Top 7 phần mềm quản lý công nợ chính xác và hiệu quả nhất

Công nợ là yếu tố then chốt trong quản lý tài chính của mọi doanh nghiệp. Việc theo dõi thủ công bằng sổ sách hay file Excel dễ gây sai lệch và khó kiểm soát. Giải pháp hiệu quả và bền vững chính là sử dụng phần mềm quản lý công nợ, giúp tự động hóa đối soát, báo cáo chính xác và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thời gian thực.

1. Phần mềm quản lý công nợ là gì?

Phần mềm quản lý công nợ là một hệ thống tự động hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và đối chiếu các khoản phải thu - phải trả giữa doanh nghiệp và khách hàng, nhà cung cấp, đối tác vận chuyển,… một cách chính xác và minh bạch.

Không chỉ thay thế hoàn toàn sổ sách thủ công hay file Excel dễ sai sót, phần mềm còn giúp nhà quản trị nắm bắt nhanh tình hình dòng tiền, hạn thanh toán, công nợ quá hạn, từ đó ra quyết định kịp thời và đúng hướng.

Một phần mềm quản lý công nợ hiệu quả thường được tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP của doanh nghiệp. 

Cơ chế hoạt động cơ bản gồm 3 bước chính:

• Bước 1: Tự động ghi nhận dữ liệu giao dịch: Khi phát sinh hóa đơn bán hàng, đơn nhập kho hoặc phiếu chi - thu, hệ thống sẽ tự động ghi nhận khoản công nợ tương ứng.
• Theo dõi & nhắc nhở thanh toán: Phần mềm hiển thị danh sách công nợ theo khách hàng, nhà cung cấp, thời gian, hạn thanh toán,… và gửi cảnh báo khi sắp đến hạn hoặc quá hạn.
• Đối chiếu và báo cáo: Nhà quản trị có thể xem nhanh báo cáo công nợ tổng hợp, báo cáo chi tiết từng đối tượng hoặc xuất file phân tích dòng tiền để đưa ra quyết định thu hồi - thanh toán.

Nhờ cơ chế tự động này, mọi dữ liệu được đồng bộ xuyên suốt giữa các bộ phận, giúp loại bỏ việc nhập liệu trùng lặp, sai sót thủ công và thất lạc thông tin.

Việc lựa chọn phần mềm quản lý công nợ hiệu quả có thể quyết định tốc độ phát triển doanh nghiệp. Trước khi chọn, bạn nên tham khảo Top 7 phần mềm quản lý bán hàng và công nợ tối ưu, chính xác nhất để so sánh giải pháp tích hợp giữa bán hàng và quản lý công nợ.

2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ

Quản lý công nợ chính xác không đơn giản chỉ giúp doanh nghiệp giữ vững sự ổn định tài chính mà còn đóng vai trò then chốt trong việc phát triển lâu dài. 

Trong thời đại công nghệ số, phần mềm quản lý công nợ trở thành giải pháp tối ưu, giúp tự động hóa quy trình, kiểm soát chặt chẽ và dự báo dòng tiền hiệu quả, mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.

• Tăng hiệu quả quản lý và giảm gánh nặng vận hành

Phần mềm quản lý công nợ giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình ghi nhận, theo dõi và đối chiếu công nợ, thay vì phải nhập liệu thủ công qua Excel hoặc sổ sách.

Các nghiệp vụ như tạo hóa đơn, phiếu thu - chi, lập báo cáo công nợ theo khách hàng, nhà cung cấp hoặc chi nhánh đều được hệ thống xử lý chỉ trong vài giây.

Phần mềm cũng hỗ trợ phân quyền rõ ràng cho từng nhân viên, giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính minh bạch trong các nghiệp vụ thu - chi. Đây chính là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và giảm áp lực cho đội ngũ kế toán, bán hàng.

• Giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quản lý thủ công

Phần mềm giúp kiểm soát chặt chẽ toàn bộ lịch sử giao dịch, lưu lại mọi thay đổi và có tính năng sao lưu tự động giúp hạn chế sai sót và truy xuất dữ liệu nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh.

