[Giải đáp] Có phải xuất hóa đơn đối với hàng hóa bị hoàn trả trên sàn TMĐT?

Nhiều chủ shop kinh doanh trên sàn TMĐT “đau đầu” khi khách hủy đơn và không biết hàng hóa bị hoàn trả có cần xuất hóa đơn không? Trong bài viết này, Nhanh.vn sẽ giải đáp Có phải xuất hóa đơn đối với hàng hóa bị hoàn trả trên sàn TMĐT, căn cứ pháp lý theo Nghị định 123 và Nghị định 70/2025, giúp bạn xử lý hàng hoàn trên sàn TMĐT đúng luật và an toàn về thuế.

1. Hàng bán bị trả lại có cần xuất hóa đơn?

Trong hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử, đơn hàng bị hủy, hoàn hoặc trả lại không phải là tình huống hiếm gặp. Đặc biệt với các ngành như thời trang, hàng tiêu dùng nhanh, mỹ phẩm, khách hàng đặt mỗi ngày theo cảm xúc nhưng không phù hợp vẫn hoàn hàng bình thường. Vấn đề nhiều chủ shop thường bỏ qua là: khách có thể đổi ý hoàn trả, nhưng kế toán và thuế thì không được bỏ qua các quy trình xử lý sổ sách.

Rất nhiều người bán vẫn suy nghĩ đơn giản rằng “khách trả hàng thì coi như giao dịch không phát sinh, khỏi cần làm hóa đơn”. Cách hiểu này là không đúng quy định và có ảnh hưởng đến thuế. Khi hàng hóa đã được ghi nhận bán ra và phát sinh hóa đơn, thì việc trả lại toàn bộ hay một phần, người bán bắt buộc phải có chứng từ hợp pháp để điều chỉnh. Nếu không xử lý đúng, người bán sẽ vẫn phải nộp thuế GTGT đầu ra cho một giao dịch thực tế đã bị hoàn.

Theo Nghị định 123/2020 về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 70/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123, Điều 19 ghi rõ quy định cụ thể về xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót, bao gồm trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ. Vậy hàng bán bị trả lại có cần xuất hóa đơn không?

Câu trả lời là CÓ, trong đa số trường hợp. Khi khách hàng trả lại hàng hóa đã mua, người bán không được chỉ ghi giảm doanh thu trên tờ khai thuế GTGT mà bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh để phản ánh đúng bản chất giao dịch, đảm bảo: 

• Tính minh bạch của giao dịch
• Đồng bộ giữa thực tế kinh doanh và sổ sách kế toán
• Phù hợp với nghĩa vụ thuế của cả người bán và người mua

Trong thực tế TMĐT, đa phần người mua là cá nhân và không giữ hóa đơn. Với tình huống này, theo Nghị định 70/2025, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm khi nhận lại hàng (dù trả một phần hay toàn bộ).

Phải có thỏa thuận rõ ràng giữa người mua và người bán về việc trả hàng, ghi rõ lý do trả hàng, giá trị hàng trả, số lượng và thống nhất về việc người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

Trách nhiệm của từng bên khi lập hóa đơn điều chỉnh:

• Người bán: Ghi giảm doanh thu bán hàng, ghi giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng với giá trị hàng bị trả
• Người mua (nếu là tổ chức, doanh nghiệp có kê khai thuế): Ghi giảm giá trị hàng mua, ghi giảm thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ (nếu có)

Làm đúng ngay từ đầu không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật, mà còn bảo vệ chính lợi ích tài chính của shop, tránh rủi ro thuế, và những khoản phạt không đáng có về sau.

Xem thêm: Rủi ro khi xuất hóa đơn mà không hiểu luật

2. Quy định về hóa đơn hàng bán bị trả lại

Việc khách hàng trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa là tình huống xảy ra khá thường xuyên. Nhưng không phải ai cũng hiểu đúng bên nào có trách nhiệm lập hóa đơn và cách xử lý thuế GTGT. Để tránh sai sót khi quyết toán thuế, người bán và người mua cần nắm rõ các quy định mới nhất cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Căn cứ Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025, sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020, việc lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa được xử lý theo từng tình huống cụ thể:

Trường hợp 1: Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa

Áp dụng cho cả các trường hợp trả lại hàng do lỗi, không đúng mô tả hay đổi hàng làm thay đổi giá trị so với hàng đã mua ban đầu. Người bán là bên lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã xuất trước đó.

