Các cách quản lý tin nhắn Fanpage hiệu quả chủ shop nhất định phải biết

Quản lý tin nhắn Fanpage Facebook hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng quyết định trực tiếp đến hiệu suất bán hàng của một doanh nghiệp. Bởi vấn đề bỏ sót tin nhắn của khách hàng rất dễ xảy ra nếu chủ doanh nghiệp không biết cách kiểm soát và quản lý sát sao. Điều này có thể dẫn tới việc mất khách và ảnh hưởng trực tiếp đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để quản lý tin nhắn trang Fanpage đúng cách và tối ưu nhất? Cùng Nhanh.vn tìm hiểu ngay các cách quản lý tin nhắn Fanpage hiệu quả chủ shop nhất định phải biết, đem lại vô số lợi ích kinh doanh qua bài viết này nhé.

1. Lý do bạn nên quản lý tin nhắn Fanpage

Quản lý tin nhắn Fanpage là một cách hiệu quả để doanh nghiệp tiếp cận và tương tác trực tiếp với khách hàng. Từ đó hiểu nhu cầu, tiêu chí sản phẩm của khách hàng để hướng tới việc giải đáp thắc mắc và chốt đơn bán hàng tốt nhất.

 Lý do bạn nên quản lý tin nhắn Fanpage

Một điều mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng gặp phải là không thể nắm bắt kịp thời tâm lý mua hàng của khách hàng hiện nay. Tuy nhiên, đối với bất kỳ khách hàng nào, việc được hồi đáp tin nhắn thắc mắc trong thời gian sớm sẽ là một yếu tố để họ đánh giá dịch vụ cũng như một phần chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp đang bán. 

Thử tưởng tượng mà xem, nếu bạn là khách hàng và đang có thắc mắc muốn biết về thông tin sản phẩm. Nhưng phải đợi tới vài tiếng sau mới nhận được hồi đáp thì chắc chắn bạn sẽ rất dễ chán nản và đánh đồng shop nào đó phục vụ không tốt. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp thì bạn đã vô tình tạo cơ hội tốt cho đối thủ khi họ biết cách quản lý tin nhắn cũng như chăm sóc khách hàng tốt hơn shop của bạn. 

Chính vì vậy, có thể thấy việc quản lý tốt tin nhắn trên Facebook sẽ mang lại nhiều lợi thế quan trọng trong việc nâng cao doanh thu của doanh nghiệp.

2. Bật mí 4 tuyệt chiêu quản lý tin nhắn Fanpage hiệu quả

Quản lý tin nhắn Fanpage không phải là một việc khó nhưng không phải ai cũng làm tốt được. Đặc biệt đối với các Fanpage lớn, lượng khách truy cập hàng ngày nhiều thì việc kiểm tra và phản hồi tin nhắn hàng ngày là điều hiển nhiên. Tuy nhiên với một số lượng công việc và tin nhắn dày đặc như vậy, chủ doanh nghiệp không thể check tin nhắn một cách thủ công. Bởi sẽ làm mất nhiều thời gian, hao tốn nguồn nhân lực và vẫn sẽ xảy ra sai sót không mong muốn.

Tuyệt chiêu quản lý tin nhắn Fanpage hiệu quả

Hiểu được nhu cầu của người sử dụng, Facebook đã nâng cấp và cho ra mắt nhiều tính năng hỗ trợ người dùng quản lý tin nhắn hiệu quả hơn. 

2.1. Cài đặt trả lời tin nhắn trên Facebook

Trước hết, người dùng cần hiểu và biết cách cài đặt trả lời tin nhắn trên Facebook. Bạn chỉ cần truy cập vào Fanpage, đi đến mục “Hộp thư” và lúc này màn hình sẽ hiển thị giao diện quản lý tin nhắn bao gồm những nội dung sau: 

• Tất cả các tin nhắn sẽ được tổng hợp từ Facebook và Instagram;
• Danh sách tổng hợp các khách hàng đã nhắn tin cho Fanpage;

Người dùng có thể nhấp vào tin nhắn của một khách hàng bất kỳ. Ngay lúc này, màn hình sẽ hiển thị phần trò chuyện của khách hàng cùng một cột giới thiệu thông tin bên phải màn hình. Tại cột này sẽ hiển thị những tính năng giúp bạn quản lý tin nhắn dễ dàng hơn như: 

• Chuyển tin nhắn đến thư mục bất kỳ;
• Xóa cuộc trò chuyện;
• Chuyển cuộc trò chuyện vào mục spam, tin nhắn rác;
• Đánh dấu là chưa đọc;
• Đánh dấu là theo dõi.

Những tính năng này sẽ giúp người dùng dễ dàng phân loại tệp khách hàng và đặc biệt giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào. Chỉ bằng một vài thao tác cực kỳ đơn giản, bạn đã có thể phân loại tin nhắn đến, hạn chế bỏ sót đơn hàng, khách hàng hoàn toàn đơn giản và miễn phí.