Tôi từng hỗ trợ một cửa hàng thời trang chuyển đổi từ Excel sang phần mềm quản lý. Trước đây, chỉ cần một đơn hàng ghi sai hoặc khách trả hàng chậm là cả tháng phải rà soát lại công nợ. Nhưng từ khi dùng phần mềm, mỗi giao dịch đều có mã định danh riêng, phần mềm tự nhắc khi sắp đến hạn thu nợ, nên nhân viên không còn lo quên lịch hay sai số liệu.

Nếu bạn vẫn đang theo dõi công nợ bằng Excel, việc sai sót, chậm thu hồi vốn là điều khó tránh khỏi. Phần mềm quản lý bán hàng & công nợ - Nhanh.POS giúp bạn:

• Tự động ghi nhận công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp
• Theo dõi lịch sử thu -chi, hạn thanh toán, cảnh báo quá hạn
• Đồng bộ dữ liệu kế toán, bán hàng và vận chuyển chỉ trong 1 hệ thống

• Thúc đẩy dòng tiền và cải thiện khả năng thu hồi nợ

Hệ thống có thể gửi thông báo qua email, SMS hoặc trên giao diện ứng dụng cho khách hàng khi khoản nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn. Nhờ đó, nhân viên kinh doanh không cần theo dõi thủ công mà vẫn đảm bảo thu hồi nợ đúng thời điểm.

Đặc biệt, những phần mềm có tính năng quản lý công nợ trên điện thoại giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra tình hình dòng tiền mọi lúc, ngay cả khi đang đi công tác và duy trì dòng tiền ổn định, tránh tình trạng thiếu vốn đột xuất do chậm thu hồi công nợ.

Nếu bạn mới bắt đầu và muốn kiểm soát công nợ với chi phí thấp, có thể tải file quản lý công nợ bằng Excel miễn phí để thực hành cơ bản trước khi chuyển sang phần mềm trả phí

• Cải thiện phối hợp giữa các bộ phận và ra quyết định chính xác

Phần mềm quản lý công nợ giúp kết nối dữ liệu giữa các phòng ban, giúp mọi bộ phận đều có cùng thông tin về tình trạng công nợ của khách hàng.

Các báo cáo được trực quan hóa dưới dạng biểu đồ, giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá:

• Tỷ lệ công nợ theo từng nhóm khách hàng
• Mức độ rủi ro nợ quá hạn
• Tình hình thu chi theo thời gian

Nhờ đó, các quyết định tài chính và kinh doanh trở nên chính xác, nhanh chóng và dựa trên dữ liệu thực tế, không còn cảm tính như trước.

• Nâng cao hiệu suất tổng thể và hình ảnh doanh nghiệp

Khi quy trình công nợ được tự động hóa, nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào chăm sóc khách hàng và phát triển doanh thu thay vì xử lý sổ sách.

Các báo cáo minh bạch, số liệu chính xác cũng giúp doanh nghiệp tạo được niềm tin với đối tác, ngân hàng và cơ quan thuế.

Hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý công nợ không đơn giản chỉ là xu hướng, mà là nhu cầu tất yếu để doanh nghiệp vận hành bền vững trong kỷ nguyên số.

3. Top 7 phần mềm quản lý công nợ chính xác nhất

3.1. Nhanh.vn - Phần mềm quản lý công nợ toàn diện

Nhanh.vn là một trong những giải pháp quản lý bán hàng và công nợ hàng đầu dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Với hơn 100.000 cửa hàng và doanh nghiệp đang sử dụng, Nhanh.vn không đơn thuần chỉ hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh mà còn cung cấp hệ thống quản lý công nợ toàn diện, chính xác và dễ sử dụng.

• Quản lý công nợ khách hàng

Phần mềm cung cấp giải pháp toàn diện cho các vấn đề kế toán và quản lý công nợ khách hàng, bao gồm thống kê công nợ theo ngày, theo nhân viên bán hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đối soát.

Hệ thống cho phép ghi nhận chi tiết từng khoản nợ, hạn thanh toán, trạng thái thu hồi và tự động cảnh báo khi khách hàng đến hạn trả tiền.

Nhờ tính năng nhắc nhở thông minh, doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thu hồi nợ mà vẫn giữ được trải nghiệm khách hàng tích cực.

