Cách dùng phần mềm để tính lãi lỗ tự động và dễ dàng

Hàng ngàn chủ shop hiện nay vẫn tính lời lỗ bằng tay hoặc Excel thiếu chính xác. Tôi sẽ chia sẻ cách dùng phần mềm để tính lãi lỗ tự động, từ kinh nghiệm thực tế giúp tôi kiểm soát dòng tiền hiệu quả mà không tốn nhiều công sức.

1. Những khó khăn khi tính lãi lỗ thủ công có thể bạn chưa biết

Nhiều người bán hàng nhỏ lẻ hay chủ shop mới khởi nghiệp vẫn đang tính lãi lỗ bằng cách truyền thống: ghi sổ tay, làm Excel hoặc tính nhẩm sau mỗi đơn hàng. Tuy nhiên, cách làm này tưởng chừng đơn giản lại ẩn chứa rất nhiều rủi ro và nhầm lẫn mà không phải ai cũng nhận ra từ đầu.

1.1 Dễ sai sót vì dữ liệu rời rạc

Khi bạn nhập đơn hàng, chi phí, giá vốn và các khoản chi tiêu hàng ngày vào nhiều file hoặc sổ ghi chép khác nhau, việc tổng hợp cuối tháng trở nên cực kỳ phức tạp. Chỉ cần sai sót một vài dòng, ví dụ như thiếu một khoản nhập hàng hoặc nhầm lẫn chi phí vận chuyển cũng khiến kết quả lời lỗ bị lệch đáng kể. 

Tôi từng làm thủ công một bảng Excel cho shop của mình và chỉ phát hiện ra sai gần 5 triệu sau khi đối soát lại tất cả đơn hàng tháng trước. Việc này gây tổn thất tài chính và ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh tiếp theo.

1.2 Không cập nhật kịp thời dòng tiền

Việc tính lãi lỗ thủ công thường là bạn chỉ biết mình lời hay lỗ sau khi đã đóng sổ, tổng kết. Điều đó đồng nghĩa với việc bạn không thể theo dõi dòng tiền theo thời gian thực để đưa ra các điều chỉnh kịp lúc. Với các chủ shop phải nhập hàng theo mùa hoặc chạy quảng cáo thường xuyên, sự chậm trễ trong cập nhật lãi lỗ dễ khiến bạn lỡ thời điểm tối ưu.

1.3 Tốn nhiều thời gian, giảm hiệu suất

Việc nhập liệu thủ công từng đơn, từng chi phí tốn rất nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn không quen dùng Excel hoặc không có nền tảng kế toán cơ bản. Nhiều người bán hàng cho biết họ phải mất vài tiếng mỗi tuần, thậm chí cả ngày cuối tháng chỉ để rà soát lại doanh thu, giá vốn, chi phí và lợi nhuận. Trong khi đó, thời gian đó có thể dành cho việc tìm sản phẩm mới, chăm sóc khách hàng hoặc lên kế hoạch marketing.

Chủ một cửa hàng quần áo online tại Hà Nội - từng chia sẻ rằng: “Ban đầu, tôi dùng Excel để ghi lại tất cả đơn hàng và chi phí. Nhưng càng bán nhiều thì tôi càng thấy quá tải. Có lần nhập thiếu chi phí ship 5 đơn, đến cuối tháng tôi tưởng lời nhưng thực ra lỗ gần 2 triệu mà không hay.”

Sau đó, chị chuyển sang phần mềm quản lý lãi lỗ có tích hợp với kênh bán. Kết quả là mọi đơn hàng, chi phí, hoàn đơn, thu - chi đều được tổng hợp tự động, chị chỉ cần xem báo cáo là biết ngay lời hay lỗ mỗi ngày.

Tóm lại, tính lãi lỗ thủ công là phương pháp dễ tiếp cận khi mới bắt đầu nhưng nếu muốn bán hàng bài bản, kiểm soát dòng tiền hiệu quả, bạn cần một công cụ mạnh mẽ và chính xác hơn. Và phần mềm chính là giải pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và ra quyết định kinh doanh đúng lúc, điều mà tôi đã nhận thấy rõ sau nhiều năm quản lý bán hàng.

