Cách đồng bộ tồn kho tự động giữa website và sàn TMĐT

Sự khác biệt giữa một hệ thống bán hàng chuyên nghiệp và một shop nhỏ nằm ở khả năng đồng bộ kho tự động. Nếu bạn đang gặp tình trạng “hết hàng chỗ này, dư hàng chỗ kia”, đã đến lúc tối ưu tồn kho giữa web và sàn TMĐT.

1. Vì sao cần đồng bộ tồn kho giữa website & sàn TMĐT?

1.1. Tránh bị phạt vì hết hàng đột ngột

Hầu hết sàn TMĐT như Shopee, Lazada đều áp dụng hình phạt nếu shop nhận đơn nhưng không còn hàng. Đồng bộ tồn kho giúp hệ thống tự động trừ hàng khi có đơn, giảm rủi ro sai sót.

1.2. Tồn kho sai khiến bạn lãng phí tiền quảng cáo

Khi quảng cáo sản phẩm đã hết hàng mà vẫn để hiển thị, bạn không chỉ tốn ngân sách mà còn bỏ lỡ cơ hội bán hàng. Đồng bộ kho giúp bạn kiểm soát chính xác tình trạng hàng hóa trên mọi kênh.

1.3. Dễ mất uy tín với khách hàng

Khách đặt hàng nhưng không có hàng giao, đổi trả nhiều → ảnh hưởng đánh giá - điều mà bất kỳ thương hiệu nào cũng nên tránh. Đồng bộ tồn kho tự động là cách ngăn chặn tình trạng này ngay từ đầu.

1.4. Vận hành đơn giản, tiết kiệm thời gian

Thay vì kiểm tra từng kho thủ công, phần mềm giúp bạn cập nhật tức thì số lượng còn lại giữa các kênh. Một thao tác đồng bộ, nhiều rắc rối được giải quyết.

2. Đồng bộ tồn kho tự động là gì? Hoạt động như thế nào?

2.1. Đồng bộ tồn kho tự động là gì?

Đồng bộ tồn kho tự động là quá trình hệ thống tự động cập nhật số lượng hàng còn lại khi có đơn hàng phát sinh, giúp đồng nhất tồn kho giữa website và các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki…

2.2. Đồng bộ tồn kho tự động hoạt động như thế nào?

1. Kết nối gian hàng TMĐT với phần mềm quản lý bán hàng (ví dụ: Nhanh.vn)
2. Tải & ghép nối sản phẩm giữa các kênh
3. Tự động ghi nhận đơn hàng và trừ tồn kho đúng sản phẩm
4. Đồng bộ dữ liệu kho từ hệ thống trung tâm ra các nền tảng

Hệ thống sẽ xử lý theo 2 chiều:

• Khi có đơn hàng từ sàn → trừ tồn tại kho chính
• Khi có thay đổi tồn tại kho chính → cập nhật tồn ra các sàn

2.3. Đồng bộ thủ công có gì khác với tự động?

Nếu bạn vẫn đang kiểm soát thủ công theo từng dòng sản phẩm, hãy xem cách kiểm soát tồn kho chi tiết theo sản phẩm để hiểu vì sao sai lệch số liệu dễ xảy ra khi không có hệ thống đồng bộ.

Đồng bộ tồn kho tự động không chỉ giúp bạn tránh bị phạt vì hết hàng đột ngột mà còn tiết kiệm chi phí quảng cáo và nâng cao uy tín với khách hàng. Nhanh.POS giúp bạn:

• Đồng bộ tồn kho tự động trên Shopee, Lazada, TikTok Shop, Website chỉ trong một bước
• Cảnh báo sai lệch tồn kho giúp bạn kiểm soát hàng hóa dễ dàng
• Quản lý tồn kho giữa các kênh bán hàng mà không lo thiếu hàng hoặc thừa hàng

3. Những sai lầm phổ biến khi đồng bộ thủ công

3.1. Cập nhật thủ công dễ sai, dễ chậm

Bạn hoặc nhân viên có thể quên trừ kho khi có đơn → dẫn đến tồn ảo. Trên sàn vẫn hiện còn hàng trong khi thực tế đã hết.

3.2. Dễ xảy ra lỗi khi chạy nhiều khuyến mãi cùng lúc

Flash Sale, chương trình giảm giá, combo... khiến số lượng biến động mạnh. Cập nhật bằng tay khó theo kịp tốc độ đơn hàng.

