Tại sao cần phần mềm quản lý kho thay vì Excel?

Excel là công cụ được nhiều shop lựa chọn từ đầu, với quy mô cửa hàng lớn, việc quản lý kho ngày càng trở nên phức tạp hơn. Vì thế việc sử dụng phần mềm quản lý kho giúp bạn giải quyết tất cả những vấn đề này, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian.

1. Quản lý kho bằng Excel - Những khó khăn thường gặp

Quản lý kho bằng Excel có thể là lựa chọn hợp lý trong giai đoạn đầu khi shop của bạn mới bắt đầu. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và quy mô kho tăng lên, việc sử dụng Excel gặp phải một số khó khăn lớn:

• Dữ liệu không đồng bộ: Khi bạn sử dụng Excel để theo dõi kho hàng, việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa các kênh bán hàng trở nên phức tạp và dễ gây sai sót.
• Khả năng xử lý dữ liệu hạn chế: Excel không được thiết kế để xử lý khối lượng dữ liệu lớn. Điều này có thể khiến phần mềm trở nên chậm và dễ mắc phải lỗi.
• Khó theo dõi thời gian thực: Excel không cung cấp tính năng theo dõi tình trạng kho hàng theo thời gian thực, khiến việc cập nhật thông tin trở nên mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.

2. Tại sao phần mềm quản lý kho là giải pháp tốt hơn?

Phần mềm quản lý kho có thể làm gì mà Excel không thể?

Phần mềm quản lý kho mang lại nhiều lợi ích vượt trội mà Excel không thể cung cấp:

• Quản lý kho theo thời gian thực: Phần mềm giúp bạn theo dõi tình trạng kho hàng ngay lập tức mà không phải nhập liệu thủ công, giúp bạn cập nhật tình trạng kho chính xác mọi lúc.
• Tính năng tự động hóa: Phần mềm giúp tự động cập nhật dữ liệu kho, tạo báo cáo và cảnh báo tồn kho thấp mà không cần sự can thiệp của con người, giảm thiểu sai sót.
• Tích hợp với các nền tảng khác: Phần mềm giúp bạn đồng bộ hóa kho hàng giữa các sàn thương mại điện tử và website bán hàng, đảm bảo dữ liệu kho chính xác trên tất cả các kênh bán hàng.

 Hãy tìm tiểu thêm phần mềm Nhanh.Pos của Nhanh.vn, phần mềm quản lý kho để giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả vận hành.

Cảnh báo tồn kho thấp và đồng bộ hóa kho hàng

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý kho là khả năng tự động cảnh báo khi hàng hóa trong kho đạt mức thấp. Điều này giúp bạn bổ sung hàng kịp thời và tránh gián đoạn kinh doanh.

3. Lợi ích vượt trội của phần mềm quản lý kho so với Excel

Phần mềm quản lý kho không chỉ giúp giải quyết các vấn đề mà Excel gặp phải, mà còn cung cấp nhiều lợi ích vượt trội:

• Tiết kiệm thời gian: Các công việc như kiểm tra tồn kho, lập báo cáo, hay dự báo nhu cầu kho đều được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt gánh nặng công việc.
• Quản lý kho chính xác: Các phần mềm quản lý kho giúp bạn theo dõi tình trạng kho hàng chính xác theo thời gian thực, từ đó tránh được tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa.
• Dự báo nhu cầu kho: Phần mềm cung cấp các công cụ phân tích giúp dự đoán nhu cầu kho hàng trong tương lai, giúp bạn lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Sự khác biệt giữa phần mềm và Excel

• Excel yêu cầu bạn nhập liệu thủ công và thiếu các tính năng tự động hóa.

Bài viết Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel sau đây sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về cách sử dụng file excel để quản lý kho hàng. 

• Phần mềm quản lý kho cung cấp khả năng tự động hóa, báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu kho chính xác. Với phần mềm, bạn chỉ cần nhập đầy đủ dữ liệu cần thiết, còn việc tính toán thì phần mềm sẽ làm điều này giúp bạn. Chẳng hạn, đây là tính năng dự báo nhập hàng. Thay vì phải tự tạo file, nhập công thức, nhập dữ liệu thì bạn chỉ cần nhập các thông tin cần thiết cho việc dự báo số lượng hàng hóa cần nhập và nhấn nút tính số lượng cần nhập thì sẽ ra kết quả cho bạn.

