[Mới Nhất] Lưu ý khi ghi tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào và đầu ra

Việc ghi tên hàng hóa trên hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc và phải thể hiện đúng bản chất giao dịch. Vậy tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào và đầu ra có cần trùng khớp hoàn toàn. Bài viết sau tôi sẽ phân tích các rủi ro doanh nghiệp dễ gặp khi tên hàng không thống nhất, từ đó giúp bạn nhận diện sai phạm và cách xử lý đúng chuẩn pháp luật. Hãy tìm hiểu qua bài viết.

1. Lưu ý khi ghi tên hàng hóa dịch vụ trên hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tên hàng hóa dịch vụ trên hóa đơn phải thể hiện đúng bản chất và đủ thông tin để cơ quan thuế kiểm tra. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng trong cách mô tả, dẫn đến hóa đơn bị đánh giá sai lệch hoặc không hợp lệ. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ từng yêu cầu và tránh rủi ro khi lập hóa đơn.

Căn cứ điểm b khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/6/2025 khi ghi tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý một số yêu cầu quan trọng sau:

…

a.1) Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: Điện thoại Samsung, điện thoại Nokia; mặt hàng ăn, uống;...). Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà... Trường hợp kinh doanh dịch vụ vận tải thì trên hoá
đơn phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi - điểm đến). Đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.
Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ. 

…

Những quy định trên là các điểm mới về cách ghi tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn áp dụng từ ngày 01/6/2025 mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo hóa đơn được lập đúng và hợp lệ.

Xem chi tiết: Cách viết hoá đơn bán hàng thông thường mới nhất hiện nay

2. Tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào và đầu ra có phải khớp nhau?

Pháp luật không bắt buộc tên hàng hóa đầu vào và đầu ra phải trùng khớp 100%. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo tính minh bạch, hợp lý và có căn cứ đối chiếu, như hợp đồng, phiếu nhập kho, bảng định mức, hồ sơ sản xuất… để chứng minh mối liên hệ giữa hàng hóa mua vào và bán ra. Trên thực tế, đây là tình huống khá phổ biến trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và thường xuất phát từ các nguyên nhân hợp lý sau:

• Chuyển đổi từ nguyên liệu sang thành phẩm: Thường gặp ở doanh nghiệp sản xuất. Hóa đơn đầu vào thể hiện nguyên liệu như gỗ, vải, sơn…, trong khi hóa đơn đầu ra là bàn ghế, quần áo hoặc sản phẩm hoàn thiện. Sự khác biệt về tên gọi phản ánh đúng quá trình gia công, chế biến làm thay đổi trạng thái và giá trị hàng hóa.
• Khác nhau về đơn vị tính hoặc quy cách đóng gói: Doanh nghiệp có thể nhập hàng theo thùng, kiện nhưng khi bán ra lại xuất theo lon, chiếc hoặc sản phẩm lẻ. Việc này phù hợp với thực tế kinh doanh, miễn là có chứng từ kho và sổ sách theo dõi rõ ràng để đối chiếu.
• Sử dụng tên kỹ thuật ở đầu vào và tên gọi thông dụng ở đầu ra: Nhiều hàng hóa khi nhập khẩu hoặc mua từ nhà cung cấp được ghi theo tên khoa học, kỹ thuật, nhưng khi bán ra thị trường lại sử dụng tên phổ biến để dễ nhận diện, tiếp cận khách hàng. Đây là cách ghi nhận hợp lý nếu không làm sai lệch bản chất hàng hóa.
• Việc áp dụng mã hàng hóa nội bộ: Trong quản lý cũng có thể dẫn đến khác biệt về cách ghi tên trên hóa đơn. Doanh nghiệp thường gắn mã sản phẩm riêng kèm theo tên hàng, khiến tên trên hóa đơn đầu ra không hoàn toàn giống với hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp.

Như vậy chỉ cần giao dịch phát sinh là có thật và hàng hóa được kê khai đúng bản chất, thì việc tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào và đầu ra không trùng khớp hoàn toàn không bị xem là sai phạm. 

Việc tên hàng hóa đầu vào - đầu ra không thống nhất là lỗi phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí hoặc gặp rủi ro khi quyết toán thuế. Với Nhanh.vn, toàn bộ dữ liệu bán hàng, kho và hóa đơn được quản lý trên một hệ thống thống nhất, giúp kiểm soát chặt chẽ tên hàng hóa giữa đầu vào và đầu ra.

