Hướng dẫn quy trình quản lý kho thành phẩm tối ưu cho doanh nghiệp

Sai lệch tồn kho, hàng hóa chậm luân chuyển hay báo cáo không khớp là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải do thiếu quy trình quản lý kho thành phẩm rõ ràng. Khi áp dụng quy trình chuẩn và công nghệ quản lý thông minh, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát chính xác từng sản phẩm mà còn tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

1. Kho thành phẩm là gì?

Thành phẩm là những sản phẩm đã hoàn tất toàn bộ công đoạn sản xuất, kiểm định chất lượng và đủ điều kiện để tiêu thụ ra thị trường, là kết quả cuối cùng của dây chuyền sản xuất, thể hiện giá trị lao động, chi phí và uy tín thương hiệu của doanh nghiệp.

Kho thành phẩm được hiểu là khu vực lưu trữ những hàng hóa hoàn chỉnh, đã vượt qua khâu kiểm tra chất lượng và sẵn sàng để xuất bán, giao hàng hoặc phân phối nội bộ.

Khác với kho nguyên vật liệu hay kho bán thành phẩm, kho thành phẩm yêu cầu mức độ chính xác, kiểm soát và bảo quản cao hơn, vì mọi sai sót ở giai đoạn này đều tác động trực tiếp đến doanh thu và trải nghiệm khách hàng.

Vai trò cốt lõi của kho thành phẩm:

• Lưu trữ hàng hóa - đảm bảo sẵn sàng phục vụ đơn hàng: Một hệ thống kho được tổ chức khoa học giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng mà không phải chờ đợi khâu sản xuất
• Điều tiết sản xuất - tiêu thụ: Khi nhu cầu thị trường giảm, doanh nghiệp có thể lưu hàng tạm thời tại kho thành phẩm, tránh dừng dây chuyền sản xuất đột ngột. Ngược lại, khi thị trường tăng nhiệt, kho đóng vai trò như nguồn dự trữ
• Hỗ trợ kiểm soát tồn kho & chi phí lưu trữ: Quản lý kho thành phẩm tốt giúp doanh nghiệp nắm chính xác số lượng, hạn dùng, lô hàng, từ đó tối ưu tồn kho và giảm chi phí lưu kho
• Đảm bảo chất lượng & nhất quán sản phẩm: Thành phẩm trước khi giao phải được kiểm đếm, đóng gói, bảo quản đúng tiêu chuẩn - đặc biệt quan trọng với ngành hàng dễ hư hỏng hoặc có yêu cầu cao về chất lượng như thực phẩm, mỹ phẩm, thời trang

Kho thành phẩm không đơn giản chỉ là nơi lưu trữ hàng hóa cuối cùng trong quy trình sản xuất mà còn là mắt xích quan trọng quyết định hiệu quả vận hành, khả năng đáp ứng thị trường và uy tín thương hiệu của doanh nghiệp. Quản lý kho thành phẩm khoa học chính là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì dòng hàng ổn định, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Trước khi tìm hiểu về quy trình quản lý kho thành phẩm, bạn nên tìm hiểu cách xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ - bởi đây chính là nền tảng giúp các doanh nghiệp có thể triển khai thành công hệ thống quản lý kho, đảm bảo luồng hàng hóa luôn thông suốt.

2. Tầm quan trọng của quản lý kho thành phẩm

Trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nào, kho thành phẩm không chỉ là nơi lưu trữ sản phẩm hoàn thiện mà còn là nút thắt chiến lược trong toàn bộ chuỗi vận hành.

Nếu quy trình sản xuất tạo ra giá trị, thì quản lý kho thành phẩm chính là bước bảo toàn giá trị đó, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng đúng chất lượng, đúng thời điểm và đúng chi phí.

2.1. Kiểm soát chi phí tồn kho - Giữ dòng tiền ổn định

Giá trị lớn nhất của quản lý kho thành phẩm hiệu quả là giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tồn kho.