2. Phần mềm tính lãi lỗ là gì? Có gì khác so với bảng Excel?

Phần mềm tính lãi lỗ là một công cụ số được thiết kế để tự động tổng hợp và phân tích doanh thu - chi phí - lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh, giúp người bán theo dõi chính xác hiệu quả tài chính theo từng ngày, từng đơn hàng hoặc chiến dịch cụ thể. Khác với bảng Excel truyền thống vốn phụ thuộc vào nhập tay và công thức, phần mềm hoạt động dựa trên kết nối dữ liệu thực tế và xử lý hoàn toàn tự động.

2.1 Khác biệt cốt lõi: Tự động thay vì thủ công

Với bảng Excel, bạn phải tự nhập từng đơn hàng, chi phí vận chuyển, phí sàn, chiết khấu, hoàn tiền… rồi áp dụng công thức để tính tổng lợi nhuận. Nếu quên hoặc nhập sai một ô, toàn bộ kết quả có thể bị sai lệch.

Trong khi đó, phần mềm tính lãi lỗ có khả năng đồng bộ dữ liệu từ kênh bán hàng (Shopee, TikTok Shop, Lazada…), kết nối với đơn vị vận chuyển, ngân hàng, phần mềm kế toán để tổng hợp đầy đủ và chính xác.

Ví dụ: bạn bán một đơn hàng trị giá 500.000đ trên Shopee, mất 25.000đ phí sàn, 18.000đ tiền ship, giá vốn sản phẩm là 280.000đ. Nếu dùng phần mềm, hệ thống sẽ tự động trừ các khoản này và báo bạn lãi 177.000đ. Bạn không cần phải tính nhẩm hay lọ mọ mở 3 file Excel khác nhau để rà soát.

2.2 Theo dõi theo thời gian thực - không cần đợi cuối tháng

Một điểm mạnh nữa của phần mềm là cập nhật lãi lỗ ngay khi có biến động, kể cả đơn hàng bị huỷ, đơn hoàn, hay thay đổi chính sách phí từ sàn TMĐT. Với Excel, bạn phải nhập lại thủ công từng dòng hoặc tạo các công thức phức tạp mới có thể bám sát tình hình. Phần mềm thì xử lý tức thì - điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn biết hôm nay mình đang lời hay đang lỗ và vì sao.

2.3 Phân tích sâu - hỗ trợ ra quyết định

Một số phần mềm hiện đại còn cho phép bạn xem báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm, chiến dịch quảng cáo hoặc kênh bán hàng giúp bạn biết chính xác đâu là mặt hàng lãi cao nhất, đâu là sản phẩm đang ngốn ngân sách mà không hiệu quả. Với Excel, để làm được điều này bạn cần thời gian, kỹ năng và công thức phức tạp - vốn không phải ai cũng nắm rõ.

Nếu Excel là công cụ tốt để ghi chép và tính toán thủ công thì phần mềm tính lãi lỗ là giải pháp thông minh giúp bạn theo dõi lời - lỗ tự động, chuẩn xác và tiết kiệm thời gian. Đây chính là bước tiến cần thiết cho bất kỳ ai muốn quản lý tài chính kinh doanh một cách bài bản và dễ dàng hơn mỗi ngày.

3. Những tính năng quan trọng cần có trong phần mềm tính lãi lỗ

Một phần mềm tính lãi lỗ hiệu quả không đơn thuần hiển thị con số thu - chi, mà cần được thiết kế để hỗ trợ người bán ra quyết định tài chính đúng lúc, chính xác và kịp thời. Ngay dưới đây là 5 tính năng quan trọng mà bất kỳ phần mềm nào cũng nên có nếu bạn thực sự muốn “làm chủ lợi nhuận” trong kinh doanh online.