Cài đặt trả lời tin nhắn trên Facebook

2.2. Cài đặt tin nhắn tự động trên Fanpage

Nếu bạn quá tải và không kịp trả lời tin nhắn trong tức thời nhưng không muốn khách hàng đợi chờ quá lâu thì tính năng “Hỗ trợ phản hồi” sẽ dành cho bạn. Khi tùy chọn này được cài đặt, việc phản hồi tin nhắn khách hàng sẽ tự động hơn và nhanh hơn. Thậm chí, Facebook còn cho phép người dùng cài đặt sẵn câu trả lời khi có bất kỳ ai nhắn tin đến.

Với tính năng này, người dùng sẽ không còn phải lo lắng về việc bỏ lỡ tin nhắn khách hàng. Facebook sẽ gợi ý một số mẫu câu trả lời mặc định, hoặc bạn có thể thay đổi sao cho phù hợp với đối tượng và mục đích của mình. Vậy là người dùng có thể yên tâm hơn khi có khách hàng nhắn tin qua page mà chưa thể trả lời ngay lập tức. Điều nay giúp bạn giữ chân khách hàng khi thực sự quá bận và chưa có thời gian chăm sóc.

2.3. Cài đặt hiển thị thời gian trả lời tin nhắn

Vì đôi khi không thể trả lời khách hàng ngay được nên việc cài đặt thời gian hiển thị tin nhắn sẽ là cách quản lý tin nhắn trên Fanpage hiệu quả nhất. Cụ thể, khi cài đặt tính năng này, thông báo thời gian trả lời tin nhắn sẽ được hiển thị với khách hàng. Họ sẽ nhận được một dòng thông báo và đôi lúc sẽ cảm thông hơn với sự chậm trễ của bạn.

2.4. Hiển thị lời chào hỏi khi khách hàng nhắn tin

Đối với tệp khách hàng lần đầu tiên nhắn tin cho shop, người dùng có thể gửi lời chào hỏi bằng tính năng “Hiển thị lời chào” của Fanpage. Ngay khi khách hàng truy cập vào Fanpage, tin nhắn lời chào sẽ được hiển thị ngay lập tức. Đặc biệt, lời chào này có thể thay đổi một cách dễ dàng trong phần cài đặt để phù hợp hơn với từng lĩnh vực kinh doanh.

Những thủ thuật trên tuy đơn giản nhưng đóng góp một vai trò lớn trong việc hỗ trợ quản lý tin nhắn Fanpage hiệu quả. Nếu bạn vẫn chưa tự tin có thể quản lý tốt Fanpage thì hãy sử dụng ngay một số phần mềm quản lý tin nhắn Fanpage để mang lại nhiều trải nghiệm dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

3. Một số mẫu tin nhắn trả lời khách hàng ấn tượng 

Để việc quản lý tin nhắn trên Fanpage trở nên tối ưu hơn, Chat.nhanh.vn sẽ gợi ý tới một số mẫu tin nhắn ấn tượng, nhanh gọn mà chủ doanh nghiệp có thể học hỏi. Đây chính là bí quyết mà chúng tôi đúc rút trong suốt quá trình cùng khách hàng quản lý tin nhắn Fanpage, đừng bỏ qua nhé!

3.1. Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng để xác nhận vấn đề

Khi khách hàng chủ động nhắn tin cho Fanpage của bạn tức là họ đang có nhu cầu và quan tâm đến sản phẩm vụ mà cửa hàng bạn đang cung cấp. Để xác định vấn đề và nhu cầu của khách hàng, bạn có thể trả lời theo mẫu sau:

Chào … ! Không biết bạn đang quan tâm đến sản phẩm nào của … (tên cửa hàng) ?

….. (tên cửa hàng) có thể giúp gì được cho bạn?

Xin chào! Bạn muốn ….. (tên cửa hàng) tư vấn sản phẩm nào ạ?

Trong mẫu tin nhắn này, bạn nên chào hỏi nhẹ nhàng và giữ phép lịch sự bằng cách tạo sự tôn trọng với khách hàng. Bởi điều này sẽ giúp khách hàng thấy được sự quan tâm của bạn dành cho họ. Hãy bắt đầu câu chuyện đơn giản nhưng trực tiếp, tránh lan man, lòng vòng khiến khách hàng không thể tiếp cận được và không đạt được mong muốn khi nhắn tin.

3.2. Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng để khách chốt đơn

Sau khi khách hàng đã quyết định mua sản phẩm nào của shop, việc cần làm ngay bây giờ là bạn phản hồi tin nhắn để xác nhận thông tin. Bạn có thể tham khảo một số mẫu sau: 

Sản phẩm … (Tên sản phẩm) đang được giảm giá. Bạn hãy để lại số điện thoại và địa chỉ, shop sẽ lên đơn ship cho bạn trong ngày hôm nay nhé!