Mỗi sản phẩm nằm yên trong kho đều mang theo chi phí ẩn: chi phí lưu trữ, bảo quản, khấu hao thiết bị, và thậm chí là cơ hội vốn bị đóng băng.

Do đó, việc nắm rõ số lượng tồn kho, tốc độ tiêu thụ và chu kỳ sản xuất cho phép doanh nghiệp:

• Xác định mức tồn kho an toàn: vừa đủ đáp ứng nhu cầu, vừa tránh ứ đọng vốn
• Tối ưu kế hoạch sản xuất và nhập hàng, tránh sản xuất dư thừa
• Giảm chi phí vận hành và rủi ro hư hỏng hàng hóa

Tôi từng tư vấn cho một doanh nghiệp sản xuất bao bì nhựa, nơi chỉ riêng lượng tồn kho dư thừa chiếm hơn 35% giá trị vốn lưu động. Sau khi áp dụng quy trình kiểm soát tồn kho định kỳ, kết hợp phần mềm quản lý tự động, họ giảm được hơn 20% chi phí lưu kho chỉ sau 3 tháng - đồng thời giải phóng hàng trăm triệu đồng vốn quay vòng cho sản xuất mới.

2.2. Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Một hệ thống quản lý kho thành phẩm tốt không đơn giản chỉ là câu chuyện về con số, mà còn là lớp bảo vệ cuối cùng cho chất lượng sản phẩm trước khi đến tay khách hàng.

Tại giai đoạn này, sản phẩm có thể bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, cách xếp dỡ hoặc thao tác lưu trữ. Chỉ cần một sai sót nhỏ, như sắp xếp sai lô hàng hay không tuân thủ nguyên tắc “nhập trước - xuất trước (FIFO)”, doanh nghiệp có thể phải chịu tổn thất lớn vì hư hại hoặc lỗi chất lượng.

• Với ngành thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm: Quản lý kho giúp kiểm soát hạn sử dụng và điều kiện bảo quản.
• Với ngành thời trang, điện tử: Giúp tránh mất giá trị hàng hóa khi mẫu mã thay đổi nhanh.
• Với hàng tiêu dùng nhanh (FMCG): Đảm bảo sản phẩm đến đúng thị trường đúng thời điểm.

Một khi chất lượng đầu ra được duy trì ổn định, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí đổi trả và xây dựng được niềm tin và uy tín lâu dài với khách hàng.

2.3. Duy trì tính liên tục và linh hoạt trong chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng của doanh nghiệp chỉ mạnh khi mỗi khâu vận hành thông suốt. 

Quản lý kho thành phẩm giúp giữ nhịp cân bằng giữa sản xuất - tồn kho - tiêu thụ, từ đó đảm bảo tính liên tục trong vận hành và linh hoạt khi thị trường biến động.

• Khi nhu cầu tăng đột biến: Kho thành phẩm đủ dữ liệu để điều phối hàng nhanh, đáp ứng kịp đơn hàng.
• Khi thị trường chậm lại: Kho đóng vai trò giúp doanh nghiệp không phải dừng dây chuyền sản xuất.
• Khi nguồn cung gián đoạn: Doanh nghiệp vẫn có lượng tồn chiến lược để duy trì doanh thu.

Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp có hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp luôn phản ứng nhanh hơn trước biến động, giữ được lợi thế cạnh tranh về tốc độ giao hàng và sự ổn định của dịch vụ khách hàng.

2.4. Tạo nền tảng cho tự động hóa và báo cáo thông minh

Quản lý kho thành phẩm ngày nay không dừng lại ở việc kiểm đếm thủ công, mà đang tiến tới tự động hóa và phân tích dữ liệu thông minh (Smart Reporting). 

Một hệ thống kho được số hóa giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu nhập hàng, kiểm soát hạn mức tồn tối thiểu - tối đa, và phát hiện bất thường trong xuất nhập.

Quản lý kho thành phẩm không đơn thuần chỉ là nhiệm vụ hậu cần, mà là chiến lược quản trị vận hành toàn diện. Từ việc kiểm soát chi phí - đảm bảo chất lượng - duy trì dòng chảy hàng hóa và khai thác dữ liệu thông minh, tất cả đều góp phần tối ưu hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp.

