Tại sao không kiểm giá vốn đúng dễ khiến shop lỗ nặng?

Tại sao không kiểm giá vốn đúng dễ khiến shop lỗ nặng? Bởi vì chỉ bị sai một con số, bạn sẽ tưởng lời trong khi thực tế đang “đốt tiền”. Đây chính là lỗi thường gặp ở các shop bán đa kênh nhưng thiếu công cụ theo dõi chi phí thực tế.

1. Giá vốn là gì và tại sao phải kiểm đúng giá vốn?

Giá vốn là toàn bộ chi phí để có được một sản phẩm bạn bán ra - không chỉ là giá nhập hàng. Nó còn bao gồm chi phí vận chuyển, đóng gói, sàn thu phí, hoàn đơn, khấu hao hoặc cả phần chiết khấu khuyến mãi bạn tự chịu.

Nhiều chủ shop chỉ nhìn thấy giá nhập → nghĩ đơn giản “mình có lãi” → trong khi chưa cộng đủ các chi phí gián tiếp quan trọng.

1.1. Tại sao kiểm đúng giá vốn lại quan trọng đến vậy?

Vì nếu bạn không kiểm đúng giá vốn, mọi quyết định tiếp theo đều có thể sai:

• Đặt sai giá bán → tưởng lãi nhưng thật ra đang lỗ
• Đổ tiền chạy Ads → càng bán càng lỗ
• Lập kế hoạch nhập hàng → thiếu hoặc dư tồn kho
• Không nắm được lợi nhuận thật sự của từng sản phẩm

Một shop kinh doanh có thể hoạt động 1 - 2 năm mà không hề biết mình đang "nuôi lỗ", chỉ vì không có công cụ kiểm giá vốn đúng cách.

1.2. Kiểm đúng giá vốn là bước đầu để làm chủ tài chính

Tư duy “bán xong rồi tính sau” khiến nhiều chủ shop rơi vào vòng xoáy không lối thoát. Nhưng nếu bạn bắt đầu nhìn lại dòng tiền từ giá vốn, bạn sẽ:

• Biết sản phẩm nào thực sự tạo ra lợi nhuận
• Chủ động điều chỉnh giá, chiết khấu, nhập hàng
• Giảm rò rỉ chi phí vô hình - tăng lợi nhuận rõ ràng

2. Tại sao kiểm sai giá vốn dễ khiến shop lỗ nặng?

2.1. Tưởng lãi nhưng thực ra đang lỗ

Bạn thấy dòng tiền về nhiều nhưng quên mất các chi phí bị phân tán: phí sàn, hoàn hàng, ship trợ giá, khuyến mãi. Cuối tháng tổng kết, lợi nhuận âm mà không hiểu vì sao.

Sai giá vốn là sai toàn bộ công thức tính lời.

Nếu bạn chưa chắc liệu shop mình có đang lỗ hay không, hãy đọc thêm bài viết làm sao để biết shop có đang lỗ để nắm được các dấu hiệu cảnh báo.

2.2. Chi tiền mạnh tay nhưng không kiểm soát được dòng tiền

Không biết đâu là sản phẩm lời, đâu là sản phẩm lỗ → vẫn tiếp tục nhập hàng, đẩy Ads. Lượng đơn tăng nhưng tài khoản ngày càng cạn. Không nắm được giá vốn, bạn không thể lên kế hoạch tài chính vững chắc.

Tài chính thiếu kiểm soát là nguyên nhân hàng đầu khiến nhiều shop đứt gánh.

2.3. Ra quyết định sai về sản phẩm

Bạn thấy sản phẩm A bán chạy → đẩy quảng cáo, nhập thêm hàng. Nhưng thực tế sản phẩm đó có chi phí ẩn cao (hoàn đơn nhiều, phí Ads lớn, tỷ lệ trả hàng cao). Hậu quả: vừa tốn vốn, vừa gánh thêm tồn kho.