4. Khi nào bạn cần chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý kho?

Dưới đây là những dấu hiệu cho thấy bạn cần chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý kho:

• Khi quy mô kho hàng của bạn phát triển: Nếu bạn bán hàng trên nhiều kênh và kho hàng của bạn bắt đầu lớn dần, Excel sẽ không còn phù hợp để theo dõi chính xác tình trạng kho.
• Khi bạn cần cập nhật tồn kho theo thời gian thực: Phần mềm giúp bạn theo dõi kho hàng trong thời gian thực mà không cần phải nhập liệu thủ công.
• Khi bạn cần báo cáo chính xác và chi tiết: Phần mềm quản lý kho cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng kho và dự báo nhu cầu kho, giúp bạn ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

khi bạn quyết định chuyển từ Excel sang sử dụng phần mềm quản lý kho, việc lựa chọn đúng phần mềm là bước quan trọng tiếp theo để đảm bảo bạn nhận được sự hỗ trợ tối ưu trong quản lý kho hàng. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng để chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Tìm hiểu và trải nghiệm phần mềm Nhanh.Pos của Nhanh.vn phần mềm quản lý kho thông minh, đây là giải pháp giúp bạn kiểm soát hàng tồn hiệu quả, tối ưu quy trình vận hành và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu bền vững.

5. Lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp

Phần mềm quản lý kho cần dễ sử dụng

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm quản lý kho là dễ sử dụng. Phần mềm phải có giao diện thân thiện và dễ dàng cho người mới bắt đầu tiếp cận mà không cần có quá nhiều kiến thức kỹ thuật.

• Tiêu chí: Giao diện dễ hiểu, dễ thao tác, không cần quá nhiều thời gian đào tạo.
• Lý do: Phần mềm quản lý kho dễ sử dụng giúp tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên và tối ưu hóa quy trình công việc ngay từ đầu.

Phần mềm cần tích hợp với các nền tảng bán hàng khác

Để việc quản lý kho trở nên trơn chu, phần mềm quản lý kho cần có khả năng tích hợp với các nền tảng bán hàng khác như website, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki), và các hệ thống POS (Point of Sale). Việc tích hợp dữ liệu giữa các kênh sẽ giúp bạn quản lý kho hàng chính xác và liền mạch.

• Tiêu chí: Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu kho với các nền tảng bán hàng.
• Lý do: Khi bạn bán trên nhiều kênh, việc đồng bộ dữ liệu kho giúp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc bán hết hàng mà không biết.

Để tối ưu việc quản lý kho và giảm thiểu thất thoát, , bạn có thể tham khảo Mẹo kiểm kho định kỳ không tốn nhiều thời gian và công sức.

• Tiêu chí: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng kho, cảnh báo tồn kho thấp, và thống kê bán hàng.
• Lý do: Dữ liệu tồn kho chính xác giúp bạn dự đoán nhu cầu và bổ sung hàng hóa kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.

Khả năng mở rộng và hỗ trợ nhiều kho

Bạn sở hữu nhiều chi nhánh hoặc kho hàng, bạn cần phần mềm quản lý kho có thể quản lý nhiều kho một cách đồng bộ và chính xác. Điều này giúp bạn kiểm soát kho hàng ở nhiều vị trí mà không cần phải lo lắng về sự không đồng nhất trong dữ liệu.

• Tiêu chí: Quản lý được nhiều kho, dễ dàng điều chuyển hàng hóa giữa các kho.
• Lý do: Phần mềm hỗ trợ nhiều kho sẽ giúp bạn quản lý tồn kho toàn diện, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu rủi ro sai sót.

Tính năng hỗ trợ khách hàng và đội ngũ hỗ trợ tốt

Phần mềm quản lý kho lý tưởng cần có dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp. Điều này đảm bảo rằng khi bạn gặp sự cố hoặc cần tư vấn, bạn có thể nhận được sự trợ giúp kịp thời để không làm gián đoạn công việc.

• Tiêu chí: Đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng qua các kênh như email, điện thoại, hoặc chat trực tuyến.
• Lý do: Khi có sự cố kỹ thuật hoặc cần sự trợ giúp, việc có một đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Chi phí hợp lý và tính năng phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Bạn cần lựa chọn phần mềm với chi phí hợp lý và các tính năng phù hợp với quy mô của doanh nghiệp mình. Nếu doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể bắt đầu với các phần mềm có chi phí thấp, và khi doanh nghiệp phát triển, có thể nâng cấp lên các phiên bản phần mềm cao cấp hơn với nhiều tính năng bổ sung.

• Tiêu chí: Chi phí hợp lý và tính năng đáp ứng đúng nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp.
• Lý do: Lựa chọn phần mềm có tính năng phù hợp với quy mô và ngân sách giúp bạn tối ưu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

Tuy nhiên việc chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý kho có thể khiến bạn cảm thấy băn khoăn. Cùng phần mềm Nhanh.vn không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường tính chính xác trong công việc tự động hóa quy trình mà còn giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian .Sủ dụng phần mềm để hỗ trợ bạn quản lý kho hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Đừng để quản lý kho làm giảm hiệu quả công việc của bạn.