Việc quản lý kho thủ công bằng sổ sách hay Excel dễ khiến doanh nghiệp mất kiểm soát hàng tồn - sai lệch dữ liệu - chậm báo cáo. Phần mềm quản lý kho Nhanh.POS giúp bạn:

• Theo dõi tồn kho, nhập - xuất - điều chuyển hàng hóa theo thời gian thực
• Quản lý theo lô, hạn sử dụng, mã SKU, vị trí kho
• Báo cáo nhanh - chính xác - trực quan

3. Hướng dẫn quy trình quản lý kho thành phẩm

3.1. Quy trình quản lý nhập kho thành phẩm

Trong hoạt động vận hành sản xuất - kinh doanh, nhập kho thành phẩm là bước đầu tiên và quan trọng nhất của toàn bộ quy trình quản lý kho thành phẩm.Đây chính là giai đoạn chuyển giao sản phẩm từ khu vực sản xuất sang khu vực lưu trữ, nhằm đảm bảo hàng hóa hoàn chỉnh được ghi nhận, bảo quản và sẵn sàng cho quá trình xuất bán sau này.

Bước 1: Vận chuyển và tập kết thành phẩm tại kho

Khi thành phẩm được hoàn tất, chúng sẽ được vận chuyển từ khu vực sản xuất hoặc xưởng gia công về khu tập kết kho thành phẩm.

Mục tiêu:

• Đảm bảo thành phẩm được vận chuyển đến đúng kho, đúng mã hàng, đúng thời gian
• Duy trì tình trạng nguyên vẹn của sản phẩm trong suốt quá trình di chuyển

Thực hiện:

• Nhân viên sản xuất hoặc đơn vị vận chuyển nội bộ chịu trách nhiệm bàn giao hàng hóa cho thủ kho
• Kiểm tra bao bì, niêm phong, mã lô, và số lượng từng kiện hàng
• Lập biên bản bàn giao tạm để xác nhận số lượng trước khi kiểm đếm chính thức

Lưu ý:

• Nếu không có biên bản bàn giao, rất dễ xảy ra thất thoát hoặc tranh cãi khi phát hiện chênh lệch
• Hàng hóa không được dán tem hoặc đánh mã rõ ràng sẽ khó truy xuất về sau

Khi thiết lập quy trình quản lý kho, bạn nên tham khảo 10 nguyên tắc quản lý hàng tồn kho để đảm bảo vận hành hiệu quả, giảm thiểu thất thoát và tối ưu luân chuyển hàng hóa.

Bước 2: Lập phiếu nhập kho thành phẩm

Khi hàng đã được tập kết an toàn, bộ phận kế toán hoặc nhân viên thủ kho cần lập phiếu nhập kho để ghi nhận chính thức việc hàng hóa được đưa vào kho - chứng từ pháp lý quan trọng cho việc hạch toán kế toán, kiểm soát nội bộ và đối chiếu sau này.

Mục tiêu:

• Hợp thức hóa giao dịch nội bộ giữa sản xuất và kho
• Cập nhật dữ liệu tồn kho chính xác phục vụ kế toán và báo cáo

Nội dung phiếu nhập kho gồm:

• Mã sản phẩm, tên hàng, đơn vị tính
• Số lượng, giá trị, số lô, ngày nhập, đơn sản xuất
• Người lập, người giao, người nhận, người duyệt
• Chữ ký xác nhận của các bên: bộ phận sản xuất/gia công, kế toán, thủ kho

Lưu ý:

• Ghi sai mã hàng hoặc số lượng có thể khiến dữ liệu tồn kho sai lệch
• Phiếu thiếu chữ ký xác nhận sẽ mất giá trị đối chiếu khi kiểm toán
• Nên lưu bản điện tử trên phần mềm quản lý để dễ truy xuất

Bước 3: Kiểm đếm, giao nhận và sắp xếp thành phẩm vào kho

Sau khi lập chứng từ, kho phải tiến hành kiểm đếm chi tiết để đảm bảo số lượng hàng thực tế khớp với phiếu nhập.