3.3. Không đồng nhất SKU giữa các kênh

Nếu bạn dùng mã SKU khác nhau giữa website và sàn, sẽ không thể ghép nối tự động. Hậu quả là đơn không trừ kho, tồn bị lệch.

3.4. Dữ liệu khó kiểm soát, dễ lẫn lộn

Khi không có phần mềm hỗ trợ, bạn phải đối chiếu bằng file Excel hoặc ghi tay. Sai một bước là rối toàn hệ thống.

Việc đồng bộ thủ công tồn kho giữa các kênh bán hàng rất dễ dẫn đến sai sót, chậm trễ và khó kiểm soát. Nhanh.POS giúp bạn:

• Đồng bộ kho tự động giữa Shopee, Lazada, TikTok Shop, Website
• Tự động cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực, không bị lệch SKU
• Cảnh báo khi có sự sai lệch về tồn kho, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh

4. Cách đồng bộ tồn kho tự động giữa website và sàn TMĐT trên Nhanh.vn

Đồng bộ sàn TMĐT được hiểu là đồng bộ sản phẩm và đồng bộ đơn hàng về phần mềm để theo dõi đồng bộ tồn kho và quản lý doanh thu đơn hàng trên sàn TMĐT. Các bước trong quy trình đồng bộ sàn TMĐT diễn ra như sau:

Trước khi đồng bộ, bạn cần liên kết tài khoản sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki...) với phần mềm quản lý như Nhanh.vn. Việc này chỉ cần thực hiện một lần và không cần thao tác kỹ thuật phức tạp.

Để truy cập quản lý đồng bộ sản phẩm sàn TMĐT, bạn truy cập module Sản phẩm - chọn Sàn TMĐT - chọn sàn cần đồng bộ sản phẩm.

Nếu bạn biết cách phân biệt sản phẩm nào bán chạy thì điều chỉnh tồn kho hiệu quả và đồng bộ hóa tồn kho giữa các kênh bán hàng trở nên dễ dàng hơn.

Bước 1: Tải & ghép nối sản phẩm

• Chọn “Đồng bộ” > chọn “Tải sản phẩm từ sàn TMĐT

• Chọn “Seller” (gian hàng muốn tải sản phẩm)

Hệ thống cho phép tải dữ liệu sản phẩm từ sàn về hoặc từ website lên phần mềm. 

3 trường hợp xử lý:

• Đã có sản phẩm trên Nhanh.vn nhưng chưa có trên sàn
• Đã có sản phẩm trên sàn nhưng chưa có trên Nhanh.vn
• Đã có cả hai → cần ghép nối theo SKU - Chia làm 2 tình huống: 
  • Mã SKU sản phẩm trên sàn trùng với mã sản phẩm trên Nhanh.vn
  • Mã SKU sản phẩm trên sàn khác mã sản phẩm trên Nhanh.vn

Trường hợp 1: Đã có trên Nhanh.vn nhưng chưa có trên sàn

Trường hợp này nghĩa là bạn đã dùng phần mềm Nhanh.vn từ trước, mới bắt đầu kinh doanh trên sàn TMĐT.

• Bước 1: Tải sản phẩm từ sàn TMĐT > chờ ghép nối với sản phẩm trên Nhanh

• Bước 2: Sau khi sản phẩm được tải về thành công, sẽ hiển thị tab “Sản phẩm chưa ghép”

• Bước 3: Ghép nối các sản phẩm vừa tải về với các sản phẩm có sẵn trên hệ thống Nhanh. Có 2 cách ghép nối sản phẩm trên Nhanh với sản phẩm trên sàn:

Trường hợp bạn chưa sử dụng phần mềm đồng bộ chuyên sâu, có thể bắt đầu với quản lý kho bằng Excel để theo dõi tồn kho cơ bản trước khi chuyển sang hệ thống tự động.

Cách 1: Ghép nối thủ công: Chọn Seller muốn ghép sản phẩm

• Tại cột Sản phẩm (Nhanh): Tìm đến sản phẩm có sẵn trên hệ thống Nhanh.vn tương ứng với sản phẩm ở cột Sản phẩm (Sàn).
• Tại cột Số lượng: Là số lượng tương ứng của 1 sản phẩm trên Sàn với sản phẩm trên Nhanh.vn.

