Cách tải hóa đơn điện tử đơn giản: Hướng dẫn chi tiết từng bước

Bạn đang cần tải hóa đơn điện tử nhưng không rõ định dạng file chuẩn theo quy định và cách thực hiện thế nào cho đúng? Qua bài viết tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước tải hóa đơn điện tử từ các hệ thống phổ biến, kèm lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi lưu trữ và sử dụng hóa đơn. Giải pháp rõ ràng, dễ làm, đúng pháp lý. Hãy cùng theo dõi bài biết sau đây

1. Quy định về định dạng file hóa đơn điện tử khi tải 

Khi tải hóa đơn điện tử, người dùng cần tuân thủ đúng định dạng file theo quy định để đảm bảo tính pháp lý và khả năng tra cứu về sau.

Căn cứ khoản 1 điều 12 Nghị định 123/2020-NĐ/CP quy định:

“Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.”

Như vậy, theo quy định trên, định dạng hóa đơn điện tử được cấu thành từ dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và dữ liệu ký số; riêng hóa đơn có mã của cơ quan thuế sẽ bổ sung thêm thông tin liên quan đến mã của cơ quan thuế. 

Khi tải về, hóa đơn thường được lưu dưới hai định dạng phổ biến là XML và PDF. Trong đó:

• File XML chứa toàn bộ dữ liệu gốc và có giá trị pháp lý khi chưa bị chỉnh sửa
• File PDF chỉ thể hiện nội dung kinh tế, nghiệp vụ để tiện theo dõi, không phải là bản có giá trị pháp lý.

Tham khảo: File XML hóa đơn điện tử: Cách đọc, tải về và lưu trữ chi tiết

2. Tổng hợp những cách tải hóa đơn điện tử đơn giản nhất

Có nhiều cách để tải hóa đơn điện tử tùy theo hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng, từ cổng thông tin của cơ quan thuế đến phần mềm hóa đơn của từng nhà cung cấp.

2.1. Cách tải hóa đơn điện tử từ phần mềm hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể tải hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm quản lý hóa đơn đang sử dụng như Nhanh.vn , AccNet eInvoice, MISA hay Fast Invoice,....

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm 

Bạn mở phần mềm quản lý hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng 

Bước 2: Chọn hóa đơn cần tải

Sau khi đăng nhập, bạn chỉ cần tìm hóa đơn theo số, khách hàng hoặc ngày phát hành trong danh sách chứng từ

Bước 3: Tải hóa đơn

Sau khi chọn hóa đơn cần tải bạn chọn chức năng Tải hóa đơn để hệ thống xuất file. 

Bước 4: Lưu hóa đơn 

Sau khi bấm tải, bạn lưu hóa đơn về máy với định dạng XML hoặc PDF theo thư mục quản lý nội bộ để thuận tiện cho việc đối chiếu và lưu trữ lâu dài.

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Nhanh.vn, bạn có thể tải hóa đơn chỉ với 1 thao tác, đầy đủ XML - PDF - bản thể hiện theo chuẩn Nghị định 70/2025. Hệ thống cũng hỗ trợ tìm kiếm, phân loại, lưu trữ hóa đơn cực nhanh, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn.

2.2. Cách tải hóa đơn điện tử từ tổng cục thuế

Bước 1: Truy cập vào website hệ thống hóa đơn điện tử

Bạn truy cập vào hệ thống và nhập thông tin đăng nhập (Tài khoản đăng nhập được cấp qua mail đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử).

Bước 2: Tra cứu hóa đơn

Bạn chọn mục Tra cứu sau đó lựa chọn Tra cứu hóa đơn

Bước 3: Nhập thông tin

Bạn chọn Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào. Nhập các thông tin hóa đơn cần tra cứu gồm:

• Mã số thuế người bán
• Loại hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn

Sau đó Chọn Tìm kiếm

Bước 4: Tải hóa đơn

Bạn chọn hóa đơn từ danh sách kết quả được hiển thị → Nhấn biểu tượng xem để xem thông tin chi tiết của hóa đơn.

