Làm sao biết sản phẩm nào bán chạy để điều chỉnh tồn kho?

Chắc chắn rằng bạn đã từng gặp tình trạng hết hàng khi khách hàng đang muốn mua hoặc tồn kho ảo khi hàng hóa thực tế đã được bán hết. Tôi hiểu rằng việc quản lý tồn kho có thể là một thách thức lớn khi bạn không nắm được sản phẩm nào thực sự bán chạy. 

Tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xác định các sản phẩm bán chạy và điều chỉnh tồn kho sao cho hiệu quả nhất giúp shop của bạn hoạt động ổn định và gia tăng doanh thu.

1. Thế nào là một “sản phẩm bán chạy”?

1.1 “Bán chạy” không chỉ là số lượng bán ra

Khi nói đến một sản phẩm bán chạy, số lượng bán cao có thể là chỉ số dễ nhận thấy. Tuy nhiên, để đánh giá chính xác, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

• Tốc độ bán ra: Sản phẩm bán hết nhanh chóng sau khi nhập kho.
• Tỷ lệ hoàn trả thấp: Sản phẩm được khách hàng yêu thích và ít bị trả lại.
• Biên lợi nhuận ổn định: Không chỉ bán được nhiều, mà còn mang lại lợi nhuận cao.
• Có nhu cầu lặp lại: Khách hàng quay lại mua hoặc mua sản phẩm tương tự.
• Dữ liệu bán ổn định: Sản phẩm bán đều đặn, không chỉ bùng nổ ngắn hạn.

1.2 Tiêu chí xác định sản phẩm bán chạy

Các tiêu chí để xác định sản phẩm bán chạy bao gồm:

• Số lượng đơn hàng: Sản phẩm xuất hiện trong nhiều đơn hàng.
• Tốc độ bán: Thời gian từ lúc nhập đến khi bán hết càng ngắn càng tốt.
• Vòng quay hàng tồn: Số lần sản phẩm được nhập và bán trong kỳ.
• Tỷ lệ chuyển đổi: Từ lượt xem → mua hàng.
• Biên lợi nhuận: Giá bán trừ chi phí hàng hóa.

1.3 Khi nào nên gọi một sản phẩm là “bán chạy”?

Sản phẩm có thể được xem là bán chạy khi:

• Doanh số liên tục tăng hoặc ổn định qua các kỳ.
• Tạo ra lượng traffic hoặc kéo đơn hàng chéo.
• Tác động trực tiếp đến vòng quay vốn và tồn kho.
• Liên quan đến chiến dịch marketing hoặc xu hướng thị trường.

2. Dấu hiệu và cách nhận biết sản phẩm nào đang bán chạy

2.1 Những dấu hiệu rõ ràng cho thấy một sản phẩm đang bán chạy

• Hết hàng thường xuyên, khách hỏi lại nhiều lần: Sản phẩm có nhu cầu cao nếu thường xuyên hết hàng và khách hỏi lại.
• Sản phẩm xuất hiện liên tục trong đơn hàng: Một sản phẩm thường xuyên xuất hiện trong đơn hàng chứng tỏ nó bán độc lập, không cần gói combo.
• Nhân viên kho thường xuyên phải pick đơn sản phẩm đó: Sản phẩm hot thường xuyên được xử lý trong kho.
• Được nhắc lại trong feedback hoặc đánh giá của khách: Sản phẩm có hiệu ứng truyền miệng từ khách hàng.

Khi sản phẩm bán chạy, nếu không kiểm soát tốt số lượng hàng tồn kho thì sẽ xuất hiện tình trạng hết hàng. Vậy nên, các nhà bán hàng phải nắm được các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho cơ bản. 

