Cách phân quyền nhân viên theo ca, theo vị trí - tránh nhầm lẫn

Trong môi trường bán hàng đa kênh, việc phân quyền thiếu rõ ràng dễ gây hỗn loạn và mất khách. Tôi sẽ chia sẻ cách phân quyền nhân viên theo ca, theo vị trí hiệu quả giúp cửa hàng duy trì sự chuyên nghiệp và ổn định.

1. Phân quyền nhân viên là gì?

Phân quyền nhân viên là quá trình xác định quyền hạn và trách nhiệm của mỗi nhân viên trong tổ chức. Quyền hạn này có thể liên quan đến các chức năng công việc, dữ liệu họ có quyền truy cập, cũng như các hoạt động mà họ có thể thực hiện trong hệ thống. Phân quyền rõ ràng giúp công ty đảm bảo rằng mỗi nhân viên có quyền truy cập vào những tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc mà không gây ra sự nhầm lẫn hoặc xung đột trong công việc.

2. Vì sao cần phân quyền nhân viên rõ ràng?

Phân quyền rõ ràng giúp đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả và tránh xung đột. Khi mỗi nhân viên biết rõ nhiệm vụ và quyền hạn của mình, công ty có thể vận hành trơn tru hơn. Ngoài ra, việc phân quyền hợp lý còn giúp tăng tính trách nhiệm của nhân viên, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất công việc.

• Bảo mật thông tin: Chỉ những người có thẩm quyền mới có quyền truy cập vào các dữ liệu nhạy cảm.
• Tăng hiệu quả làm việc: Phân quyền đúng giúp nhân viên tập trung vào công việc của mình mà không bị gián đoạn bởi các quyền truy cập không liên quan.
• Tránh nhầm lẫn và xung đột: Phân quyền rõ ràng giúp tránh các tình huống nhân viên có quyền thực hiện những công việc không phải của họ.

Một cơ chế phân quyền khoa học không chỉ đảm bảo bảo mật thông tin, tăng hiệu suất làm việc mà còn giúp hạn chế tối đa nhầm lẫn và xung đột nội bộ. Đây chính là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp vận hành trơn tru và phát triển bền vững.

3. Cách phân quyền nhân viên theo ca hiệu quả

Phân quyền nhân viên theo ca giúp điều phối công việc dễ dàng hơn, đặc biệt đối với các công ty làm việc theo nhiều ca, như nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, hay trung tâm dịch vụ:

• Xác định số ca làm việc: Tùy thuộc vào nhu cầu công ty, xác định số lượng và khung giờ làm việc của các ca.
• Gán nhiệm vụ cụ thể: Mỗi ca có một bộ nhiệm vụ cụ thể. Việc phân công rõ ràng các công việc giúp nhân viên hiểu rõ công việc của mình.
• Dễ dàng quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý ca để theo dõi lịch làm việc và các quyền hạn liên quan đến mỗi ca làm việc.
• Đảm bảo công bằng: Đảm bảo sự công bằng trong việc phân ca làm việc giữa các nhân viên, không để xảy ra tình trạng phân biệt hay không đồng đều về công việc.

Thực hiện phân quyền theo ca một cách khoa học không đơn giản chỉ giúp quản lý hiệu quả mà còn tạo sự công bằng, giảm áp lực và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

4. Cách phân quyền nhân viên theo vị trí

Phân quyền theo vị trí là một phương pháp phân công công việc dựa trên chức danh, nhiệm vụ và quyền hạn của từng vị trí trong tổ chức. Cách phân quyền này thường được áp dụng trong các công ty lớn hoặc các tổ chức có nhiều phòng ban. Các bước phân quyền theo vị trí như sau:

• Xác định vị trí công việc: Đầu tiên, xác định rõ các vị trí trong công ty và mô tả công việc của từng vị trí.
• Xác định quyền hạn cho mỗi vị trí: Mỗi vị trí sẽ có quyền hạn khác nhau. Ví dụ, quản lý có quyền ra quyết định về sản phẩm, trong khi nhân viên chỉ có thể thực hiện các công việc hỗ trợ.
• Phân công nhiệm vụ: Dựa trên quyền hạn và nhiệm vụ, phân công công việc cho nhân viên phù hợp với từng vị trí.
• Sử dụng phần mềm quản lý: Hệ thống phần mềm quản lý giúp bạn phân quyền cho các vị trí một cách dễ dàng và theo dõi hiệu quả công việc của nhân viên.