Lưu ý: Tại hệ thống hóa đơn điện tử bạn có thể thực hiện các chức năng như Xem/ In/ Xuất Excel/ Xuất XML. Bạn chọn phương thức xuất mong muốn để tải hóa đơn

Xem thêm: Top 15 phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín cho doanh nghiệp

2.3. Cách tải hóa đơn điện tử từ Website nhà cung cấp

Nhiều nhà cung cấp lớn hiện đã phát triển cổng tra cứu hóa đơn riêng, giúp khách hàng chủ động lấy chứng từ và đảm bảo dòng thông tin chi phí không bị gián đoạn. Theo đó, người bán cung cấp một mục tra cứu trên website của họ, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào website nhà cung cấp

Bạn đăng nhập vào website nhà cung cấp như: Nhanh.vn, AccNet eInvoice, MISA eInvoice, E-Invoice, VNPT Invoice… 

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp

Sau khi đăng nhập vào tài khoản đã đăng ký, bạn truy cập mục Tra cứu hóa đơn trong giao diện quản lý, 

Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn

Bạn nhập các thông tin cần thiết như mã số thuế, ký hiệu hoặc số hóa đơn để hệ thống hiển thị kết quả tương ứng. 

Bước 4: Thực hiện tra cứu

Tại đây, bạn chỉ cần chọn hóa đơn mong muốn và tải về dưới định dạng XML hoặc PDF. Với các nhà cung cấp hỗ trợ tải nhiều hóa đơn cùng lúc, doanh nghiệp còn có thể rút ngắn đáng kể thời gian xử lý chứng từ.

Cách này thuận tiện cho việc tra cứu lại bất kỳ lúc nào, đặc biệt hữu ích khi giao dịch thường xuyên, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai hệ thống này và người dùng có thể phải quản lý nhiều cổng tra cứu khác nhau.

Đọc thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

3. Lưu ý khi tải hóa đơn điện tử

Khi tải hóa đơn điện tử, người dùng cần bảo đảm tính chính xác của dữ liệu và tuân thủ đúng định dạng theo quy định để tránh rủi ro trong đối chiếu, kê khai và lưu trữ. Phần dưới đây sẽ tổng hợp những lưu ý quan trọng giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, hạn chế sai sót và đảm bảo chứng từ luôn sẵn sàng khi cơ quan thuế yêu cầu như sau:

• Sau khi tải hóa đơn điện tử ở định dạng XML, doanh nghiệp thường nhận được một gói dữ liệu nén. Trước khi sử dụng, bạn cần giải nén bằng WinRAR, 7-Zip hoặc công cụ tích hợp trên máy tính, đồng thời kiểm tra lại các thông tin quan trọng như mã số thuế, số hóa đơn, ngày phát hành và giá trị hóa đơn để bảo đảm dữ liệu đầy đủ và hợp lệ.
• Nhiều phần mềm hóa đơn hiện nay còn hỗ trợ tùy chọn tải xuống trực tiếp hoặc gửi hóa đơn qua email. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lưu trữ, in ấn hoặc chuyển tiếp cho kế toán và khách hàng nhanh chóng, giảm thao tác thủ công và tránh sai sót trong quá trình xử lý chứng từ.
• Với trường hợp cần tải số lượng lớn hóa đơn, bạn có thể sử dụng tính năng tải hàng loạt trên các nền tảng hóa đơn điện tử. Người dùng chỉ cần lọc theo tháng, quý, khách hàng hoặc loại hóa đơn rồi xuất ra một gói ZIP chứa toàn bộ file XML/PDF, giúp tiết kiệm thời gian, dễ quản lý và thuận tiện cho việc nhập liệu kế toán.
• Khi lưu trữ, doanh nghiệp nên kiểm tra định dạng file, đảm bảo dữ liệu không bị lỗi, đặt trong thư mục phân quyền phù hợp và thực hiện sao lưu định kỳ để bảo mật, tránh rủi ro mất mát hoặc chỉnh sửa ngoài ý muốn.

Để thực hiện cách tải hóa đơn điện tử đơn giản, doanh nghiệp cần nắm rõ định dạng file XML và PDF theo quy định, lựa chọn phương thức tải phù hợp trên cổng tra cứu, phần mềm hóa đơn hoặc hệ thống của cơ quan thuế, đồng thời chú ý kiểm tra tính hợp lệ và bảo mật dữ liệu sau khi tải. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp xử lý chứng từ nhanh chóng mà còn hạn chế rủi ro trong kê khai và lưu trữ. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn hoặc hỗ trợ triển khai quy trình hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi ngay để được hướng dẫn đầy đủ và chính xác.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.