3. Rủi ro thực tế khi tên hàng đầu vào - đầu ra không trùng khớp

Trong thực tế thanh tra, kiểm tra thuế, việc tên hàng hóa đầu vào và đầu ra không trùng khớp là rủi ro thường gặp và dễ bị cơ quan thuế đặt nghi vấn về tính hợp lệ của hóa đơn, chi phí và khấu trừ thuế. Nếu doanh nghiệp không chứng minh được mối liên hệ hợp lý giữa hàng hóa mua vào và bán ra bằng hồ sơ đối chiếu đầy đủ, nguy cơ bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt là rất cao, sau đây là một số rủi ro:

• Bị nghi ngờ mua bán hóa đơn: Tên hàng không logic, không thể hiện được mối liên hệ giữa đầu vào và đầu ra dễ khiến cơ quan thuế nghi ngờ doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không phản ánh đúng giao dịch thực tế.
• Bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN: Nếu không chứng minh được hàng hóa đầu ra hình thành từ đầu vào đã mua, chi phí tương ứng có thể bị loại, làm tăng thu nhập chịu thuế.
• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào:  Hóa đơn đầu vào có nguy cơ bị đánh giá là không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa đầu ra, dẫn đến bị loại thuế GTGT khấu trừ.
• Bị ấn định thuế: Trong trường hợp rủi ro cao, cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp ấn định thuế do không xác định được doanh thu, chi phí hợp lý.
• Bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn: Ghi tên hàng hóa không đúng bản chất giao dịch có thể bị xem là lập hóa đơn không đúng nội dung, kéo theo tiền phạt và truy thu.
• Kéo dài thời gian thanh tra, kiểm tra thuế: Hồ sơ thiếu logic khiến doanh nghiệp phải giải trình nhiều lần, bổ sung tài liệu, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp: Doanh nghiệp bị đánh giá rủi ro cao sẽ dễ bị đưa vào diện theo dõi, kiểm tra thường xuyên trong các kỳ tiếp theo.
• Khó bảo vệ quyền lợi khi tranh chấp với đối tác: Tên hàng hóa không thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn và chứng từ kho có thể gây bất lợi khi xảy ra tranh chấp hoặc đối chiếu công nợ.

Như vậy để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị và lưu trữ hồ sơ liên quan, bao gồm hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho, xuất kho, chứng từ xuất hàng, bảng định mức, quy trình sản xuất hoặc tài liệu kỹ thuật (nếu có). Các chứng từ này phải thể hiện rõ quá trình hình thành hàng hóa đầu ra từ đầu vào.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn văn bản giải trình để làm rõ lý do khác biệt về tên hàng hóa, chứng minh việc ghi nhận là phù hợp với thực tế kinh doanh và không làm sai lệch bản chất giao dịch.

Xem thêm: Hướng dẫn lập mẫu bảng kê hóa đơn mua vào và bán ra mới nhất

Với cách hiểu cứng nhắc rằng tên sản phẩm trên hóa đơn phải trùng khớp 100% là không phù hợp với thực tiễn. Vấn đề cốt lõi không nằm ở tên gọi, mà ở khả năng chứng minh và giải trình của doanh nghiệp. Nắm rõ nguyên tắc này sẽ giúp kế toán và chủ doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro khi quyết toán thuế.

Những lưu ý khi ghi tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào và đầu ra là doanh nghiệp cần tuân thủ đúng nguyên tắc ghi nhận theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bảo đảm phản ánh đúng bản chất giao dịch thay vì chạy theo sự trùng khớp máy móc về tên gọi. Pháp luật không bắt buộc tên hàng đầu vào và đầu ra phải giống nhau, nhưng thực tế cho thấy sự khác biệt này có thể phát sinh rủi ro thuế nếu thiếu hồ sơ đối chiếu và khả năng giải trình. Vì vậy, kế toán và chủ doanh nghiệp cần chủ động chuẩn hóa cách ghi hóa đơn, lưu trữ chứng từ đầy đủ và đánh giá rủi ro ngay từ đầu. Để hiểu đúng và áp dụng an toàn Lưu ý khi ghi tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào và đầu ra, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhất.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.