3.1 Tự động thu thập & tổng hợp dữ liệu đa kênh

Tính năng này là nền tảng đầu tiên, cho phép phần mềm kết nối trực tiếp với các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, TikTok Shop và cả các hệ thống quản lý đơn hàng, phần mềm bán hàng hoặc POS tại cửa hàng.

Theo chia sẻ của một chị chủ shop thời trang online 3 kênh, khi dùng phần mềm Nhanh.Ecom, dữ liệu từ đơn hàng Shopee, tiền khách trả, phí sàn, tiền hoàn được tự động đồng bộ mỗi ngày. Chị không cần mở từng app để tổng hợp thủ công như trước.

Lý do cần có: Việc tổng hợp thủ công dễ sai sót, mất thời gian, đặc biệt khi bán hàng đa nền tảng.

3.2 Tính lợi nhuận theo từng đơn hàng, sản phẩm, chiến dịch

Đây là “trái tim” của mọi phần mềm tài chính cho người bán. Phần mềm cần giúp bạn biết rõ:

• Đơn hàng nào đang lỗ/lãi?
• Mặt hàng nào có tỷ suất lợi nhuận cao?
• Chiến dịch quảng cáo nào mang về doanh thu thực sự?

Một chủ shop đồ gia dụng từng nghĩ sản phẩm “ấm siêu tốc” lãi cao do bán nhiều nhưng phần mềm phân tích lại cho thấy sản phẩm “máy xay cầm tay” tuy bán ít hơn nhưng lợi nhuận cao gấp 3 vì chi phí ads thấp và không bị đổi trả nhiều.

3.3 Theo dõi dòng tiền theo thời gian thực

Khác với bảng Excel chỉ cho cái nhìn sau khi tổng kết, phần mềm cần cung cấp dòng tiền thực tế đang vào - ra mỗi ngày. Điều này giúp bạn:

• Biết hôm nay đang lời hay lỗ
• Dự báo dòng tiền tuần tới có đủ chi trả chi phí không
• Kiểm soát được các khoản phí bị âm thầm trừ từ sàn TMĐT

3.4 Phát hiện sai sót và cảnh báo rủi ro

Một điểm đáng giá ở các phần mềm tốt là khả năng tự động đối chiếu các khoản doanh thu - chi phí, từ đó phát hiện:

• Đơn hoàn bị ghi nhận sai giá vốn
• Phí vận chuyển bị tính nhầm
• Tiền sàn hoàn trả thiếu

Một chuyên gia bán hàng thời trang chia sẻ: “Tôi từng mất gần 2 triệu vì một đợt Shopee ghi thiếu tiền hoàn hàng. Nếu không dùng phần mềm báo đối chiếu, tôi chắc chẳng bao giờ phát hiện.”

3.5 Báo cáo trực quan, dễ đọc, dễ hiểu

Phần mềm cần cung cấp các loại báo cáo tài chính đơn giản, dễ nhìn:

• Báo cáo tổng quan: lãi/lỗ toàn shop theo ngày - tuần - tháng
• Báo cáo theo sản phẩm, kênh, chiến dịch
• Biểu đồ so sánh xu hướng

Với báo cáo này, bạn không cần là kế toán vẫn có thể hiểu và ra quyết định nhanh chóng.

Phần mềm tính lãi lỗ tốt không nằm ở giao diện đẹp hay quảng cáo hấp dẫn mà ở khả năng giải quyết đúng vấn đề người bán đang gặp phải. Từ việc tổng hợp dữ liệu, phân tích lời - lỗ chi tiết, đến cảnh báo rủi ro và trình bày báo cáo dễ hiểu - tất cả đều giúp bạn quản lý tài chính một cách chủ động và thông minh hơn mỗi ngày.

4. Cách dùng phần mềm tính lãi lỗ đơn giản cho người mới (từng bước)

Khi mới bắt đầu, nhiều người bán nghĩ rằng dùng phần mềm là điều gì đó phức tạp, đòi hỏi hiểu biết về kế toán hay kỹ thuật. Nhưng trên thực tế, nếu chọn đúng phần mềm, quy trình sử dụng rất đơn giản - chỉ như vài bước nhập dữ liệu, kết nối tài khoản và… phần còn lại đã có hệ thống lo.