2.2 Sử dụng dữ liệu để nhận biết sản phẩm bán chạy

• Tổng số lượng bán ra: Xem tổng đơn hàng trong kỳ và xếp hạng top sản phẩm.
• Tỷ lệ chuyển đổi: Ưu tiên sản phẩm có tỷ lệ chuyển đổi cao.
• Tốc độ quay vòng kho: Sản phẩm bán nhanh từ khi nhập kho đến khi hết hàng.
• Sản phẩm có doanh số lặp lại: Sản phẩm bán ổn định qua nhiều kỳ.

2.3 Kết hợp giữa dấu hiệu thực tế và phân tích dữ liệu

• Báo cáo bán chạy định kỳ: So sánh dữ liệu bán hàng định kỳ với cảm nhận thực tế để đưa ra quyết định nhập hàng hợp lý.
• Cảnh báo hết hàng: Sử dụng hệ thống để cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hàng.
• Đồng bộ tồn kho: Đồng bộ tồn kho trên các kênh bán hàng (website, Shopee, TikTok Shop…)

Nếu bạn đang phân vân không biết nên sử dụng phần mềm quản lý kho nào hiệu quả, hãy tham khảo top 5 phần mềm quản lý kho và bán hàng miễn phí, tốt nhất hiện nay.

3. Phần mềm quản lý bán hàng - Công cụ hỗ trợ nhập sản phẩm bán chạy hiệu quả 

3.1 Phần mềm - công cụ giúp nhập sản phẩm bán chạy hiệu quả

Hiện nay, trên thị trường đã phát triển những phần mềm quản lý bán hàng đa kênh dành cho các doanh nghiệp. Các phần mềm này có thể giúp bạn quản lý được lượng hàng tồn kho cho các sản phẩm bán chạy, đồng thời dự báo được lượng hàng tồn kho tiếp theo cần nhập.

3.2 Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho 

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý kho chính là việc theo dõi và tính toán nhanh chóng số lượng hàng tồn kho cần nhập trong các cửa hàng. Biết được số lượng hàng tồn kho, tính toán số lượng hàng tồn kho cần nhập giúp cho nhà bán hàng có thể nhập số lượng hàng đầy đủ cho những sản phẩm bán chạy. Cụ thể, những phần mềm quản lý kho có thể hỗ trợ: 

• Hỗ trợ kiểm soát số lượng hàng tồn kho mong muốn: Hỗ trợ bạn kiểm soát lượng tồn mong muốn trong kho theo sản phẩm, trong đó thông báo chính xác số lượng tồn hiện tại, tồn tối thiểu, tồn tối đa mong muốn của sản phẩm đó
• Hỗ trợ kiểm kho: Thực hiện thao tác kiểm kho, giúp bạn kiểm kê lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm, và cập nhật số lượng tồn kho thực thế lên phần mềm (bù trừ kiểm kho)
• Hỗ trợ dự báo nhập hàng:  Gợi ý cho bạn tình hình bán hàng sắp tới để tính toán số lượng hàng cần nhập sắp tới nhằm mục đích hỗ trợ tối ưu hóa việc kinh doanh của bạn

Trên thị trường Việt Nam có rất nhiều phần mềm hỗ trợ những tính năng này, một trong những phần mềm tiêu biểu được các doanh nghiệp như Yody, Cỏ mềm, Krik, Mọi Shop tin dùng là phần mềm Nhanh.POS . Tìm hiểu thêm những tính năng quản lý kho này tại đây:

4. Điều chỉnh tồn kho thế nào khi đã biết sản phẩm bán chạy?

4.1 Ưu tiên nhập thêm cho sản phẩm bán chạy

• Đảm bảo đủ hàng: Khi đã xác định được sản phẩm bán chạy, bạn cần chắc chắn rằng sản phẩm đó luôn có sẵn trong kho.
• Nhập hàng định kỳ: Thay vì đặt hàng số lượng lớn ngay lập tức, bạn có thể nhập hàng theo nhu cầu thực tế, dựa trên các chỉ số bán hàng hiện tại.
• Phương pháp nhập hàng linh hoạt: Giúp giảm thiểu rủi ro tồn kho dư thừa trong khi vẫn đảm bảo có đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu.

