Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch: Tối ưu quy trình, giảm sai sót

Khi số lượng đơn hàng ngày càng nhiều, chắc hẳn, bạn sẽ cảm thấy rất rối rắm khi kiểm kho thủ công: dễ sai sót, tốn thời gian và khó kiểm soát. Chính vì thế, một công cụ là phần mềm quản lý kho bằng mã vạch ra đời như một bước ngoặt, giúp doanh nghiệp tự động hóa, tối ưu quy trình và giảm lỗi con người trong toàn bộ hệ thống vận hành.
 

1. Tại sao phải quản lý kho bằng mã vạch

Trong kinh doanh bán lẻ và thương mại điện tử, kho hàng chính là “trái tim” của toàn bộ quy trình vận hành. Mỗi sai sót nhỏ trong việc nhập - xuất hay kiểm kê đều có thể dẫn đến thất thoát hàng hóa, sai lệch tồn kho và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. 

Đó là lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn quản lý kho bằng mã vạch - một công cụ hiện đại, tự động và có độ chính xác cao hơn nhiều so với cách làm thủ công truyền thống.

1.1. Quản lý kho bằng mã vạch là gì?

Quản lý kho bằng mã vạch là phương pháp sử dụng mã vạch để theo dõi, ghi nhận và kiểm soát hàng hóa trong kho hàng. Mỗi sản phẩm được gắn một mã vạch riêng, chứa thông tin về tên hàng, mã SKU, giá bán, ngày sản xuất hoặc hạn sử dụng. Khi quét mã vạch, hệ thống phần mềm quản lý kho bằng mã vạch sẽ tự động cập nhật dữ liệu chính xác theo thời gian thực, giúp người quản lý nắm rõ tình hình kho mà không cần kiểm đếm thủ công.

Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong thao tác nhập liệu mà còn đảm bảo tính minh bạch và nhất quán giữa các bộ phận từ kho vận, bán hàng đến kế toán.

1.2. Độ chính xác là yếu tố sống còn

Có không ít trường hợp nhân viên nhập nhầm dữ liệu hoặc quên cập nhật tồn kho, khiến doanh nghiệp lâm vào cảnh “thiếu hàng ảo - tồn kho thật”.

Nhờ ứng dụng cách quản lý kho bằng mã vạch, mọi thao tác đều được ghi nhận tự động. Việc quét mã đảm bảo mỗi lần nhập hoặc xuất đều có bằng chứng rõ ràng, giúp loại bỏ tình trạng quên, sai hoặc trùng lặp.

1.3. Xuất - nhập hàng nhanh, chuẩn và minh bạch hơn

Trước đây, nhân viên kho phải ghi chép thủ công từng mã sản phẩm, nhập tay vào file Excel. Quy trình này vừa tốn thời gian vừa dễ nhầm lẫn.

Giờ đây, chỉ cần một lần quét mã vạch trên bao bì, phần mềm quản lý kho bằng mã vạch sẽ tự động ghi nhận sản phẩm đã nhập hay xuất, cập nhật tồn kho tức thì.

Cơ chế này giúp giảm đến 70% thời gian thao tác thủ công và loại bỏ rủi ro ghi nhầm số liệu. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực (real-time), cho phép người quản lý theo dõi kho hàng mọi lúc, mọi nơi. Với chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh, đây là bước tiến quan trọng để đảm bảo tính thống nhất giữa các điểm bán.

1.4. Đáp ứng đơn hàng nhanh chóng, tăng hiệu quả phục vụ

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc quản lý kho bằng mã vạch là khả năng đáp ứng nhanh các đơn hàng. Khi khách đặt mua, hệ thống có thể tra cứu ngay vị trí và số lượng sản phẩm còn lại trong kho. Nhân viên chỉ cần quét mã để xác nhận và xuất hàng, giúp quy trình xử lý đơn diễn ra nhanh gọn, chính xác.

Nhờ đó, doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian chuẩn bị hàng, giao hàng nhanh hơn và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Ở quy mô lớn, sự khác biệt này có thể giúp tiết kiệm hàng trăm giờ lao động mỗi tháng và tăng doanh thu nhờ quy trình vận hành trơn tru.

1.5. Nền tảng cho chuyển đổi số và mở rộng kinh doanh

Không chỉ dừng ở kiểm soát kho, phần mềm quản lý kho bằng mã vạch còn là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện. Khi dữ liệu kho được số hóa, các hệ thống khác như bán hàng, kế toán, vận chuyển hay marketing đều có thể kết nối tự động.

Điều này tạo ra dòng chảy dữ liệu thống nhất, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh tổng thể và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Nếu bạn chưa có quy trình vận hành chuẩn, có thể xem thêm quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ để nắm rõ từng bước từ nhập hàng, lưu trữ đến xuất kho trước khi áp dụng công nghệ quét mã vạch.

Khám phá ngay phần mềm quản lý kho bằng mã vạch Nhanh.vn - Giải pháp giúp bạn kiểm kho nhanh, giảm sai sót và tiết kiệm 50% thời gian quản lý.