5 bước cơ bản giúp bạn bắt đầu tính lãi lỗ tự động một cách dễ dàng, kể cả khi bạn chưa từng sử dụng bất kỳ phần mềm nào trước đó.

Bước 1: Kết nối phần mềm với kênh bán hàng của bạn

Hầu hết các phần mềm tính lãi lỗ hiện nay đều hỗ trợ kết nối trực tiếp với Shopee, Lazada, TikTok Shop, dữ liệu tại cửa hàng.

Bạn chỉ cần:

• Chọn nền tảng bạn đang bán (Shopee, Lazada, Tiktok…)
• Đăng nhập vào tài khoản sàn hoặc cho phép phần mềm truy cập API
• Phần mềm sẽ tự động đồng bộ đơn hàng, phí sàn, tiền thu được

Chủ shop đồ decor tại Đà Nẵng: “Chỉ mất đúng 3 phút kết nối, toàn bộ đơn Shopee của tôi được tự động tải lên phần mềm, bao gồm giá bán, phí vận chuyển, chiết khấu - cực kỳ tiện.”

Bước 2: Nhập chi phí và giá vốn sản phẩm

Đây là phần quan trọng để phần mềm có thể tính toán đúng lãi lỗ. Tùy phần mềm, bạn có thể:

• Nhập thủ công giá vốn từng sản phẩm
• Tải file Excel sản phẩm đã có giá vốn
• Hoặc kết nối với kho quản lý để lấy giá vốn tự động

Hãy nhớ nhập đầy đủ các chi phí phát sinh như:

• Chi phí đóng gói, nhân sự, thuê kho
• Chi phí ads (Meta, Google, sàn)
• Phí hoàn hàng, hủy đơn

Tôi thường tư vấn các shop gộp thêm 10 - 15% phí ẩn vào giá vốn để không bị “ảo tưởng” lợi nhuận, vì nhiều khoản như chi phí đổi trả, đóng gói lặt vặt thực tế khá lớn.

Bước 3: Theo dõi lãi lỗ theo từng đơn - từng sản phẩm - từng kênh

Sau khi dữ liệu được đồng bộ và chi phí được thiết lập, hệ thống sẽ bắt đầu phân tích:

• Lợi nhuận từng đơn hàng
• Tổng lãi/lỗ theo tuần/tháng
• Tỷ suất lợi nhuận theo từng mặt hàng
• So sánh hiệu quả giữa các kênh bán

Shop mỹ phẩm sử dụng phần mềm Nhanh.Ecom nhận thấy trong 1 tháng:

• Tổng doanh thu Shopee: 189 triệu - lợi nhuận: 42 triệu
• Doanh thu Lazada: 95 triệu - lợi nhuận: 2 triệu

➝ Nhờ đó, họ nhanh chóng tạm dừng đầu tư ads cho Lazada và dồn lực vào Shopee, tiết kiệm được gần 10 triệu chi phí không hiệu quả.

Bước 4: Theo dõi dòng tiền & kiểm soát các khoản lệch

Hầu hết người bán nhỏ không biết rõ: tiền khách trả ≠ tiền sàn hoàn. Sự chênh lệch này đôi khi không nhỏ nếu bạn không kiểm tra thường xuyên.

Phần mềm tốt sẽ:

• So sánh tiền khách thanh toán và tiền thực sàn trả về
• Cảnh báo khi có sai sót (thiếu tiền, hoàn hàng bị trừ nhầm)
• Theo dõi dòng tiền “vào - ra” hàng ngày

Bước 5: Đọc báo cáo lãi lỗ & điều chỉnh kịp thời

Cuối cùng là khâu đọc và hành động.