Mục tiêu:

• Xác minh chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa
• Phát hiện sớm sai sót hoặc chênh lệch giữa số liệu và thực tế

Thực hiện:

• Thủ kho và kế toán cùng kiểm tra từng mã hàng: số lượng, tình trạng, hạn sử dụng (nếu có)
• Đối chiếu dữ liệu trên phiếu nhập với thực tế
• Lập biên bản xác nhận nhập kho, đặc biệt với hàng giá trị cao

Lưu ý:

• Thiếu bước đối chiếu dễ dẫn đến tồn kho ảo
• Nhập kho gấp, không kiểm đếm kỹ → sai số có thể kéo dài cả kỳ kế toán
• Nên áp dụng nguyên tắc “kiểm - nhập - ký - cập nhật” cho từng đợt hàng

Bước 4: Sắp xếp hàng hóa trong kho lưu trữ

Khi hàng đã kiểm đếm đủ, bước tiếp theo là sắp xếp vào vị trí lưu trữ khoa học để thuận tiện cho việc xuất kho, kiểm kê và quản lý.

Mục tiêu: Tối ưu không gian kho, dễ kiểm tra, dễ lấy hàng, dễ theo dõi.

Thực hiện:

• Phân khu, đánh số kệ, gắn mã vị trí cho từng loại hàng.
• Xếp hàng theo nguyên tắc:
  • FIFO (First In - First Out): hàng nhập trước được xuất trước
  • FEFO (First Expired - First Out): hàng có hạn dùng gần nhất được ưu tiên xuất
• Cập nhật vị trí hàng hóa vào sổ kho hoặc phần mềm quản lý.

Lưu ý:

• Xếp hàng sai khu vực khiến nhân viên xuất kho nhầm lô
• Không ghi nhận vị trí lưu trữ → khó kiểm soát tồn kho thực tế
• Kho lộn xộn làm giảm tốc độ xử lý đơn hàng và tăng rủi ro thất thoát

Nếu bạn đang mở rộng quy mô và có nhiều chi nhánh, hãy xem thêm bài quản lý kho cho nhiều chi nhánh - cách đồng bộ và chuyển kho nhanh để đảm bảo quy trình liền mạch.

Bước 5: Cập nhật dữ liệu lên hệ thống quản lý kho

Mọi thông tin nhập kho phải được cập nhật đồng bộ vào hệ thống kế toán hoặc phần mềm quản lý bán hàng (WMS/ERP).

Mục tiêu: Giúp dữ liệu tồn kho, giá trị hàng hóa và báo cáo tài chính luôn chính xác, minh bạch và hạn chế sai sót do ghi chép thủ công.

Thực hiện:

• Nhập dữ liệu hoặc đồng bộ tự động từ phiếu nhập vào phần mềm
• Gắn mã vạch (barcode) hoặc QR code để dễ dàng tra cứu và xuất - nhập
• Xác nhận hoàn tất quy trình nhập kho trên hệ thống

Lưu ý:

• Cập nhật trễ → số liệu sai lệch giữa thực tế và báo cáo
• Nhập nhầm mã → gây lỗi dây chuyền khi xuất kho hoặc kiểm kê
• Nên phân quyền rõ ràng giữa “người nhập liệu” và “người duyệt”

Để xây dựng hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, bạn có thể tìm hiểu thêm cách xây dựng quy trình quản lý kho bài bản và áp dụng vào mô hình doanh nghiệp của mình.

3.2. Quy trình quản lý xuất kho thành phẩm 

Nếu quy trình nhập kho là yêu cầu đảm bảo nguồn hàng chính xác, thì xuất kho thành phẩm chính là cần phải phản ánh hiệu quả quản lý và khả năng vận hành của doanh nghiệp.

Bất kỳ sai sót nào ở giai đoạn này đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, uy tín thương hiệu và mối quan hệ với khách hàng.Vì vậy, quy trình xuất kho cần được xây dựng minh bạch - chính xác và có kiểm soát đa tầng.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho

Quy trình xuất kho thành phẩm thường bắt đầu từ yêu cầu của bộ phận kinh doanh hoặc kế hoạch sản xuất giao hàng.