Hóa đơn điều chỉnh sẽ là căn cứ để:

• Người bán ghi giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra
• Người mua (nếu có kê khai thuế) ghi giảm giá trị hàng mua và thuế GTGT đầu vào

Lưu ý: Pháp luật cho phép linh hoạt theo thỏa thuận. Nếu hai bên có thỏa thuận rõ ràng về việc người mua sẽ là bên lập hóa đơn khi trả lại hàng, thì người mua được phép lập hóa đơn điện tử trả lại hàng, giao cho người bán. Sau đó, hai bên vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ theo quy định khi bán hàng.

Để xử lý hóa đơn hàng bán bị trả lại đúng quy định, doanh nghiệp cần một giải pháp đồng bộ dữ liệu đơn hàng và hóa đơn. Hệ thống HĐĐT TMĐT của Nhanh.vn sẽ giúp doanh nghiệp:

• Đồng bộ đơn hoàn trả từ sàn TMĐT
• Hỗ trợ điều chỉnh/ghi nhận hoàn trả đúng quy định
• Hạn chế sai sót khi kê khai thuế

Trường hợp 2: Hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng

Tài sản (xe máy, ô tô, bất động sản hay các tài sản chuyên dùng phải đăng ký theo quy định pháp luật) đã được đăng ký đứng tên người mua thì việc trả lại tài sản phù hợp với pháp luật chuyên ngành liên quan.

Nếu người mua là đối tượng sử dụng HĐĐT thì người mua bắt buộc phải lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.

Trường hợp 3: Đã xuất hóa đơn khi thu tiền trước nhưng giao dịch bị hủy

Các hoạt động như cung cấp dịch vụ thu tiền trước, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây nhà để bán, kinh doanh bất động sản,... nhưng phát sinh hủy giao dịch, hủy một phần việc cung cấp dịch vụ hay chấm dứt hợp đồng thì người bán là bên thực hiện điều chỉnh HĐĐT đã lập. Việc điều chỉnh phải phản ánh đúng phần giá trị dịch vụ, hàng hóa không còn thực hiện.

Mức thuế GTGT áp dụng đối với hàng bán bị trả lại: Theo Nghị định 174/2025 và Nghị quyết số 204/2025/QH15, thuế suất GTGT áp dụng là 8%. Theo đó, chính sách giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% tiếp tục được áp dụng đến hết ngày 31/12/2026 đối với một số nhóm dịch vụ, hàng hóa trong đó bao gồm cả hàng hóa bị trả lại (nếu thuộc đối tượng được giảm thuế).

Lưu ý: Mức thuế 8% chỉ áp dụng khi hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục được giảm thuế theo nghị quyết. Trường hợp không thuộc diện giảm, vẫn áp dụng thuế suất 10% theo quy định chung.

Tham khảo: Giải đáp các câu hỏi về thuế sàn TMĐT dành cho người bán từ A - Z

3. Những trường hợp xử lý hóa đơn khi khách hoàn trả

Khi phát sinh việc khách trả lại hàng (toàn bộ hoặc một phần), cách xử lý hóa đơn không áp dụng chung cho mọi trường hợp, mà phụ thuộc vào phương pháp kê khai thuế của từng bên (khấu trừ hay trực tiếp) và bên mua có hay không có khả năng xuất hóa đơn.

3.1. Trường hợp 1: Người mua có thể xuất hóa đơn 

Tình huống: Người mua là doanh nghiệp hoặc đơn vị có sử dụng hóa đơn điện tử (Công ty B). Hai bên thống nhất để người mua lập hóa đơn trả lại cho người bán (Công ty A)

Cách xử lý: Người mua lập hóa đơn GTGT trả lại hàng và trên hóa đơn thể hiện giá trị và thuế GTGT ghi số dương. Nội dung thể hiện rõ: trả lại hàng theo hóa đơn số…, ngày…

Cách kê khai thuế:

• Người bán: kê khai giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra
• Người mua: kê khai giảm giá trị mua vào và thuế GTGT đầu vào

Lưu ý quan trọng: Hóa đơn ghi số dương nhưng bản chất là để kê khai giảm, không phải phát sinh doanh thu hay chi phí mới.