• Báo cáo tổng hợp giúp bạn nắm hiệu quả kinh doanh theo tuần - tháng
• Báo cáo chi tiết giúp bạn biết sản phẩm nào nên đẩy mạnh, sản phẩm nào cần dừng
• Từ đó điều chỉnh nhập hàng, giảm ads, hoặc thay đổi chiến lược bán

Dùng phần mềm để tính lãi lỗ không còn là “đặc quyền” của doanh nghiệp lớn hay người rành công nghệ. Chỉ với vài thao tác đơn giản - kết nối sàn, nhập giá vốn, theo dõi lãi lỗ - bạn đã có thể kiểm soát tài chính shop mình chính xác đến từng đồng.

Với vai trò là một chuyên gia quản lý bán hàng đã làm việc với hàng trăm chủ shop online, tôi khuyên bạn nên bắt đầu càng sớm càng tốt. Không chỉ để “biết lỗ hay lời”, mà để hiểu đúng - hành động đúng - tối ưu đúng, trước khi quá muộn.

5. Gợi ý phần mềm tính lãi lỗ hiệu quả, dễ dùng hiện nay

Sau khi đã hiểu rõ những khó khăn khi tính thủ công, điểm mạnh của phần mềm và cách sử dụng từng bước, có lẽ điều bạn đang quan tâm nhất là: "Phần mềm nào phù hợp với tôi?"

Đồng hành với nhiều chủ shop từ những ngày đầu bán hàng, tôi thường khuyên họ chọn phần mềm không cần quá “đắt tiền” hay “nhiều tính năng” mà quan trọng là phải dễ dùng, dễ hiểu và phản ánh đúng thực trạng kinh doanh.

Top 3 phần mềm được đánh giá tốt nhất hiện nay về khả năng tính lãi lỗ tự động, đặc biệt phù hợp cho hộ kinh doanh, shop online và doanh nghiệp nhỏ.

5.1 Nhanh.Pos - Phần mềm tính lãi lỗ tự động, dễ dùng cho mọi mô hình

Trong bối cảnh bán lẻ cạnh tranh gay gắt, kiểm soát lãi lỗ từng đơn hàng, từng sản phẩm, từng ca bán không còn là “việc của kế toán”, mà là kỹ năng sống còn với mọi chủ shop. Và đó là lý do vì sao Nhanh.Pos được hơn 100.000 cửa hàng tin dùng.

Tính năng nổi bật của Nhanh.Pos giúp bạn tính lãi lỗ tự động

• Tự động tính lãi theo từng đơn hàng, ca bán, nhân viên: 
  Hệ thống ghi nhận chi tiết giá vốn, giá bán, chiết khấu, khuyến mãi → từ đó tự động tính lãi/lỗ theo từng giao dịch, không cần cộng trừ thủ công trên Excel. 
  Báo cáo lãi lỗ theo ca làm - theo nhân viên - theo điểm bán giúp bạn dễ dàng đánh giá hiệu quả vận hành.
• Quản lý giá vốn chính xác theo từng lô nhập: 
  Nhanh.Pos hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá vốn: FIFO, trung bình, giá nhập gần nhất, giúp bạn chọn phương pháp phù hợp với sản phẩm và cách nhập hàng. 
  Hệ thống cập nhật giá vốn tự động sau mỗi lần nhập hàng, tránh tình trạng “bán xong rồi mới biết lỗ”.
• Báo cáo lãi lỗ theo sản phẩm, nhóm hàng, thời gian: 
  Biết được mặt hàng nào đang mang về lợi nhuận lớn, mặt hàng nào đang “ngốn vốn mà không sinh lời”. 
  So sánh lãi gộp theo tháng, quý, năm để từ đó ra quyết định nhập hàng thông minh hơn.
• Kết nối với phần mềm tài chính và bán hàng đa kênh: 
  Nhanh.Pos kết hợp mượt mà với Nhanh.Ecom và bộ giải pháp bán hàng đa nền tảng (Shopee, TikTok, website, cửa hàng...) giúp bạn theo dõi toàn bộ dòng tiền và lãi lỗ từ online đến offline trên một giao diện duy nhất.

