Xuất hóa đơn cho cá nhân: Quy định và cách thực hiện đúng chuẩn

Xuất hóa đơn cho cá nhân là yêu cầu bắt buộc trong các giao dịch, đặc biệt khi doanh nghiệp muốn đảm bảo tính hợp lệ của doanh thu và minh bạch trong kê khai thuế. Trong bài chia sẻ dưới đây, tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định về xuất hóa đơn cá nhân và hướng dẫn cách thực hiện đúng chuẩn theo quy định pháp luật.

1. Có cần phải xuất hóa đơn cho cá nhân không?

Nhiều chủ shop, hộ kinh doanh và kế toán doanh nghiệp nhỏ thường băn khoăn: “Khách hàng là cá nhân có cần xuất hóa đơn không?” Câu trả lời là có, tùy theo từng trường hợp cụ thể. Theo quy định, đơn vị bán hàng phải lập hóa đơn khi:

• Giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên và người mua yêu cầu xuất hóa đơn.
• Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, thì mọi giao dịch đều phải lập hóa đơn điện tử, kể cả khi khách hàng không yêu cầu.

Căn cứ vào Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Ngoài ra, tại Khoản 5, Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định, trừ hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

Như vậy, dù khách lẻ không yêu cầu lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc xuất hóa đơn đầy đủ không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tránh các mức phạt liên quan đến hành vi không lập hóa đơn theo quy định.

Xem thêm: Quy định về viết hóa đơn cho khách hàng cá nhân

2. Quy định về xuất hóa đơn cho cá nhân mới nhất

Việc xuất hóa đơn cho cá nhân cần tuân thủ theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn và đảm bảo đủ nội dung bắt buộc để tránh sai sót hoặc vi phạm không đáng có.

2.1. Thời điểm xuất hóa đơn cho cá nhân

Thời điểm xuất hóa đơn cá nhân được quy định rõ tùy theo từng loại giao dịch dưới đây:

• Đối với bán hàng hóa: Hóa đơn phải được lập ngay khi doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào thời điểm thu tiền.
• Đối với xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn GTGT điện tử do người bán tự xác định. Tuy nhiên, chậm nhất không được muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định hải quan.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Hóa đơn cần được lập khi dịch vụ hoàn thành, bất kể đã nhận tiền hay chưa. Nếu đơn vị thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Lưu ý: Tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính - thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng… không phải lập hóa đơn ngay.

• Giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ theo từng phần: Mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị, khối lượng thực tế.

Để đảm bảo xuất hóa đơn cho cá nhân đúng thời điểm, đúng nội dung và hạn chế sai sót, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Nhanh.vn. Hệ thống tự động lấy dữ liệu bán hàng - điền thông tin hóa đơn - lưu trữ bản thể hiện và file XML đúng chuẩn pháp luật.

2.2. Nội dung xuất hóa đơn cho cá nhân

Việc xuất hóa đơn cho cá nhân cần đảm bảo có các nội dung theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điểm đ Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP với một số điểm linh hoạt đối với thông tin của người mua là cá nhân không kinh doanh (khách lẻ). Cụ thể:

• Tên hóa đơn: Ví dụ phổ biến như Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng… giúp xác định loại chứng từ được sử dụng.
• Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn: Đây là các thông tin định danh giúp quản lý và tra cứu hóa đơn.
• Số hóa đơn: Là số thứ tự duy nhất trong từng ký hiệu, đảm bảo không xảy ra trùng lặp trong hệ thống.
• Thông tin người bán: Bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ và mã số thuế, thể hiện đơn vị phát hành và cung cấp hàng hóa/dịch vụ.
• Thông tin người mua: Ghi rõ tên, địa chỉ và mã số thuế (nếu là tổ chức có MST). Với khách hàng cá nhân không có mã số thuế, phần này có thể để trống.
• Danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ: Thể hiện chi tiết tên sản phẩm/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền của từng dòng.
• Thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán: Ghi rõ mức thuế áp dụng và số tiền khách hàng cần thanh toán sau thuế.
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã): Dùng để xác thực hóa đơn trong hệ thống của Tổng cục Thuế.
• Chữ ký số của người bán: Là chữ ký điện tử nhằm xác nhận tính hợp lệ và giá trị pháp lý của hóa đơn.