Mục tiêu:

• Thu thập đầy đủ thông tin trước khi tiến hành xuất kho
• Xác định đúng nhu cầu thực tế để tránh nhầm lẫn và tồn kho âm

Thực hiện:

• Bộ phận liên quan (kinh doanh, kho vận hoặc sản xuất) lập phiếu yêu cầu xuất kho, bao gồm:
  • Mã sản phẩm, số lượng, đơn hàng liên quan
  • Khách hàng, địa chỉ giao hàng, thời gian dự kiến
• Gửi yêu cầu cho bộ phận quản lý kho để kiểm tra tồn kho và lên kế hoạch chuẩn bị hàng

Lưu ý:

• Nếu yêu cầu không ghi rõ mã hàng hoặc đơn hàng liên quan, dễ gây xuất nhầm
• Thiếu chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền có thể khiến yêu cầu bị từ chối

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho

Sau khi tiếp nhận, phiếu yêu cầu cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền để đảm bảo tính hợp lệ và kiểm soát nội bộ.

Mục tiêu:

• Ngăn chặn tình trạng xuất hàng sai, xuất vượt định mức hoặc xuất trái phép
• Đảm bảo mỗi yêu cầu đều có căn cứ rõ ràng

Thực hiện:

• Người quản lý kho hoặc cấp quản lý trực tiếp phê duyệt phiếu
• Với doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý, có thể phê duyệt điện tử để lưu lại lịch sử xử lý
• Nếu doanh nghiệp làm thủ công, phiếu phải có chữ ký xác nhận của các bên liên quan (kinh doanh - kế toán - kho)

Lưu ý:

• Thiếu bước phê duyệt → xuất hàng không hợp lệ
• Không lưu hồ sơ phê duyệt → khó truy vết khi có tranh chấp
• Cần quy định rõ thẩm quyền duyệt theo giá trị đơn hàng (ví dụ: đơn trên 100 triệu đồng phải có phê duyệt của quản lý cấp cao)

Bước 3: Kiểm tra tồn kho và tình trạng hàng hóa

Khi yêu cầu đã được duyệt, thủ kho sẽ kiểm tra thực tế lượng hàng tồn để xác định có đủ sản phẩm để xuất hay không.

Mục tiêu:

• Đảm bảo hàng tồn thực tế đáp ứng đúng yêu cầu
• Xác minh chất lượng sản phẩm trước khi xuất

Thực hiện:

• Kiểm tra mã hàng, số lượng, vị trí lưu trữ theo phiếu yêu cầu
• Đánh giá tình trạng hàng hóa: bao bì, niêm phong, tem, nhãn
• Với sản phẩm có hạn dùng: áp dụng nguyên tắc FIFO hoặc FEFO

Lưu ý:

• Xuất hàng lỗi hoặc kém chất lượng ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu
• Không tuân thủ FIFO → hàng tồn lâu ngày, gây ứ đọng hoặc hết hạn
• Cần ghi nhận mọi sự cố phát hiện trong biên bản kiểm tra

Bước 4: Lập phiếu xuất kho

Mục tiêu: Ghi nhận chính xác hàng hóa rời khỏi kho, làm căn cứ hạch toán giá vốn và đối chiếu dữ liệu.

Nội dung phiếu xuất kho gồm:

• Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị
• Số đơn hàng (nếu có), người lập - người duyệt - người nhận
• Ngày giờ xuất kho, phương thức vận chuyển, chữ ký xác nhận

Lưu ý:

• Thiếu thông tin hoặc nhầm lẫn đơn giá → sai lệch báo cáo kế toán
• Phiếu không đầy đủ chữ ký → mất giá trị pháp lý
• Nên đồng bộ phiếu xuất lên hệ thống phần mềm để tránh thất lạc

Xuất kho là khâu dễ sai sót nhất nếu không có hệ thống kiểm soát chặt chẽ. Phần mềm quản lý kho Nhanh.POS giúp bạn:

• Tự động tạo phiếu xuất - nhập kho
• Kết nối đơn hàng từ sàn TMĐT, website, cửa hàng
• Cập nhật tồn kho tức thì sau mỗi giao dịch

Bước 5: Xuất hàng thực tế và bàn giao cho vận chuyển

Khi phiếu đã được duyệt, thủ kho thực hiện xuất hàng thực tế và bàn giao cho bộ phận vận chuyển hoặc đơn vị giao nhận.