Giao diện đơn giản - thao tác nhanh - không cần hiểu kế toán

Nhanh.Pos được thiết kế cho người bán hàng là chính, không phải kế toán. Dù bạn chỉ dùng điện thoại, hay điều hành chuỗi với nhân viên bán hàng - quản lý kho - thu ngân riêng biệt, phần mềm vẫn đảm bảo:

• Dễ thao tác, chỉ cần vài chạm là ra đơn - ghi nhận giá vốn - tính ngay lãi/lỗ.
• Báo cáo hiển thị dưới dạng biểu đồ, màu sắc dễ nhìn, có thể lọc nhanh theo ngày, ca, nhân viên, kênh bán.
• Phân quyền chặt chẽ, nhân viên không thấy được lãi/lỗ nếu không được cấp quyền.

Ai nên dùng Nhanh.Pos?

• Shop bán hàng offline muốn biết chính xác mình đang lời hay lỗ.
• Cửa hàng có nhiều chi nhánh, nhiều ca bán, nhiều nhân viên.
• Chủ shop kiêm quản lý tài chính, không muốn mất thời gian cộng trừ thủ công.
• Người mới kinh doanh cần một công cụ đơn giản nhưng bài bản để theo dõi hiệu quả kinh doanh.

Nhanh.Pos không chỉ là phần mềm bán hàng mà là “người ghi sổ tài chính” thầm lặng giúp bạn ra quyết định kinh doanh thông minh hơn mỗi ngày. Nếu bạn đang tìm một công cụ tính lãi lỗ tự động, dễ dùng, phù hợp với mô hình thực tế thì đây là một trong những lựa chọn tối ưu nhất hiện nay.

5.2 Nhanh.Ecom - Giải pháp tài chính đa sàn chuyên sâu

• Ưu điểm nổi bật:
  • Tự động kết nối với Shopee, Lazada, TikTok Shop và các phần mềm bán hàng POS.
  • Đồng bộ đơn hàng, phí sàn, hoàn hàng, tiền khách trả - sàn hoàn về.
  • Theo dõi lợi nhuận theo đơn - sản phẩm - kênh bán - chiến dịch ads.
  • Cảnh báo sai lệch dòng tiền (thiếu tiền, chênh lệch sàn trả về).
  • Có cả bản Web lẫn App điện thoại.

Một chủ shop phụ kiện điện thoại tại TPHCM chia sẻ:

“Tôi từng dùng Excel và ghi sổ, mất nửa ngày mỗi tuần để rà soát. Từ khi dùng Nhanh.ecom, chỉ cần mở App lên là biết ngay hôm nay lời bao nhiêu, có đơn nào hoàn không đúng hay bị thiếu tiền.”

• Phù hợp với: Shop bán hàng đa sàn, nhiều đơn/ngày; chủ shop không giỏi Excel; doanh nghiệp nhỏ cần kiểm soát dòng tiền - lãi lỗ - chi phí ads.

Việc chọn phần mềm tính lãi lỗ không nên theo “người ta dùng gì thì mình dùng đó” mà cần dựa trên thực tế mô hình của bạn. Một phần mềm tốt giúp bạn biết “đang lời hay đang lỗ” và chỉ rõ “đang lời ở đâu, lỗ ở đâu và vì sao”.

Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều chủ shop vượt qua giai đoạn "lãi mà vẫn thiếu tiền", tôi tin rằng đầu tư một phần mềm tính lãi lỗ tốt là quyết định quan trọng để phát triển kinh doanh bền vững.

6. Câu hỏi thường gặp về phần mềm tính lãi lỗ

Việc chuyển từ Excel sang phần mềm tính lãi lỗ khiến không ít chủ shop băn khoăn. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến mà tôi thường nhận được. Hy vọng bạn sẽ tìm thấy câu trả lời phù hợp cho tình huống của mình.

