Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống: Cách xuất đúng quy định

"Khách ăn bát phở 50k có cần xuất hóa đơn không?" Đây là câu hỏi khiến nhiều chủ quán đau đầu. Đặc biệt, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/06/2025, việc áp dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là bắt buộc. Bài viết này tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xuất hóa đơn ăn uống đúng luật, tách dòng thuế suất chuẩn và tránh rủi ro bị ấn định thuế. Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây!

1. Có cần lập hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống không?

1.1. Nguyên tắc "Bán là phải xuất"

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, nguyên tắc cốt lõi của hóa đơn điện tử là: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua.

Quy định này nhấn mạnh 3 điểm "chết" mà ngành F&B hay mắc phải:

1. Không phân biệt giá trị: Dù hóa đơn chỉ 10.000đ (1 ly trà đá) hay 10.000.000đ (1 bàn tiệc), nghĩa vụ lập hóa đơn là như nhau. Quy định cũ về việc "dưới 200.000đ không cần lập hóa đơn ngay" đã hết hiệu lực hoàn toàn.
2. Không phân biệt đối tượng: Dù khách hàng là cá nhân (không lấy hóa đơn) hay doanh nghiệp (cần hóa đơn về thanh toán), bạn đều phải ghi nhận doanh thu.
3. Bắt buộc áp dụng Máy tính tiền từ 2025: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, các cơ sở kinh doanh ăn uống, nhà hàng có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

1.2. Rủi ro khi trốn xuất hóa đơn cho khách lẻ

Nhiều bạn sẽ thắc mắc: "Khách lẻ họ đi rồi, Thuế làm sao biết mà phạt?". Câu trả lời nằm ở nghiệp vụ đối soát dòng tiền và hàng tồn kho:

• Dòng tiền: Với sự phổ biến của thanh toán không tiền mặt (QR Code, Quẹt thẻ), dòng tiền chảy vào tài khoản ngân hàng của chủ quán là minh chứng rõ nhất cho doanh thu thực tế.
• Hàng tồn kho: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra hóa đơn đầu vào (bạn mua thịt, cá, bia, nước ngọt...). Nếu đầu vào rất lớn mà đầu ra (hóa đơn bán ra) lại quá ít -> Suy ra bạn đang giấu doanh thu. Bạn sẽ bị ấn định thuế và bị phạt hành vi trốn thuế. Mức phạt hành chính cho việc không lập hóa đơn có thể từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

1.3. Giải pháp cho khách không lấy hóa đơn

Vậy với khách lẻ ăn xong đứng dậy đi luôn thì làm thế nào? Theo quy định, bạn vẫn thực hiện xuất hóa đơn như bình thường:

• Tại ô "Tên người mua", "Địa chỉ", "Mã số thuế": Bạn có thể để trống hoặc ghi "Khách lẻ" / "Người mua không lấy hóa đơn".
• Hóa đơn này vẫn được gửi lên cơ quan thuế để ghi nhận doanh thu hợp pháp cho quán.

2. Thời điểm phải xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống

Theo Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: 

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”

Căn cứ khoản 8 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP quy định về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế…”.

Như vậy, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Đối với mô hình F&B, việc xuất hóa đơn từ máy tính tiền sẽ nhanh - chính xác và tuân thủ quy định khi sử dụng POS Nhanh.vn tích hợp hóa đơn điện tử. Phần mềm hỗ trợ quy trình 4 bước tự động, giúp nhà hàng không phải thao tác thủ công, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian cho thu ngân.

3. Nội dung của hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống chuẩn theo quy định

3.1. Thông tin định danh Người bán và Người mua

Đây là phần thông tin bắt buộc đầu tiên để xác định các bên tham gia giao dịch.

• Thông tin người bán: Phải thể hiện chính xác Tên, Địa chỉ, Mã số thuế của nhà hàng/quán ăn theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Thông tin người mua:
  • Khách hàng doanh nghiệp: Cần ghi đầy đủ Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số thuế để khách hàng có thể sử dụng hóa đơn này khấu trừ thuế đầu vào.
  • Khách hàng cá nhân/Khách lẻ: Nếu khách không lấy hóa đơn, bạn vẫn phải lập hóa đơn nhưng có thể để trống các trường này hoặc ghi là "Khách lẻ" / "Người mua không lấy hóa đơn". Đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, thông tin người mua không nhất thiết phải đầy đủ nếu khách không yêu cầu.

3.2. Tên hàng hóa, dịch vụ 

Căn cứ vào khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điểm b Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:

a) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

a.1) Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: Điện thoại Samsung, điện thoại Nokia; mặt hàng ăn, uống;...). Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà... Trường hợp kinh doanh dịch vụ vận tải thì trên hoá đơn phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi - điểm đến). Đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

Như vậy, quy định mới yêu cầu nội dung này phải rõ ràng, phản ánh đúng bản chất giao dịch.

• Yêu cầu chi tiết: Bạn cần ghi rõ tên các món ăn, đồ uống thực tế (Ví dụ: "Lẩu Thái hải sản", "Bia Tiger", "Cơm gà") thay vì ghi chung chung là "Dịch vụ ăn uống" hay "Tiếp khách".
• Trường hợp ngoại lệ: Đối với các suất ăn công nghiệp, cơm văn phòng bán theo định mức, bạn có thể ghi tên hàng hóa là "Suất ăn", "Cơm hộp".

