Cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả cho shop

Khi kinh doanh, chắc hẳn những vấn đề này sẽ là nỗi lo của nhiều chủ shop: nhập nhầm tồn kho, đơn hàng thất thoát, báo cáo tài chính thiếu chính xác. Đó là lý do phần mềm bán hàng ra đời. Nhưng quan trọng hơn cả, chủ shop phải nắm được cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như thế nào. 

Trong bài viết này,  tôi sẽ chia sẻ cho bạn những bước cụ thể để sử dụng phần mềm bán hàng, giúp các chủ shop vận hành mượt mà và tăng trưởng bền vững.

1. Phần mềm quản lý bán hàng là gì và lợi ích sử dụng

1.1. Phần mềm quản lý bán hàng là gì? 

Phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp công nghệ giúp cửa hàng/doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình bán lẻ trên một hệ thống duy nhất: sản phẩm - tồn kho - đơn hàng - thu chi - khách hàng. Thay vì sổ sách/Excel dễ sai sót, hệ thống cung cấp nguồn dữ liệu tập trung và đồng bộ thời gian thực, để bạn nắm tình hình kinh doanh chính xác và ra quyết định nhanh.

1.2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Khi kinh doanh phát triển, số lượng đơn hàng, khách hàng và sản phẩm tăng lên nhanh chóng, việc quản lý thủ công bằng sổ sách hay Excel trở nên kém hiệu quả. Đây là lúc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Vậy phần mềm bán hàng đem lại những lợi ích gì? 

Quản lý bán hàng tự động và chính xác

Phần mềm cho phép theo dõi đơn hàng, doanh thu và tồn kho theo thời gian thực. Chỉ với vài thao tác, chủ shop đã có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động. Điều này hạn chế tối đa tình trạng sai sót do nhập liệu thủ công, đồng thời đảm bảo dòng tiền minh bạch.

Tối ưu tồn kho và nguồn hàng

Nhờ các báo cáo chi tiết, bạn dễ dàng biết sản phẩm nào bán chạy, mặt hàng nào tồn kho lâu. Từ đó, kế hoạch nhập hàng trở nên hợp lý hơn, tránh ứ đọng vốn và hạn chế rủi ro “cháy hàng”. 

Hỗ trợ bán hàng đa kênh hiệu quả

Có những nhà bán hàng hiện nay kinh doanh theo mô hình đa kênh, ngoài kinh doanh ở cửa hàng, họ còn kinh doanh trên các sàn TMĐT. 

Phần mềm quản lý bán hàng đồng bộ dữ liệu từ website, Facebook, Shopee, Lazada đến TikTok Shop. Khi khách đặt ở bất kỳ kênh nào, đơn hàng đều tập trung về một hệ thống, giảm thất thoát thông tin và giúp nhân viên xử lý nhanh hơn.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Một ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng là khả năng lưu trữ thông tin, lịch sử mua hàng và phân loại khách theo nhóm. Nhờ vậy, shop có thể tự động gửi ưu đãi đúng đối tượng, tăng tỷ lệ quay lại và xây dựng tệp khách hàng trung thành - yếu tố then chốt để phát triển bền vững.

Báo cáo kinh doanh thông minh

Phần mềm cung cấp các báo cáo doanh thu, lợi nhuận, sản phẩm bán chạy theo ngày, tuần, tháng. Chủ shop dễ dàng ra quyết định kịp thời như tăng cường nhập mặt hàng bán nhanh hay điều chỉnh chiến dịch marketing.

Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành

Nhờ tự động hóa nhiều quy trình, cửa hàng không cần quá nhiều nhân sự cho việc kiểm kho, theo dõi sổ sách hay đối soát đơn hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đồng thời tạo điều kiện để nhân viên tập trung vào việc chăm sóc khách hàng và phát triển doanh thu.

Trước khi quyết định sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để hỗ trợ hoạt động kinh doanh, bạn cần nắm rõ Cách lập kế hoạch kinh doanh chi tiết dành cho người mới. Bạn không thể quản lý bán hàng thành công nếu không nắm vững kiến thức này. 

2. Những tính năng cần phải có của một phần mềm bán hàng

Để một phần mềm quản lý bán hàng thực sự hiệu quả, nó cần có những tính năng cốt lõi gắn liền với quy trình vận hành của shop. Đây chính là yếu tố giúp chủ cửa hàng quản lý dễ dàng, giảm sai sót và tạo nền tảng cho tăng trưởng lâu dài.

Về cơ bản, một phần mềm quản lý bán hàng phải có những tính năng:

• Quản lý sản phẩm
• Quản lý kho hàng
• Quản lý bán hàng
• Quản lý đơn hàng
• Quản lý khách hàng
• Cung cấp các báo cáo về doanh thu, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp

Bạn có thể hiểu rõ hơn công dụng của những tính năng này thông qua bảng so sánh sau đây: 

Để lựa chọn được giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách, bạn có thể tham khảo Top 15 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, hiệu quả nhất.

Khám phá phần mềm Nhanh.POS, phần mềm sở hữu đầy đủ tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý bán hàng. Trong đó, tính năng quản lý kho hàng và báo cáo doanh thu chi tiết được các chủ cửa hàng tin dùng.

Thương hiệu Bò sữa (Boo) nói gì về tính năng dự báo nhập hàng của phần mềm Nhanh.POS:

3. Cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả

Sau khi đã nắm rõ khái niệm và các tính năng cốt lõi, bước tiếp theo là tìm hiểu cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cơ bản. Để bạn dễ hình dung, tôi sẽ minh họa trực tiếp qua Nhanh.POS - một phần mềm bán hàng được nhiều doanh nghiệp như Yody, Cỏ mềm,... tin dùng.

3.1. Thiết lập ban đầu

Ngay sau khi đăng ký sử dụng, việc đầu tiên bạn cần làm là thiết lập dữ liệu cơ bản để hệ thống quản lý chính xác ngay từ ngày đầu. Đây là bước nền tảng giúp việc bán hàng sau này được nhanh chóng, hạn chế nhầm lẫn và sai sót.

• Chuẩn bị danh sách sản phẩm: Ghi rõ mã sản phẩm, tên, giá nhập, giá bán, số lượng tồn. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp khi nhập liệu không bị thiếu thông tin.
• Import danh mục sản phẩm: Tải file mẫu từ phần mềm, điền thông tin và upload lên hệ thống. Đây là cách nhanh nhất để đồng bộ dữ liệu thay vì nhập thủ công từng sản phẩm.
• In và dán tem sản phẩm: Mỗi sản phẩm nên được gắn mã vạch để dễ dàng quét khi bán hàng hoặc kiểm kho.
• Kiểm kho ban đầu: Đối chiếu số lượng hàng thực tế trong kho và nhập lên hệ thống. Bước này giúp dữ liệu tồn kho khớp ngay từ đầu, tránh tình trạng lệch số liệu khi bắt đầu bán.

Hoàn thành các thao tác trên, bạn đã có nền tảng dữ liệu vững chắc để sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả hơn trong các bước tiếp theo.

3.2. Quản lý sản phẩm

Để hỗ trợ người bán quản lý sản phẩm, phần mềm Nhanh.POS sẽ cung cấp cho người dùng những tính năng sau: 

Tạo sản phẩm trên Website

• Hỗ trợ nhập liệu sản phẩm nhanh chóng, lưu trữ không giới hạn: Phần mềm cho phép bạn có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa và kiểm tra các thông tin liên quan tới sản phẩm
• Những thông tin sản phẩm bạn có thể quản lý: Tên - Mã - Mã vạch của sản phẩm, Giá nhập - Giá vốn - Giá bán của sản phẩm, Tồn kho theo từng trạng thái. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm những thông tin về sản phẩm qua bộ lọc 
• Thay đổi trạng thái sản phẩm theo các trạng thái: Ngừng bán, Mới - Đang bán, Hết hàng
• Tạo danh mục sản phẩm, thuộc tính của sản phẩm để dễ quản lý. Bạn cũng có thể thiết lập các sản phẩm hot, các sản phẩm mới 
• Danh mục sản phẩm bạn có thể thêm trực tiếp trên phần mềm hoặc Import từ Excel để nhập liệu sản phẩm nhanh chóng
• In mã vạch, in thông tin sản phẩm 

Đồng bộ sản phẩm trên sàn TMĐT

Nếu bạn kinh doanh trên các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiktok Shop, hãy sử dụng tính năng đồng bộ các sản phẩm trên sàn TMĐT của phần mềm. Mục đích của tính năng này là để nhập liệu sản phẩm và đồng bộ tồn kho giữa các sàn được nhanh chóng

Để đồng bộ sản phẩm trên sàn TMĐT, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

(1) Bước 1: Tải và ghép nối sản phẩm từ sàn:

• Bấm nút đồng bộ > chọn tải sản phẩm từ sàn TMĐT
• Chọn Seller (gian hàng muốn tải sản phẩm)
• Khi đồng bộ sản phẩm sàn TMĐT với phần mềm sẽ thuộc 1 trong 3 trường hợp sau:

Đã có sản phẩm trên Nhanh.vn và chưa có sản phẩm trên sàn.

Đã có sản phẩm trên sàn và chưa có sản phẩm trên Nhanh.vn.

Đã có sản phẩm trên cả Nhanh.vn và sàn. Chia làm 2 tình huống: Mã SKU sản phẩm trên sàn trùng với mã sản phẩm trên Nhanh.vn/Mã SKU sản phẩm trên sàn khác mã sản phẩm trên Nhanh.vn.

(2) Bước 2: Đồng bộ tồn kho sang sàn: 

• Để tải đơn hàng trong quá khứ, bạn truy cập module Đơn hàng > chọn sàn TMĐT > chọn sàn cần tải đơn hàng.
• Bấm Tải đơn hàng > chọn khoảng thời gian thích hợp > bấm Tải dữ liệu. Hệ thống sẽ tự động tải đơn trong Lazada (2 tháng gần nhất), Shopee (15 ngày gần nhất), Tiki: 30 ngày gần nhất, Sendo (không giới hạn thời gian)

(3) Bước 3: Kiểm kho, cân bằng tồn kho 

Sau khi thực hiện tải đơn hàng trong quá khứ trên sàn về phần mềm sẽ khiến cho số tồn sản phẩm trên hệ thống bị thay đổi sai lệch so với thực tế. Bạn cần kiểm kho cân bằng tồn hoặc nhập kho để đưa số tồn trong kho trên phần mềm về số lượng đúng.

(4) Bước 4: Đồng bộ tồn kho sản phẩm
Nhanh.vn sẽ giúp bạn đồng bộ kho hàng trên Nhanh với sàn như sau: 

• Chiều 1: khi có đơn hàng phát sinh trên sàn, đơn hàng được tải về Nhanh (đã thực hiện thao tác ghép nối các sản phẩm trước đó), khi đơn hàng đó thành công, hệ thống sẽ trừ tồn trong kho trên Nhanh.
• Chiều 2: Nếu khi cấu hình kết nối Sàn - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì mặc định hệ thống sẽ tự động đồng bộ tồn sang sàn khi có thay đổi về số tồn ở Nhanh. Còn nếu không hệ thống sẽ không cập nhật tồn kho.

Lưu ý: 

• Chưa hỗ trợ đồng bộ tồn: Sendo.
• Sàn hỗ trợ đồng bộ tồn kho hai chiều: Shopee, Lazada, Tiki.

Xem chi tiết cách đồng bộ sản phẩm trên sàn TMĐT về Nhanh.POS tại đây:

Xem tồn kho, quản lý thời gian lưu kho 

Nếu bạn đang kinh doanh chuỗi cửa hàng, tính năng này sẽ giúp cho bạn có thể dễ dàng xem số tồn của sản phẩm ở tất cả các cửa hàng/kho hàng, không cần lọc theo từng cửa hàng để xem như tại trang Danh sách sản phẩm

Tính năng này cũng giúp bạn dễ dàng kiểm soát tồn kho giữa các cửa hàng để đưa ra quyết định điều chuyển tồn kho nhanh chóng, chính xác và kịp thời.

Bạn có thể lọc các sản phẩm theo tiêu chí Nhập lâu - Chưa bán được để lên kế hoạch cho các chương trình khuyến mãi. Ngoài ra, bạn có thể lọc theo tiêu chí Bán chậm để cân nhắc nên xả hàng hay trả lại nhà cung cấp. Bạn cũng có thể tự lọc theo tiêu chí và các trường lọc khác nhau 

Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc quản lý sản phẩm trong kinh doanh, bạn có thể tham khảo bài viết Quản lý sản phẩm là gì? Vì sao cực quan trọng với bán hàng đa kênh.

3.3. Quản lý kho hàng 

Trong nghiệp vụ quản lý kho hàng, phần mềm Nhanh.POS sẽ hỗ trợ bạn: 

Tạo phiếu xuất-nhập kho 

Khi nhập hàng về kho, bạn cần tạo một phiếu nhập kho nhà cung cấp nhằm 2 mục đích là in phiếu để xác nhận giữa hai bên và cập nhật số lượng sản phẩm vừa nhập lên phần mềm.

(1) Khi có hàng mới nhập về từ nhà cung cấp, bạn hãy thực hiện những thao tác sau trên phần mềm: 

• Bước 1: Chọn thêm phiếu nhập nhà cung cấp

Để thêm phiếu nhập kho nhà cung cấp, bạn truy cập vào module Kho hàng > chon Xuất nhập kho > chọn Thêm mới > chọn Nhập kho

• Bước 2: Nhập thông tin liên quan đến sản phẩm trong phiếu nhập hàng nhà cung cấp

Bạn nhập thông tin vào các trường cần thiết, như tên nhà cung cấp, sản phẩm, số lượng, giá…

•  Bước 3: Lưu phiếu nhập hàng nhà cung cấp

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết ở bước 2, bạn chọn nút “Lưu” để lưu phiếu nhập hàng nhà cung cấp.

• Bước 4: In phiếu nhập hàng nhà cung cấp

Bạn có thể in từng phiếu nhập hàng nhà cung cấp hoặc in nhiều phiếu nhập hàng nhà cung cấp cùng một lúc 

• Bước 5: In tem/mã vạch sản phẩm sau khi nhập nhà cung cấp

(2) Để trả hàng cho nhà cung cấp, bạn cần thực hiện những thao tác sau:

• Bước 1: Chọn thêm phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp

Để thêm phiếu xuất kho nhà cung cấp, bạn truy cập vào module Kho hàng > chon Xuất nhập kho > chọn Thêm mới > chọn Xuất kho

• Bước 2: Nhập thông tin liên quan đến sản phẩm trong phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp

Bạn nhập thông tin vào các trường cần thiết, như tên nhà cung cấp, sản phẩm, số lượng, giá…

• Bước 3: Lưu phiếu trả hàng nhà cung cấp

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết ở bước 2, bạn chọn nút lưu để lưu phiếu xuất trả hàng.

• Bước 4: In phiếu trả hàng nhà cung cấp

Tương tự cũng có hai cách giống như lúc nhập kho sản phẩm

Trong trường hợp bạn đã có sẵn 1 file tổng hợp sản phẩm kèm số lượng cần xuất/nhập nhà cung cấp, bạn có thể sử dụng tính năng import xuất nhập kho từ excel để tiết kiệm thời gian.

Chuyển kho

Khi bạn thấy sản phẩm ở kho A cần phải chuyển sang kho B mới bán tốt, hoặc kho B cần thêm hàng để bán thì đây là lúc bạn sẽ cần thực hiện thao tác Chuyển kho

Trên phần mềm Nhanh.POS, bạn có thể tạo phiếu chuyển kho. Sau khi thêm phiếu chuyển kho, hệ thống sẽ sinh ra 2 phiếu XNK

• 1 phiếu XNK loại Xuất, kiểu [C] Chuyển kho, ghi nhận việc xuất hàng chuyển đi từ kho chuyển.
• 1 phiếu chuyển kho nháp chờ xác nhận vào kho nhận.

Thêm mới phiếu chuyển kho nháp: Sau khi thêm phiếu chuyển kho nháp, cần phải thông qua bước duyệt và xác nhận thì mới hoàn thành giao dịch chuyển kho.

• Duyệt: Duyệt hàng ra khỏi kho chuyển, bắt đầu chuyển hàng tới kho nhận. Sau khi duyệt, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu XNK loại Xuất, kiểu [C] Chuyển kho, ghi nhận việc xuất hàng chuyển đi từ kho chuyển.
• Xác nhận: Xác nhận nhận hàng tại kho nhận. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu XNK loại Nhập, kiểu [C] Chuyển kho, ghi nhận việc xác nhận nhận hàng tại kho nhận.

Đây là những thao tác chủ yếu của việc chuyển kho trên phần mềm. 

Kiểm kho

Quy trình kiểm kho ở phần mềm Nhanh.POS sẽ giúp người bán hạn chế được sai sót khi kiểm kho thủ công. Phần mềm có hệ thống tít mã vạch để kiểm kho dễ dàng hơn. Tránh trường hợp đếm thủ công sẽ dễ xuất hiện những sai sót. 

Xem chi tiết cách kiểm kho hàng tại đây:

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết 5 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất năm 2025. Trong bài viết có trình bày về quy trình kiểm kho hàng để bạn dễ áp dụng cho cửa hàng của mình, tối ưu quy trình quản lý kho hàng.

Hạn mức tồn kho

Hạn mức tồn kho là mức tồn kho an toàn của mỗi mặt hàng.

• Xác định tồn kho tối thiểu để đảm bảo tính sẵn có, giảm nguy cơ hết hàng, duy trì niềm tin với khách hàng, giảm giá thành 1 đơn vị sản phẩm do đặt hàng số lượng lớn.
• Xác định tồn kho tối đa để tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí, ứ đọng vốn.

Để thêm hạn mức cho từng sản phẩm trên phần mềm Nhanh.POS, bạn cần thực hiện những bước sau:

• Bước 1: Thêm mới hạn mức tồn kho

Bạn truy cập module Kho hàng > chọn Hạn mức tồn kho > bấm Thêm mới > chọn Thêm mới

• Bước 2: Nhập thông tin liên quan trong mục thêm mới hạn mức tồn kho

Giao diện thêm mới hạn mức tồn kho như sau: 

• Bước 3: Lưu hạn mức tồn kho vừa nhập

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết ở bước 2, bạn chọn nút Lưu để lưu hạn mức tồn kho của sản phẩm vừa tạo.

Bạn có thể import từ file Excel để thiết lập hạn mức tồn kho

Vị trí sản phẩm trong kho

Tính năng xác định vị trí sản phẩm trong kho rất tiện lợi, tính năng này sẽ giúp: 

• Nhân viên kho mới vào, không biết vị trí sản phẩm trong kho thì có thể dùng tính năng này để tìm sản phẩm
• Trước cần có 2 nhân viên kho để phòng trường hợp 1 người nghỉ còn người kia làm, nhưng giờ chỉ cần 1 người
• Nhân viên kho có thể xếp sản phẩm ở bất cứ vị trí nào còn trống trong kho, nhưng vẫn quản lý được.

Về quy trình xác định, quản lý vị trí sản phẩm trong kho, hãy tìm hiểu thông qua video sau: 

Dự báo nhập hàng

Với tính năng dự báo nhập hàng này sẽ giúp bạn tính toán được đợt nhập hàng mới, bạn muốn tính toán xem nên nhập sản phẩm với số lượng bao nhiêu cho hợp lý, để kịp thời dự trữ, số lượng hàng tồn, tránh tình trạng hết hàng.

Quy trình tính dự báo nhập hàng trên phần mềm Nhanh.POS như sau: 

• Bước 1: Chọn mục dự báo nhập hàng

Để dự báo số lượng sản phẩm cần nhập, bạn truy cập module Kho hàng > chọn Dự báo nhập hàng

• Bước 2: Nhập thông tin vào các trường cần thiết
• Bước 3: Tính số lượng cần nhập

Sau khi điền xong các trường thông tin cần thiết ở bước 2, bạn nhấn chọn nút Tính số lượng cần nhập để phần mềm chạy tính số lượng cần nhập theo công thức.

Dùng thử miễn phí 7 ngày tính năng quản lý kho hàng trên Nhanh.POS ngay hôm nay!

 

3.4. Quản lý bán hàng

Với tính năng quản lý bán hàng, phần mềm Nhanh.POS cung cấp cho người bán những tính năng sau: 

Tạo hóa đơn nháp

• Tính năng này phù hợp cho bộ phận Chăm sóc khách hàng đang chat/ gọi điện tư vấn sản phẩm với khách hàng, khách hàng hẹn qua cửa hàng để xem và mua sản phẩm. 
• Khi tạo hóa đơn nháp, doanh nghiệp khai báo các thông tin cơ bản: Tên, sđt khách hàng, sản phẩm... và nhấn Lưu (Lưu và in) để hoàn tất.
• Bạn có thể chuyển hóa đơn nháp thành hóa đơn bán lẻ khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm

Tạo hóa đơn bán lẻ 

Để tạo hóa đơn bán lẻ, bạn cần thực hiện những thao tác sau trên phần mềm: 

• Bước 1: Nhập sản phẩm

Doanh nghiệp có thể sử dụng máy đọc mã vạch để quét mã vạch của sản phẩm bán hoặc gõ tên/mã sản phẩm (tối thiểu 3 kí tự để hiển thị bộ gợi ý). 

Điền giá bán của sản phẩm hoặc tiền chiết khấu cho từng sản phẩm sản phẩm.

Các doanh nghiệp có sử dụng tính năng quà tặng có thể thêm quà tặng thủ công hoặc thêm quà tặng tự động theo chương trình quà tặng

• Bước 2: Nhập khách hàng

Doanh nghiệp khai báo các thông tin cơ bản của khách hàng như tên/số điện thoại…

• Bước 3: Thanh toán

Điền tiền chiết khấu cho tổng hóa đơn, Khai báo phương thức thanh toán của khách hàng (tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ), Cho phép thanh toán kết hợp vừa tiền mặt, vừa chuyển khoản và trả sau

Phần mềm Nhanh.POS cũng cho phép hiển thị mã QR thanh toán cho khách chuyển khoản. Phát âm thanh khi khách thanh toán thành công

• Bước 4: Lưu hóa đơn 

Loại mã mà các nhà bán hàng thường sử dụng để quản lý bán hàng là mã SKU. Tuy nhiên, để sử dụng mã SKU hiệu quả, bạn cần phải biết cách thiết lập mã SKU. Tham khảo qua bài viết SKU và cách sử dụng nó hiệu quả khi quản lý bán hàng.

Tìm hóa đơn 

Chức năng tìm hóa đơn ở Nhanh.vn dùng để tìm những hóa đơn bị sót khi khách trả hàng, xem chi tiết hóa đơn,... 

Chẳng hạn: Thu ngân ở cửa hàng A muốn tìm thông tin hóa đơn ở cửa hàng B, hoặc khi khách mua hàng ở cửa hàng A nhưng đến cửa hàng B để trả hàng, hay tra cứu thông tin bảo hành của hóa đơn ở cửa hàng A.

Để tìm hóa đơn, bạn lần lượt thao tác: Bán hàng / Tìm hóa đơn

Tại đậy, bạn có thể lọc theo các tiêu chí

• ID hoá đơn: lọc theo ID của hoá đơn muốn tìm
• Tạo từ ngày: lọc theo ngày tạo từ ngày nào.
• Tạo đến ngày: lọc theo ngày tạo đến ngày nào.
• Số điện thoại khách hàng: lọc theo số điện thoại khách trong hoá đơn

Trả hàng

Tính năng trả hàng bán hàng trên Nhanh.vn có thể sử dụng trong trường hợp khách hàng đã mua hàng nhưng sau đó muốn trả lại hàng. Khách hàng có thể mua thêm sản phẩm khác hoặc không.

Có 2 hình thức trả hàng: Trả hàng có hóa đơn, Trả hàng không có hóa đơn (dành cho trường hợp nhân viên không tìm được hóa đơn cũ của khách hàng nhưng chắc chắn là khách hàng có mua hàng của Doanh nghiệp)

Xem chi tiết quy trình trả hàng (khách có mang theo hóa đơn) tại đây: 

3.5. Quản lý đơn hàng

Nhanh.vn giúp bạn dễ dàng theo dõi và thực hiện các đơn hàng. Tất cả các đơn đặt hàng, hàng tồn kho, nhà cung cấp và dữ liệu khách hàng của bạn được đồng bộ hóa và tích hợp đầy đủ trên một hệ thống.

Theo dõi chi tiết đơn hàng

Trang chi tiết đơn hàng giúp bạn theo dõi toàn bộ thông tin chi tiết về một đơn hàng cụ thể.

Trang chi tiết đơn hàng sẽ hiển thị những tab:

• Tab thông tin: Hiển thị chi tiết các thông tin về khách hàng, sản phẩm, vận chuyển (hãng vận chuyển, phí vận chuyển..), thông tin thanh toán, thông tin doanh nghiệp, lịch trình vận chuyển (tóm tắt) để bạn nắm bắt được chính xác từng giai đoạn, lịch trình và thời gian thực hiện đơn hàng.
• Tab Xác nhận: Bạn có thể sửa lại thông tin đơn hàng, bổ sung hoặc điều chỉnh xác mục thông tin đã xác nhận với khách hàng, chọn trạng thái xác nhận, sau đó bấm Lưu.
• Tab In & đóng gói: Cho phép bạn thao tác in phiếu gửi đơn hàng, lý do không nhặt được hàng, thông kê trạng thái đơn của khách hàng 
• Đổi kho hàng: Cho phép kiểm tra nhanh các sản phẩm trong đơn hàng còn tồn bao nhiêu tại các kho để thuận tiện điều chuyển thông tin đơn hàng sang kho còn tồn để xử lý.
• Tab Gửi vận chuyển: Bạn có thể thay đổi thông tin phí ship báo khách và chọn lại hãng vận chuyển phù hợp. Sau khi bạn bấm Gửi hãng vận chuyển, hãng vận chuyển sẽ cử nhân viên bưu tá tới địa chỉ kho hàng của đơn hàng này để lấy hàng đi giao cho khách.
• Tab Lịch trình: Bạn có thể theo dõi lịch trình chi tiết đơn hàng (giống hoàn toàn với lịch trình của hãng vận chuyển) và lịch trình tóm tắt của đơn hàng (tương ứng với các hành động đổi trạng thái đơn hàng).
• Tab Thanh toán: Tab thông tin thanh toán thể hiện thông tin về các khoản phí của đơn hàng. Trong trường hợp đơn hàng chưa được đối soát thì sẽ hiển thị Đơn hàng chưa được thanh toán.
• Tab Khiếu nại: Tab thông tin khiếu nại cho phép doanh nghiệp quản lý các yêu cầu khiếu nại đã phản ánh với hãng vận chuyển và thêm yêu cầu khiếu nại, phản hồi về đơn hàng từ khách hàng.

Dịch vụ vận chuyển

Dịch vụ vận chuyển của Nhanh.vn là cổng kết nối giúp bạn gửi hàng qua các hãng vận chuyển (Viettel Post, Vietnam Post - Bưu điện, Giaohangnhanh, J&T Express, Best Express, AhaMove) mà không cần phải ký hợp đồng với từng hãng. 

Có nhiều cách để bạn gửi đơn sang hãng vận chuyển: 

• Gửi một hoặc nhiều đơn hàng

• Gửi nhiều đơn hàng bằng Biên bản bàn giao vận đơn

• Kết nối vận chuyển riêng 
• Tự vận chuyển

Xử lý đơn hàng

Khi khách hàng nhấn đặt hàng, quy trình xử lý đơn hàng của phần mềm Nhanh.POS sẽ diễn ra theo sơ đồ sau: 

Xem chi tiết cách xử lý đơn hàng tại đây:

Tìm hiểu cách xử lý đơn hàng của các kênh Shopee, Facebook, Website thông qua bài viết So sánh cách xử lý đơn hàng Shopee, Facebook và Website. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về những tính năng bạn cần sử dụng trong phần mềm. 

Xử lý đơn trùng

Tính năng lọc đơn trùng sẽ liệt kê ra toàn bộ các số điện thoại có nhiều hơn 1 đơn hàng, giúp bạn có thể kiểm tra lại tình trạng đơn hàng bị trùng lặp để tiến hành gộp đơn, xóa đơn.

• TH1: Đơn hàng trùng thông tin

Bạn có thể lựa chọn xóa các đơn trùng lặp đi và chỉ giữ lại 1 đơn duy nhất để tiến hành xử lý, giao tới tay khách hàng.

Hoặc bạn có thể đổi trạng thái các đơn trùng sang trạng thái Hệ thống hủy, và chọn lý do là Đơn trùng. Lúc này sản phẩm trong đơn hàng sẽ được bỏ tạm giữ đẩy lại tồn có thể bán.

• TH2: Đơn hàng trùng do khách đặt nhiều sản phẩm

Nếu có 1 hay 1 số sản phẩm khách đặt bị hết hàng, bạn có thể liên hệ lại với khách hàng để thông báo và thống nhất cách thức giao hàng.

Nếu các sản phẩm đều đủ hàng và sẵn hàng để giao. Bạn có thể tiến hành gộp đơn hàng để giao tất cả những sản phẩm khách đặt trong 1 lần duy nhất nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Quy trình gộp đơn hàng:

Bước 1: Tích chọn những đơn hàng cần gộp

Bước 2: Bấm Thao tác > chọn Gộp các đơn đã chọn

Bước 3: Chọn đơn hàng muốn lấy thông tin gốc

Hỗ trợ xử lý khiếu nại và nhận kết quả xử lý trên hệ thống

Trong quá trình từ khi đơn hàng được gửi sang hãng vận chuyển cho đến khi hoàn thành giao tới tay khách hàng và đối soát COD có thể phát sinh các vấn đề như:

• Bưu tá chậm đến lấy hàng.
• Muốn thay đổi thông tin đơn hàng, đổi tiền thu hộ (COD).
• Báo lưu đơn hàng tại kho, báo phát lại, báo hoàn hàng, báo hủy đơn hàng.
• Yêu cầu cập nhật trạng thái đơn hàng....

Thì bạn có thể dùng tính năng Khiếu nại để báo Nhanh.vn xử lý các vấn đề này.

Bạn có thể khiếu nại trực tiếp trên đơn hàng hoặc khiếu nại chi tiết đơn hàng hoặc import file Excel 

Xem chi tiết cách khiếu nại đơn hàng tại đây: 

Đối soát đơn hàng

Đối soát đơn hàng là thao tác cần thiết để kiểm tra số tiền thu hộ có chính xác không để kịp thời xử lý và ngăn ngừa các vấn đề phát sinh như thất lạc hàng hóa, hàng hư hỏng,...

• Với đơn hàng gửi qua hệ thống Nhanh.vn, trạng thái do các hãng vận chuyển cập nhật, thì việc đối soát đơn hàng sẽ do Nhanh.vn thực hiện.
• Với đơn hàng không gửi qua hệ thống của Nhanh.vn (bao gồm đơn tự vận chuyển và đơn kết nối vận chuyển riêng), việc đối soát đơn hàng sẽ do Doanh nghiệp tự thực hiện.

Quy trình đối soát đơn hàng

(1) Đối soát đơn hàng gửi qua hệ thống Nhanh

• Với đơn hàng gửi qua hệ thống Nhanh.vn, trạng thái do các hãng vận chuyển cập nhật, thì việc đối soát đơn hàng sẽ do Nhanh.vn thực hiện.
• Khi đơn hàng giao Thành công hoặc Chuyển hoàn về, hãng vận chuyển đối soát với Nhanh.
• Nhanh sẽ check các thông tin về khối lượng, tiền cần thu, cước vận chuyển (xem có phí vượt cân, có đúng với giá cước theo hợp đồng không) => Khớp các giá trị trên sẽ chốt đối soát với hãng vận chuyển, sau đó Nhanh sẽ chuyển lại tiền này cho doanh nghiệp.

(2) Đối soát tự vận chuyển 

Xem chi tiết cách đối soát tự vận chuyến tại đây: 

Tham khảo thêm Cách quản lý tiền COD, đối soát trong vận chuyển nhanh chóng chính xác nhất để đảm bảo quy trình thu - chi minh bạch và hạn chế rủi ro thất thoát.

Khiếu nại

Trong quá trình xử lý đơn hàng, nếu có phát sinh những tình huống như bưu tá chậm đến lấy hàng, muốn thay đổi thông tin đơn hàng, yêu cầu cập nhật trạng thái đơn hàng, bạn có thể sử dụng tính năng Khiếu nại trên phần mềm Nhanh.POS

(Ảnh) 

Cách khiếu nại đơn hàng: Có 2 cách khiếu nại

• Khiếu nại trực tiếp trên đơn hàng
• Import khiếu nại bằng Excel 

Chú ý: Chỉ những đơn hàng đã gửi qua Hãng vận chuyển mới tạo được khiếu nại.

Xem chi tiết cách khiếu nại đơn hàng trên phần mềm Nhanh.POS tại đây:

3.6. Quản lý khách hàng 

• Bạn có thể theo dõi được danh sách toàn bộ các khách hàng của doanh nghiệp thông qua tính năng quản lý khách hàng của Nhanh.POS
• Danh sách luôn được cập nhật mới khi bạn thêm mới khách trong thao tác tạo hóa đơn bán hàng, đơn hàng (từ tất cả các kênh admin, website, facebook, sàn TMĐT) hoặc thêm mới khách hàng thủ công.

Trên Nhanh.POS bạn có thể:

Quản lý và phân loại danh sách khách hàng theo cấp độ 

(1) Quy trình phân cấp độ khách hàng gồm:

• Bước 1: Thêm cấp độ khách hàng

Bạn vào giao diện cấp độ > Chọn Thêm mới. Tại giao diện này, bạn sẽ điền các thông tin cần thiết là Tên cấp độ, Kiểu Rule (Mức trung bình theo tháng, Tổng tiền tích lũy, Tổng tiền mỗi tháng), Giá trị nhỏ nhất, Giá trị lớn nhất, Hạn mức điểm tối thiểu (Mức điểm duy trì cấp độ đó) 

• Bước 2: Phân cấp độ khách hàng

Khách hàng được tự động phân cấp độ khi đạt đủ điều kiện. Cấp độ khách hàng sẽ được cập nhật tự động sau mỗi lần mua hàng.

(2) Chăm sóc khách hàng theo cấp độ 

Nhanh.vn hỗ trợ bạn triển khai các chương trình chiết khấu, tích điểm riêng cho từng cấp khách hàng.

Quản lý và phân loại danh sách khách hàng theo nhóm khách hàng

Quy trình phân loại khách hàng theo nhóm khách hàng bao gồm:

• Bước 1: Tạo nhóm khách hàng

• Bước 2: Thêm khách hàng vào nhóm

Cách 1: Thêm khách hàng vào nhóm khi đã tạo đơn 

Cách 2: Sửa thông tin khách hàng để thêm vào nhóm 

Cách 3: Thêm nhiều khách hàng vào cùng nhóm một lúc 

Cách 4: Import Excel 

(2) Chăm sóc khách hàng theo nhóm 

Nhanh.vn hỗ trợ bạn triển khai các chương trình chiết khấu, tích điểm riêng cho từng cấp khách hàng và cách hoạt động chăm sóc khách hàng cơ bản như nhắn tin, gọi điện. 

Ngoài ra bạn có thể quản lý thẻ và phát hành thẻ khách hàng và quản lý các hành động chăm sóc khách hàng cơ bản trên phần mềm Nhanh.POS.

Tham khảo thêm Quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả để nhận biết được bạn cần chăm sóc khách hàng ở những giai đoạn nào và sử dụng tính năng chăm sóc khách hàng của phần mềm được hiệu quả. 

3.7. Báo cáo

Nhanh.POS cung cấp cho người dùng hệ thống báo cáo theo thời gian thực tại thời điểm truy cập và thao tác. Nhằm giúp các doanh nghiệp kiểm soát, theo dõi không chỉ về doanh thu, lợi nhuận, tồn kho,... mà còn về cả sản phẩm, khách hàng, kế toán,... người dùng không cần thực hiện thêm bất cứ thao tác tính toán nào.

Nhanh.POS cung cấp chi tiết các loại báo cáo sau: 

• Báo cáo doanh thu
• Báo cáo đơn hàng
• Báo cáo bán lẻ
• Báo cáo bán buôn
• Báo cáo tồn kho
• Báo cáo sản phẩm
• Báo cáo khách hàng
• Báo cáo khuyến mại
• Báo cáo kế toán
• Báo cáo bảo hành 

Trong đó, phần mềm Nhanh.POS nổi bật với báo cáo doanh thu, báo cáo đơn hàng, báo cáo tồn kho:  

• Báo cáo doanh thu: Có bốn loại là báo cáo theo sản phẩm, báo cáo thời gian, báo cáo theo khách hàng và theo nhân viên xử lý. Những báo cáo này giúp doanh nghiệp tổng quan được doanh thu các kênh bán, theo dõi được những sản phẩm có doanh thu cao hay thấp, theo dõi được khách hàng nào có doanh thu lớn để chăm sóc hợp lý. Xem xét nhân viên nào hoạt động hiệu quả. 
• Báo cáo đơn hàng: Phần mềm cũng cung cấp những báo cáo đơn hàng đa dạng. Đơn hàng tăng trưởng theo thời gian, đơn hàng theo kênh bán, theo trạng thái, theo nhân viên xử lý, theo thời gian xử lý. Giúp cho người bán nắm được tình hình đơn hàng, tăng tỷ lệ chốt đơn, có quyết định tập trung bán hàng hợp lý

• Báo cáo tồn kho: Báo cáo tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm tra khi có sai lệch tồn giữa phần mềm và thực tế nhờ liệt kê chi tiết về số lượng, giá vốn, giá trị của đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ. Báo cáo tồn kho cũng giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho được chính xác hơn, nhận biết được những sai lệch hoặc hao hụt tồn so với thực tế.

Khám phá ngay các loại báo cáo chi tiết trên Nhanh.POS để nắm rõ doanh thu, tồn kho và hiệu suất bán hàng của shop bạn,  giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn! 

4. Những sai lầm thường gặp khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Ngay cả khi đã đầu tư phần mềm, nhiều cửa hàng vẫn không đạt được hiệu quả như mong đợi. Nguyên nhân nằm ở cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chưa đúng. Sau là những sai lầm phổ biến mà các chủ shop cần tránh.

4.1. Chọn sai phần mềm không phù hợp với nhu cầu kinh doanh

• Không đánh giá kỹ nhu cầu sử dụng: Nhiều chủ shop chưa xác định rõ quy trình và yêu cầu kinh doanh nên lựa chọn phần mềm không đáp ứng đúng nhu cầu. Điều này khiến hệ thống thừa tính năng nhưng thiếu những gì thực sự cần.
• Chọn phần mềm quá phức tạp hoặc quá đơn giản: Nếu quá phức tạp, nhân viên khó tiếp cận; nếu quá đơn giản, phần mềm lại thiếu tính năng quan trọng như quản lý kho, đối soát đơn hàng. Giải pháp là chọn phần mềm vừa đủ, linh hoạt theo quy mô và đặc thù kinh doanh.

4.2. Thiếu tập huấn nhân viên sử dụng phần mềm

• Không biết cách sử dụng đúng tính năng: Khi nhân viên chưa được đào tạo bài bản, việc nhập liệu sai, thao tác nhầm hoặc bỏ qua tính năng quan trọng rất dễ xảy ra.
• Dẫn đến sai sót, mất dữ liệu: Khi không đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm, có thể dẫn đến sai sót như nhập sai số lượng sản phẩm hoặc nhầm thông tin khách hàng có thể làm lệch tồn kho và ảnh hưởng đến chăm sóc khách. Vì vậy, cần có quy trình đào tạo rõ ràng và hướng dẫn chi tiết ngay từ đầu.

4.3. Không cập nhật dữ liệu sản phẩm, khách hàng thường xuyên

• Thông tin lỗi thời, thiếu chính xác: Nếu dữ liệu khách hàng hoặc sản phẩm không được cập nhật, báo cáo sẽ thiếu tin cậy. Điều này khiến chủ shop khó ra quyết định đúng đắn.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh: Thiếu thông tin chính xác dẫn đến giao hàng sai, thiếu sản phẩm hoặc bỏ lỡ cơ hội remarketing cho khách hàng cũ. Đây là điểm nhiều shop nhỏ thường bỏ qua.

4.4. Thiếu bảo trì và nâng cấp phần mềm

• Không bảo trì định kỳ: Phần mềm không được kiểm tra, sao lưu, dẫn đến việc thường xuyên phát sinh sự cố, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động bán hàng.
• Không nâng cấp phiên bản mới: Nhiều cửa hàng ngại cập nhật nên họ đã bỏ lỡ các tính năng cải tiến và bảo mật. Việc nâng cấp giúp phần mềm hoạt động ổn định và tận dụng các tính năng mới nhất, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. 

Khi sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng, hãy tránh những sai lầm trên. Bên cạnh đó, bạn hãy tham khảo tiêu chí lựa chọn phần mềm thông qua bài viết Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng tối ưu hiệu quả cho chủ shop.

Hãy làm cho công việc vận hành shop sẽ trở nên minh bạch và tối ưu hơn nhờ sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ giúp bạn quản lý các dữ liệu quan trọng, chăm sóc khách hàng và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt thông qua các báo cáo.