Mục tiêu:

• Đảm bảo hàng xuất đúng - đủ - đúng thời gian
• Xác nhận trách nhiệm rõ ràng giữa các bên

Thực hiện:

• Đối chiếu lại phiếu xuất trước khi lấy hàng
• Lập biên bản bàn giao giữa kho và vận chuyển
• Cập nhật trạng thái “đã xuất” trên phần mềm quản lý

Lưu ý:

• Không có biên bản bàn giao → khó xử lý khi có khiếu nại mất hàng
• Xuất sai địa điểm hoặc sai lô hàng → ảnh hưởng đến tiến độ giao
• Nên gắn mã QR hoặc barcode để quét tự động khi xuất, tránh lỗi thao tác

Bước 6: Cập nhật hệ thống và lưu hồ sơ

Mục tiêu:

• Giữ dữ liệu tồn kho chính xác và minh bạch
• Hỗ trợ báo cáo doanh thu, giá vốn, hàng luân chuyển theo thời gian thực

Thực hiện:

• Nhập thông tin xuất kho vào phần mềm hoặc tích hợp tự động từ phiếu xuất
• Lưu hồ sơ điện tử gồm: phiếu yêu cầu, phiếu xuất, biên bản giao nhận
• Định kỳ kiểm tra và đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận (kho - kế toán - kinh doanh).

Lưu ý:

• Cập nhật trễ → tồn kho báo sai, ảnh hưởng đến kế hoạch nhập hàng
• Không lưu hồ sơ điện tử → khó truy xuất khi kiểm toán hoặc đối chiếu

3.3. Quy trình quản lý vận chuyển thành phẩm giữa các kho

Trong hệ thống chuỗi cung ứng của doanh nghiệp hiện đại, việc chỉ có một kho trung tâm thường không đủ để đáp ứng nhu cầu phân phối nhanh, đa điểm và tiết kiệm chi phí vận hành.

Do đó, nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình đa kho (multi-warehouse), bao gồm kho sản xuất, kho trung tâm, kho chi nhánh và kho đại lý.

Bước 1: Xác định nhu cầu và lập kế hoạch điều chuyển thành phẩm

Việc đầu tiên trong quy trình này là xác định lý do điều chuyển: có thể để bổ sung hàng cho chi nhánh, cân bằng tồn kho giữa các khu vực, hoặc chuyển hàng tồn về kho trung tâm để xử lý.

Mục tiêu: Đảm bảo việc điều chuyển có căn cứ rõ ràng và hợp lý, giảm thiểu chi phí và thời gian vận chuyển không cần thiết

Thực hiện:

• Bộ phận quản lý kho hoặc kế hoạch kiểm tra dữ liệu tồn kho trên hệ thống
• Khi phát hiện chênh lệch giữa các kho (kho A dư hàng, kho B thiếu hàng), lập phiếu đề nghị điều chuyển ghi rõ:
  • Kho đi - kho đến
  • Mã hàng, số lượng, lý do điều chuyển
  • Người phụ trách và thời gian dự kiến

Lưu ý:

• Không xác định rõ mục đích → điều chuyển thừa hoặc thiếu gây lãng phí
• Thiếu thông tin chi tiết (ví dụ: mã lô, số lượng chính xác) → sai sót khi nhập kho ở đầu nhận

Bước 2: Phê duyệt kế hoạch điều chuyển

Mọi hoạt động điều chuyển giữa các kho đều cần phê duyệt chính thức để đảm bảo tính hợp lệ, tránh tình trạng tự ý vận chuyển gây thất thoát hoặc sai lệch dữ liệu tồn kho.