Đối với sản phẩm combo theo số lượng thì cột số lượng điền theo số lượng quy đổi. Xem chi tiết hướng dẫn đồng bộ sản phẩm combo trên sàn TMĐT tại đây.

• Lưu cặp đã ghép hoặc ghép 1 loạt sản phẩm > Chọn “Lưu các cặp đã ghép” ở cuối trang > Sau khi hoàn thành ghép nối, sản phẩm sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép.

Cách 2: Ghép nối bằng file excel

• Bạn bấm vào Thao tác > Nhấn “Ghép sản phẩm từ file excel” Tải file mẫu về và điền dữ liệu:
  • MÃ SKU / Tên / ID Sản phẩm sàn: Bạn có thể xuất file excel danh sách tại tab Sản phẩm chưa được ghép để lấy nhanh dữ liệu mã SKU/Tên/ID sản phẩm sàn và điền vào file import.
    • Đối với sàn Shopee, bạn điền dữ liệu theo format ID sản phẩm cha - ID sản phẩm con.
  • Sản phẩm Nhanh Vn: Điền mã/mã vạch/tên sản phẩm trên Nhanh.
  • Số lượng: Là số lượng tương ứng của 1 sản phẩm trên Sàn với sản phẩm trên Nhanh.vn.
• Tại màn hình import trên phần mềm > chọn gian hàng cần ghép nối và import file lên phần mềm. Sau khi hoàn thành ghép nối, sản phẩm sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép.

Đối với sản phẩm combo theo số lượng thì cột số lượng điền theo số lượng quy đổi. Xem chi tiết hướng dẫn đồng bộ sản phẩm combo trên sàn TMĐT tại đây.

Trường hợp 2: Đã có sản phẩm trên sàn nhưng chưa có trên Nhanh.vn

Áp dụng với những bạn đang kinh doanh trên sàn và mới bắt đầu sử dụng Nhanh.vn.Trong trường hợp bạn có nhiều gian hàng TMĐT thì cần chọn ra 1 seller chính đảm bảo đầy đủ mã sản phẩm nhất có thể để làm chuẩn.

• Bước 1. Tải sản phẩm từ seller chính và tạo luôn trên Nhanh.vn
  • Chọn hình thức: Lấy sản phẩm từ Sàn về > tạo luôn sản phẩm trên Nhanh > Sản phẩm đã tải về sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép (hệ thống sẽ tải và tự tạo các sản phẩm độc lập có tên giống với sản phẩm trên sàn và tự ghép nối đối với Seller Chính.

Đối với những sản phẩm không có tồn thì không hiển thị được trên trang TMĐT đồng nghĩa với việc không kéo về được Nhanh.

Cách khắc phục tạm thời: Bạn thêm tồn cho sản phẩm trên sàn, ít nhất là 1 để có thể hiển thị, sau đó mới tải về và đồng bộ lại sau.

Mã SKU sản phẩm trên sàn phải tương ứng với mã sản phẩm trên Nhanh.

• Bước 2: Tải và ghép nối sản phẩm ở những gian còn lại

Thực hiện tải và ghép nối sản phẩm ở những gian hàng còn lại tương tự thao tác ở trường hợp 1.

Trường hợp 3: Đã có sản phẩm trên cả Nhanh.vn và sàn TMĐT

• Bước 1: Nếu bạn có thể đảm bảo chắc chắn rằng mã SKU sản phẩm trên sàn trùng khớp với mã sản phẩm trên Nhanh.vn thì ở bước tải sản phẩm về, bạn chọn Lấy sản phẩm từ Sàn về và tạo luôn sản phẩm trên Nhanh.
• Bước 2: Sản phẩm trên sàn được tải về sẽ được tự động ghép nối với sản phẩm trên Nhanh.vn. Điều kiện ghép nối là mã SKU trên sàn = mã sản phẩm trên Nhanh.

Nếu sản phẩm trên sàn không có mã SKU hoặc mã SKU sản phẩm các gian hàng khác mã sản phẩm trên Nhanh, bạn cần thao tác tải và ghép nối sản phẩm thủ công theo hướng dẫn trường hợp 1 để đảm bảo ghép nối sản phẩm chính xác nhất.