3.2. Trường hợp 2: Người mua kê khai theo phương pháp trực tiếp

Tình huống: Người mua là Hộ kinh doanh (HKD B), kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp. Phía người bán là doanh nghiệp kê khai khấu trừ (Công ty A). Người mua có thể xuất hóa đơn và đồng ý lập hóa đơn trả lại cho người bán.

Giải pháp tốt nhất là người bán chủ động lập hóa đơn điều chỉnh giảm vì hộ kinh doanh kê khai trực tiếp không khấu trừ thuế GTGT.

Việc để người bán lập hóa đơn điều chỉnh sẽ thể hiện rõ phần thuế GTGT cần điều chỉnh và giá trị hàng hóa đã có thuế.

Hóa đơn điều chỉnh trình bày tương tự trường hợp 1

3.4. Trường hợp 3: Người bán kê khai theo phương pháp trực tiếp, người mua kê khai khấu trừ

Tình huống: Người bán là Hộ kinh doanh (HKD B), kê khai thuế trực tiếp. Người mua là doanh nghiệp kê khai khấu trừ (Công ty A) lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán

Cách lập hóa đơn trả lại:

• Giá trị hàng hóa: ghi đúng theo giá người bán đã xuất hóa đơn
• Thuế suất và tiền thuế: gạch chéo (/) do người bán kê khai trực tiếp nên không có thuế GTGT đầu ra

Người mua căn cứ vào hóa đơn này để điều chỉnh giảm giá trị mua vào, không phát sinh điều chỉnh thuế GTGT.

3.5. Trường hợp 4: Người mua không thể xuất hóa đơn trả lại

Trường hợp 4 là tình huống phổ biến: Người mua là cá nhân hoặc hộ kinh doanh không đủ điều kiện xuất hóa đơn nên không thể lập hóa đơn trả lại cho người bán.

Cách xử lý bắt buộc: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm đồng thời thông báo cho người mua để thống nhất hồ sơ, nội dung.

Đối với hộ kinh doanh, thuế được tính trực tiếp trên doanh thu, không căn cứ vào chi phí. Vì vậy, khi khách trả hàng, người bán bắt buộc phải điều chỉnh giảm doanh thu, không được hạch toán vào chi phí.

Nếu như người bán giữ nguyên doanh thu và đưa giá trị hàng trả lại vào chi phí thì doanh thu vẫn cao nhưng thuế phải nộp vẫn giữ nguyên. Trong khi thực tế thì người bán không hề thu được tiền.

4 trường hợp trên là lý do vì sao chúng ta phải luôn luôn kiểm tra kỹ hóa đơn ngay từ đầu. Bởi chỉ cần bạn chọn sai bên lập hóa đơn, xuất sai thời điểm hay điều chỉnh sai bản chất doanh thu thì hậu quả không chỉ là sai sổ sách, mà còn có thể dẫn đến hệ lụy phạt hành chính, truy thu thuế, thậm chí mất tiền thật cho những đơn hàng đã hoàn.

Không ít người cho rằng “đã hoàn thì thôi”, không cần làm thêm thủ tục gì. Nhưng thực tế, theo quy định về hóa đơn và quản lý thuế hiện hành, mỗi đơn hoàn đều có tác động trực tiếp đến doanh thu, thuế GTGT và hồ sơ kế toán. Chỉ cần xử lý sai, người bán hoàn toàn có thể bị truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính dù không hề có doanh thu thực nhận.

Hàng hóa bị hoàn trả trên sàn TMĐT không thể xử lý “cho qua” như nhiều người vẫn nghĩ. Tùy vào từng trường hợp cụ thể, người mua có hay không có hóa đơn, phương pháp kê khai thuế của mỗi bên, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc phối hợp lập hóa đơn trả lại để giảm đúng nghĩa vụ thuế, doanh thu thực tế.

Việc xuất hoặc điều chỉnh hóa đơn đúng quy định sẽ giúp người bán phản ánh chính xác doanh thu thực tế, tránh rủi ro bị truy thu, phạt thuế, không phải “đóng thuế oan” cho những đơn hàng đã hoàn. 

Nhanh.vn đã giải đáp câu hỏi có phải xuất hóa đơn đối với hàng hóa bị hoàn trả trên sàn TMĐT? Nếu đang kinh doanh trên sàn TMĐT, bài viết này là nội dung bạn nên nắm thật chắc để chủ động kiểm soát sổ sách và bảo vệ lợi ích của chính mình.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.