Xem thêm: Cách kiểm kho sử dụng máy quét mã vạch của phần mềm Nhanh.vn

2. Quy trình quản lý kho bằng mã vạch

Một hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ nằm ở công nghệ mà còn ở quy trình vận hành chặt chẽ và đồng nhất. Trong đó, quản lý kho bằng mã vạch giúp các bước kiểm soát hàng hóa trở nên tự động, minh bạch và nhanh chóng hơn rất nhiều. Sau đây là quy trình quản lý kho bằng mã vạch dành cho các chủ shop.

2.1. Thiết lập và gán mã vạch cho sản phẩm

Bước đầu tiên, trước khi hàng hóa được nhập kho, người quản lý cần kiểm tra xem sản phẩm đã có mã vạch hay chưa. Nếu chưa, có thể tạo mã vạch riêng thông qua phần mềm quản lý kho hoặc công cụ chuyên dụng, đảm bảo mỗi sản phẩm có một định danh duy nhất.

Mã vạch sau khi tạo sẽ được in ra bằng máy in tem nhãn và dán lên vị trí dễ quan sát, ít bị trầy xước trong quá trình vận chuyển.

Việc chuẩn hóa bước này là cực kỳ quan trọng. Tôi từng thấy nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua khâu dán mã chính xác, dẫn đến việc quét lỗi, ghi nhầm sản phẩm và phải kiểm đếm lại toàn bộ. Chỉ cần sai lệch vài mã cũng khiến báo cáo tồn kho bị lệch hàng chục sản phẩm, đặc biệt với các mặt hàng có nhiều biến thể.

Để hiểu sâu hơn về vai trò của mã vạch trong hoạt động kinh doanh, bạn có thể tham khảo mã vạch sản phẩm quan trọng như thế nào trong bán hàng online - bài viết giải thích chi tiết về đặc điểm của mã vạch và lợi ích của mã vạch. 

2.2. Nhập kho 

Khi hàng hóa về kho, nhân viên sử dụng máy quét mã vạch để ghi nhận toàn bộ thông tin: tên sản phẩm, số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, nhà cung cấp,… Mỗi lần quét, dữ liệu được đồng bộ ngay vào phần mềm quản lý kho bằng mã vạch, tạo lập phiếu nhập kho chính xác. Việc này giúp loại bỏ hoàn toàn khâu nhập tay vào Excel hoặc sổ sách, là nguyên nhân chính dẫn đến sai lệch tồn kho.

Một điểm mạnh khác là hệ thống cho phép nhiều người quét cùng lúc mà không xảy ra xung đột dữ liệu, phù hợp với kho lớn hoặc chuỗi cửa hàng. Nhờ đó, chỉ sau vài phút, doanh nghiệp đã có báo cáo nhập kho chính xác theo thời gian thực, thay vì mất hàng giờ để tổng hợp và kiểm tra lại như trước.

2.3. Xuất kho và cập nhật tồn kho 

Nếu như nhập kho là điểm bắt đầu của dữ liệu thì xuất kho là bước khẳng định độ chính xác của toàn hệ thống.

Khi có đơn hàng mới, nhân viên chỉ cần quét mã vạch của từng sản phẩm cần xuất. Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch sẽ tự động kiểm tra số lượng tồn, đối chiếu với đơn hàng và cập nhật giảm tồn kho ngay sau khi quét.

Để giảm thiểu rủi ro hàng tồn, bạn có thể xem thêm hàng tồn kho là gì và cách quản lý hàng tồn kho tiện lợi 2025 - bài viết giúp bạn hiểu hơn về hàng tồn kho và cách quản lý tồn kho cơ bản trong hoạt động kinh doanh. 

2.4. Kiểm kho 

Trong quá trình kiểm kho, nhân viên sử dụng máy quét mã vạch để quét toàn bộ sản phẩm trong kho. Sau khi hoàn tất, thiết bị quét được kết nối với máy tính để tải dữ liệu mã hàng và số lượng về hệ thống phần mềm quản lý kho. Phần mềm sau đó sẽ xử lý và xuất báo cáo chi tiết về số lượng hàng hóa thực tế trong kho.

Người quản lý sẽ so sánh dữ liệu thực tế này với số liệu đang lưu trên hệ thống, từ đó xác định chênh lệch (nếu có) và cập nhật lại số liệu tồn kho chính xác nhất. Nhờ quy trình này, doanh nghiệp có thể đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn đồng bộ với thực tế, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả kiểm soát hàng hóa.

Không cần phải mất nhiều thời gian để tìm vị trí sản phẩm để sắp xếp sản phẩm vào đúng vị trí trong kho hàng hay tìm đúng vị trí của sản phẩm để lấy hàng ra khỏi kho. Trải nghiệm miễn phí tính năng sắp xếp vị trí sản phẩm bằng hệ thống máy quét mã vạch của phần mềm Nhanh.vn.