• Quản lý công nợ nhà cung cấp

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dễ dàng theo dõi công nợ nhà cung cấp theo từng ngày, từng tháng, giúp kiểm soát chi phí, hạn thanh toán và tình hình tài chính một cách chính xác, minh bạch.

• Quản lý công nợ đối tác vận chuyển

Đối với các cửa hàng bán hàng online, việc đối soát phí vận chuyển và COD thường gây nhiều rắc rối.

Nhanh.vn giải quyết vấn đề này bằng cách tự động đối chiếu dữ liệu từ các đơn vị vận chuyển, giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác:

• Số tiền thu hộ (COD)
• Phí vận chuyển từng đơn
• Số tiền đã thanh toán hoặc còn chờ đối soát

Nhờ đó, rủi ro thất thoát doanh thu từ kênh online giảm đáng kể - điều mà rất nhiều nhà bán lẻ từng gặp phải khi vận hành đa kênh.

• Báo cáo và thống kê thông minh

Hệ thống tích hợp hơn 80 loại báo cáo khác nhau, bao gồm báo cáo tổng hợp công nợ, báo cáo thu chi, dòng tiền, và hiệu suất nhân viên.

Chỉ với vài thao tác lọc, người quản lý có thể biết ngay ai đang nợ, bao nhiêu, và thời gian nợ kéo dài bao lâu. Các biểu đồ minh họa trực quan giúp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn, không cần chờ bảng Excel tổng hợp từ kế toán.

• Quản lý công nợ trên điện thoại

Nhanh.vn được đánh giá cao nhờ khả năng quản lý công nợ trên điện thoại, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, chủ cửa hàng hoặc giám đốc tài chính có thể kiểm tra công nợ khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp ngay trên điện thoại - kể cả khi không ở văn phòng.

Đặc biệt phần mềm quản lý công nợ Nhanh.vn có khả năng liên thông dữ liệu giữa các bộ phận bán hàng, kế toán và vận hành. Tất cả đều được tích hợp trong một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, theo dõi công nợ và báo cáo tài chính một cách đồng bộ, không rời rạc như trước.

Không đơn giản là phần mềm quản lý công nợ, Nhanh.vn là một nền tảng quản trị bán hàng - tài chính - vận hành đồng bộ.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu chỉ với gói quản lý công nợ cơ bản, sau đó mở rộng dần sang các mô-đun như quản lý bán hàng, vận chuyển, hoặc báo cáo thông minh.

Nhanh.POS không chỉ là phần mềm quản lý công nợ, mà là giải pháp vận hành toàn diện cho doanh nghiệp bán lẻ và chuỗi cửa hàng.

• Quản lý công nợ khách hàng & nhà cung cấp tự động
• Cảnh báo công nợ quá hạn, báo cáo chi tiết từng giao dịch
• Kết nối bán hàng, kho, kế toán và vận chuyển trong cùng hệ thống

3.2. 1Office CRM

1Office CRM là giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình từ bán hàng, thu chi đến theo dõi công nợ trong một hệ thống duy nhất.

Các tính năng nổi bật trong quản lý công nợ của 1Office CRM:

• Quản lý bán hàng: Tự động lập hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu - chi, quản lý báo giá và kho hàng, giúp quá trình giao dịch diễn ra nhanh chóng và chính xác
• Quản lý công nợ: Theo dõi chi tiết các khoản phải thu - phải trả, nhắc nhở thanh toán, cảnh báo nợ xấu, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả và hạn chế rủi ro tài chính
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ đầy đủ thông tin, lịch sử tương tác, phân loại khách hàng theo nhóm và thiết lập phân quyền chặt chẽ cho từng nhân viên hoặc phòng ban
• Quản lý doanh số: Tự động tổng hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra trong khoảng thời gian tùy chọn; tính toán doanh số, hoa hồng và hiệu suất của từng nhân viên
• Báo cáo - thống kê: Cung cấp báo cáo trực quan về hoạt động kinh doanh qua bảng số liệu và biểu đồ trên Dashboard

1Office CRM là một nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất, giúp kết nối dữ liệu khách hàng, tài chính và quy trình vận hành trong cùng một hệ thống. 

Với khả năng tự động hóa và báo cáo thông minh, 1Office giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tăng hiệu quả thu hồi nợ và kiểm soát dòng tiền chính xác theo thời gian thực.