3.3. Đơn vị tính, Số lượng và Đơn giá

Các chỉ tiêu này cần phản ánh đúng thực tế phục vụ tại quán.

• Đơn vị tính: Sử dụng các đơn vị thông dụng như: cái, con, đĩa, bát, nồi, suất, lon, chai.... Đối với dịch vụ (như phí phục vụ), đơn vị tính có thể không bắt buộc hoặc ghi theo lần cung cấp.
• Số lượng & Đơn giá: Ghi theo số lượng thực tế khách sử dụng.

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 10 Nghị định 123 được sửa đổi bởi Điểm b Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70

a.2) Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường (ví dụ như: Tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m³, m², m...). Đối với dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

a.3) Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ sỐ Ảrập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính và chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, được lập theo kỳ quy ước, dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh và các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính được lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu thì người bán được sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiều của các cơ quan có thẩm quyền.

3.4. Thuế suất GTGT và Tổng tiền thanh toán

Đây là phần phức tạp nhất trong ngành F&B do đặc thù thuế suất hỗn hợp. Bạn cần tách dòng rõ ràng:

• Tách dòng thuế suất:
  • Món ăn & Đồ uống không cồn: Thường chịu thuế suất 8% (trong giai đoạn áp dụng chính sách giảm thuế) hoặc 10% tùy thời điểm.
  • Rượu & Bia: Luôn chịu thuế suất 10% (do chịu thuế Tiêu thụ đặc biệt, không thuộc diện được giảm).
• Tổng tiền thanh toán: Là tổng cộng tiền hàng và tiền thuế GTGT mà khách hàng phải trả

Tham khảo: Top 5 phần mềm in hóa đơn miễn phí không thể bỏ qua

4. Quy trình xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống từ máy tính tiền

Để giải quyết bài toán "Xuất nhanh - Tách thuế chuẩn - Đúng thời điểm", Bộ Tài chính đã triển khai giải pháp Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đây là quy định bắt buộc từ 01/06/2025 đối với ngành ăn uống.

4.1. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Ưu điểm: Không bắt buộc có chữ ký số ngay tại thời điểm xuất (ký trên bảng tổng hợp cuối ngày), xuất liên tục 24/7.
• Nhận diện: Ký hiệu hóa đơn có chữ M (ví dụ 1C25MYY).

4.2. Quy trình triển khai 4 bước chuẩn chỉnh

Bước 1: Đăng ký Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin thuế hoặc tổ chức T-VAN 
• Quan trọng: Tại mục hình thức, chọn "Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền".

Bước 2: Cấu hình phần mềm

Thiết lập thông tin người bán, mẫu số, ký hiệu hóa đơn trên phần mềm quản lý bán hàng (POS).

Bước 3: Vận hành bán hàng

• Nhân viên Order -> Thanh toán.
• Tại màn hình thanh toán, chọn "Xuất hóa đơn".
• Hóa đơn được in ra kèm mã cơ quan thuế để khách hàng tra cứu. Nội dung bao gồm: Tên hàng hóa, giá thanh toán, thời điểm lập....

Bước 4: Gửi dữ liệu cuối ngày

• Cuối ngày, phần mềm tự động tổng hợp dữ liệu hóa đơn đã xuất và gửi về cơ quan thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dễ dàng

5. Câu hỏi thường gặp (FAQs) - Giải đáp thắc mắc chuyên sâu

5.1. Có cần xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống kèm bảng kê không?

Tuyệt đối KHÔNG.

Với hóa đơn điện tử, số dòng không bị giới hạn nên doanh nghiệp phải liệt kê đầy đủ hàng hóa, dịch vụ đã bán trên hóa đơn.

Việc lập bảng kê kèm theo chỉ áp dụng cho một số dịch vụ đặc thù (điện, nước, viễn thông...) hoặc xuất theo kỳ. Đối với dịch vụ ăn uống bán lẻ từng lần, việc xuất kèm bảng kê là không hợp lệ và có thể bị từ chối khấu trừ thuế.

5.2. Có cần phải ghi chi tiết từng món ăn và thuế suất liên quan trong hóa đơn dịch vụ ăn uống không?

Câu trả lời là CÓ.

Hóa đơn cần ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ. Nếu hàng hóa có nhiều chủng loại (ví dụ: Bia, Nước ngọt, Lẩu...), cần ghi chi tiết để đảm bảo tính chính xác về thuế suất.

Như đã phân tích ở mục 3, Rượu bia chịu thuế 10%, đồ ăn có thể 8%. Việc ghi chi tiết giúp tách bạch nghĩa vụ thuế.

Xem thêm: Cách tạo đơn hàng, in hóa đơn tại quầy trong 30 giây

5.3. Hóa đơn dịch vụ ăn uống có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Có, nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

• Là chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (Tiếp khách phải có quy định rõ ràng trong quy chế công ty).
• Hóa đơn hợp pháp, đầy đủ nội dung (không ghi chung chung).
• Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Như vậy, việc xuất hóa đơn ăn uống không còn là sự lựa chọn "có cũng được, không có cũng xong" mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc sống còn. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mốc thời gian 01/06/2025 sẽ là thời điểm bắt buộc " mà mọi nhà hàng, quán cafe phải chuyển đổi sang mô hình Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Thay vì loay hoay với sổ sách thủ công hay nơm nớp lo sợ mỗi kỳ thanh tra, hãy để công nghệ giúp bạn chuẩn hóa quy trình ngay từ hôm nay. Liên hệ ngay Nhanh.vn để được giải đáp mọi thắc mắc!

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.