Hộ kinh doanh thuê lao động: Có phải ký HĐLĐ và đóng BHXH không?

Có nhiều chủ hộ kinh doanh không phân biệt được giữa việc phát sinh quan hệ lao động và thuê hợp đồng lao động trả lương theo ngày nên không nắm rõ thuế và bảo hiểm xã hội. Nhanh.vn sẽ giải đáp câu hỏi hộ kinh doanh thuê lao động có phải ký HĐLĐ và đóng BHXH không trong bài viết này để giúp bạn hiểu đúng luật và tránh những sai lầm phổ biến.

1. Hộ kinh doanh thuê lao động có phải ký HĐLĐ không?

Có những trường hợp chủ hộ kinh doanh hiện nay vẫn đang hiểu đơn giản rằng: “Mình không phải doanh nghiệp nên thuê người làm thì trả lương là xong, không cần hợp đồng hay thủ tục như công ty.” Cách nghĩ này khá phổ biến, nhưng không đúng với quy định pháp luật hiện hành.

Trên thực tế, pháp luật lao động không căn cứ vào việc bạn là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, mà căn cứ vào việc có hay không phát sinh quan hệ lao động. Chỉ cần bạn thuê người làm việc thường xuyên, có phân công công việc, quản lý thời gian, có trả lương, thì quan hệ lao động đã được hình thành. Khi đó, hộ kinh doanh cũng phải tuân thủ đầy đủ các quy định về hợp đồng lao động, thuế và bảo hiểm, tương tự như một doanh nghiệp.

Nói cách khác, khi đã có người lao động thì hộ kinh doanh không còn là mô hình “đơn lẻ” của cá nhân nữa, mà đã vận hành như một tổ chức sử dụng lao động. Nếu không ký hợp đồng, không khấu trừ thuế TNCN hay không tham gia bảo hiểm, hộ kinh doanh có thể sẽ bị truy thu trách nhiệm, gặp rủi ro về thuế.

Theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân, mọi tổ chức và cá nhân trả thu nhập đều có trách nhiệm:

• Kê khai thuế
• Khấu trừ thuế (nếu thuộc diện phải khấu trừ),
• Nộp thuế vào ngân sách nhà nước
• Thực hiện quyết toán thuế đối với khoản thu nhập đã chi trả.

Khái niệm “tổ chức, cá nhân trả thu nhập” bao gồm doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh khi có phát sinh trả lương, tiền công cho người lao động. Hộ kinh doanh phải nộp tờ khai thuế TNCN theo tháng hoặc quý nếu có khấu trừ thuế, và thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm nếu trong năm có chi trả thu nhập.

Khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, toàn bộ các khoản chi lương, thưởng không kê khai trước đó hoàn toàn có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính.

Hộ kinh doanh khi thuê lao động vẫn cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau:

• Ký hợp đồng lao động đúng loại (xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn) với người lao động làm việc thường xuyên.
• Lập và lưu trữ sổ lương, bảng lương, hồ sơ lao động tại hộ kinh doanh.
• Kê khai tiền lương, tiền công đã trả trong các tờ khai thuế liên quan.
• Thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người lao động (nếu thuộc diện khấu trừ), kê khai và nộp thuế, cuối năm quyết toán lại.
• Tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động theo đúng quy định, giống như mô hình doanh nghiệp.

Xem thêm: [Mới] Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng không phải đóng thuế

2. Nghĩa vụ Thuế TNCN của hộ kinh doanh khi thuê lao động

Khi hộ kinh doanh phát sinh trả lương, tiền công cho người lao động, tương ứng nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) theo quy định pháp luật. Pháp luật thuế không phân biệt hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, mà chỉ căn cứ vào vai trò “tổ chức, cá nhân trả thu nhập”.

Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế bắt buộc phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ. Chứng từ phải thể hiện đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020, nhằm làm căn cứ xác nhận số thuế đã khấu trừ.

Trường hợp người lao động tự quyết toán thuế TNCN, họ có quyền yêu cầu nơi đã khấu trừ thuế (tức hộ kinh doanh) cung cấp chứng từ khấu trừ thuế để hoàn thiện hồ sơ quyết toán với cơ quan thuế. Đây là nghĩa vụ bắt buộc của bên trả thu nhập, không phụ thuộc vào việc người lao động còn làm việc hay đã nghỉ việc.