Khi phân quyền theo vị trí được triển khai khoa học, doanh nghiệp không đơn thuần chỉ nâng cao hiệu quả vận hành mà còn tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, giảm chồng chéo công việc tạo ra nền tảng quan trọng để tối ưu nguồn lực và phát triển bền vững.

Việc phân quyền theo ca và vị trí là bước quan trọng để kiểm soát quy trình và tránh tình trạng nhầm lẫn vai trò. Để hiểu sâu hơn về cách giám sát và ngăn chặn gian lận nội bộ, bạn có thể tham khảo phương pháp quản lý nhân viên chặt chẽ hiệu quả.

Nếu chỉ phân quyền nhân viên thủ công bằng sổ sách hoặc bảng tính, bạn sẽ khó tránh khỏi sai sót và mất kiểm soát. Với phần mềm bán hàng Nhanh.POS, bạn có thể:

• Phân quyền theo ca, vị trí, nhóm nhân viên
• Giới hạn quyền truy cập vào từng tính năng và dữ liệu
• Theo dõi lịch sử thao tác để ngăn ngừa gian lận
• Tích hợp quản lý bán hàng, kho, đơn hàng và khách hàng trong một nền tảng

5. Phân quyền nhân viên bằng phần mềm bán hàng Nhanh.vn

Bên cạnh cách phân chia thủ công, bạn có thể tận dụng phần mềm bán hàng Nhanh.vn để thiết lập và quản lý phân quyền nhân viên nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn.

Các bước thiết lập phân quyền nhân viên bằng phần mềm Nhanh.vn

• Phân quyền nhóm nhân viên

Nhanh.vn có các nhóm quyền phù hợp với từng bộ phận của doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng có thể thêm/bớt các quyền trong nhóm quyền đó, bằng cách tích vào các quyền trong tab Phân quyền nhóm nhân viên. Sau khi tích vào ô phân quyền, hệ thống sẽ tự cập nhật luôn thay đổi cho các tài khoản thuộc nhóm quyền đó.

Lần đầu vào phân quyền nhóm, muốn phân quyền riêng được cần bấm kích hoạt phân quyền riêng

• Phân quyền nhân viên

Dùng trong trường hợp bạn muốn phân quyền riêng cho nhân viên khác với nhóm quyền, quy trình thao tác như sau:

• Bạn chọn sang tab Phân quyền tại trang nhân viên
• Nhập Tên/user của nhân viên => Chọn đúng nhân viên trong mục hệ thống gợi ý => So sánh với nhóm quyền/nhân viên khác (không bắt buộc) ==> Nhấn Lọc

• Tích chọn các quyền muốn phân cho nhân viên ==> Nhấn Lưu (ở dưới cùng)

Lưu ý:

• Bạn nhấn vào nút mũi tên để hệ thống load tự động tích lại các quyền mặc định đang có của nhóm quyền nhân viên trước khi tích thêm/bớt quyền riêng cho nhân viên đó. Nếu không cần các quyền của nhóm, bạn có thể tích những quyền của riêng tài khoản đó mà không cần làm thao tác trên.
• Khi tài khoản đã được phân quyền riêng trước đó để chuyển về phân quyền mặc định theo nhóm quyền, bạn sẽ nhấn vào nút Khởi tạo phân quyền mặc định.
• Với các tài khoản đã được phân quyền riêng trước đó thì không phân quyền chung được nữa, cần vào phân quyền để phân theo tài khoản
• Trong trường hợp một tài khoản nhân viên được sử dụng cho nhiều doanh nghiệp, hệ thống áp dụng phân quyền theo nguyên tắc sau:
• Nếu tài khoản có phân quyền riêng tại bất kỳ doanh nghiệp nào, hệ thống sẽ chỉ áp dụng phân quyền riêng, bỏ qua phân quyền nhóm tại tất cả doanh nghiệp.
• Nếu tài khoản không có phân quyền riêng ở bất kỳ doanh nghiệp nào, hệ thống sẽ áp dụng phân quyền nhóm tại từng doanh nghiệp tương ứng.
• Phân quyền sử dụng cuối cùng là tổng hợp các quyền được cấp theo nguyên tắc trên, dựa trên các doanh nghiệp mà tài khoản có tham gia.

Phân quyền xem dữ liệu

• Cho phép doanh nghiệp giới hạn nhân viên chỉ xem được một số dữ liệu do chính nhân viên đó tạo, mà không xem được của nhân viên khác.

Tình huống sử dụng thực tế:

• Doanh nghiệp có 2 nhân viên thu ngân, nên chỉ muốn nhân viên A nhìn thấy hóa đơn mình tạo, không cho phép thấy hóa đơn do nhân viên B tạo, hoặc chỉ nhìn thấy hóa đơn do mình tạo trong vòng 1 tuần trở lại đây.
• Không cho phép nhân viên này nhìn thấy khách hàng của nhân viên khác

Một số lưu ý tại cài đặt này:

• Giới hạn quyền xem Danh sách hóa đơn bán lẻ:
  • Tích chọn cài đặt này: Tất cả nhân viên chỉ được nhìn thấy các hóa đơn do nhân viên đó tạo.
  • Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.

• Giới hạn quyền xem Danh sách đơn hàng
  • Tích chọn cài đặt này: Giới hạn tất cả nhân viên chỉ được nhìn thấy các đơn hàng do nhân viên đó tạo.
  • Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.
  • Chi tiết đơn hàng: Cho phép nhân viên xem được chi tiết đơn hàng do nhân viên khác tạo khi có cài đặt giới hạn xem danh sách đơn hàng theo nhân viên tạo.
• Giới hạn quyền xem Chi tiết sản phẩm
  • Tích chọn cài đặt này: Giới hạn nhân viên chỉ xem được tồn kho trong kho mình quản lý ở trang chi tiết sản phẩm.
  • Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.

Một hệ thống phân quyền hiệu quả cần được lồng ghép vào quy trình quản lý bài bản giúp vận hành trơn tru và nhất quán. Bạn nên đọc thêm về quy trình 7 bước quản lý cửa hàng bán lẻ chuyên nghiệp để hình dung tổng thể.

6. Lợi ích khi sử dụng phần mềm hỗ trợ phân quyền nhân viên 

Sử dụng phần mềm hỗ trợ phân quyền mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt khi quy mô công ty lớn và cần quản lý nhiều nhân viên với các quyền hạn khác nhau. Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm bao gồm:

• Quản lý dễ dàng: Phần mềm giúp bạn dễ dàng phân công và giám sát công việc của từng nhân viên mà không phải quản lý thủ công.
• Tăng hiệu quả công việc: Nhân viên biết rõ nhiệm vụ và quyền hạn của mình, giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả công việc.
• Chính xác và minh bạch: Phần mềm giúp lưu trữ thông tin phân quyền một cách chính xác, không gây nhầm lẫn.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động phân quyền giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc quản lý nhân sự.

Áp dụng phần mềm phân quyền giúp nâng cao hiệu suất, đảm bảo tính minh bạch và tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí. Đây chính là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự chuyên nghiệp và sẵn sàng cho sự phát triển lâu dài.

Khi đội ngũ được phân quyền hợp lý, từng ca làm việc sẽ vận hành như một bộ máy được bôi trơn hoàn hảo. Tôi tin đây là bước quan trọng để phát triển bền vững trong kinh doanh đa kênh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.