Mục tiêu:

• Kiểm soát tính chính xác và hợp lý của kế hoạch điều chuyển
• Xác định người chịu trách nhiệm chính cho lô hàng

Thực hiện:

• Trình kế hoạch điều chuyển lên người có thẩm quyền (quản lý kho hoặc giám đốc vận hành)
• Sau khi duyệt, cập nhật kế hoạch trên hệ thống quản lý (WMS/ERP)
• Giao bộ phận kho đi chuẩn bị hàng hóa và chứng từ cần thiết.

Lưu ý:

• Không có phê duyệt rõ ràng → mất kiểm soát hàng hóa
• Phê duyệt chậm → làm gián đoạn chuỗi cung ứng
• Cần phân cấp thẩm quyền: giá trị lô hàng càng lớn, cấp duyệt càng cao

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và lập phiếu xuất điều chuyển

Khi kế hoạch đã được phê duyệt, kho đi bắt đầu chuẩn bị hàng hóa theo danh sách điều chuyển.

Mục tiêu:

• Đảm bảo hàng hóa sẵn sàng, đúng chủng loại - đúng số lượng - đúng tình trạng
• Ghi nhận chứng từ nội bộ để dễ dàng đối chiếu khi hàng đến kho nhận

Thực hiện:

• Thủ kho tiến hành:
  • Kiểm đếm, phân loại hàng theo mã sản phẩm và lô hàng
  • Đóng gói, dán tem, gắn mã vạch (nếu có)
  • Lập phiếu xuất điều chuyển nội bộ với thông tin: kho đi - kho đến, mã hàng, số lượng, trạng thái hàng hóa, người lập - người duyệt
• Đính kèm biên bản bàn giao hoặc vận đơn nội bộ nếu có bên vận chuyển.

Lưu ý:

• Thiếu phiếu xuất điều chuyển → không có cơ sở ghi nhận số liệu ở kho nhận
• Xếp hàng không đúng quy cách → dễ hư hỏng trong quá trình vận chuyển

Bước 4: Tổ chức vận chuyển và theo dõi lộ trình

Mục tiêu:

• Đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng tuyến, đúng thời gian
• Ghi nhận toàn bộ quá trình giao - nhận để làm bằng chứng khi có sự cố

Thực hiện:

• Bộ phận vận chuyển nhận hàng từ kho đi, ký nhận trên phiếu điều chuyển
• Giao hàng đến kho nhận theo kế hoạch, có thể kèm GPS hoặc ứng dụng theo dõi hành trình nếu hàng có giá trị cao
• Lưu lại ảnh chụp biên bản giao nhận (hoặc video xác nhận) để đối chiếu.

Lưu ý:

• Không theo dõi lộ trình → khó xử lý nếu hàng chậm hoặc thất lạc
• Thiếu xác nhận giao hàng → khó truy cứu trách nhiệm khi có sai lệch
• Nên quy định rõ thời gian vận chuyển tối đa giữa các kho để kiểm soát tiến độ

Bước 5: Nhập kho tại kho nhận và cập nhật hệ thống

Mục tiêu: Đảm bảo số liệu nhập kho khớp với phiếu xuất điều chuyển và cập nhật tồn kho chính xác cho cả hai đầu kho

Thực hiện:

• Thủ kho nhận kiểm tra: mã hàng, số lượng, tình trạng bao bì
• Nếu có sai lệch, lập biên bản chênh lệch để xử lý kịp thời
• Cập nhật dữ liệu vào hệ thống phần mềm (WMS/ERP) để đồng bộ tồn kho

Lưu ý:

• Không đối chiếu kỹ → phát sinh chênh lệch tồn kho giữa hai kho
• Không nhập kho kịp thời → báo cáo kho sai lệch thực tế
• Nên quy định: Chỉ khi phiếu nhập điều chuyển được xác nhận trên hệ thống thì lô hàng mới được tính là “đã hoàn tất điều chuyển”

Tự động hóa, cảnh báo tồn kho, quản lý theo lô và theo vị trí không đơn giản chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn tạo ra một hệ thống kho thông minh - chính xác - có thể mở rộng theo quy mô kinh doanh.

