Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả giúp tăng lợi nhuận 2025

Chắc hẳn nhiều chủ shop đã từng trải qua tình cảnh vốn bị ‘chôn’ trong hàng tồn kho, khiến lợi nhuận bị sụt giảm và dòng tiều tắc nghẽn . Thực tế, kiểm soát hàng tồn kho là yếu tố quyết định hiệu quả kinh doanh. Khi kiểm soát tồn kho thông minh, doanh nghiệp sẽ tối ưu chi phí, duy trì dòng tiền ổn định và nâng cao lợi nhuận bền vững.

1. Kiểm soát hàng tồn kho là gì và vì sao cần kiểm soát?

1.1 Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là toàn bộ sản phẩm, nguyên vật liệu, linh kiện hoặc thành phẩm mà doanh nghiệp lưu giữ để phục vụ hoạt động bán hàng và sản xuất. Nói cách khác, đây chính là nguồn vốn “nằm yên” trong kho, có thể chuyển hóa thành doanh thu nếu được quản lý hợp lý.

Kiểm soát hàng tồn kho, hay còn gọi là kiểm soát kho, là quá trình quản lý và điều phối việc mua - lưu trữ - sử dụng sản phẩm. Mục tiêu chính là đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ nguồn cung để đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời tránh tình trạng dư thừa gây ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt khiến mất đơn hàng.

1.2. Thành phần cơ bản trong kiểm soát hàng tồn kho

Một hệ thống kiểm soát tồn kho hiệu quả thường bao gồm nhiều hoạt động song song:

Để quản lý tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần những báo cáo nào? Tham khảo bài viết TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí để biết cách quản lý tồn kho cơ bản qua những mẫu báo cáo.  

1.3 Vì sao cần kiểm soát hàng tồn kho?

Kiểm soát tồn kho có tác động trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi kiểm soát tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được việc: 

• Dòng tiền ổn định: Giảm tình trạng vốn bị “chôn” trong lượng hàng dư thừa.
• Tiết kiệm chi phí: Hạn chế chi phí lưu kho, hư hỏng và thất thoát.
• Đảm bảo doanh thu: Luôn có sẵn sản phẩm bán chạy, tránh để mất khách.
• Ra quyết định chính xác: Dữ liệu minh bạch giúp nhập hàng đúng thời điểm, xây dựng khuyến mãi và chiến lược kinh doanh phù hợp.

2. Những khó khăn thường gặp khi kiểm soát tồn kho

2.1. Sai lệch số liệu giữa thực tế và hệ thống

Một trong những vấn đề phổ biến trong kiểm soát tồn kho là số lượng hàng tồn trong báo cáo không khớp với thực tế tại kho. Nguyên nhân có thể đến từ ghi chép thủ công, thao tác nhập xuất sai hoặc thiếu quy trình đối soát. Điều này dẫn đến khó ra quyết định nhập hàng, thậm chí gây ra tình trạng “hết hàng giả” khi hệ thống báo hết nhưng thực tế vẫn còn.

2.2. Hàng dư thừa, vốn bị “chôn”

Nhiều chủ shop thường nhập hàng theo cảm tính hoặc theo lô lớn để được giá tốt. Tuy nhiên, nếu không dự báo đúng nhu cầu hàng hóa sẽ tồn đọng lâu, chiếm diện tích kho và làm vốn bị ứ đọng. Với ngành hàng có vòng đời ngắn như thời trang, mỹ phẩm, đây là “cái bẫy” khiến lợi nhuận bị bào mòn nhanh chóng.

2.3. Thiếu hàng bán chạy, mất cơ hội doanh thu

Tình trạng đứt hàng ở nhóm sản phẩm chủ lực cũng rất phổ biến. Khi không có dữ liệu cập nhật về tốc độ bán, việc nhập hàng thường bị chậm trễ, dẫn đến mất đơn và mất khách hàng vào tay đối thủ. Đây là khó khăn khiến nhiều shop “trầy trật” giữ chân khách dù đã đầu tư nhiều vào marketing.

2.4. Khó dự báo nhu cầu theo mùa vụ

Nhu cầu mua hàng thường biến động theo mùa, lễ Tết hoặc xu hướng thị trường. Nếu không có dữ liệu lịch sử để phân tích, doanh nghiệp sẽ khó lập kế hoạch tồn kho phù hợp. Tồn kho thiếu thì mất khách, dư thừa thì phải giảm giá, cả hai đều ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

2.5. Chi phí lưu kho và rủi ro hư hỏng

Chi phí lưu kho, nhân công, bảo quản và khấu hao thường bị bỏ qua. Khi hàng hóa nằm lâu trong kho, giá trị của chúng giảm dần do hư hỏng, lỗi thời hoặc hết hạn. Đã có một cửa hàng mỹ phẩm phải thanh lý gần 40% hàng chỉ vì không tính toán hạn dùng khi nhập lô lớn.

2.6. Khó khăn trong phối hợp giữa các bộ phận

Ở nhiều doanh nghiệp, phòng kinh doanh và kho vận thiếu liên kết chặt chẽ. Bán hàng không cập nhật kịp cho kho, kho không báo cáo chính xác cho bộ phận mua hàng. Kết quả là doanh nghiệp vừa thừa mã này vừa thiếu mã kia, dẫn đến hiệu suất vận hành kém.

Những khó khăn trên có thể được giải quyết dễ dàng hơn với phần mềm hỗ trợ quản lý kho thông minh. Tìm hiểu thêm về phần mềm Nhanh.POS để kiểm soát tồn kho chính xác, dự báo nhu cầu thông minh và tối ưu vốn hiệu quả. 

3. Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Để quản lý tồn kho một cách khoa học và tối ưu lợi nhuận, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau. Mỗi phương pháp phù hợp với từng loại hình kinh doanh và mục tiêu quản trị khác nhau. Sau đây là những cách phổ biến và hiệu quả mà các chủ shop có thể áp dụng

3.1 FIFO và LIFO

FIFO - First In, First Out (Nhập trước - Xuất trước)

Phương pháp này ưu tiên xuất hàng nhập trước. Đây là cách kiểm soát dành cho sản phẩm dễ hỏng, có hạn sử dụng, hoặc dễ lỗi mốt. Nhờ FIFO, doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hủy hàng, tránh tồn kho lâu ngày.

Giả dụ: Trong một bệnh viện, 50 đơn vị thuốc nhập sớm sẽ được dùng trước để tránh hết hạn vừa an toàn cho bệnh nhân, vừa giảm lãng phí.

LIFO - Last In, First Out (Nhập sau - Xuất trước)

LIFO ưu tiên dùng hàng nhập sau cùng. Phương pháp này đôi khi có lợi khi giá hàng tăng liên tục, vì phản ánh đúng giá vốn hiện tại. Tuy nhiên, LIFO không được chấp nhận theo chuẩn quốc tế (IFRS), chỉ áp dụng ở Mỹ theo GAAP.

Bài viết Hiểu rõ hơn về phương pháp tính giá vốn hàng bán FIFO - nhập trước xuất trước sẽ giúp bạn biết cách áp dụng phương pháp FIFO vào quản lý tồn kho trên thực tế 

3.2 Just-in-time (JIT)

JIT hướng tới mục tiêu “không tồn kho” hoặc tồn ở mức tối thiểu, chỉ giữ hàng đủ để đáp ứng nhu cầu ngay lập tức. Ưu điểm của phương pháp này là giảm mạnh chi phí lưu kho và rủi ro hỏng hóc. Tuy nhiên, JIT đòi hỏi dự báo nhu cầu cực kỳ chính xác và chuỗi cung ứng tin cậy. 

Chẳng hạn: Một cửa hàng phụ kiện điện thoại có thể nhập sạc, ốp lưng theo đơn đặt hàng của khách thay vì dự trữ số lượng lớn. Nhờ vậy, vốn không bị giam trong kho.

3.2. Phương pháp ABC 

Phương pháp này chia hàng hóa thành 3 nhóm:

• A: Ít mã nhưng giá trị cao → cần quản lý chặt.
• B: Giá trị và số lượng trung bình → kiểm soát định kỳ.
• C: Nhiều mã nhưng giá trị thấp → quản lý đơn giản.

Việc phân chia hàng hóa thành 3 nhóm giúp tập trung nguồn lực vào sản phẩm quan trọng, thay vì dàn trải.

3.4. Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ là phương pháp tính toán lượng đặt hàng tối ưu, cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Công thức EOQ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng nhập quá ít (dẫn đến hết hàng) hoặc quá nhiều (tốn chi phí lưu trữ).

EOQ phù hợp nhất trong ngành có nhu cầu ổn định, dữ liệu bán hàng rõ ràng.

3.5. Safety Stock (Tồn kho an toàn)

Tồn kho an toàn là mức dự trữ bổ sung để phòng rủi ro bất ngờ như nhu cầu tăng đột biến, nhà cung cấp giao trễ hay gián đoạn vận chuyển. Doanh nghiệp cần xác định lượng tồn kho an toàn dựa trên dự báo nhu cầu và thời gian giao hàng trung bình.

Chẳng hạn: Một cửa hàng thời trang thường giữ thêm 10% lượng áo bán chạy nhất vào mùa hè để đảm bảo không bị “cháy hàng” khi khách đổ về quá đông.

3.6. Batch tracking (Theo dõi theo lô)

Theo dõi theo lô cho phép doanh nghiệp quản lý sản phẩm theo từng nhóm có chung đặc tính: ngày sản xuất, hạn sử dụng hoặc cùng lô nhập. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp trong ngành thực phẩm, mỹ phẩm hoặc dược phẩm - nơi vòng đời sản phẩm ngắn và yêu cầu kiểm soát chất lượng cao.

Nhờ batch tracking, doanh nghiệp có thể ưu tiên xuất những lô hàng gần hết hạn, giảm thiểu rủi ro tồn kho hỏng hóc.

Để kiểm soát tồn kho một cách toàn diện hơn, bạn có thể tham khảo thêm 10 nguyên tắc quản lý hàng tồn kho dân kinh doanh giấu kín. 

4. Các công cụ kiểm soát hàng tồn kho

Bên cạnh phương pháp, công cụ quản lý cũng đóng vai trò rất quan trọng trong việc kiểm soát hàng tồn kho. Tùy vào quy mô và nguồn lực, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp thủ công, bán tự động hoặc phần mềm chuyên nghiệp.

4.1. Ghi chép thủ công

Cách làm: Ghi sổ tay hoặc sổ sách truyền thống để theo dõi nhập - xuất - tồn.

Ưu điểm: Chi phí thấp, dễ áp dụng cho cửa hàng nhỏ mới kinh doanh.

Hạn chế: Dễ sai sót, mất nhiều thời gian kiểm kê, khó mở rộng khi số lượng mã hàng tăng.

Một cửa hàng tạp hóa nhỏ vẫn dùng sổ để ghi nhập hàng. Tuy nhiên, khi số lượng sản phẩm vượt quá vài trăm mã, việc ghi chép thủ công thường xuyên bị thiếu sót.

4.2 Bảng tính Excel

Cách làm: Sử dụng Excel hoặc Google Sheets để tạo bảng nhập - xuất - tồn, kèm công thức tính toán.

Ưu điểm: Dễ tùy chỉnh, có thể tự động hóa một phần nhờ công thức và bộ lọc.

Hạn chế: Phụ thuộc vào người nhập dữ liệu, dễ nhầm lẫn khi nhiều người cùng thao tác.

Một shop thời trang nhỏ có thể quản lý 500 mã hàng bằng Excel, phân loại theo size, màu sắc. Tuy nhiên, khi mở thêm chi nhánh, việc chia sẻ file và cập nhật số liệu trở nên khó kiểm soát.

Bạn có thể tham khảo Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel để biết cách thiết lập file hiệu quả và hạn chế sai sót.

4.3. Phần mềm hỗ trợ quản lý tồn kho 

Cách làm: Sử dụng hệ thống quản lý bán hàng và tồn kho tự động.

Ưu điểm:

• Cập nhật số liệu real-time.
• Quản lý đa kênh, đồng bộ kho online - offline.
• Xuất báo cáo chi tiết hỗ trợ ra quyết định.
• Hệ thống dự báo nhập hàng
• Hạn mức tồn kho
• Theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm 

Hạn chế: Cần chi phí đầu tư, nhân sự phải được đào tạo.

Nếu bạn đang tìm giải pháp phù hợp, có thể tham khảo Top 5 phần mềm quản lý kho và bán hàng miễn phí, tốt nhất hiện nay để lựa chọn hệ thống phù hợp với cửa hàng của mình.

5. Nhanh.POS - Công cụ hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Với tình hình kinh doanh hiện nay, khi số lượng mã hàng ngày càng nhiều và nhu cầu mua sắm diễn ra trên nhiều kênh khác nhau, việc kiểm soát tồn kho bằng Excel hay ghi chép thủ công không còn hiệu quả. 

Đây là lúc các chủ shop cần đến một công cụ chuyên nghiệp để quản lý hàng tồn kho và phần mềm Nhanh.POS chính là một phần mềm đáng cân nhắc. 

5.1. Hỗ trợ kiểm kho nhanh chóng

• Chức năng kiểm kho hàng hóa của phần mềm Nhanh.POS giúp bạn kiểm kê lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm và cập nhật số lượng thực thế lên phần mềm (bù trừ kiểm kho).
• Bạn sẽ kiểm kê hàng hóa bằng hệ thống quét mã vạch, giúp giảm thiểu khả năng nhầm lẫn trong quá trình kiểm kho hàng. 

Xem thêm về quy trình kiểm kho mẫu của phần mềm Nhanh.POS:

5.2. Cảnh báo mức tồn kho 

Nhanh.POS cho phép cài đặt ngưỡng tồn kho tối thiểu cho từng mã sản phẩm, bạn cần có thao tác lọc để xem mức tồn kho cho sản phẩm mình cần xem. Tính năng này sẽ giúp các nhà bán hàng

• Đảm bảo đủ, kịp thời, hàng chất lượng và giá cả hợp lý.
• Ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn vì thiếu nguyên liệu, hàng hóa cung cấp ra thị trường.
• Dễ dàng và nhanh chóng tìm ra những sản phẩm cần nhập thêm; chuyển từ kho tổng về để đủ tồn kho tối thiểu; hoặc lọc ra các sản phẩm tồn kho đang nhiều hơn với hạn mức để thanh lý bớt.

5.3. Dự báo nhập hàng dựa theo tồn kho thực tế

Phần mềm Nhanh.POS dự báo cho bạn biết lượng hàng cần nhập để bạn có thể chuẩn bị nhập hàng, cụ thể phần mềm sẽ hỗ trợ: 

• Báo cáo tốc độ bán hàng trung bình theo ngày của từng kênh online và offline
• So sánh số tồn trong kho
• Tính ra lượng hàng cần nhập

5.4. Báo cáo hệ số quay vòng hàng tồn kho 

Nhanh.POS còn cung cấp cho người bán báo cáo chi tiết về hệ số quay vòng hàng tồn kho, hệ số này giúp người bán xác định:

• Cửa hàng có dự trữ đủ hàng để bán?
• Hàng hóa của bạn còn đủ bán trong bao lâu?
• Có bao nhiêu hàng tồn xấu trong khi của bạn?
• Hàng hóa nào bán chạy, bán kém?

Những số liệu này giúp cho người bán đảm bảo nhập hàng, xả hàng kịp thời để không đọng vốn mà còn tăng doanh thu.

Đừng để việc kiểm soát tồn kho trở thành gánh nặng của doanh nghiệp bạn. Hãy trải nghiệm Nhanh.POS ngay hôm nay và kiểm hàng tồn kho nhanh chóng, dự báo nhập hàng chính xác, tối ưu chi phí lưu kho. 

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

6.1. Kiểm soát hàng tồn kho thủ công có hiệu quả không?

Có, nhưng chỉ phù hợp với cửa hàng nhỏ, số lượng mã hàng ít. Ghi chép sổ sách hoặc dùng Excel có thể giúp bạn theo dõi cơ bản, nhưng dễ phát sinh sai lệch khi quy mô tăng. Nếu shop của bạn bắt đầu có hàng trăm mã sản phẩm hoặc nhiều kênh bán, hãy cân nhắc dùng phần mềm để tránh nhầm lẫn và thất thoát.

6.2. Khi nào nên áp dụng phần mềm quản lý tồn kho?

Bạn nên bắt đầu dùng phần mềm khi:

• Số lượng mã hàng vượt quá khả năng ghi chép thủ công.
• Doanh số tăng, nhiều đơn hàng mỗi ngày.
• Có từ 2 kênh bán hàng trở lên (online + offline)..

6.3. Làm thế nào để tránh tình trạng “chôn vốn” vào hàng tồn kho?

Để tránh chôn vốn, bạn cần:

• Dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu bán hàng trước đó.
• Phân loại sản phẩm theo phương pháp ABC để tập trung vào nhóm quan trọng.
• Thiết lập điểm đặt hàng lại cho sản phẩm chủ lực.

6.4. Nhanh.POS giúp kiểm kho nhanh hơn như thế nào?

Phần mềm hỗ trợ quét mã vạch khi kiểm kê, so sánh số lượng thực tế với dữ liệu trên hệ thống và tự động bù trừ. Nhờ vậy, việc kiểm kho diễn ra nhanh, chính xác, giảm thiểu sai sót thủ công.

6.5. Hệ số quay vòng hàng tồn kho là gì và phần mềm hỗ trợ ra sao?

Đây là chỉ số cho biết tốc độ bán ra của hàng hóa. Nhanh.POS cung cấp báo cáo chi tiết, giúp bạn xác định sản phẩm nào bán nhanh, sản phẩm nào bán chậm để có chiến lược nhập - xả hợp lý.

6.6. Nhanh.POS có giúp dự báo nhu cầu nhập hàng không?

Có. Phần mềm phân tích tốc độ bán hàng trung bình theo ngày, so sánh với lượng tồn kho hiện tại và đề xuất số lượng hàng cần nhập. Điều này giúp bạn chủ động hơn trong kế hoạch kinh doanh.

Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả chính là chìa khóa để kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm chi phí, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Chính vì vậy, khi kinh doanh hãy nắm thật vững những phương pháp kiểm soát hàng tồn kho cùng với việc áp dụng những công cụ thông minh để thực hiện quy trình này một cách nhanh chóng.