Xem thêm: Cách sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho với phần mềm Nhanh.vn

3. Nhanh.vn - Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch chuyên nghiệp

Một phần mềm quản lý kho sự dụng hệ thống mã vạch hiệu quả cần đảm bảo sự chính xác, dễ sử dụng và linh hoạt trong vận hành. Nhanh.vn là giải pháp nổi bật đáp ứng đầy đủ các yếu tố đó, với hệ thống quản lý bán hàng đa kênh tích hợp chức năng quản lý kho bằng mã vạch chuyên nghiệp, phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ lẫn chuỗi cửa hàng lớn.

3.1. Hỗ trợ tích hợp thiết bị máy quét mã vạch

Hệ thống quản lý bán hàng của Nhanh.vn cho phép tích hợp trơn tru với hầu hết các thiết bị bán hàng phổ biến, trong đó máy quét mã vạch là công cụ cốt lõi.

Nhờ khả năng tương thích cao, nhân viên chỉ cần tít mã sản phẩm là phần mềm tự động nhận diện, ghi nhận dữ liệu và đồng bộ với kho. Điều này giúp giảm đáng kể sai sót khi nhập tay và tăng tốc độ xử lý đơn hàng, đặc biệt trong giờ cao điểm hoặc kiểm kho cuối kỳ.

3.2. Quét mã vạch trong quy trình kiểm kho

Hệ thống quét mã vạch được vận chuyển trong quy trình kiểm kho của Nhanh.vn. 

Khác với kiểm kho thủ công, nhân viên phải đếm thủ công số lượng hàng trong kho dễ gây nhầm lẫn số lượng hàng thì với công cụ máy quét mã vạch, bạn có thể giảm thiểu được rủi ro này. 

Trước hết, bạn phân chia từng nhóm nhân viên thực hiện kiểm kho ở từng khu vực trong kho. Khi kiểm kho, bạn chỉ cần cho thiết bị đọc được mã sản phẩm của bạn, song song với đó, bạn sẽ kết hợp đếm từng sản phẩm ở trong khu vực đó. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra bạn có đang đếm thiếu số lượng sản phẩm tồn kho hay không. 

Mỗi sản phẩm được tít qua, số lượng tồn kho thực tế sẽ được cập nhật luôn tại cột Thực tế.

Sau khi quá trình kiểm kho hoàn tất, bạn thực hiện ghép các phiếu kiểm kho. Tiếp theo, bạn có thể dễ dàng tìm sản phẩm thiếu (sản phẩm còn tồn) trên hệ thống nhưng chưa được kiểm.

3.3. Quét mã vạch trong sắp xếp và quản lý vị trí sản phẩm trong kho

Bên cạnh kiểm kho, tính năng “Vị trí sản phẩm trong kho” trên app Nhanh.vn là công cụ cực kỳ hữu ích giúp doanh nghiệp sắp xếp và truy xuất hàng hóa khoa học hơn.

Khi có hàng mới, nhân viên có thể thao tác trực tiếp trên ứng dụng di động theo các bước sau:

Bước 1: Mở app Nhanh.vn → Chọn mục Vị trí sản phẩm trong kho.
Bước 2: Chọn Xếp sản phẩm vào vị trí
Bước 3: Quét mã vạch vị trí (để thao tác được tại bước này, bạn cần in mã vạch vị trí rồi dán vào vị trí đó..
Bước 4: Quét mã vạch sản phẩm, nhập số lượng cần xếp vào vị trí và nhấn Lưu.
Bước 5: Nhân viên tiến hành đặt sản phẩm vào đúng vị trí vừa ghi nhận.

Toàn bộ dữ liệu sau đó được đồng bộ trên hệ thống Nhanh.vn, giúp người quản lý nắm rõ vị trí từng mặt hàng trong kho mà không cần đi kiểm tra thủ công.

Đặc biệt, tính năng tìm sản phẩm bằng quét mã vạch trên app giúp nhân viên bán hàng dễ dàng biết được sản phẩm đang nằm ở vị trí nào trong kho, từ đó lấy hàng nhanh nhất, tối ưu đáng kể thời gian phục vụ khách hàng.

Để sử dụng tính năng tìm sản phẩm, nhân viên chỉ cần mở app, quét mã vạch của sản phẩm đang trưng bày, khi đó nhân viên có thể biết chính xác sản phẩm đó đang các vị trí nào trong kho hàng, từ đó vào kho hàng và lấy sản phẩm ở vị trí gần nhất.

Nhờ sự kết hợp giữa công nghệ quét mã vạch và phần mềm quản lý thông minh, Nhanh.vn giúp doanh nghiệp giảm đến 80% khối lượng công việc thủ công, đồng thời đảm bảo dữ liệu kho luôn chính xác tuyệt đối.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho bằng mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp giảm sai sót mà còn nâng tầm chuyên nghiệp trong vận hành. Khi mọi dữ liệu được tự động hóa, minh bạch và chính xác, nhà quản lý có thể tự tin ra quyết định nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn.