Cách tạo đơn hàng, in hóa đơn tại quầy trong 30 giây

Tạo đơn hàng và in hóa đơn nhanh chóng tại quầy là yêu cầu quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp bán lẻ nào. Trong môi trường bán hàng hiện đại, giảm thiểu thời gian xử lý giao dịch sẽ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hiệu quả công việc. Hãy cùng tôi khám phá cách tạo đơn hàng và in hóa đơn tại quầy chỉ trong 30 giây để tăng cường hiệu suất bán hàng của bạn.

1. Tầm quan trọng của việc tạo đơn hàng và in hóa đơn nhanh chóng

Tạo đơn hàng và in hóa đơn nhanh chóng là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra trơn tru. Đặc biệt, trong môi trường bán lẻ, nơi có lượng khách hàng lớn và nhiều giao dịch mỗi ngày, tốc độ xử lý đơn hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả công việc.

• Tiết kiệm thời gian: Mỗi giây đều quan trọng, đặc biệt là trong giờ cao điểm. Tạo đơn và in hóa đơn nhanh giúp giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng, mang lại trải nghiệm tốt.
• Đảm bảo tính chính xác: Việc thực hiện nhanh chóng đồng nghĩa với việc tránh sai sót trong quá trình ghi nhận đơn hàng và thanh toán.
• Tăng hiệu suất bán hàng: Tạo đơn và in hóa đơn nhanh sẽ giúp cửa hàng xử lý nhiều giao dịch hơn trong thời gian ngắn.

2. Quy trình tạo đơn hàng và in hóa đơn thủ công tại quầy

Quy trình tạo đơn hàng thủ công tại quầy thông thường gồm các bước sau:

1. Nhập thông tin sản phẩm: Nhân viên bán hàng sẽ nhập mã sản phẩm hoặc tìm kiếm sản phẩm trên hệ thống để thêm vào đơn hàng.
2. Nhập thông tin khách hàng: Sau khi các sản phẩm đã được thêm vào đơn, nhân viên sẽ ghi nhận thông tin của khách hàng (nếu cần).
3. Tính toán giá trị đơn hàng: Hệ thống sẽ tính toán tổng giá trị đơn hàng, bao gồm thuế và chiết khấu (nếu có).
4. In hóa đơn: Sau khi kiểm tra và xác nhận, nhân viên sẽ in hóa đơn để giao cho khách hàng.

Quy trình thủ công này gây mất thời gian, dễ xảy ra sai sót trong các bước nhập liệu và tính toán, đặc biệt trong các cửa hàng có nhiều giao dịch sẽ dễ giảm hiệu quả và khiến khách hàng không hài lòng.

Trong môi trường bán lẻ, việc rút ngắn thời gian thanh toán giúp tăng hiệu quả vận hành. Nếu bạn đang tìm giải pháp miễn phí, hãy tham khảo ngay top 5 phần mềm in hóa đơn miễn phí không thể bỏ qua.

3. Các vấn đề phổ biến khi tạo đơn hàng và in hóa đơn tại quầy

Khi tạo đơn hàng và in hóa đơn thủ công, các vấn đề phổ biến có thể gặp phải là:

• Sai sót khi nhập liệu: Nhập mã sản phẩm hoặc thông tin khách hàng bằng tay dễ dẫn đến sai sót, ảnh hưởng đến độ chính xác của đơn hàng.
• Tốn thời gian: Quá trình kiểm tra và in hóa đơn thủ công có thể mất nhiều thời gian, khiến khách hàng phải chờ đợi lâu.
• Lỗi hệ thống: Khi hệ thống gặp sự cố, việc tạo đơn hàng và in hóa đơn thủ công trở nên khó khăn và không hiệu quả.
• Không đồng bộ dữ liệu: Nếu dữ liệu không được đồng bộ giữa các quầy, việc quản lý và theo dõi tồn kho, doanh thu sẽ gặp khó khăn.

Những vấn đề này có thể làm giảm hiệu suất bán hàng và ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.

Giải pháp POS có khả năng tích hợp in hóa đơn chỉ trong vài giây sẽ là chìa khóa cho cửa hàng bận rộn. Bạn có thể tìm thêm lựa chọn trong top 10 phần mềm thu ngân nhanh, chính xác, được tin dùng nhất.

Các vấn đề như lỗi hệ thống, thời gian in hóa đơn lâu hay sai sót khi nhập đơn hàng có thể làm gián đoạn quy trình bán hàng. Với phần mềm Nhanh.POS bạn sẽ giải quyết được tất cả những vấn đề này một cách nhanh chóng và chính xác.

4. Quy trình tạo đơn hàng và in hóa đơn tại quầy trên Nhanh.POS

4.1. Phím tắt

Để thêm mới hóa đơn bán lẻ, doanh nghiệp có thể truy cập Bán hàng/Bán lẻ/Thêm mới hoặc truy cập tại đây

Tại giao diện hóa đơn bán lẻ có các phím tắt giúp doanh nghiệp hoặc các bạn nhân viên có thể thao tác nhanh hơn

• F1: Thêm hóa đơn
• F3: Tìm sản phẩm
• F4: Khách hàng
• F6: Chiết khấu tổng hóa đơn.
• F8: Tiền mặt
• F9: Lưu hóa đơn
• F10: Lưu và in hóa đơn.

4.2. Thêm hóa đơn bán lẻ

Bước 1: Nhập sản phẩm

• Doanh nghiệp có thể nhấn nút để cài đặt Ẩn/hiện các cột cần sử dụng.

Doanh nghiệp có thể sử dụng máy đọc mã vạch để quét mã vạch của sản phẩm bán hoặc gõ tên/mã sản phẩm (tối thiểu 3 kí tự để hiển thị bộ gợi ý). Nếu sử dụng máy quét mã vạch, có 3 cách để thao tác trên Phần Mềm như sau:

• Cách 1: Quét 1 lần sản phẩm sẽ hiển thị sản phẩm với số lượng là 1, quét 2 lần sẽ hiển thị số lượng là 2,...
• Cách 2: Doanh nghiệp có thể quét 1 lần để hiển thị sản phẩm với số lượng là 1 và điền thủ công số lượng sản phẩm khách mua tại cột SL.
• Cách 3: Nhấn nút để hiển thị ra ô số lượng cạnh ô tìm sản phẩm, sau đó Doanh Nghiệp có thể quét mã vạch sản phẩm/điền số lượng/Enter để hiển thị đúng số lượng khách mua.

Điền giá bán của sản phẩm hoặc tiền chiết khấu cho từng sản phẩm sản phẩm. (hoặc cài đặt sẵn các chương trình chiết khấu cho hóa đơn tại đây)

Lưu ý: 1 hóa đơn chỉ cho phép sử dụng chiết khấu theo từng sản phẩm hoặc chiết khấu trên tổng hóa đơn, không được phép sử dụng đồng thời cả 2 loại chiết khấu cùng lúc

Doanh nghiệp có thể phân quyền cho nhân viên có quyền sửa giá bán sản phẩm hoặc sửa chiết khấu sản phẩm tại đây (Doanh nghiệp chỉ nên cấp cho nhân viên quyền tự sửa chiết khấu, không nên cấp quyền sửa giá bán sản phẩm)

Các Doanh nghiệp có sử dụng tính năng quà tặng có thể thêm quà tặng thủ công hoặc thêm quà tặng tự động theo chương trình quà tặng. Thao tác thêm quà tặng như sau:

• Đối với quà tặng tự động: Sau khi chọn sản phẩm sẽ hiển thị luôn quà tặng - số lượng ở dưới tên sản phẩm
• Đối với quà tặng thủ công: Doanh nghiệp nhấn vào nút >> Quà tặng, BHMR, Ghi chú >> (1) chọn sản phẩm cần tặng quà, (2) khai báo số lượng tặng, (3) tích nợ quà tặng (nếu số lượng quà tặng trong cửa hàng không đủ), (4) điền ghi chú sản phẩm (nếu cần)

Lưu ý: chỉ tích (3) nợ quà tặng nếu số lượng quà tặng trong cửa hàng không đủ, nếu đủ số lượng bỏ trống bước này nếu không sẽ làm sai lệch số lượng tồn sản phẩm quà tặng tại cửa hàng với phần mềm. (tham khảo hướng dẫn sử dụng nợ quà tặng tại đây)

Tips: Nếu có nhiều khách hàng mua hàng cùng lúc, có thể nhấn hoặc phím F1 để tạo ra nhiều hóa đơn trên cùng giao diện.

Bước 2: Nhập khách hàng

• Khai báo các thông tin cơ bản của khách hàng như tên/số điện thoại… 
• Doanh nghiệp có thể cài đặt bắt buộc nhập thông tin khách hàng hoặc không tại đây (Đối với doanh nghiệp có sử dụng module kế toán bắt buộc cần nhập thông tin khách hàng để kiểm soát thu chi - công nợ trên từng hóa đơn)

• Với doanh nghiệp có tính lương cho các bạn nhân viên bán hàng (hoặc các cửa hàng của doanh nghiệp có 1 bạn thu ngân riêng, các bạn tư vấn sản phẩm - bán hàng riêng) cần khai báo thêm thông tin nhân viên bán hàng để hỗ trợ việc theo dõi doanh số của các bạn trong báo cáo.
• Để tránh trường hợp các bạn thu ngân (hoặc nhân viên bán hàng) khi tạo đơn bỏ sót không khai báo nhân viên bán hàng, doanh nghiệp có thể bật cài đặt bắt buộc nhập nhân viên bán hàng khi tạo hóa đơn.

Bước 3: Thanh toán

• Điền tiền chiết khấu cho tổng hóa đơn (F6) 

Lưu ý: 1 hóa đơn chỉ cho phép sử dụng chiết khấu theo từng sản phẩm hoặc chiết khấu trên tổng hóa đơn, không được phép sử dụng đồng thời cả 2 loại chiết khấu cùng lúc

• Khai báo phương thức thanh toán của khách hàng (tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ)
• Đối với doanh nghiệp sử dụng module kế toán cần lưu ý như sau:
  • Khai báo đúng phương thức thanh toán và số tiền khách hàng thanh toán, chọn các đầu tài khoản tiền tương ứng để dòng tiền kế toán khớp với thực tế. 
  • Nếu khách hàng nợ (thanh toán không đủ), Doanh Nghiệp cần khai báo đúng số tiền khách hàng đã thanh toán, nếu khách chưa thanh toán gì cả thì bỏ trống phần thanh toán để ghi nhận đúng công nợ khách hàng.
  • Chọn ngày hẹn thanh toán (nếu có) với các hóa đơn còn nợ tiền.

Tips: Nếu Doanh nghiệp không muốn chiết khấu hoặc tích điểm cho khách hàng này có thể chọn bỏ chiết khấu tự động hoặc bỏ tích điểm tự động  

Bước 4: Lưu hóa đơn

• Cách 1: Nhấn nút hoặc nhấn F9 để lưu hóa đơn và không in hóa đơn.
• Cách 2: Nhấn F10 để lưu và in hóa đơn. Nếu Doanh Nghiệp mặc định tất cả các hóa đơn sau khi lưu đều in ra hóa đơn có thể nhấn và bật On
• Cách 3: Nếu Doanh Nghiệp mặc định tất cả các hóa đơn sau khi lưu đều in ra hóa đơn quà tặng có thể nhấn và bật On   sau đó Lưu hoá đơn.