Quản lý công nợ không tồn tại độc lập, nó liên quan đến thu chi tổng thể. Bạn nên xem qua Top 8 phần mềm quản lý thu chi doanh nghiệp miễn phí để củng cố hệ thống tài chính.

3.3. Ecount

Ecount là phần mềm nổi bật tích hợp nhiều chức năng quan trọng như kế toán, bán hàng, kho và công nợ trên cùng một nền tảng.

Các tính năng nổi bật trong quản lý công nợ của Ecount

• Ghi chép và theo dõi công nợ chính xác, tự động: Cho phép doanh nghiệp ghi nhận tự động các khoản phải thu và phải trả ngay khi phát sinh giao dịch từ hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi đến hợp đồng mua hàng
• Quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp
• Quản lý hàng hóa: Theo dõi chi tiết số lượng tồn kho, quá trình nhập - xuất hàng, điều chỉnh giá bán và cập nhật trạng thái sản phẩm theo thời gian thực
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ thông tin đầy đủ, phân loại theo nhóm hoặc hành vi mua sắm, theo dõi lịch sử giao dịch để hỗ trợ chăm sóc và xây dựng tệp khách hàng trung thành

Ecount là lựa chọn phù hợp cho những doanh nghiệp mong muốn một phần mềm quản lý công nợ tích hợp toàn bộ quy trình kế toán, kho, bán hàng và chi phí trong cùng hệ thống.

Nhờ khả năng tự động ghi nhận, đối chiếu và báo cáo công nợ theo thời gian thực, phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền chính xác, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý tài chính.

3.4. Trustsales

Trustsales là phần mềm đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn quản lý đồng thời đơn hàng, khách hàng và công nợ chỉ trên một nền tảng duy nhất.

Các tính năng nổi bật trong quản lý công nợ của Trustsales

• Quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp: Cho phép doanh nghiệp theo dõi công nợ của từng khách hàng, nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển trên cùng một giao diện. Mỗi giao dịch được ghi nhận chi tiết: số tiền, thời gian thanh toán, trạng thái, và hạn nợ.
• Tích hợp dữ liệu với các kênh bán hàng online: Có thể liên kết trực tiếp với Shopee, Tiki, Lazada, Facebook và TikTok Shop, giúp quản lý đơn hàng, công nợ và tồn kho đồng bộ trên mọi kênh.
• Báo cáo công nợ và cảnh báo thông minh: Bảng tổng hợp công nợ chi tiết theo khách hàng, nhân viên hoặc chi nhánh, kèm biểu đồ trực quan giúp nhà quản lý đánh giá ngay tình trạng dòng tiền.
• Liên kết với nhiều đơn vị vận chuyển theo từng đơn hàng

Phần mềm giúp tự động hóa quy trình quản lý công nợ, giảm rủi ro sai lệch dữ liệu, hỗ trợ báo cáo tài chính minh bạch và đặc biệt là tăng hiệu suất thu hồi công nợ nhờ hệ thống nhắc nợ thông minh.

Nếu doanh nghiệp bạn có kênh bán hàng tại quầy hoặc cửa hàng vật lý, hãy cân nhắc các phần mềm quản lý offline, xem bài Top 8 phần mềm quản lý bán hàng offline tốt nhất 2025 để chọn giải pháp phù hợp.

3.5. CRMViet

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng trải nghiệm khách hàng, việc kết hợp giữa quản lý công nợ và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trở thành giải pháp tối ưu giúp tăng hiệu suất kinh doanh và giảm rủi ro tài chính.

CRMViet - nền tảng được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp Việt, hướng đến quản lý khách hàng toàn trình và kiểm soát công nợ hiệu quả, chính xác.

Các tính năng quản lý công nợ nổi bật của CRMViet:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: CRMViet được thiết kế trực quan, giúp người dùng thao tác nhanh chóng dù không có nhiều kinh nghiệm với phần mềm.
• Quản lý bán hàng toàn diện: Hỗ trợ tạo lập hóa đơn, phiếu thu – chi, theo dõi doanh số và quản lý kho hàng hiệu quả.
• Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp: Cung cấp công cụ hỗ trợ tương tác và chăm sóc khách hàng, giúp nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng.
• Báo cáo công nợ chi tiết: Tự động tổng hợp dữ liệu, hiển thị các báo cáo công nợ rõ ràng để nhà quản trị dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định chính xác.