4.2 Điều chỉnh tồn kho giữa các kênh bán hàng

• Đồng bộ tồn kho giữa các kênh: Nếu bạn bán hàng trên nhiều kênh như Shopee, Lazada, Facebook và cửa hàng offline thì đồng bộ tồn kho giữa các kênh là vô cùng quan trọng.
• Phân bổ hàng hóa hợp lý: Đánh giá hiệu suất của từng kênh bán hàng để phân bổ hàng hóa hợp lý.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ: Các phần mềm bán hàng hỗ trợ bạn kiểm soát lượng tồn mong muốn trong kho theo sản phẩm, trong đó thông báo chính xác số lượng tồn hiện tại, tồn tối thiểu, tồn tối đa mong muốn của sản phẩm đó. 

4.3 Dự báo nhu cầu theo mùa vụ và chiến lược marketing

• Nhu cầu theo mùa: Một sản phẩm bán chạy có thể chỉ nổi bật trong một mùa nhất định.
• Dự báo nhu cầu theo mùa vụ: Khi đã biết sản phẩm nào bán chạy, bạn cần dự báo nhu cầu theo mùa để tránh tình trạng tồn kho dư thừa vào mùa thấp điểm.
• Kế hoạch tồn kho linh hoạt: Giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho các mùa bán hàng sắp tới mà không bị sốc với lượng tồn kho không phù hợp.

4.4 Xử lý sản phẩm bán chạy trong chiến dịch khuyến mãi

• Theo dõi xu hướng sản phẩm trong chiến dịch khuyến mãi: Trước khi diễn ra một chiến dịch marketing hay giảm giá, hãy theo dõi xu hướng bán chạy trong các chiến dịch trước để nhận diện sản phẩm nào có thể “bùng nổ” lại.
• Lập kế hoạch dự trữ hàng cho chiến dịch quảng cáo lớn: Đảm bảo bạn chuẩn bị đủ hàng cho các chiến dịch khuyến mãi,nhất là vào các dịp lễ hoặc chương trình giảm giá đặc biệt, giúp bạn không bị bất ngờ khi sản phẩm bán hết nhanh chóng.

Có một trường hợp mà các nhà bán hàng cũng hay gặp phải là sở hữu hàng tồn kho lâu ngày. Để xử lý được bài toán này, hãy tham khảo ngay cách xử lý hàng tồn kho lâu ngày hiệu quả giảm thiểu thiệt hại.

5. Những sai lầm thường gặp khi điều chỉnh tồn kho

5.1 Điều chỉnh tồn kho chỉ dựa vào cảm nhận cá nhân

• Dựa vào cảm giác thay vì dữ liệu: Sai lầm thường gặp là quyết định khi nào cần nhập hàng, bán hết hay giảm giá dựa trên cảm nhận cá nhân.
• Hệ quả: Cảm giác này không phải lúc nào cũng phản ánh đúng nhu cầu thực tế của thị trường, dẫn đến tình trạng tồn kho không chính xác.

5.2 Bỏ qua xu hướng dài hạn và chỉ tập trung vào đợt bán hàng ngắn hạn

• Chỉ dựa vào khuyến mãi hoặc mùa vụ: Nhiều cửa hàng online điều chỉnh tồn kho chỉ dựa vào các đợt khuyến mãi hoặc mùa bán hàng ngắn hạn.
• Hệ quả: Dẫn đến việc nhập quá nhiều hàng cho sản phẩm bán chạy trong một chiến dịch khuyến mãi mà không tính đến các xu hướng dài hạn. Sau khi chiến dịch kết thúc, bạn có thể đối mặt với tồn kho dư thừa.