Dữ liệu giá vốn sai = chiến lược sản phẩm sai = thua lỗ kéo dài.

2.4. Không phát hiện được rò rỉ tài chính nhỏ nhưng nguy hiểm

Bạn không biết mỗi tháng mình mất bao nhiêu cho các loại chi phí “vô hình”: phí vận hành sàn, hoàn đơn không được thu hồi, các khoản chi quảng cáo không sinh lời… Tất cả cộng lại đủ làm bạn lỗ mà không hề hay biết.

Kiểm đúng giá vốn là cách duy nhất để phát hiện sớm các điểm rò rỉ dòng tiền.

Rất nhiều chủ shop hiện nay bán đa kênh (Shopee, TikTok, web riêng) mà không có công cụ kiểm giá vốn tập trung. Nhanh.vn cung cấp tính năng báo cáo lời - lỗ từng đơn hàng, giúp bạn ra quyết định đúng, kịp thời trước khi mất tiền.

3. Nguyên nhân nào khiến giá vốn bị tính sai?

3.1. Tại sao nhiều chủ shop tính sai giá vốn dù rất cẩn thận?

Không phải vì bạn thiếu trách nhiệm. Vấn đề nằm ở hệ thống tính toán rời rạc, không cập nhật chi phí thực tế. Nhiều chủ shop tính giá vốn bằng cách thủ công, chỉ dựa vào giá nhập mà bỏ qua nhiều khoản phí phát sinh liên tục trong vận hành.

Giá vốn sai không đến từ 1 sai sót lớn, mà do nhiều lệch nhỏ tích tụ mỗi ngày.

3.1.1. Tính giá vốn bằng Excel nhưng không cập nhật chi phí phát sinh

Đa số chủ shop quen nhập giá hàng vào Excel và lấy đó làm chuẩn. Nhưng bạn quên cộng các khoản sau:

• Phí sàn Shopee, Lazada, TikTok Shop (5-15%)
• Chi phí giao hàng, đóng gói, hoàn đơn
• Khuyến mãi tự chịu
• Chiết khấu cho KOL/KOC

Những chi phí nhỏ này đủ khiến mỗi đơn hàng bị “âm lãi” mà bạn không hề biết.

Nếu bạn đang tìm một giải pháp quản lý đơn hàng tiết kiệm chi phí, dễ triển khai ngay lập tức, thì hướng dẫn cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất 2025 sẽ là lựa chọn đáng tham khảo cho cả người mới lẫn chủ shop đang muốn tối ưu quy trình bán hàng.

Việc tính giá vốn sai có thể gây ra các sai sót lớn, khiến bạn tưởng lãi nhưng thực tế đang lỗ. Điều này thường do thiếu hệ thống tự động tính toán phí sàn, hoàn hàng hoặc không đồng bộ đơn hàng với tồn kho. Nhanh.POS giúp bạn:

• Tự động tính giá vốn theo từng đơn hàng
• Đồng bộ tồn kho và đơn hàng trên các kênh bán hàng như Shopee, Lazada, Tiki
• Cảnh báo tồn kho thấp khi số lượng sản phẩm giảm xuống mức nhất định

3.1.2. Không theo dõi giá vốn theo từng sản phẩm

Bạn lấy chung 1 giá nhập cho cả lô hàng nhưng thực tế giá hàng nhập thay đổi theo đợt. Nếu không tách riêng từng lô, từng đơn vị bán ra, bạn sẽ sai ngay từ bước đầu tiên.

Giá vốn không đồng nhất = tính sai lợi nhuận = quyết định sai khi nhập hàng.

3.1.3. Thiếu hệ thống tự động tính phí sàn, hoàn hàng

Các khoản phí từ sàn thương mại điện tử được trừ sau khi khách nhận hàng. Nhiều chủ shop không theo dõi được các khoản bị trừ tự động, không cập nhật lại vào bảng giá vốn.

Ví dụ: đơn hoàn Shopee bị trừ 12.000đ phí vận chuyển → bạn không cập nhật → chênh lệch lỗ 12.000đ/đơn.

3.1.4. Không đồng bộ đơn hàng và tồn kho giữa các kênh

Bán trên nhiều kênh nhưng quản lý rời rạc → bạn không biết đơn nào bán trên kênh nào, phí nào áp dụng. Điều này khiến bạn không thể tính đúng giá vốn cho từng đơn → mất kiểm soát dòng tiền.

4. Cách kiểm giá vốn đúng & dễ dàng hơn - Dành cho người không rành sổ sách

4.1. Người không giỏi kế toán có thể kiểm giá vốn đúng được không?

Hoàn toàn có thể. Bạn không cần giỏi số, không cần sổ sách kế toán. Điều bạn cần là hiểu bản chất của chi phí và có công cụ theo dõi đúng - tự động - minh bạch.

Giá vốn không phức tạp, cái phức tạp là vì bạn đang làm nó bằng tay và ghi nhớ trong đầu.

4.2. Làm thế nào để kiểm giá vốn đúng theo từng đơn hàng?

Để kiểm giá vốn đúng, bạn cần:

• Ghi nhận đầy đủ các khoản phí phát sinh trong quá trình bán hàng
• Tách rõ phí cố định - phí biến đổi
• Theo dõi lợi nhuận theo đơn hàng và sản phẩm, không theo tổng doanh thu
• Tự động cập nhật chi phí từ sàn, phí vận chuyển, hoàn hàng

Cách đơn giản nhất: Dùng phần mềm như Nhanh.vn để hệ thống tính và cập nhật giá vốn cho bạn.

4.3. Có công cụ nào tự động giúp kiểm giá vốn chuẩn không?

Hiện tại, nhiều shop đang dùng Nhanh.Ecom - một giải pháp kiểm soát tài chính tự động dành cho người bán TMĐT:

• Tự động đồng bộ đơn hàng từ Shopee, Lazada, TikTok Shop
• Ghi nhận chính xác phí nền tảng, hoàn đơn, chiết khấu
• Báo cáo giá vốn - doanh thu - lợi nhuận theo từng đơn
• Phát hiện sai lệch giá vốn, dòng tiền bất thường để bạn xử lý kịp thời

4.4. Kiểm đúng giá vốn không chỉ là kế toán - mà là tư duy kinh doanh bền vững

Khi bạn nắm được giá vốn, bạn không chỉ biết mình lời hay lỗ - bạn biết mình đang đi đúng hướng hay sai lầm, từ giá bán, chiết khấu đến lựa chọn sản phẩm.

Người bán thành công không hơn bạn ở số vốn, mà hơn ở khả năng đọc được lãi thật - lỗ thật mỗi ngày. Với Nhanh.POS, bạn có thể:

• Tính toán giá vốn tự động mà không cần phải lo lắng về sai sót
• Cảnh báo khi hàng sắp hết, giúp bạn không phải lo lắng về thiếu hàng
• Theo dõi lời - lỗ từng đơn hàng, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về lợi nhuận

5. Làm sao biết rõ lời lỗ từng đơn hàng?

5.1. Tại sao phải theo dõi lời - lỗ ở từng đơn thay vì tổng kết tháng?

Nhiều shop đến cuối tháng mới tổng hợp lời lỗ → lúc đó đã muộn. Bạn cần biết từng đơn hàng có lãi không, ngay khi vừa bán xong, để:

• Biết sản phẩm nào đang sinh lời thực sự
• Phát hiện kịp thời đơn lỗi, đơn hoàn, đơn âm lãi
• Ra quyết định nhập hàng, chạy Ads, giảm giá chính xác

Theo dõi lãi - lỗ từng đơn là cách duy nhất để kiểm soát dòng tiền trong thời gian thực.