Bước 2: Đồng bộ đơn hàng trong quá khứ trên sàn về phần mềm

Bạn nên tải hết đơn trong tối thiểu 1 tháng gần nhất (nếu có) kể từ khi bắt đầu đồng bộ để xử lý các vấn đề liên quan như: Đổi trả hàng, hàng hoàn, thất lạc đơn hàng, đối soát…

• Bạn truy cập module Đơn hàng - chọn sàn TMĐT - chọn sàn cần tải đơn hàng.
• Bấm Tải đơn hàng  - chọn khoảng thời gian thích hợp - bấm Tải dữ liệu > Hệ thống sẽ tự động tải đơn.

Lưu ý: 

• Lazada: 2 tháng gần nhất.
• Shopee: 15 ngày gần nhất.
• Tiki: 30 ngày gần nhất.
• Sendo: không giới hạn thời gian.

Bước 3: Kiểm kho, cân bằng tồn kho

Sau khi thực hiện tải đơn hàng trong quá khứ trên sàn về phần mềm sẽ khiến cho số tồn sản phẩm trên hệ thống bị thay đổi sai lệch so với thực tế. Bạn cần kiểm kho cân bằng tồn hoặc nhập kho để đưa số tồn trong kho trên phần mềm về số lượng đúng.

• Đối với doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng Nhanh, sau khi tải đơn hàng, bạn kiểm kho toàn bộ sản phẩm về 0 và tiến hành nhập kho để có số lượng tồn chuẩn.
• Đối với doanh nghiệp đã sử dụng Nhanh từ trước, nếu số tồn trên Nhanh là chuẩn, trước khi tải đơn hàng trong quá khứ, bạn có thể xuất excel toàn bộ danh sách sản phẩm kèm số tồn trong kho. Sau khi tải đơn hàng, bạn thao tác import kiểm kho toàn bộ sản phẩm với số kiểm = số tồn trong kho của sản phẩm đã xuất excel trước đó.

Bước 4: Đồng bộ tồn kho sản phẩm

Sau khi đã có số lượng tồn kho chuẩn trên Nhanh.vn, bạn đã có thể đồng bộ tồn kho từ Nhanh sang sàn TMĐT.

• Chiều 1: khi có đơn hàng phát sinh trên sàn, đơn hàng được tải về Nhanh (đã thực hiện thao tác ghép nối các sản phẩm trước đó), khi đơn hàng đó thành công, hệ thống sẽ trừ tồn trong kho trên Nhanh.
• Chiều 2: Nếu khi cấu hình kết nối Sàn - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì mặc định hệ thống sẽ tự động đồng bộ tồn sang sàn khi có thay đổi về số tồn ở Nhanh. Còn nếu không hệ thống sẽ không cập nhật tồn kho.
• Chưa hỗ trợ đồng bộ tồn: Sendo.
• Sàn hỗ trợ đồng bộ tồn kho hai chiều: Shopee, Lazada, Tiki.

Sản phẩm trên Tiki bắt buộc phải có mã sản phẩm mới có thể đồng bộ được tồn kho.

Bước 4.1: Để đồng bộ tồn kho sàn TMĐT, bạn truy cập module Cài đặt - chọn Đồng bộ sàn TMĐT - chọn sàn và gian hàng cần đồng bộ tồn kho.

Bước 4.2: Bấm vào nút để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng - chọn Sửa cấu hình.

Bước 4.3: Tại mục Cập nhật tồn kho > sửa từ Không cập nhật tồn kho thành Cập nhật tồn kho.

Bước 4.4:

• Nếu doanh nghiệp chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho > chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.

Vào các ngày sale của sàn thường xảy ra các trường hợp khách đặt hàng từ nhiều gian hàng, hoặc kết nối API giữa Nhanh.vn và sàn không đồng bộ kịp, gây ảnh hưởng đến số tồn của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm cài đặt cho phép bạn lựa chọn số lượng tồn có thể bán sẽ được đồng bộ lên sàn TMĐT

Ví dụ:

Sản phẩm có số Có thể bán là 100

Cài đặt Tồn đồng bộ = tồn CTB - 10%

Số tồn hệ thống sẽ gửi lên sàn là 100*90% = 90 sản phẩm

Bạn có thể cài đặt theo % hoặc trừ đi số lượng nhất định

• Nếu doanh nghiệp có cấu hình đa kho: Tại mục Chế độ đa kho thì tồn sẽ đồng bộ theo đa kho đã cài đặt.