4. Tối ưu quy trình quản lý kho thành phẩm với phần mềm Nhanh.POS

Phần mềm quản lý kho Nhanh.POS là cung cấp hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp sản xuất - bán lẻ nhờ khả năng kết nối liên thông giữa kho - bán hàng - kế toán - chuỗi cung ứng.

• Tự động hóa nhập - xuất kho và kiểm soát tồn kho theo thời gian thực
  • Quản lý phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu điều chuyển điện tử, lưu trữ vĩnh viễn trên hệ thống
  • Đồng bộ dữ liệu tồn kho theo thời gian thực (real-time) giữa các kho chi nhánh
  • Hỗ trợ máy quét mã vạch giúp kiểm kho nhanh, chính xác đến từng sản phẩm

• Theo dõi chi tiết lịch sử nhập - xuất - tồn
  • Theo dõi lịch sử sửa - xóa - cập nhật phiếu nhập, phiếu xuất
  • Quản lý hạn sử dụng và cảnh báo hàng sắp hết hạn
  • Thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu – tối đa, cảnh báo khi vượt ngưỡng

• Kết nối bán hàng và chuỗi cung ứng, vận hành trơn tru đa kênh
  • Đồng bộ tồn kho với các kênh Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop giúp tránh tình trạng hết hàng ảo
  • Kết nối trực tiếp với các đơn vị vận chuyển lớn (Giao hàng nhanh, GHN, Viettel Post, J&T, Ahamove, v.v.)
  • Cho phép kiểm tra, in và đối soát vận đơn ngay trong hệ thống kho

• Dự báo nhập hàng và tối ưu tồn kho thông minh
  • Tự động dự báo lượng hàng cần nhập dựa trên tốc độ bán và tồn kho thực tế
  • Gợi ý thời điểm nhập hàng và lượng nhập tối ưu
  • Báo cáo chi tiết tồn kho chậm luân chuyển, hàng sắp hết, hàng bán chạy

• Báo cáo và phân tích thông minh
  • Báo cáo xuất - nhập - tồn theo thời gian, sản phẩm, chi nhánh
  • Báo cáo tồn kho giá trị, tồn kho luân chuyển và tỷ lệ hàng lỗi
  • So sánh hiệu suất kho giữa các chi nhánh để phát hiện điểm yếu trong vận hành

• Tăng tốc độ kiểm kho và quản lý đa kho hiệu quả
  • Kiểm kho nhanh bằng máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động
  • Theo dõi tồn kho giữa các cửa hàng hoặc chi nhánh
  • Gắn vị trí sản phẩm trong kho giúp dễ dàng tìm kiếm và xuất hàng

Quản lý kho thành phẩm không còn là nỗi lo khi có Nhanh.POS đồng hành.

• Kiểm soát nhập - xuất - tồn tự động
• Báo cáo tồn kho, chi phí, công nợ chính xác
• Giảm 50% thời gian kiểm đếm - tăng 30% hiệu suất nhân viên kho

Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, tối ưu quy trình quản lý kho thành phẩm bằng công nghệ không còn là lựa chọn, mà là điều kiện sống còn đối với doanh nghiệp sản xuất và phân phối.

Phần mềm Nhanh.vn giúp quản lý kho hiệu quả và liên kết toàn bộ chuỗi giá trị doanh nghiệp: từ sản xuất, tồn kho, bán hàng đến giao nhận.

Quản lý kho thành phẩm là công việc tưởng chừng đơn giản nhưng đòi hỏi tính chính xác và hệ thống cao. Tôi tin rằng một quy trình quản lý kho thành phẩm hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro thất thoát. Hãy xem đây như bước khởi đầu trong hành trình chuyển đổi số, nơi dữ liệu kho hàng được cập nhật tự động, minh bạch và phục vụ chiến lược kinh doanh bền vững.