Lưu ý quan trọng:

Theo quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không phải lúc nào hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng cá nhân cũng cần đầy đủ tất cả các thông tin. Tùy từng trường hợp thực tế, một số nội dung trên hóa đơn không cần đầy đủ. Cụ thể:

• Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, doanh nghiệp không cần chữ ký số của cả người bán và người mua.
• Khi xuất hóa đơn tại siêu thị, trung tâm thương mại cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn không bắt buộc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Hóa đơn điện tử trong bán lẻ xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh không cần các thông tin như: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; thông tin người mua; chữ ký điện tử của người mua và chữ ký số của người bán; thuế suất GTGT.
• Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt hoặc bán nhà thu tiền theo tiến độ, không nhất thiết phải thể hiện đơn vị tính, số lượng, đơn giá trên hóa đơn.

Tham khảo: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho cá nhân theo đúng quy định

Khi cá nhân yêu cầu xuất hóa đơn GTGT khi mua hàng hóa dịch vụ người bán lưu ý các bước xuất hóa đơn GTGT như sau:

Bước 1. Tổng hợp thông tin khách hàng

Doanh nghiệp trước tiên cần tổng hợp các dữ liệu liên quan để lập hóa đơn, bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp: Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, ký hiệu và số hóa đơn.
• Thông tin người mua: Họ tên, địa chỉ (nếu có), số điện thoại.
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất áp dụng.

Bước 2: Lập và phát hành hóa đơn

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết, doanh nghiệp tiến hành lập và xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng theo đúng quy định.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho khách

Doanh nghiệp chuyển hóa đơn đến người mua theo hình thức tương ứng:

• Hóa đơn điện tử: Gửi qua email hoặc nền tảng trực tuyến.
• Hóa đơn giấy: Giao trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính.

Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh: những điều bạn cần biết

4. Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến xuất hóa đơn cho cá nhân

Việc xuất hóa đơn cho cá nhân đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tính hợp pháp và hạn chế sai sót. Để giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và chính xác, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp các doanh nghiệp cần nắm rõ.

4.1. Khách hàng không lấy hóa đơn thì xuất hóa đơn thế nào?

Trường hợp khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn, người bán có thể xuất hóa đơn mà không ghi đầy đủ thông tin của người mua theo hướng dẫn tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

- Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.

- Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.

- Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.

- Đối với hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.

4.2. Xuất hóa đơn cho cá nhân không ghi Mã số thuế có được không?

Căn cứ quy định tại Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì việc ghi các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua trên HĐĐT như sau:

- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

- Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

Như vậy, căn cứ vào các quy định nêu trên thị trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ cho cá nhân không có mã số thuế thì trên hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng là cá nhân đó không bắt buộc phải ghi mã số thuế của khách hàng.

4.3. Cá nhân cho thuê nhà có phải xuất hóa đơn không?

Theo điểm 2.5 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:

- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Như vậy, có nghĩa là doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân. Cá nhân không phải xuất hóa đơn điện tử khi cho thuê tài sản.

4.4. Cá nhân bán xe cho công ty có phải xuất hóa đơn không?

Cá nhân không kinh doanh khi bán xe cho doanh nghiệp không có nghĩa vụ xuất hóa đơn. Thay vào đó, doanh nghiệp khi mua xe từ cá nhân có thể sử dụng các giấy tờ hợp lệ để hạch toán chi phí, bao gồm:

- Hợp đồng mua bán xe giữa cá nhân và doanh nghiệp, được công chứng hoặc chứng thực theo đúng quy định pháp luật.

- Chứng từ thanh toán (chuyển khoản hoặc tiền mặt) để thể hiện rõ quá trình giao dịch.

- Giấy tờ xe bản gốc và các tài liệu kèm theo nhằm phục vụ thủ tục sang tên, chuyển quyền sở hữu.

Như vậy, nhân không phải là tổ chức kinh doanh, họ không thuộc diện phải kê khai, nộp thuế GTGT nên không phải xuất hóa đơn khi chuyển nhượng xe.

Việc hiểu đúng quy định về hóa đơn khi giao dịch với cá nhân giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và tối ưu quy trình quản lý. Dù trong nhiều trường hợp cá nhân không bắt buộc phải xuất hóa đơn, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan để đáp ứng yêu cầu kiểm tra khi cần thiết. Nắm rõ quy định về việc xuất hóa đơn cho cá nhân, giúp quy trình xử lý giao dịch minh bạch, đúng luật và tránh phát sinh sai sót không đáng có.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.