5.3 Quá tin tưởng vào sản phẩm bán chạy trong quá khứ

• Dựa vào dữ liệu cũ: Quá tin tưởng vào sản phẩm bán chạy trong quá khứ mà không phân tích lại tình hình thực tế hiện tại có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng.
• Hệ quả: Dựa vào dữ liệu cũ mà không đánh giá lại nhu cầu và xu hướng của khách hàng trong thời điểm hiện tại có thể khiến bạn gặp phải tình trạng tồn kho không mong muốn.

5.4 Không chú trọng vào việc đồng bộ tồn kho giữa các kênh

• Không đồng bộ tồn kho: Một sai lầm rất lớn là không đồng bộ tồn kho giữa các kênh bán hàng (online, offline).
• Hệ quả: Bạn có thể gặp phải tình trạng hết hàng ở kênh này nhưng dư thừa hàng ở kênh khác, gây thất thoát doanh thu đặc biệt quan trọng khi bán hàng trên nhiều kênh như Shopee, Facebook, cửa hàng vật lý, v.v.

6. Cách giảm thiểu sai lệch tồn kho và tăng hiệu quả bán hàng

6.1 Sử dụng công cụ quản lý tồn kho tự động

• Giải pháp tự động: Phần mềm quản lý tồn kho tự động giúp theo dõi lượng hàng trong kho theo thời gian thực và tự động cập nhật dữ liệu từ các kênh bán hàng khác nhau.
• Lợi ích: Hệ thống giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn, giảm thiểu rủi ro sai lệch tồn kho.

Trải nghiệm tính năng kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàng và hỗ trợ kiểm soát lượng tồn mong muốn trong kho theo sản phẩm của phần mềm Nhanh.POS của Nhanh.vn tại đây: 

6.2 Kiểm kê định kỳ và đối chiếu với dữ liệu hệ thống

• Kiểm kê kho định kỳ: Thực hiện kiểm kê kho hàng tháng hoặc quý để phát hiện và sửa chữa sai lệch kịp thời.
• Đối chiếu dữ liệu: So sánh dữ liệu thực tế với dữ liệu hệ thống để xác định có sai sót do lỗi thủ công hoặc gian lận không.

6.3 Đồng bộ tồn kho giữa các kênh bán hàng

• Quan trọng khi bán đa kênh: Khi bán trên nhiều kênh thì đồng bộ tồn kho giữa các kênh là cực kỳ quan trọng.
• Tránh tình trạng hết hàng: Đồng bộ tồn kho giúp tránh tình trạng hết hàng ở một kênh nhưng lại dư thừa hàng ở kênh khác.

Tìm hiểu ngay cách đồng bộ tồn kho tự động giữa website và sàn TMĐT để đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác.

6.4 Sử dụng các cảnh báo tự động và phân tích dữ liệu bán hàng

• Cảnh báo tự động: Thiết lập hệ thống cảnh báo khi sản phẩm gần hết hàng hoặc khi có sai lệch tồn kho để bạn có thể xử lý kịp thời.
• Phân tích dữ liệu bán hàng: Các hệ thống phần mềm hiện đại cung cấp báo cáo phân tích giúp dự báo khi nào cần nhập thêm hàng để đáp ứng nhu cầu.

6.5 Đào tạo nhân viên và kiểm tra quy trình

• Đào tạo nhân viên kho: Nhân viên cần nắm rõ quy trình kiểm kho, nhập dữ liệu và sử dụng phần mềm quản lý tồn kho.
• Tuân thủ quy trình chuẩn: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của việc cập nhật chính xác tồn kho và làm việc theo quy trình chuẩn.

Với các công cụ và phương pháp chính xác, tôi tin rằng việc biết sản phẩm nào bán chạy là chìa khóa giúp bạn điều chỉnh tồn kho một cách chính xác. Sử dụng dữ liệu bán hàng thực tế và phân tích kỹ lưỡng sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định hợp lý hơn, từ đó tăng cường hiệu quả bán hàng và duy trì sự ổn định trong kho.