CRMViet là giải pháp lý tưởng cho những doanh nghiệp muốn kết hợp giữa quản lý công nợ và chăm sóc khách hàng trên cùng một nền tảng.

Phần mềm giúp tự động hóa quy trình theo dõi, nhắc nợ và báo cáo, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng.

Trong quá trình chuyển từ Excel sang phần mềm, việc biết cách lập bảng công nợ khách hàng bằng Excel chính xác vẫn rất cần thiết để đảm bảo tính liên tục dữ liệu và so sánh hiệu quả.

3.6. Phần mềm AMIS kế toán

AMIS Kế Toán là phần mềm kế toán online, hoạt động hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud), cho phép người dùng làm việc ở bất cứ đâu, chỉ cần có Internet. 

Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ tài chính - kế toán, đồng thời tích hợp tính năng quản lý công nợ tự động, liên thông dữ liệu với các phân hệ khác như AMIS CRM, AMIS Bán hàng, AMIS Nhân sự, tạo thành hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp thống nhất.

Các tính năng nổi bật trong quản lý công nợ của AMIS Kế Toán:

• Theo dõi công nợ chi tiết theo khách hàng, hóa đơn, hợp đồng: Cho phép kế toán theo dõi từng khoản công nợ chi tiết đến từng hóa đơn, hợp đồng, hoặc khách hàng cụ thể. Hệ thống tự động tổng hợp và hiển thị danh sách công nợ theo thời gian, giúp người dùng dễ dàng kiểm tra số tiền còn phải thu, hạn thanh toán và các khoản đã đối chiếu.
• Cảnh báo công nợ và đối chiếu tự động: Tự động gửi thông báo trên giao diện làm việc hoặc email cho kế toán và bộ phận kinh doanh, giúp họ chủ động trong công tác thu hồi nợ.
• Tích hợp liên thông với AMIS CRM và AMIS Bán hàng

AMIS Kế Toán hỗ trợ làm việc trên cả máy tính và điện thoại di động. Nhờ nền tảng Cloud, các nhà quản lý có thể xem báo cáo công nợ, doanh thu, tình hình tài chính ngay trên ứng dụng AMIS mà không cần có mặt tại văn phòng.

3.7. Odoo

Odoo, một nền tảng ERP mã nguồn mở nổi tiếng toàn cầu - lựa chọn hàng đầu cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) muốn xây dựng hệ thống quản lý công nợ linh hoạt, tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế.

Các tính năng nổi bật trong quản lý công nợ của Odoo

• Theo dõi công nợ phải thu và phải trả chính xác, minh bạch

Odoo giúp doanh nghiệp theo dõi tất cả các khoản phải thu (Accounts Receivable) và phải trả (Accounts Payable) trong cùng một hệ thống kế toán tổng hợp.

Mỗi giao dịch, hóa đơn, phiếu thu hoặc phiếu chi đều được tự động liên kết với hồ sơ khách hàng hoặc nhà cung cấp tương ứng.

• Tự động hóa quy trình thanh toán và nhắc nợ
• Báo cáo công nợ chi tiết và trực quan

Odoo cung cấp hệ thống báo cáo công nợ đa chiều từ tổng quan đến chi tiết từng khách hàng, dự án hoặc chi nhánh.

• Linh hoạt tùy chỉnh quy trình và tích hợp module

Doanh nghiệp có thể mở rộng quy trình công nợ theo nhiều cấp độ khác nhau.

Nếu doanh nghiệp sử dụng thêm các module như Odoo CRM hoặc Odoo Sales, toàn bộ thông tin khách hàng - hóa đơn - thanh toán sẽ được liên thông, giúp quản lý vòng đời công nợ từ khi báo giá đến khi thu hồi.

Tôi luôn tin rằng một hệ thống bán hàng mạnh không thể tách rời quản trị công nợ hiệu quả. Dù bạn điều hành chuỗi cửa hàng hay doanh nghiệp nhỏ, việc lựa chọn phần mềm quản lý công nợ phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và đảm bảo dòng tiền luôn ổn định.