6.1 Phần mềm tính lãi lỗ có dùng được cho hộ kinh doanh nhỏ không?

Có. Phần lớn phần mềm hiện nay đều có gói cơ bản hoặc miễn phí dùng thử, phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ hoặc shop mới mở. Điểm quan trọng là chọn phần mềm phù hợp với mô hình của bạn: nếu bạn chủ yếu bán trên Lazada/Shopee/TikTok thì cần phần mềm kết nối được với sàn; nếu bán tại cửa hàng thì chọn phần mềm tích hợp quản lý kho và tính giá vốn tự động.

6.2 Phần mềm có tự động tính hết được mọi chi phí không?

Tùy thuộc vào phần mềm. Một số phần mềm đơn giản chỉ tính giá vốn - giá bán = lãi gộp. Những phần mềm chuyên sâu như Nhanh.Ecom có thể tính cả chi phí sàn, phí ads, chiết khấu, đơn hoàn, tồn kho lãi giả… giúp phản ánh đúng lãi/lỗ thực tế.

Lưu ý: Với các chi phí nội bộ (tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước), bạn cần nhập thủ công để phần mềm cộng vào báo cáo.

6.3 Dữ liệu có được bảo mật không? Nếu mất kết nối internet thì sao?

Có. Các phần mềm tính lãi lỗ hiện đại thường lưu dữ liệu trên nền tảng đám mây (cloud), được mã hóa và sao lưu định kỳ. Điều này giúp bạn không lo mất dữ liệu kể cả khi hỏng máy tính hay điện thoại. Nếu mất kết nối Internet, bạn có thể:

• Xem dữ liệu offline (nếu phần mềm có tính năng tải về)
• Kết nối lại sau để phần mềm đồng bộ lại

6.4 Sử dụng phần mềm có phức tạp không? Người lớn tuổi hoặc ít dùng công nghệ có dùng được không?

Không phức tạp nếu chọn phần mềm thiết kế thân thiện. Một số phần mềm có giao diện quá nhiều tab, nhiều thuật ngữ tài chính khiến người mới dùng khó làm quen. Tuy nhiên, những phần mềm tối ưu cho chủ shop (ví dụ Nhanh.Ecom, KiotViet) thường thiết kế giao diện đơn giản - trực quan - hướng dẫn từng bước.

6.5 Phần mềm có thay thế được kế toán không?

Không hoàn toàn, nhưng hỗ trợ rất nhiều. Phần mềm tính lãi lỗ không thay thế kế toán tổng hợp hoặc báo cáo thuế, nhưng là trợ lý tài chính thông minh, giúp chủ shop theo dõi hiệu quả kinh doanh theo thời gian thực, từ đó:

• Ra quyết định nhập hàng, tăng giảm ngân sách ads
• Biết chính xác lời lỗ từng mặt hàng, kênh bán
• Đánh giá hiệu suất nhân viên hoặc chi nhánh

6.6 Tôi nên chọn phần mềm nào để bắt đầu?

Nếu bạn bán hàng đa sàn, có nhiều đơn/ngày, hoặc muốn theo sát dòng tiền, tôi khuyên bạn bắt đầu với phần mềm như Nhanh.Ecom. Đây là giải pháp tài chính được thiết kế riêng cho shop online, có cả App và Web, dễ học - dễ dùng - dễ nhìn ra vấn đề ngay lập tức.

Việc tìm hiểu kỹ trước khi dùng phần mềm tính lãi lỗ là quyết định đúng đắn, bởi đây không chỉ là công cụ theo dõi, mà còn là “đôi mắt tài chính” của bạn. Hãy bắt đầu với những phần mềm phù hợp với nhu cầu thực tế, và đừng ngại nhờ chuyên gia hướng dẫn nếu bạn mới bắt đầu.

Bạn cần mình so sánh bảng giá và tính năng chi tiết của từng phần mềm? Hoặc đề xuất riêng cho mô hình của bạn? Nhắn mình nhé, tôi sẽ gửi bản tư vấn miễn phí phù hợp với ngành hàng bạn đang kinh doanh.