5. Lợi ích khi tạo đơn hàng và in hóa đơn nhanh chóng

Tạo đơn hàng và in hóa đơn nhanh chóng tại quầy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và khách hàng:

• Tiết kiệm thời gian: Các thao tác được tự động hóa, giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, nâng cao hiệu quả công việc.
• Giảm sai sót: Tự động hóa giúp tránh được các lỗi thủ công trong việc tính toán giá trị đơn hàng và thuế, từ đó đảm bảo tính chính xác.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Hoàn thành giao dịch nhanh chóng sẽ khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và quay lại mua sắm.
• Tăng cường hiệu quả công việc: Nhân viên có thể xử lý nhiều giao dịch hơn trong thời gian ngắn, tối ưu hóa công việc tại quầy.
• Dễ dàng quản lý thông tin: Lưu trữ thông tin tự động giúp việc quản lý đơn hàng và hóa đơn dễ dàng hơn, hỗ trợ báo cáo và phân tích nhanh chóng.

Việc tạo đơn hàng và in hóa đơn nhanh chóng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và tạo ra sự khác biệt trong việc phục vụ khách hàng.

Tạo đơn hàng và in hóa đơn nhanh chóng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nhanh.POS giúp bạn thực hiện việc này chỉ trong 30 giây, giúp tăng hiệu quả và giảm thiểu sai sót.

6. Các tính năng nổi bật của phần mềm giúp tạo đơn hàng và in hóa đơn nhanh chóng

Phần mềm Nhanh.POS cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp tạo đơn hàng và in hóa đơn nhanh chóng, bao gồm:

• Quản lý sản phẩm dễ dàng: Chỉ cần quét mã vạch hoặc nhập tên sản phẩm để thêm vào đơn hàng. Hệ thống tự động cập nhật thông tin giá và số lượng.
• Tính toán tự động: Hệ thống tự động tính toán giá trị đơn hàng, thuế và các ưu đãi, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• In hóa đơn chỉ trong 30 giây: Chỉ cần nhấn một nút, phần mềm sẽ in hóa đơn ngay lập tức, giúp khách hàng không phải chờ đợi lâu.
• Hỗ trợ thanh toán nhanh chóng: Hệ thống hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ tín dụng, ví điện tử, giúp giao dịch trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
• Tích hợp báo cáo tự động: Sau mỗi giao dịch, hệ thống tự động lưu trữ và cập nhật thông tin, giúp dễ dàng theo dõi tình hình bán hàng và thu chi.

Với các tính năng này, Nhanh.POS giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng tại quầy, giảm thiểu thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

7.1. Làm sao để sử dụng phần mềm in hóa đơn nhanh chóng?

Sau khi đăng nhập vào hệ thống Nhanh.POS, bạn chỉ cần nhập thông tin sản phẩm hoặc quét mã vạch. Hệ thống sẽ tự động tính toán tổng tiền, thuế và in hóa đơn ngay lập tức.

7.2. Phần mềm này có hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán không?

Có

Phần mềm hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ tín dụng, và ví điện tử, giúp bạn xử lý các giao dịch nhanh chóng và dễ dàng.

7.3. Làm thế nào để theo dõi các giao dịch đã hoàn thành?

Tất cả thông tin giao dịch được phần mềm Nhanh.POS tự động lưu trữ và cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, và thu chi.

7.4. Phần mềm này có phù hợp với cửa hàng nhỏ không?

Có

Phần mềm Nhanh.POS không chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn mà còn rất lý tưởng cho các cửa hàng nhỏ, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý thu chi một cách hiệu quả.

7.5. Phần mềm này có tích hợp với các thiết bị khác không?

Có.

Nhanh.POS có thể tích hợp với các thiết bị như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, và các thiết bị thanh toán điện tử, giúp quy trình thanh toán trở nên nhanh chóng và mượt mà.

7.6. Phần mềm này có hỗ trợ đa ngôn ngữ không?

Có 

Nhanh.POS hỗ trợ đa ngôn ngữ giúp các doanh nghiệp quốc tế hoặc có khách hàng từ nhiều quốc gia có thể dễ dàng sử dụng phần mềm này.

Với phần mềm POS, việc tạo đơn hàng và in hóa đơn trong 30 giây không còn là thách thức. Tôi khuyên bạn nên triển khai giải pháp này để tối ưu hóa quy trình bán hàng và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Hãy bắt đầu ngay hôm nay và tận hưởng những lợi ích mà phần mềm mang lại.