Bước 4.5: Truy cập module Sản phẩm > Sàn TMĐT > chọn sàn cần đồng bộ tồn kho

Bấm nút Đồng bộ - chọn Đồng bộ tồn kho sang sàn > Chọn Đồng bộ toàn bộ sản phẩm hoặc Đồng bộ các sản phẩm đã chọn để hoàn thành thao tác đồng bộ tồn từ Nhanh.vn sang sàn TMĐT.

Lưu ý khi đồng bộ tồn kho

• Bạn đã chọn có cập nhật tồn kho từ Nhanh.vn lên sàn, khi có thay đổi tồn kho ở Nhanh, hệ thống sẽ chạy tuần tự tồn của các sản phẩm, chứ không có sự thay đổi ngay lập tức. Tuỳ vào số lượng sản phẩm của sàn TMĐT thời gian độ trễ trung bình đồng bộ xong khoảng 5-10 phút.
• Ở trang danh sách sản phẩm sàn, bấm nút Đồng bộ - chọn Đồng bộ tồn kho sang sàn để đồng bộ tồn ngay lúc thao tác, bạn sẽ dùng khi cần lên tồn cho sản phẩm gấp (ví dụ như sản phẩm mới nhập lần đầu, cần có tồn để cho khách đặt hàng) hoặc bấm vào nút thao tác nhanh ứng với mỗi sản phẩm, chọn Đồng bộ tồn kho sang sàn.

Đồng bộ tồn kho từ Nhanh sang Shopee có thể bị ảnh hưởng nếu bạn kết nối với nhiều nền tảng khác ngoài Nhanh, vì vậy bạn chỉ nên giữ 1 nền tảng duy nhất có kết nối API tồn kho với Shopee, các nền tảng không sử dụng nên gỡ bỏ khỏi Shopee để tránh trường hợp làm sai tồn kho. 

Việc đồng bộ tồn kho tự động sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa. Nhanh.POS là giải pháp giúp bạn đồng bộ tồn kho tự động giữa các kênh bán hàng một cách chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

5. Tiêu chí chọn phần mềm đồng bộ tồn kho phù hợp

5.1. Phần mềm cần hỗ trợ đa kênh phổ biến

Hãy ưu tiên nền tảng có thể đồng bộ được với Shopee, Lazada, Tiki, website riêng, Facebook… Tránh dùng phần mềm chỉ hỗ trợ 1 - 2 sàn, vì bạn sẽ bị giới hạn kênh bán.

5.2. Có khả năng ghép nối SKU linh hoạt

Mỗi kênh bán có thể đặt SKU khác nhau. Phần mềm tốt sẽ cho bạn ghép thủ công hoặc bằng Excel, đảm bảo không mất dữ liệu khi chuyển đổi.

5.3. Giao diện dễ dùng, không cần người kỹ thuật

Một người bán hàng thông thường cũng cần thao tác được. Giao diện rõ ràng, ngôn ngữ thân thiện là điểm cộng lớn.

5.4. Có tùy chỉnh số tồn khi đồng bộ

Bạn nên chọn phần mềm cho phép cài đặt số tồn đồng bộ theo phần trăm hoặc con số cố định. 

Ví dụ: đẩy lên sàn 90% số tồn thực tế để tránh rủi ro khi chạy Flash Sale.

5.5. Có tính năng kiểm kho & cảnh báo sai lệch

Phần mềm nên có báo cáo cảnh báo khi tồn kho trên sàn và phần mềm không khớp. Điều này giúp bạn kiểm tra nhanh, tránh lỗi giao hàng.

Nhanh.vn là một trong số ít nền tảng hỗ trợ đồng bộ tồn kho đa kênh, tích hợp báo cáo tài chính, cảnh báo sai lệch và tối ưu vận hành TMĐT từ A - Z.

Nếu bạn đang bán trên nhiều kênh nhưng chưa kiểm soát được tồn kho, tôi khuyên nên bắt đầu sớm với việc đồng bộ kho tự động. Hệ thống tốt sẽ sẽ giúp bạn cập nhật tồn chính xác và tiết kiệm thời gian, giảm lỗi vận hành, tăng lợi nhuận rõ rệt.