Về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, pháp luật quy định cụ thể theo từng trường hợp:

• Trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho hộ kinh doanh: HKD không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, vì nghĩa vụ quyết toán đã được thực hiện qua bên trả thu nhập.
• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Hộ kinh doanh có thể chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho từng lần khấu trừ, hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một kỳ tính thuế.
• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Hộ kinh doanh chỉ được cấp 01 chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong một kỳ tính thuế, dù trong năm có nhiều lần khấu trừ.

Dù người lao động đã nghỉ việc, hộ kinh doanh vẫn có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo đúng quy định nếu họ có yêu cầu. Chấm dứt hợp đồng lao động không có nghĩa là chấm dứt nghĩa vụ cung cấp chứng từ thuế của bên trả thu nhập.

Khi phát sinh hoạt động thuê lao động, hộ kinh doanh cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo đúng quy định. Giải pháp kết hợp từ phần mềm bán hàng kết hợp hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh:

• Khấu trừ và kê khai thuế TNCN đúng quy định
• Phát hành chứng từ khấu trừ TNCN điện tử
• Hạn chế rủi ro bị truy thu, xử phạt

3. Hộ kinh doanh có phải đóng BHXH cho người lao động không?

Pháp luật bảo hiểm xã hội không phân biệt doanh nghiệp hay hộ kinh doanh, mà căn cứ vào quan hệ lao động có phát sinh hay không. Chỉ cần hộ kinh doanh đóng vai trò là người sử dụng lao động và thuê người lao động làm việc theo hợp đồng, thì nghĩa vụ tham gia BHXH bắt buộc vẫn phát sinh như đối với doanh nghiệp.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014, hộ kinh doanh nếu thuê lao động và ký hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên, thì người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Luật BHXH 2024 tiếp tục sửa đổi và mở rộng phạm vi áp dụng, nhằm hạn chế tình trạng “né bảo hiểm” trong khu vực hộ kinh doanh. Theo đó, hộ kinh doanh phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn
• Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên
• Người làm việc có trả tiền lương, tiền công và chịu sự quản lý, điều hành của hộ kinh doanh, kể cả khi không gọi tên là “hợp đồng lao động” (quy định này áp dụng từ ngày 01/01/2026).

Cơ quan BHXH sẽ căn cứ vào thực tế quan hệ lao động, không chỉ dựa vào tên gọi hay hình thức hợp đồng. Nếu có đủ yếu tố làm công, quản lý, trả lương, thì vẫn bị coi là quan hệ lao động và phải tham gia BHXH bắt buộc.

Theo quy định hiện hành, khi tham gia BHXH bắt buộc, hộ kinh doanh và người lao động sẽ cùng đóng các khoản sau:

• Quỹ hưu trí và tử tuất
• Quỹ ốm đau, thai sản
• Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (TNLĐ-BNN)
• Bảo hiểm y tế (BHYT)
• Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

Trong đó:

• Người lao động trích một phần tiền lương để đóng bảo hiểm
• Chủ hộ kinh doanh có trách nhiệm đóng phần nghĩa vụ thuộc về người sử dụng lao động và nộp tổng số tiền bảo hiểm cho cơ quan BHXH. Tỷ lệ đóng cụ thể được áp dụng tương tự như doanh nghiệp, chỉ khác ở chỗ chủ thể đóng là hộ kinh doanh thay vì công ty.

Tham khảo: Cách tính thuế hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh CHI TIẾT

4. Rủi ro pháp lý nếu hộ kinh doanh không ký hợp động lao động?

Nhiều hộ kinh doanh lựa chọn không ký HĐLĐ, hoặc ký hợp đồng “cho có hình thức” (hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khoán việc…) với mục đích né đóng BHXH. Đây là cách làm rủi ro cao, bởi cơ quan thanh tra không nhìn vào tên hợp đồng, mà là đánh giá bản chất quan hệ lao động.

Có trả tiền lương, có sự quản lý, điều hành, giám sát người lao động làm việc thường xuyên thì dù không ký HĐLĐ, hộ kinh doanh vẫn bị coi là người sử dụng lao động và phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ BHXH.

Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu hộ kinh doanh không thực hiện, hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ BHXH bắt buộc, sẽ bị xử phạt như sau:

• Chậm đóng, đóng thiếu, đóng sai đối tượng: Phạt tiền từ 12% - 15% tổng số tiền BHXH phải đóng. Áp dụng cho các hành vi đóng không đúng mức quy định, chậm đóng BHXH, không đóng đủ số người thuộc diện bắt buộc, mức phạt tối đa: 75.000.000 VNĐ.
• Không đóng BHXH cho toàn bộ người lao động: Phạt tiền từ 18% - 20% tổng số tiền phải đóng. Mức phạt tối đa: 75.000.000 VNĐ
• Trốn đóng BHXH: Phạt tiền từ 50.000.000 - 75.000.000 VNĐ đối với những trường hợp nghiêm trọng, có dấu hiệu gian dối kéo dài, có thể bị chuyển hồ sơ xem xét trách nhiệm hình sự.

Ngoài tiền phạt, hộ kinh doanh bắt buộc phải truy đóng toàn bộ số BHXH còn thiếu và nộp thêm tiền lãi chậm đóng: 0,03%/ngày, tính dựa trên số tiền và thời gian chậm đóng.

Những trường hợp chắc chắn phải đóng BHXH:

• Hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên: Bao gồm cả HĐLĐ không xác định thời hạn và xác định thời hạn. Áp dụng cho cả người Việt Nam và người nước ngoài (HĐLĐ ≥ 12 tháng)
• Lao động không trọn thời gian (áp dụng từ 01/07/2025): Người lao động không làm full-time nhưng vẫn thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nếu như có HĐLĐ ≥ 01 tháng (kể cả hợp đồng gọi tên khác). Có sự điều hành, quản lý của chủ hộ kinh doanh và được trả tiền lương tháng ≥ mức lương tối thiểu làm căn cứ đóng BHXH. 
• Chủ hộ kinh doanh có kê khai, trả lương cho người quản lý: Người quản lý, điều hành có hưởng lương hoặc không hưởng lương. Nếu có tham gia điều hành và được trả thu nhập thì cũng thuộc diện xem xét BHXH
  Lưu ý đặc biệt: Nhiều hộ kinh doanh nghĩ rằng các trường hợp dưới đây không phải đóng BHXH, nhưng thực tế rất dễ bị cơ quan BHXH bác bỏ:
• Đặt sai tên hợp đồng: Bản chất là HĐLĐ nhưng đặt tên là hợp đồng khoán việc, hợp đồng dịch vụ, mặc dù có sự quản lý và trả lương định kỳ
• Lạm dụng thử việc: Người lao động chỉ được thử việc 1 lần cho 1 công việc. Trường hợp kéo dài thử việc hoặc ký “thử việc vòng 2” thì được coi là HĐLĐ chính thức
• Khai gian thời gian làm việc: Người lao động làm việc toàn thời gian nhưng lại kê khai làm việc theo ngày hay dưới 14 ngày/tháng.
• “Vẽ” phụ cấp để giảm tiền lương đóng BHXH: Tách lương thành nhiều khoản phụ cấp trả đều hàng tháng (tiền đi lại, ăn uống, trợ cấp hàng tháng,...)

Hộ kinh doanh thuê lao động không ký HĐLĐ không đồng nghĩa với không phải đóng BHXH. Khi đặt tên hợp đồng, cần thể hiện đúng quan hệ, không làm thay đổi bản chất quan hệ lao động.

Pháp luật không phân biệt hộ kinh doanh hay doanh nghiệp khi đã phát sinh quan hệ lao động. Nếu hộ kinh doanh thuê người làm việc thường xuyên, có trả lương và có sự quản lý, thì ký HĐLĐ và tham gia BHXH bắt buộc là nghĩa vụ pháp lý.

Cơ quan thuế và BHXH ngày càng quản lý chặt, việc trì hoãn hoặc “lách luật” có thể giúp tiết kiệm chi phí trước mắt, nhưng lại tiềm ẩn rủi ro truy thu và xử phạt rất lớn về sau. Để vận hành hộ kinh doanh bền vững, an toàn và không lo bị kiểm tra, chủ hộ nên chủ động ký hợp đồng với người lao động đúng quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ BHXH ngay từ đầu.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.