trả được kiểm tra kỹ lưỡng để xác định tình trạng hàng hóa và xác nhận việc đưa chúng trở lại kho.
• Cập nhật hệ thống kho hàng: Sau khi sản phẩm được hoàn trả và kiểm tra, cần cập nhật lại tình trạng kho hàng, giúp bạn có số liệu tồn kho chính xác.

Việc kiểm tra, theo dõi trạng thái đơn hàng kịp thời sẽ giúp bạn duy trì hệ thống kho bãi chính xác, đồng thời đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

3.2. Cách kiểm tra đơn hàng bị hoàn trên Nhanh.POS

Bạn có thể dễ dàng kiểm tra và theo dõi trạng thái đơn hàng trên Nhanh.POS như sau: 

Bước 1: Truy cập hệ thống Nhanh.POS của bạn: Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên hệ thống quản lý đơn hàng Nhanh.vn

Bước 2: Truy cập vào tab Cần xử lý

• Tab Cần xử lý chia đơn hàng thành nhiều vấn đề mà doanh nghiệp cần kiểm tra để xử lý kịp thời: Mới thất bại, HVC hủy đơn, Đang hoàn, Chuyển chậm, Vượt cân.
• Đối với những đơn hàng đang hoàn: 
  • Đơn hàng sau khi giao thất bại 3 lần sẽ được chuyển hoàn về shop, đơn sẽ ở sang trạng thái Đang hoàn.
  • Khi hãng vận chuyển đã đánh dấu chuyển hoàn thành công, trên thanh trạng thái sẽ là Xác nhận hoàn

Bước 3: Sau khi nhận được hàng hoàn từ hãng vận chuyển, bạn chuyển trạng thái đơn sang Đã hoàn để ghi nhận cộng tồn trong kho.

Thời điểm bàn giao đơn cho đơn vị vận chuyển là mốc quan trọng giúp xác định trách nhiệm trong quá trình giao hàng. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn kiểm tra chính xác thời điểm bàn giao đơn hàng để đối soát nhanh chóng.

Việc theo dõi và xử lý đơn hoàn thủ công dễ gây sai sót, thất thoát doanh thu hoặc bỏ sót đối soát với đơn vị vận chuyển.  Đó là lý do nhiều cửa hàng đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.POS, tích hợp sẵn tính năng:

• Theo dõi trạng thái đơn hoàn, đơn giao thất bại, yêu cầu trả hàng - hoàn tiền
• Đối soát COD, phí vận chuyển, lý do đơn bị hoàn theo từng nhà vận chuyển
• Thống kê báo cáo hoàn trả theo sản phẩm, nhân viên, kênh bán

4. Cách xử lý đơn hàng bị hoàn

Để đối soát đơn hàng bị hoàn và xử lý đơn hàng bị hoàn, bạn có thể sử dụng phần mềm Nhanh.POS của Nhanh.vn 

Quy trình xử lý đơn hàng bị hoàn trên Nhanh.POS

Bạn truy cập vào module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn Trả hàng, hoàn tiền

Có 4 tab trong yêu cầu trả hàng, hoàn tiền:

• Tab Tất cả: Tất cả các yêu cầu trả hàng, hoàn tiền của từng sàn tương ứng
• Tab Chờ xử lý: Hiển thị tất cả các yêu cầu shop cần xử lý (các yêu cầu chờ shop phản hồi quyết định của sàn)
• Tab Đang hoàn về: các yêu cầu sàn được sàn đồng ý trả hàng hoàn tiền

=> Có thêm thao tác nhập hoàn kho => quét mã đơn hàng, mã vận đơn cho vào biên bản chuyển hoàn, xác nhận sản phẩm mất, hoàn, tạo đơn trả hàng

• Tab Khiếu nại: Hiển thị các yêu cầu trả hàng, hoàn tiền có khiếu nại

Bộ lọc:

Thông tin các yêu cầu trả hàng, hoàn tiền

• Trạng thái: trạng thái phiếu yêu cầu trả hàng, hoàn tiền trên sàn
• ID đơn sàn: ID đơn sàn và ID đơn hàng trên Nhanh, ngày tạo đơn. Click vào ID đơn trên sàn sẽ hiển thị thông tin chi tiết đơn trên sàn, click ID đơn trên Nhanh sẽ hiển thị thông tin chi tiết đơn trên Nhanh
• Lý do hoàn: lý do trả hàng từ người mua

Các yêu cầu trả hàng, hoàn tiền cần phản hồi

Bạn truy cập vào module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn Trả hàng, hoàn tiền - chọn tab Chờ xử lý hệ thống sẽ hiển thị tất cả các yêu cầu shop cần phản hồi lại quyết định của sàn.

Các yêu cầu trả hàng, hoàn tiền được sàn chấp thuận

Bạn truy cập vào module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn Trả hàng, hoàn tiền - chọn tab Đang hoàn về hệ thống sẽ hiển thị tất cả các yêu cầu được sàn đồng ý trả hàng hoàn tiền, đơn hàng đang được hoàn về kho

• Giúp shop theo dõi các đơn hàng đang trong quá trình hãng vận chuyển hoàn về kho
• Khi đơn hàng về đến kho, shop cần kiểm tra hàng và nhập hoàn kho như sau:

Bước 1: Tại tab đang hoàn về - chọn Nhập hoàn kho. Tính năng này giúp kiểm tra các sản phẩm do hãng vận chuyển hoàn về, tránh mất hàng

Bước 2: Tiến hành nhập hàng hoàn. Tại bước này bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch hoặc nhập mã đơn hàng để thực hiện nhập hàng hoàn.