5.2. Kiểm lời lỗ từng đơn có khó không nếu không rành sổ sách?

Không khó nếu bạn có công cụ hỗ trợ. Bạn không cần nhớ hết các khoản phí, chỉ cần phần mềm tự động ghi nhận:

• Giá nhập theo từng lô
• Phí sàn (chiết khấu, mã giảm giá, hỗ trợ vận chuyển…)
• Phí hoàn đơn, vận chuyển, trả hàng
• Doanh thu thực nhận

5.3. Theo dõi lời - lỗ từng đơn giúp bạn sống khỏe lâu dài thế nào?

• Không còn cảm giác mơ hồ: "bán nhiều mà sao vẫn hết tiền?"
• Không bị “cháy túi” bất ngờ vì chi phí vô hình
• Chọn đúng sản phẩm chủ lực thay vì chạy theo cái bán chạy nhưng lời thấp
• Ra quyết định đúng lúc: dừng sản phẩm lỗi lỗ, đẩy mạnh sản phẩm có lãi cao

Ai nắm được lời - lỗ thực tế, người đó mới thực sự điều hành được doanh nghiệp, dù là shop nhỏ.

5.4. Kiểm lời - lỗ từng đơn là kỹ năng sống còn, không phải lựa chọn

Trong TMĐT, mỗi ngày là một cuộc chiến giá, phí, khuyến mãi. Bạn không biết mình lãi hay lỗ → bạn đang chơi trò may rủi với dòng tiền. Và rủi ro đó càng lớn khi bạn mở rộng quy mô.

Hãy xem kiểm lời - lỗ từng đơn là kỹ năng bắt buộc, không phải tùy chọn.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

6.1. Tại sao shop vẫn lỗ dù tổng kết doanh thu rất cao mỗi tháng?

Vì doanh thu không phản ánh lợi nhuận thực. Nếu bạn không trừ đúng các khoản chi phí (phí sàn, phí vận chuyển, hoàn đơn…), bạn chỉ đang đếm số tiền đi qua tài khoản - không phải số tiền còn lại.

6.2. Tôi chỉ bán vài đơn/ngày, có cần kiểm giá vốn từng đơn không?

Càng bán ít, càng cần kiểm. Vì mỗi đơn lỗ đều ảnh hưởng đến dòng tiền. Kiểm đúng giúp bạn điều chỉnh nhanh chóng và không lặp lại lỗi lỗ đó.

6.3. Tôi không biết kế toán, có cách nào kiểm giá vốn tự động không?

Có. Bạn có thể dùng Nhanh.vn để hệ thống tự động tính giá vốn, lãi - lỗ theo đơn hàng, kênh bán, thời điểm. Mọi số liệu đều rõ ràng, dễ hiểu, không cần thao tác phức tạp.

6.4. Tại sao phần mềm lại quan trọng trong kiểm giá vốn?

Vì phần mềm có thể ghi nhận chi tiết từng khoản chi phí, đồng bộ đơn từ các kênh (Shopee, TikTok, Lazada…), theo dõi lời - lỗ theo từng đơn, giúp bạn kiểm soát tài chính chính xác đến từng đồng.

6.5. Kiểm giá vốn giúp ích gì cho việc chạy quảng cáo?

Bạn biết đơn nào đang lời, đơn nào lỗ → chỉ đẩy Ads cho sản phẩm đang sinh lời tốt. Không còn đốt tiền cho các sản phẩm âm lãi mà bạn tưởng đang hiệu quả.

Khi không kiểm soát giá vốn đúng, bạn sẽ gặp phải tình trạng chi phí vượt quá doanh thu, gây thua lỗ. Hãy chủ động theo dõi và điều chỉnh giá vốn ngay từ đầu. Tôi khuyến khích bạn áp dụng các giải pháp phần mềm quản lý bán hàng để có thể đưa ra quyết định chính xác, bảo vệ lợi nhuận và phát triển bền vững.