… (Tên shop) freeship tất cả các đơn có giá trị từ 200k trong ngày hôm nay. Bạn hãy để lại số điện thoại, địa chỉ để shop lên đơn ship cho bạn nhé!

3.3. Mẫu tin nhắn trả lời nhanh khi vắng mặt

Trong trường hợp bạn đang bận và chưa thể trả lời tin nhắn ngay lập tức, hãy cài đặt trước những tin nhắn trả lời tự động với những nội dung tham khảo như sau: 

Chào bạn, … (Tên shop) đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ phản hồi lại trong thời gian sớm nhất. Mong bạn thông cảm và chờ … (Tên shop) một chút nhé!

Chào … (Tên khách), hiện tại … (Tên shop) chưa thể trả lời bạn ngay vì đang bị quá tải tin nhắn. Nếu bạn không thể chờ hoặc cần nhận sản phẩm gấp, hãy gọi ngay đến số điện thoại này … (Số điện thoại) này để được hỗ trợ nhé! Cảm ơn bạn.

Chào … (Tên khách), hiện shop đang trong thời gian nghỉ lễ từ ngày … đến ngày …. … (Tên shop) sẽ đọc tin nhắn và liên lạc với của bạn ngay sau khi chúng tôi quay lại. Chúc bạn một kỳ nghỉ lễ vui vẻ!

4. Sử dụng phần mềm quản lý tin nhắn cho Fanpage Facebook

Ngoài những tính năng tích hợp sẵn mà Facebook mang tới cho người dùng, Chat.nhanh.vn sẽ bật mí với bạn một cách quản lý Fanpage nhanh chóng, nổi bật và tiện lợi. Đó chính là sử dụng ứng dụng quản lý tin nhắn Fanpage Chat.nhanh.vn.

Phần mềm Chat.nhanh.vn sẽ hỗ trợ người dùng quản lý tin nhắn khách hàng hiệu quả hơn. Đặc biệt nếu shop bạn có nhiều Fanpage bán hàng trên nhiều nền tảng mạng xã hội khác nhau thì phần mềm này sẽ giúp bạn tối ưu về mọi mặt.

Quản lý bán hàng Facebook chuyên nghiệp với Phần mềm Chat.nhanh.vn

Đăng ký dùng thử miễn phí đầy đủ tính năng

4.1. Hỗ trợ tổng hợp, quản lý tin nhắn tập trung

Việc quản lý tin nhắn, bình luận từ nhiều Fanpage không phải là việc dễ dàng vì nếu không biết cách quản lý, sẽ bị lãng phí thời gian và hao tổn nhân lực. Chính vì vậy, phần mềm Chat.nhanh.vn sẽ tự động thu thập tin nhắn trên các page. Người dùng chỉ cần truy cập duy nhất vào phần mềm này để kiểm tra, phản hồi và xử lý tất cả những inbox của khách hàng một cách toàn diện, không bỏ sót đơn.

Không chỉ vậy, mọi tin nhắn cũng được phần mềm này phân loại, gắn thẻ tag trạng thái đã đọc hay chưa, hoặc gắn màu phân biệt nhóm hội thoại hoặc tệp khách hàng theo nhu cầu người sử dụng. 

 Hỗ trợ tổng hợp, quản lý tin nhắn tập trung

4.2. Tự động trả lời tin nhắn theo mẫu

Phần mềm với tính năng tự động trả lời tin nhắn ngay lập tức khi có khách hàng inbox sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian phản hồi cũng như không để khách hàng phải chờ đợi quá lâu. Chỉ bằng một vài tính năng, bạn có thể thiết lập tin nhắn mẫu để hỗ trợ bạn trả lời nhanh hơn.

Bên cạnh đó, phần mềm này còn cung cấp hàng loạt các tính năng ưu việt khác như:

Tự động ẩn bình luận chứa thông tin cá nhân của khách hàng như: số điện thoại, tên, địa chỉ,… để phòng ngừa tình trạng cướp khách.

Quản lý tồn kho, tổng hợp số hàng hóa để chủ shop kịp thời có những giải pháp tổng quan tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của mình. 

Tự động lựa chọn và liên kết với các đơn vận chuyển uy tín trên toàn quốc. 

Báo cáo và phân tích tổng hợp theo tuần, tháng và theo quý. 

• Đồng bộ tồn kho, quản lý số lượng hàng hóa chính xác
• Kết nối với phần mềm quản lý bán hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh, kết hợp với nhiều chương trình khuyến mãi để gia tăng số lượng đơn hàng được bán ra.

Quản lý Fanpage Facebook là một kênh bán vô cùng tiềm năng, nếu bạn có thể quản trị được nó, chắc chắn công việc kinh doanh của bạn sẽ vô cùng thuận lợi. Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết này của Chat.nhanh.vn, bạn sẽ có thêm những kiến thức hữu ích về cách quản lý tin nhắn Fanpage hiệu quả. Từ đó giúp việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn và quản lý kinh doanh tốt hơn.