• Chọn biên bản bàn giao cho các đơn HVC hoàn về
• Quét mã vạch ID đơn hàng hoặc mã vận đơn trả

Bước 3: Xác nhận các sản phẩm hoàn về

Khách hoàn về tất cả sản phẩm hoặc hoàn một phần

• Đơn hoàn về tất cả sản phẩm: Bạn tích chọn hoàn toàn bộ sản phẩm hệ thống tự tính số lượng hoàn = số lượng xuất
• Đơn hoàn về một phần: Bạn điền số lượng khách nhận hệ thống tự tính số lượng hoàn về > Sau khi điền xong, bạn bấm nút Xác nhận, hệ thống sẽ sửa lại đơn gốc theo số lượng khách nhận và sinh ra đơn hoàn một phần để bạn tiếp tục theo dõi với hãng vận chuyển, trạng thái đơn hoàn một phần là Đang hoàn
• Đơn gốc chỉ tính các sản phẩm khách nhận, doanh thu sẽ được tính theo đơn gốc khi đổi trạng thái Thành công
• Đơn hoàn một phần do hệ thống tự động tạo ra theo số lượng hoàn về
• Sản phẩm trong đơn hoàn một phần sẽ được tính ở trạng thái Đang chuyển, sau khi nhận được hàng từ hãng vận chuyển hoàn về, bạn cần đổi trạng thái sang Đã hoàn để sản phẩm được cộng vào tồn kho

Đơn bị thất lạc trong quá trình vận chuyển

• Bạn điền số lượng mất hàng, Trạng thái đền bù để theo dõi quá trình làm việc với HVC
• Sau khi bấm Xác nhận, hệ thống sẽ tính toán lại và sinh ra đơn Đền bù mất hàng theo số lượng mất, trạng thái đơn là Đang chuyển
• Sản phẩm trong đơn Đền bù mất hàng được tính ở trạng thái Đang chuyển
• Khi có kết quả đền bù từ HVC, bạn cần thao tác tại Đơn gốc cập nhật trạng thái đền bù như sau:
  • Đã được đền bù: bạn sẽ được sửa lại giá tiền sản phẩm bị mất tương ứng với số tiền mà HVC đền bù
  • Không được đền bù: giá tiền của sản phẩm bị mất sẽ tự động được sửa thành 0đ
  • Sau khi bấm Xác nhận, đơn Đền bù mất hàng sẽ được sửa lại tương ứng và cập nhật trạng thái Thành công để trừ tồn kho. Doanh thu được tính theo giá trị của sản phẩm bị mất

Đơn hoàn là vấn đề đau đầu của nhiều chủ shop. Nếu không kiểm soát kỹ, dễ gây thất thoát. Hãy áp dụng cách kiểm soát hàng hoàn hiệu quả trên sàn TMĐT để hạn chế rủi ro.

Đơn bị hoàn là thực tế không thể tránh khỏi, nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát chặt chẽ nếu bạn có hệ thống theo dõi và đối soát minh bạch. Với Nhanh.POS của Nhanh.vn, bạn không chỉ kiểm tra đơn hoàn nhanh chóng, mà còn có thể phản hồi sớm với khách và tránh mất doanh thu không đáng có.

5. Lợi ích khi sử dụng phần mềm để kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn

Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng mang lại rất nhiều lợi ích trong việc kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn:

• Tiết kiệm thời gian: Tự động phân loại và ghi nhận các đơn hàng bị hoàn, giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc xử lý thủ công.
• Tăng tính chính xác: Dữ liệu tự động cập nhật giúp giảm thiểu sai sót khi đối soát và cập nhật kho hàng.
• Tối ưu hóa quy trình hoàn trả: Theo dõi lý do hoàn trả và tự động hoàn tiền cho khách hàng khi cần thiết, giúp duy trì mối quan hệ với khách hàng.
• Quản lý tồn kho dễ dàng: Sau mỗi lần hoàn trả, phần mềm giúp cập nhật số lượng hàng tồn kho chính xác, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng.
• Báo cáo tự động: Phần mềm tạo ra các báo cáo chi tiết về các đơn bị hoàn, giúp bạn dễ dàng phân tích và tối ưu quy trình bán hàng.

Với phần mềm quản lý đơn hàng, việc kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn trở nên dễ dàng và chính xác, giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

6. Các doanh nghiệp cần áp dụng phần mềm để kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn

Mặc dù tất cả doanh nghiệp bán hàng đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng phần mềm để kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn, nhưng các doanh nghiệp sau đây sẽ đặc biệt cần đến công cụ này:

• Doanh nghiệp có khối lượng đơn hàng lớn: Các doanh nghiệp bán hàng online với lượng đơn hàng lớn sẽ gặp khó khăn khi kiểm soát đơn bị hoàn nếu làm thủ công. Phần mềm giúp họ xử lý hàng nghìn đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
• Doanh nghiệp có nhiều kênh bán hàng: Nếu bạn bán hàng trên các sàn TMĐT và website cùng lúc, việc kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn có thể trở nên phức tạp. Phần mềm giúp đồng bộ hóa các đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau.

• Doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình hoàn trả: Đối với các doanh nghiệp có chính sách hoàn trả dễ dàng hoặc thời gian hoàn trả dài, phần mềm sẽ giúp tự động xử lý và giảm thiểu sai sót.
• Doanh nghiệp muốn cải thiện dịch vụ khách hàng: Xử lý đơn bị hoàn một cách nhanh chóng và chính xác giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của họ.

Với phần mềm quản lý bán hàng, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình hoàn trả và giảm thiểu sai sót, giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Tôi hy vọng qua bài viết này, bạn đã nhận ra tầm quan trọng của việc kiểm tra và đối soát đơn bị hoàn. Bằng cách áp dụng công cụ và quy trình đối soát đơn hàng, bạn có thể tối ưu hóa quy trình bán hàng, cải thiện chất lượng dịch vụ khách h